بخش اعظم هزینه ها ی شرکت های خدماتی متوجه حقوق و دستمزد می باشد درنتیجه استفاده از یک سیستم مناسب جهت محاسبه دقیق دستمزد بر اساس قوانین و دستور العمل خاص شرکت، نقش تعیین کننده ای در تسهیل امور جاری و نهایتا سود و زیان حاصله ایفا می نماید.
محاسبه حقوق و دستمزد کار بسیار پیچیده ای است و تنها از طریق یک فایل اکسل نمیتوان آن را انجام داد، این کار دارای پیچیدگی های محاسباتی بسیاری بوده و ممکن است سهل انگاری در این امر دردسرهایی را برای سازمان به وجود آورد.
همواره یکی از اصلی ترین بخش های یک سازمان محاسبات حقوق و دستمزد آن است و حساسیت آن باعث شده که برای اجرای دقیق تغییرات دستورالعمل‌های داخلی و قوانین حاکمیتی به نرم افزاری کارآمد احتیاج باشد.
تعریف نرم‌افزار حقوق و دستمزد
یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد در واقع با بکار گیری علم حسابداری، تمام اطلاعات مربوط به کارکنان یک شرکت یا سازمان را جمع‌آوری کرده و با در نظر گرفتن مالیات، بیمه و سوابق یا نحوه کارکرد پرسنل، حقوق آن‌ها را محاسبه کرده و به صورت فیش حقوقی به کاربر تحویل می‌دهد.
نرم افزار حقوق و دستمزد با انعطاف بسیار بالا در محاسبه بر اساس انواع دستور العمل ها و روال های شرکت ، هزینه دستمزد هر پروژه یا واحد های مختلف پروژه تعیین نموده و جهت استفاده در گزارشات سود و زیان در اختیار سیستم حسابداری می گذارد.
پارامترها و موارد قانونی نظیر بیمه و مالیات سبب شده این محاسبات زمان زیادی را بطلبد و درصد خطا نیز در آن ها بسیار بالا باشد.
و همواره این امکان وجود دارد که افراد شاهد بروز خطاهای انسانی در جمع‌آوری اطلاعات کارکردی و محاسبه دقیق حقوق و مزایای پرسنل در سازمان های خود باشند.
بر اساس قوانین و اصول استخدامی هر کشور کلیه سازمان ها در دوره ای مشخص موظف هستند طبق تعداد ساعت کارکرد هر شخص و مطابق با توافقات انجام شده بین کارفرما و شخص، اقدام به پرداخت حقوق نمایند.
اما تمامی الزامات به پرداخت حقوق بر اساس الزامات قانونی ختم نمی شود و الزامات دیگری نیز برای سازمان ها وجود دارد که آن ها را موظف به محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد می نماید. که به طور کلی می توان آن ها را به ۱۰ دسته تقسیم نمود:
1. در اختیار داشتن اطلاعاتی جامع و کامل از پرونده و سوابق قبلی و فعلی پرسنل
2. رعایت قوانین مالیاتی و تأمین اجتماعی و همچنین معافیت‌های عمومی پیش‌بینی‌شده در قانون
3. رعایت قوانین کار در رابطه با چگونگی استخدام، تحریر و الزامات قرارداد
4. رعایت ایمنی کار در شرکت‌هایی با امور دشوار، پر ریسک و یا دارای خطر فیزیکی
5. رعایت الزامات حقوق پرسنل کارآموز، آزمایشی و یا پرسنل فصلی
6. لزوم شفافیت طریقه محاسبه و تخصیص هزینه حقوق و دستمزد
7. شفافیت الگوی محاسبات ارقامی با پرداخت غیرمستمر
8. شفافیت آیتم های کاسته شده از دستمزد
9. رعایت استانداردی گزارش گیری حقوق و دستمزد برای اشخاص درون سازمان و یا برون سازمانی
10. اطلاع از هزینه های دستمزدی سازمان
نحوه طراحی نرم افزار حقوق و دستمزد باید به گونه ای باشد که به راحتی بتوان انواع وضعیت‌های استخدام، انواع بیمه‌ها و انواع اضافات و کسورات، تعریف فرمول‌های متنوع محاسباتی در سایر آیتم‌های دستمزدی موردنیاز سازمان‌ها را تعریف نمود تا از این طریق امکان دریافت فیش، لیست و گزارشات دقیق و قابل اتکا نیز فراهم گردد.
الزام جایگزینی سیستم مکانیزه حقوق و دستمزد به جای سیستم دستی
الزامی برای استفاده از سیستم های مکانیزه وجود ندارد اما سادگی و دقت بالای ابزار مکانیزه افراد را به طرف این ابزار کشانده است.
یک سیستم حقوق و دستمزد مطلوب در کنار کاربری آسان بایستی از پس انجام محاسبات پیچیده حقوق هر کارمند برآمده و البته این امر به زمان بسیار زیادی احتیاج دارد و دارای درصد خطاپذیری بالایی نیز می باشد.
در حقیقت با استفاده از یک نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب به خوبی می توان رضایت‌مندی کارکنان را افزایش داد و همچنین تعامل با مراکز و سازمان‌های مرتبط (بیمه، سازمان امور مالیاتی و سایر) نیز بسیار بهبود پیدا خواهد نمود.
جذابیت استفاده از نرم افزارهای حقوق و دستمزد به واسطه محاسبات سریع و دقیق منطبق با الزامات قانونی بسیار بیشتر شده و این موضوع حتی شرکت‌های کوچک با کارکنان معدود را نیز ترغیب به جایگزین نمودن نرم افزارهای حقوقی به جای محاسبات دستی نموده است.
با توجه به این که در بعضی از سازمان ها و شرکت ها افزایش بعضی از آیتم‌های احکام که ارتباط مستقیم با محاسبات حقوق و دستمزد دارد، با تاخیر اعلام آن ها انجام شده لذا نرم افزار حقوق و دستمزد انتخابی شما بایستی به خوبی از پس محاسبه معوقات برآمده و پردازش‌های لازم جهت ارائه خروجی صحیح را به آسانی انجام دهد. چرا که این امر در پردازش های دستی دشوار بوده و امکان بروز خطا در آن بسیار بالا می باشد.
از آن جایی که هزینه‌های حقوق بر روی بهای تمام‌شده کالا و خدمات و ارائه آن در صورت‌های مالی بسیار حائز اهمیت است، لذا نرم افزارهای حقوق و دستمزد دارای قابلیت ثبت هزینه‌های حقوق در مراکز تولیدی، خدماتی، اداری و تشکیلاتی و فروش همراه با ارائه گزارشات پویا مجهز است.
همچنین امکان تخصیص حقوق و مزایای مستقیم هر پرسنل به زمان تولید یا فعالیت نیز در آن ها در نرم افزار حقوق و دستمزد امکان پذیر خواهد بود.
اطلاعات مورد نیاز نرم‌افزار حقوق و دستمزد
نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد به اطلاعات اولیه خاصی نیاز دارند تا بتوانند حقوق کارکنان را با دقت و ظرافت محاسبه کنند. این اطلاعات مربوط به سابقه پرسنل، نحوه کارکرد آن‌ها و مزایای مورد استفاده آن‌ها است. اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه حقوق کارکنان عبارت‌اند از:
• اطلاعات حضور و غیاب کارکنان با وارد کردن اطلاعات دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده هر شرکت به نرم‌افزار حقوق و دستمزد
• اطلاعات کاملی از کارکنان مانند وضعیت تاهل، وضعیت مسکن، شرایط کار و وضعیت جسمانی
• اطلاعات تحصیلی کارکنان مانند مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی و گواهینامه‌ها و دوره‌های آموزشی اخذ شده
• وضعیت استخدامی مانند کارآموزی، آموزشی، استخدامی، انتقالی و یا تعلیقی بودن کارکنان
• وارد کردن تاریخ واریز حقوق و تاریخ تعدیل. زمانی تعدیل از تاریخ به وجود می‌آید که در پرداخت حقوق کارکنان خطایی به وجود بیاید. در این صورت پرداخت به تاریخ تعدیل موکول می‌شود.
• اطلاعات مربوط به وام، حق بیمه و مالیات کارکنان که در آخر از حقوق آن‌ها کسر می‌شود
حسابدار شرکت با استفاده از نرم‌افزار برای محاسبه حقوق کارکنان، فرمول‌نویسی کرده و اطلاعات بالا را در آن وارد می‌کند. نرم افزار نیز به صورت خودکار اطلاعات را در فرمول قرار داده و دستمزد کارکنان را حساب کرده و فیش حقوقی را چاپ می‌کند. بنابراین اگر در قسمت وارد کردن اطلاعات و فرمول‌نویسی خطای وجود نداشته باشد، حقوق پرسنل بدون مشکل و با ظرافت بالا محاسبه می‌شود.
برای دریافت نرم افزار می توانید به وبسایت ایران اکسس مراجعه نمایید.