از زمان پیدایش نهاد هایی که به شکل گروهی در پی فعالیت های خود هستند، نیاز به ساختاری که بتواند اطلاعات ورود و خروج پرسنل را ثبت نماید احساس شده است. به احتمال زیاد در اولین حرکت ها با هدف ثبت ورود و خروج پرسنل، یک تفکر درج دستی اطلاعات حاکم بر سامانه حضور و غیاب بوده است.
همزمان با توسعه ی دنیای انسانی، نرم افزار حضور و غیاب ایرانی در مسیر رشد و تحول قرار گرفت. از ساخت اولین دستگاه های حضور غیاب گرفته تا پیدایش نرم افزار حضور غیاب، همگی در مسیر رو به رشد سیستم حضور غیاب قرار گرفته اند. نیاز به دقت بالا، سرعت در اجرا، ثبت کامل تمامی اطلاعات ساعت حضور و غیاب پرسنلی و جلوگیری از هر گونه تخلف باعث شده تا تفکر حاکم بر خلق انواع روش ها یا سامانه حضور و غیاب همواره در حال نوآوری، خلاقیت و توسعه باشند.
در این گفتار می خواهیم گذری ساده داشته باشیم از دستگاه های ثبت ساعت حضور و غیاب با تفکر کلاسیک، اما بهره مند از ابزار مدرن تا روش های خلاقانه ی دنیای امروز مانند نرم افزار دستگاه حضور و غیاب در زمینه ی ورود و خروج پرسنل.
از زمان پیدایش اولین کارخانجات، وجود فضایی با عنوان گیت کنترل تردد پرسنل رنگ و بوی یک نیاز را به خود گرفته است. برنامه ریزی به جهت تولید، استفاده ی بهینه از مدت زمان حضور کارکنان در محل کار، تعیین دقیق میزان حقوق پرداختی، ساماندهی برای اضافه کاری پرسنل، ایجاد شرایط کاری در شیفت های گوناگون، مقوله ی مرخصی پرسنل و… همگی از جمله دلایل اصلی در نیاز به وجود سامانه حضور و غیاب در گیت کنترل تردد می باشد.
اما این اطلاعات ثبتی باید بتوانند خدمات گسترده تری را برای هر سازمانی داشته باشند. چرا که هر سازمانی به جهت مدیریت منابع انسانی خود، نیازمند اطلاعات دقیق از شرایط حاکم بر پرسنل خود می باشد.
اگر یک سازمان به سرعت و با دقت بالا از تمامی شرایط ورود و خروج پرسنل خود آگاه شود، به راحتی می تواند برای تولید یا بهینه تر شدن فعالیت های خود برنامه ریزی داشته باشد.
نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب، دست سازمان های کوچک و بزرگ، چه صنعتی و یا اداری و حتی خدماتی را در رسیدن به یک برنامه ی جامع و کارآمد نیروی انسانی باز می کند.
هر چه سامانه حضور و غیاب حاکم بر نرم افزاردستگاه حضور غیاب از ساختار بهینه تر، دقیق تر و سریع تری برخوردار باشد، می تواند فضای کارآمدتری به جهت برنامه ریزی نیروی انسانی تولید کند.
از این جهت است که تمامی سازمان هایی که به نوعی می خواهند فضای کارآمدتری داشته باشند، همواره سعی در استفاده از بهترین نرم افزار دستگاه حضور غیاب دارند. این ماجرا باعث شده تا شرکت ها برای داشتن سامانه حضور و غیاب در تکاپوی خرید دستگاه حضور غیاب باشند. البته خرید دستگاه حضور غیاب مستلزم رعایت نکاتی است که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
از دستگاه حضور و غیاب کارتی تا دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی و حتی تشخیص چهره که از جمله موارد عام در فروش دستگاه حضور غیاب هستند، همگی با ساختار کلاسیک فعالیت خود را انجام می دهند. به این گونه که وجود یک دستگاه در قلب سامانه حضور و غیاب که می تواند اطلاعات ورود و خروج پرسنل را ثبت نموده و پرسنلی که در لحظه ی ورود به محل کار موظف هستند به نوعی خود را به دستگاه مذکور معرفی نمایند.