طراحی تقویم همیشه به این سادگی نیست که قرارهایتان را پر کنید و مطمئن شوید که هیچ تداخلی وجود ندارد. همچنین استفاده از نکات و ترفندهای خاصی برای اجرای روان آن تقویم مفید است، به خصوص اگر می‌خواهید در بسیاری از جنبه‌های زندگی خود دستکاری کنید و می‌دانید که ممکن است برخی تغییرات غیرمنتظره در این مسیر ظاهر شوند.
مدیریت تقویم به خودی خود یک شکل هنری و تقریباً یک شغل است. نیاز به مراقبت و نگهداری مداوم دارد. در غیر این صورت، ممکن است درگیر کارهای پست شوید و وقت کافی برای تمرکز روی پروژه ها و رویدادهای واقعاً ارزشمند نداشته باشید.
اینجاست که این راهنما وارد می‌شود. برای اینکه به شما کمک کنیم تقویم خود را به‌طور کارآمد بسازید، به ۱۲ نکته برای استفاده حداکثری از برنامه‌های روزانه، هفتگی و ماهانه خود می‌پردازیم.
برای سفارش سررسید و سالنامه به واحد سالنامه برگ مراجعه کنید.
01. از طول جلسه یک اندازه و مناسب برای همه استفاده نکنید
هنگام برنامه ریزی جلسات خود، تنظیم خودسرانه آنها برای 30 دقیقه یا یک ساعت می تواند وسوسه انگیز باشد. اما این شایستگی دارد که در برنامه ریزی خود دقیق تر باشید. اگر حتی چند دقیقه وقت بگذارید و دقیقاً مدت زمان جلسه را در نظر بگیرید، می توانید در زمان حیاتی روز قرار صرفه جویی کنید.
به عنوان مثال، اگر معمولاً یک جلسه تلفنی را برای 30 دقیقه برنامه ریزی می کنید، اما می دانید که می توانید کار را در 15 دقیقه انجام دهید، آن را برای 15 دقیقه تنظیم کنید، سپس خود و شریک جلسه خود را در آن نگه دارید. می توانید از این 15 دقیقه اضافی برای پیگیری ایمیل ها، سازماندهی یادداشت های جلسه یا حتی خوردن یک میان وعده سریع استفاده کنید. پس از همه، زمان شما با ارزش است. هر دقیقه مهم است
02. از یک پلتفرم تنظیم جلسه استفاده کنید
برنامه ریزی آن جلسات نیز از روز شلوغ شما خارج می شود. اگر فردی هستید که همیشه قرارهای جدیدی را با مشتریان یا همکارانتان رزرو می‌کنید، از یک پلتفرم تنظیم جلسه خودکار مانند Calendly استفاده کنید.
با یکی از این ابزارها، می توانید در دسترس بودن خود را تنظیم کنید و فقط یک پیوند را برای شرکای جلسه خود ایمیل کنید. آنها می‌توانند روی پیوند کلیک کنند، از طریق بازه‌های زمانی باز شما نگاه کنند، و یکی را انتخاب کنند که برای آنها بهتر است. و رونق. شما یک جلسه آماده دارید، بدون این همه رفت و آمد.
با ایجاد تقویم خود در Canva، همچنین می توانید با همکاران و مشتریان خود برای ایجاد طرحی که برای شما مناسب است همکاری کنید. برای مثال، این الگوی تقویم هفتگی زرد و خاکستری را در نظر بگیرید. آماده استفاده همانطور که هست یا با لوگوی برند، پالت رنگ و گرافیک شما سفارشی شده است.
3. از تکنیک پومودورو استفاده کنید.
به تعویق انداختن کار همه ما را آزار می دهد. اما تکنیک پومودورو می تواند کمک کننده باشد. این روش بهره وری که در دهه 90 توسط کارآفرین فرانچسکو سیریلو اختراع شد، برای شکستن وظایف بزرگ یا انجام یک سری کارها در فواصل زمانی کوتاه مفید است.
شرط می کند که 25 دقیقه کار کنید، سپس یک استراحت کوتاه (معمولاً پنج دقیقه) و غیره داشته باشید. توصیه می شود چهار مورد از این چرخه ها را کامل کنید و سپس استراحت طولانی تری داشته باشید. نتیجه این است که در حالت ایده‌آل، در طول آن دوی سرعتی 25 دقیقه‌ای تمرکز فوق‌العاده‌ای پیدا می‌کنید، با استراحت‌های کوتاه خود را درمان می‌کنید و در نهایت، کارتان را کامل می‌کنید.
برای مثال، کت بوگارد، نویسنده مستقل، این تکنیک را امتحان کرد و آن را بسیار مفید یافت.
او برای The Muse نوشت: «در ابتدا، کار کردن در چنین مراحل کوچک غیرطبیعی بود. «بعد از مدتی، این تکنیک واقعاً با من شروع شد. من در طول زمان کارم متمرکز و فوق‌العاده مولد بودم، زیرا مشتاق بودم در آن فاصله 25 دقیقه‌ای تا جایی که می‌توانم تکمیل کنم... به عنوان یک چند کار بدنام، متوجه شدم که کاملاً در یک پروژه در منطقه قرار گرفته‌ام. دست.»
برای استفاده از تکنیک Pomodoro تنها به یک تایمر نیاز دارید، اما می توانید از ابزارهایی مانند Marinara Timer و Focus Time Activity Tracker نیز استفاده کنید.
04. شکاف هایی را برای انتقال تعیین کنید
وقتی مدیریت تقویم خود را انجام می دهید، ممکن است متوجه شوید که وظایف و جلسات را پشت سر هم تنظیم می کنید. ممکن است به نظر برسد که تا آنجا که ممکن است در حال سپری کردن وسایل روزانه خود هستید. اما از اصرار به انجام این کار اجتناب کنید. اگر در برنامه خود برای انتقال بین قرار ملاقات ها و پروژه ها شکاف ایجاد کنید، از خود تشکر خواهید کرد.
تعهدات غیرمنتظره ظاهر می‌شوند، ایمیل‌های فوری باید پاسخ داده شوند، سگ را باید به پیاده‌روی برد، یا فقط باید یک دقیقه استراحت کنید. اینها همه دلایلی هستند که برای خودتان برنامه ریزی کنید. در غیر این صورت، ممکن است خیلی دیرتر از آنچه که انتظارش را داشتید، پشت سر بگذارید و روز خود را به پایان برسانید.
05. از Doodle برای برنامه ریزی استفاده کنید
به احتمال زیاد، شما در یک ایمیل یا موضوع متنی با چندین نفر بوده اید، همه سعی می کنند برنامه های خود را هماهنگ کنند و زمانی را برای یک جلسه یا فعالیت بیابند. اگر چنین است، می‌دانید که اتلاف وقت چقدر زیاد است.
وارد کنید: Doodle.
این ابزار مفید و مدیریت تقویم به شما امکان می دهد محدوده ای از تاریخ ها را انتخاب کرده و آنها را برای گروهی از افراد ارسال کنید. سپس هر شرکت‌کننده می‌تواند تاریخ‌های موجود را بررسی کند. هنگامی که همه Doodle را پر کردند، تنها کاری که باید انجام دهید این است که ببینید کدام تاریخ توسط همه بررسی شده است. شما می دانید که این یکی است که باید انتخاب کنید.
06. زمانی را برای برنامه ریزی در نظر بگیرید
ممکن است احمقانه به نظر برسد، اما بله، باید برای برنامه ریزی برنامه ریزی کنید. این به خودی خود یک وظیفه است و اختصاص زمان برای جدی گرفتن آن می تواند در طولانی مدت به شما کمک کند تا در زمان و سردردتان صرفه جویی کنید.
اگر از تقویم هفتگی استفاده می کنید، در آغاز یا پایان هر هفته زمانی را به نشستن و بررسی جزئیات برنامه خود اختصاص دهید. در مناطق نامشخص جا بگذارید و شاید حتی زمانی را در ابتدای آن روزهای پر نشده برنامه ریزی کنید تا در صورت نیاز برنامه خود را دوباره تنظیم کنید.
با الگوهایی مانند تقویم روزانه مدرن، تقویم خود را در Canva ایجاد کنید. طراحی جسورانه و مینیمالیستی برای میز و دیوار شما آماده است و برای پرکردن از وظایف و قرارهایی که هفته شما را شکل می‌دهند، آماده است.
صفحه اول تقویم روزانه مدرن
07. یک برنامه تقویم را انتخاب کنید
مدیریت تقویم سخت است و لازم نیست به تنهایی این کار را انجام دهید. می‌توانید از ابزارهایی مانند Google Calendar، Trello، Fantasical و CloudCal برای سازماندهی، ردیابی و خودکارسازی برخی از وظایف خود استفاده کنید.
نمونه تقویم گوگل
تقویم گوگل
همچنین می‌توانید از این راهنماهای Tom’s Guide، Tech Radar و Digital Trends استفاده کنید تا به شما کمک کند بهترین برنامه را برای برنامه و بودجه خود پیدا کنید.
08. یادآوری ها را راه اندازی کنید
اگر از برنامه‌ریزی مانند Google Calendar استفاده می‌کنید، می‌توانید یادآورهایی را تنظیم کنید تا زمانی که می‌خواهید کاری را به پایان برسانید، مانند رزرو کردن در یک رستوران، به شما یک حرکت دیجیتالی بدهد.
فقط روی یک اسلات خالی کلیک کنید، مثل اینکه در حال ایجاد یک رویداد جدید هستید، اما به جای آن، «Reminder» را انتخاب کنید. سپس در زمانی که انتخاب کردید یک اعلان دریافت خواهید کرد و پس از اتمام می توانید کار را به عنوان تکمیل شده علامت بزنید.
این ویژگی فقط به شما کمک نمی کند تا این کارهای کوچک را به خاطر بسپارید. همچنین از مسدود شدن آن وظایف در لیست کارهای شما جلوگیری می کند.
09. مناطق زمانی دیگر را اضافه کنید
ساعت های دیواری مناطق زمانی مختلف را نشان می دهد
تصویر توسط Pixabay از Pexels
یکی دیگر از هک های دیجیتال عالی اضافه کردن مناطق زمانی مختلف به پلت فرم تقویم شما است. این به ویژه در صورتی مفید است که با همکاران و مشتریان در سرتاسر جهان کار می کنید - ساعت 15:00 به وقت شما می تواند ساعت 1:00 صبح باشد.
همچنین می‌توانید منطقه زمانی یک تقویم خاص، مانند تقویم کاری یا خانوادگی را تغییر دهید، مثلاً اگر برای کاری به خارج از کشور سفر می‌کنید و خانواده‌تان به خانه بازگشته‌اند.
10. تقویم خود را چاپ کنید
چاپ هنوز طرفداران خود را دارد. در واقع، بسیاری از برنامه‌ریزان، تقویم‌های کاغذی را به تقویم‌های دیجیتال ترجیح می‌دهند. آنها می توانند آنها را در دست بگیرند، هر طور که می خواهند علامت گذاری کنند و یادآوری ملموسی برای انجام کارها داشته باشند. همانطور که گزارشی از NPD Group نشان داد، فروش دفترچه قرار ملاقات و برنامه ریز از سال 2015 تا 2016 10 درصد رشد داشته است.
تقویم های هفتگی، ماهانه یا سالانه خود را با الگوهایی مانند تقویم عکس غیراشباع شده در Canva چاپ کنید. از آن به همان شکلی که هست استفاده کنید یا در تصاویری که برای شما مهم هستند، عوض کنید. چون سلام، تقویم ها نباید فقط کار کنند و بدون بازی باشند. آنها نیز می توانند زیبا باشند.
11. با CMS یا پلتفرم چت خود یکپارچه شوید
تقویم ها نباید به تنهایی بایستند. می‌توانید آنها را به پلتفرم‌های دیگری مانند برنامه چت یا سیستم مدیریت محتوا (CMS) متصل کنید.
بگویید شما یک بازاریاب هستید که به یک استراتژی بازاریابی محتوای فعال پایبند است. ادغام تقویم خود با CMS یا برنامه زمان بندی رسانه های اجتماعی می تواند نجات دهنده باشد. این تضمین می کند که تکالیف محتوای خود را با سایر جلسات و تعهدات رزرو نکنید. و شما را در مسیر عملکرد محتوای خود نگه می دارد.
12. تقویم های گذشته خود را حسابرسی کنید
در نهایت، بهترین منبع مدیریت تقویم که می توانید از آن یاد بگیرید، خودتان هستید. شما بهتر می دانید برای برنامه ریزی یک روز، هفته یا ماه موفق به چه چیزی نیاز دارید. و شما این قدرت را دارید که از موفقیت ها و اشتباهات خود درس بگیرید - و در آینده بهینه سازی کنید.
به همین دلیل مهم است که تقویم های گذشته خود را در فواصل زمانی منظم، مانند هر ماه یا سه ماهه، بررسی کنید. همانطور که Jory MacKay از ابزار RescueTime نشان می دهد، می توانید یک ممیزی ماهانه را در چهار مرحله ساده انجام دهید:
بزرگترین اولویت های ماه گذشته خود را بنویسید. با وقت خود چه چیزی را به طور ایده آل انجام می دادید؟
تقویم ماه گذشته خود را حسابرسی کنید. فعالیت هایی را که واقعاً در آن شرکت داشتید بنویسید. (برای آماده شدن برای این ممیزی و مستندسازی زمان خود، استفاده از ابزاری مانند RescueTime یا استفاده از بنجامین فرانکلین همانطور که توسط Intelligent Change مشخص شده است، کمک می کند.)
آن فعالیت ها را در دسته های اولویت خود قرار دهید. واقعا چند درصد از زمان را صرف این اولویت ها کردید؟ همانطور که Productivity501 پیشنهاد می‌کند، می‌توانید فعالیت‌ها را در دسته‌هایی مانند «بسیار مهم»، «کمتر مهم» و «بی‌ارزش» قرار دهید.
اهداف و اهداف جدیدی را برای ماه آینده تعیین کنید. چقدر دوست دارید برای هر اولویتی وقت بگذارید؟ کدام فعالیت های اتلاف وقت را می توانید حذف کنید؟
با این ممیزی که شما را راهنمایی می کند، برای مدیریت تقویم خود بسیار مجهزتر خواهید بود. با Canva's Calendars یک برنامه زمان‌بندی یکپارچه‌تر برای هفته‌ها و ماه‌های آینده ایجاد کنید تا در کمترین زمان آن را سفارشی و چاپ کنید.
منبع: https://www.canva.com/learn/how-to-manage-your-calendar/