کلمه خزانه در لغت به معنای جایی است که اموال و نقدینگی در آن نگهداری می‌شود. در حسابداری، خزانه به عنوان صندوق و هماهنگ کننده دخل و خرج تعریف می‌شود. خزانه داری، جایگاه ویژه ای در نظام بودجه و دارایی دارد که در آن پول یا فلزات گرانبها نگهداری می‌شوند.
مدیریت گردش وجوه نقد و نقدینگی سازمان از جمله مهمترین دغدغه‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها است که خزانه داری به عنوان یکی از واحدهای مهم در دخل و خرج سازمان این دغدغه را برطرف می‌کند.
همچنین خزانه داری، علاوه بر تمرکز و پرداخت وجوه نقد می‌بایست دریافت‌ها و پرداخت‌ها را از نظر زمانی با استفاده از مجموعه ای از کنترل های مالی هماهنگ کند. امروزه می‌توان با استفاده از نرم افزار حسابداری، سرعت بیشتر و خطای کمتری را در محاسبات مشاهده نمود.
نرم افزار خزانه داری چیست؟
نرم افزار خزانه داری نوعی زیر سیستم پرکاربرد و ساده است که حجم زیادی از اسناد حسابداری، به صورت اتوماتیک توسط آن صادر می‌شود. این نرم افزار را می‌توان زیر مجموعه‌ای از نرم افزار حسابداری بین المللی و حتی نرم افزار حسابداری بازرگانی نیز دانست. سیستم حسابداری خزانه داری هوشمند نوین برگرفته از قواعدی از پیش تعریف شده با سایر سیستم‌های حسابداری مانند فروش و تدارکات و… مرتبط بوده و گردش های مالی بین زیر سیستم‌ها را کنترل می‌کند. وصول به موقع مطالبات، تأمین منابع نقدینگی، پاسخگویی به تعهدات و جمع‌آوری اطلاعات خزانه داری از جمله نیازهای اساسی شرکت‌ها بوده و انجام درست این عملکردها از ویژگی‌های بارز نرم افزار خزانه داری می‌باشد.
سیستم خزانه داری هوشمند نوین یک برنامه نرم افزاری است که فرایند مدیریت عملیات مالی یک شرکت را خودکار می‌کند. این کار کمک می‌کند تا شرکت‌ها به طور خودکار فعالیت های مالی خود، از جمله پول نقد، دارایی ها و سرمایه هایشان را مدیریت کنند. چیزی که قبلاً هفته ها طول می‌کشد، اکنون می‌تواند ساعت ها طول بکشد. کنترل کردن اسناد دریافتی، اسناد پرداختی و نگهداری سوابق پیشین، خصوصا در سازمان‌هایی که با حجمی بالا از اطلاعات سروکار دارند، اهمیت به‌سزائی داشته و کلیه این موارد به راحتی و با اطمینان با نرم افزار خزانه داری هوشمند نوین انجام پذیر است.
از بخش‌های مهم خزانه داری در حسابداری، خزانه داری مدیریت اسناد است. اموری مانند طبقه بندی و نگهداری اسناد ضمانت نامه، چک‌های دریافتی از مشتریان، ارائه به موقع چک‌های برگشتی به بخش حقوقی شرکت جهت پیگیری‌های لازم، گرفتن بکاپ روزانه، هفتگی یا ماهانه از کلیه اسناد خزانه، ایجا دفتر صندوق و دفتر چک و … از اموری است که باید در خزانه داری مدیریت اسناد به آن توجه شود. انجام درست امر مدیریت و نگهداری اسناد با استفاده از نرم افزار حسابداری خزانه اری هوشمند نوین، پشتوانه خوبی برای مدیران شرکت برای کارهای دراز مدت است.
قابلیت های نرم افزار خزانه داری
– امکان تقسیم دریافت و پرداخت به چند خزانه و صندوق مستقل و کنترل ارتباطات داخلی و بین صندوق‌ها
– امکان معرفی و کنترل موجودی صندوق‌ها
– امکان رسیدهای دریافت و پرداخت جهت کنترل دقیق سیستمی و برقراری ارتباط با سایر منابع سیستم
– امکان ثبت انتقال بین بانکی جهت جا به جایی وجوه از یک حساب بانکی به حساب‌های دیگر
– امکان ثبت و مدیریت انتقال بین اشخاص و تأثیرات آن در صورتحساب اشخاص
– امکان ثبت و صدور رسید برای کلیه مراحل عملیات دریافت و پرداخت
– امکان کنترل تاریخ در ثبت اسناد
– امکان کنترل بر روی ثبت دریافت‌های نقدی برای جلوگیری از خطا‌های کاربری
– امکان نسبت دادن فرم پرداخت به سند حسابداری
– امکان نمایش ردیف های بانکی در نسبت دادن پرداخت به سندهای حسابداری
– امکان نمایش آخرین وضعیت و محل چک‌ها به صورت اتوماتیک و لحظه‌ای
– امکان مشاهده تاریخچه چک از فرم اسناد و عملیات‌ها
– امکان ارتباط با زیر مجموعه‌های دیگر از قبیل فروش، خرید و کنترل قرارداد
– امکان صدور اتوماتیک رسید وصول پرداخت‌های روز
– امکان تغییر تاریخ سرسید های چک های پرداخت و ذخیره تاریخ تغییر
بخش عملیات
– امکان صدور سندهای پرداخت و دریافت با یک یا چندین حساب
– امکان تغییر وضعیت اسناد دریافتنی
– امکان عودت دادن چک واگذار شده
– امکان تغییر وضعیت اسناد پرداختنی
– امکان در جریان وصول گذاشتن گروهی چک‌ها
– امکان دریافت اسناد پرداختنی عودت یافته
– امکان پرداخت اسناد دریافتنی وصول نشده
– امکان دریافت وپرداخت گروهی چک‌ها
– امکان دریافت و پرداخت چک ارزی
– امکان به حساب گذاشتن گروهی چک‌ها، به تفکیک تاریخ
– امکان تسویه فاکتورها به وسیله یک چک یا وجه نقد
– کنترل شماره چک‌های هر دسته چک
– کنترل تاریخ و شماره دریافت و پرداخت نقدی
– امکان جلوگیری از اصلاح وضعیت چک‌های انتقالی از دوره مالی قبل
– امکان جلوگیری از ثبت چک پرداختی با شماره تکراری
– امکان جلوگیری از وصول و پاس کردن چک قبل از سررسید
– امکان جلوگیری از استفاده شماره چک‌های استفاده شده
– امکان جلوگیری از ابطال چک‌های استفاده شده
– امکان مدیریت دسترسی گروه‌های کاربران
بخش گزارش‌ها
– گزارش لیست حساب‌های بانکی
– گزارش لیست صندوق‌ها
– گزارش دسته چک‌ها
– گزارش دریافت و پرداخت‌های صندوق
– گزارش سایر موجودی‌های صندوق
– گزارش دریافت و پرداخت‌های حساب‌های بانکی
– گزارش دریافت و پرداخت‌های سفته
– گزارش چک‌های دریافتی
– گزارش وضعیت چک‌های دریافتی
– گزارش چک‌های جایگزین شده
– گزارش چک‌های صادره
– گزارش وضعیت چک‌های صادره
بخش بزرگی از معاملات در بخش خزانه داری و توسط حسابداری حازق انجام می شود چرا که این کار بسیار حساس بوده و به وجود آمدن اختلال در سیستم خزانه داری موجب خسارت های جبران ناپذیری خواهد شد. این معاملات شامل مدیریت گردش وجوه نقد، نقدینگی سازمان و اقدام به کاهش موقعیت های ریسک شرکت می باشد. این فعالیت ها را می توان در صفحه گسترده ای ردیابی کرد، اما انجام این کار بسیار وقت گیر و در معرض خطا است. اطلاعات به دست آمده از این سیستم گسترده سپس به صورت دستی در دفترچه اصلی ثبت می شود. ضبط این اطلاعات نیز کند و در معرض خطا است. یک راه حل معقول برای رفع کندی و بهبود روند ثبت و ضبط این اطلاعات، استفاده از نرم افزار حسابداری خزانه داری است.
منبع: