امروزه نرم افزار حسابداری به یک نیازهای اساسی برای همه مشاغل تبدیل شده است. صاحبان مشاغل به این نتیجه رسیده‌اند که مدیریت مالی به صورت دستی به آنها در دستیابی به نتایج مورد انتظار کمک نمی‌کند. در بسیاری از موارد مدیریت مالی، که قرار بوده بتواند به شرکت‌ها کمک کند تا بودجه خود را با مدیریت بیشتری اداره کنند، به یکی از دلایل ضرر مالی تبدیل شده است. قبل از یادگیری در مورد اهمیت نرم‌افزار حسابداری برای مشاغل، ابتدا باید درک کنید که مدیریت حسابداری چیست!؟ مدیریت حسابداری به یک برنامه استراتژیک، سازماندهی شده و کنترل‌کننده فرآیندهای مالی در درون یک سازمان یا شرکت اشاره دارد. مدیریت حسابداری برای اطمینان از گردش پایدار پول توسط هر کاری ضروری است. مدیر حسابداری مسئول برآورد نیاز سرمایه و تعیین ساختار آن، ایجاد فرصت‌های سرمایه‌گذاری، ایجاد سیاست‌های مالی، کمک به تصمیم‌گیری‌های مالی و غیره است.
اهداف مدیریت مالی خود بهینه سازی سود، اطمینان از ماندگاری تجارت، حفظ جریان مناسب وجه نقد، به حداقل رساندن هزینه‌های اضافی و به حداکثر رساندن سود حاصل از کسب وکار است. بدون مدیریت صحیح مالی، رسیدن به چشم‌اندازهای مورد نظر مشاغل دشوار بوده و می‌تواند با ضررهایی روبرو شود که منجر به ورشکستگی می‌شود. سیستمهای حسابداری، برای مدیریت حسابها و ساده کردن عملیات مالی در سازمان‌ها طراحی شده است. امروزه بسیاری از مشاغل شروع به استفاده از سیستمهای حسابداری کرده‌اند. این نرم‌افزار به صاحبان مشاغل اجازه می‌دهد تا معاملات مالی را ردیابی کنند و گزارش‌های مالی مختلفی را تولید کنند.
قبل از تولید برنامههای حسابداری، با استفاده از دفترهای حسابداری و حسابرسی، معاملات و کارهای مالی را به صورت دستی انجام می‌دادند؛ گزارشات حاصل از آنها اساساً غیر علمی و دارای خطاهای محاسباتی زیادی بود، زیرا مدیران حسابداری مجبور بودند ورودی‌ها را به صورت دستی ثبت و بررسی کنند. سیستمهای حسابداری به طور خودکار این وظایف را آسان نموده، هزینه‌های حسابداری را کاهش دادند و تصمیم‌گیری‌های مالی بهتری را، از طریق گزارش‌گیری‌های صحیح و اصولی امکان پذیر کردند. برای متخصصان حسابداری، نرم افزار حسابداری، دارایی با ارزش شرکت است که به طور قابل توجهی به بهبود بهره‌وری بخش مالی کمک می‌کند.
افزایش بهره‌وری و نرم افزار حسابداری خدماتی
امروزه و با تخصصی شدن امور، کسب و کارها جلوه ای پیشرفته به خود گرفته و به سرعت در راستای تکنولوژی پیش می‌روند. تیم تولید نرم‌افزار حسابداری هوشمند نوین، پس از بررسی گسترده نیازهای مشتریان در زمینه‌‌ها و صنوف شغلی متفاوت، اقدام به ایجاد راهکارهای جامعی در قالب ارائه نرم افزارهای حسابداری تخصصی، ویژه مشاغل مختلف نموده است. این راهکارها برای مشاغل خدماتی اعم از خدمات در کلینیک‌‌‌های پزشکی، شرکت و سازمان‌های فعال در صنعت حمل ونقل، موسسات حسابداری، شرکتهای فعال در حوزه ارتباطات، شرکتهای خدمات نظافتی و … بوده و با افتخار به صورت پکیج‌‌‌های نرم‌افزار حسابداری خدماتی به بازار عرضه شده است.
بخش عمده ای از دادههای ثبت شده در سیستمهای حسابداری خدماتی، محاسبات مرتبط با خرید و فروش و خدمات ارائه شده در پروژههای مختلف است. در شرکتهای خدماتی، اغلب در حین ارائه خدمات، کالاهایی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مدیریت این مسائل در سیستمهای حسابداری هوشمند نوین، امکان صدور فاکتورهای فروش ترکیبی به صورت کالا و خدمات نیز وجود دارد؛ همچنین امکان ثبت و گزارش‌گیری از تراکنش‌‌‌های مالی نیز در این نرم افزار وجود دارد. با استفاده از برنامههای حسابداری، شما باید بتوانید اطلاعات حساب‌‌‌های بانکی از جمله چک‌‌ها و. .. را در سیستم ثبت نموده و به به صورت یکپارچه تمامی اسناد را مدیریت نمایید.
ثبت مرحله به مرحله اسناد، از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم‌افزار حسابداری مناسب مشاغل خدماتی است. با استفاده از این سیستم تمامی ریز تراکنش‌‌ها، تنخواه‌‌ها و دادههای مالی جز به جز در اختیار شما قرار دارد و با گزارشات دقیق دادهها، هیچ عملکرد مالی از نگاه مدیریت پنهان نمی‌ماند. هدف اصلی مشاغل خدماتی ارائه خدمات و دریافت و پرداخت وجه به صورت کامل یا جزئی است. ثبت معاملات بعضی اوقات به صورت نقدی (هنگام دریافت ثبت می‌شود) یا به صورت اعتباری انجام می‌شود، بدین معنی که در زمان ارائه، خدمات بعدی رزرو شده است و وجوه مربوط نیز در دوره‌‌‌های بعدی دریافت می‌شود. این تراکنش‌‌ها و صورت حسابها در نرم افزار حسابداری خدماتی به سادگی قابل ثبت است.
این سیستم‌ها با سرعت بخشیدن به کارهای مختلف، بازده کلی خدمات را افزایش می‌دهند. به عنوان مثال، چنین سیستم‌هایی به جمع‌آوری خودکار دادهها، انجام محاسبات مهم بدون خطا و ایجاد سوابق برای شرکت‌ها کمک می‌کنند. این فعالیت‌ها باعث صرفه‌جویی در وقت و افزایش بهره‌وری می‌شود.
مدیریت آسان رویدادهای مالی با نرم افزار حسابداری بازرگانی
سیستمهای حسابداری، مدیریت رویدادهای مالی و انجام وظایف مالی را، به طور صحیح و سریع برای صاحبان مشاغل فراهم می‌کند. بدون کمک نرم افزار حسابداری، صاحبان مشاغل یا مدیران حسابداری مجبورند وقت زیادی را صرف ایجاد گزارش‌های مالی و سایر اسناد و یا تطبیق حسابها و صورت‌های بانکی کنند. این نرم افزار تا حد زیادی به آنها کمک می‌کند تا دید کاملی به سلامت مالی شرکت خود داشته باشند و بتوانند تصمیمات درست تری برای رسیدن به اهداف پیش رو بگیرند. اما این برنامه‌ها جایگزین نقش مدیران حسابداری در سازماندهی امور مالی شرکت نمی شود، بلکه در عوض مانند دستیاری با دقت و سریع ، باعث افزایش بهره وری آنها می‌شود.
سیستمهای حسابداری بازرگانی مختلف نقاط قوت و ضعف خود را دارند، اما برخی از ویژگی‌های اصلی وجود دارد که نرم افزارهای حسابداری کامل و پیشرفته باید از آن برخوردار باشند. در اینجا برخی از آنها ذکر شده است:
پیش‌بینی مالی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری است. مطمئناً همه مدیران می‌خواهند درآمد و هزینه‌های خود را درست ارزیابی کنند. ابزارهای پیش‌بینی و گزارشات به آنها کمک می‌کنند تا امور را به صورت صحیح کنترل کنند، هزینه‌های غیرضروری را حذف کرده و سود خود را بهینه کنند.
برنامههای حسابداری پیشرفته به صاحبان مشاغل اجازه می‌دهد انواع قبوض و فاکتورها را ایجاد، ثبت، مدیریت و ارسال کنند. در نرم افزار حسابداری بازرگانی، فاکتورها به همراه جزئیات منحصر به فرد تجارت، قابل تنظیم هستند.
سیستمهای حسابداری به شما امکان می‌دهند گزارش‌های درآمد، ترازنامه، جریان وجوه ، سود و زیان و غیره را تهیه کنید؛ همچنین می‌توانید آنها را در قالب‌های مختلفی مانند جداول، نمودارها و گزارشات مختلف ایجاد کنید.
با یک سیستم حسابداری پیشرفته، حتی می‌توانید استهلاک دارایی را بطور خودکار و دقیق محاسبه کنید. استهلاک دارایی‌ها با استفاده از روش‌های مختلفی مطابق با سیاست‌های شرکت شما و همچنین استانداردهای مالیاتی و حسابداری قابل اجرا قابل محاسبه است.
با نرم افزار حسابداری فروشگاهی به آسانی موجودی‌هایتان را ردیابی کنید!
مهم نیست که فروشگاه شما، فروشگاهی کوچک است یا بزرگ و چه محصولاتی را در آن می‌فروشید، اگر موجودی زیادی از محصولات را در اختیار داشته باشید، قطعاً به یک سیستم نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی برای خودکار کردن روند کسب و کارتان احتیاج دارید. خودکار کردن مدیریت و محاسبات مالی کسب وکارتان، به شما کمک می‌کند تا در زمان صرفه جویی کنید، در نتیجه می‌توانید بیشتر و بهتر بر روی توسعه تجارت خود تمرکز کنید؛ همچنین، می‌توانید هزینه‌های اضافی را کاهش دهید. در صورت انجام دستی محاسبات مالی، تهیه گزارشات و ردیابی موجودی ها؛ زمان، تلاش و هزینه زیادی را می‌طلبد. صورتحساب‌های دستی مستعد خطای انسانی است که گاهاً با محاسبات یا پرداخت نادرست به پایان می‌رسد. اگر محصول یا خدمات ارائه شده به موقع پرداخت نشود یا فاکتورها اشتباه صادر شوند می‌تواند مشکلات زیادی را در کسب وکارتان به وجود آورد.
امروزه بیشتر مراحل خرید و فروش به صورت الکترونیکی انجام می‌شود. گزینه‌های پرداخت مختلفی نیز در درون نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی وجود دارد. انتقال وجه از طریق دستگاه‌های پوز و پرداخت از طریق درگاه‌های آنلاین فناوری هایی است که بطور گسترده توسط مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرد.نرم افزارهای فروشگاهی، صورتحساب‌ها را برای هر محصول یا خدمات ارائه شده به صورت خودکار ثبت می‌کند. این نرم افزار خدمات یا محصولات را به همراه قیمت‌های آنها لیست می‌کند و سپس فاکتور را برای مشتریان خود ارسال می‌کند. بعد از ارائه کالا به دست مشتری، نرم افزار به صورت خودکار فاکتور فروش ۸ سانتی را ایجاد می‌کند؛ بنابراین، فاکتور سریع ایجاد می‌شود و امکان فراموشی چاپ آن و ثبت در سیستم اتفاق نمی افتد. شما می‌توانید ظاهر برگه فاکتور خود را به گونه ای سفارشی کنید که مشاهده آن حرفه‌ای تر و جالب‌تر شود، همچنین می‌توانید به راحتی آرم شرکت خود را نیز اضافه کنید. انتخاب یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی خوب، می‌تواند در صورت اجرای صحیح به شما در افزایش درآمد شغلیتان کمک کند؛ همچنین، می‌تواند به راحتی جریان نقدی شرکت را مدیریت کرده و گزارشات جامعی را ارائه دهد.
document financial accounting on office accountant desk
بازار پر رقابت نرم افزار حسابداری پیمانکاری
شرکتهای صنعت پیمانکاری باید بتوانند خود را در یک بازار رقابتی و چالش برانگیز ثابت کنند که در آن، استفاده از منابع مادی و انعطاف پذیری بالایی در مدیریت پروژه بسیار مهم است.
رقابت شدید و نیاز به نوآوری، مستلزم آن است که پیمانکاران از ابزارهای پیشرفته تجاری، که آنان را قادر به ساده سازی فرآیندهای ساخت و ساز پیچیده و منحصر به فرد می‌کند، استفاده کنند. نرم افزار پیمانکاری انواع راه حل‌های یکپارچه را ارائه می‌دهد که با دیدی همه جانبه، از برنامه‌ریزی و کنترل پروژه گرفته تا برآورد هزینه، به شما کمک می‌کند. پیمانکاران به دلیل عدم تکمیل به موقع پروژه ها، می‌توانند متحمل خسارات سنگین در قالب هزینه‌های کار و از دست دادن مشتری شوند.
تأخیر در تحویل پروژه به دلیل عدم برنامه ریزی، نشان دهنده ضعف شرکت است. برنامه ریزی برای مواد اولیه مورد نیاز، استفاده موثر از نیروی کار، زمان بندی پروژه‌ها و … برای جهت یابی مناسب منابع ضروری است که با استفاده از نرم افزارهای حسابداری پیمانکاری هوشمند نوین، به سادگی می‌توانید با خودکار سازی محاسبات و مسائل مرتبط با دادههای مالی به دیگر نیازهای خود بپردازید. نرم افزار حسابداری پیمانکاری همچنین به پیمانکاران این امکان را می‌دهد تا دریابند که از هر پروژه چقدر درآمد یا چقدر ضرر و سود دارند. به این ترتیب، آنها قادر خواهند بود تا زمان و هزینه‌های استفاده شده برای پروژههای آینده را مدیریت کنند.
اکثر شرکتهای پیمانکاری با مشتریان خود به صورت قراردادی کار می‌کنند. شرکتهای بزرگ تر به طور همزمان با بیش از یک مشتری و روی چندین پروژه به صورت همزمان کار می‌کنند؛ به همین دلیل، تبادل اطلاعات، ثبت اسناد و دادههای پروژه‌ها و قراردادهای مختلف در این شرکت ها، ممکن است چالش بیشتری ایجاد کند.
مدیریت و جمع‌آوری دادههای هر پروژه، در قالب، فایلExcel ، Word یا ارائه پاورپوینت بسیار ناکارآمد و غیر عملی است. نرم افزارهای حسابداری، دادهها را به صورت اتوماتیک در اتوماسیون ثبت و از طریق منابع و فایروال‌هایی که از امنیت داده پشتیبانی می‌کنند، گزارشات کلی از روند کار را به کارفرمایان ارائه می‌دهند. پیمانکاران همچنین می‌توانند محدودیت هایی در دادههای خود ارائه دهند.
یک سیستم متمرکز، با ارائه یک دیدگاه جامع از یک موقعیت خاص، قبل از تصمیم‌گیری به بهبود کارآیی مشاغل کمک می‌کند. به عنوان مثال، قبل از سفارش خرید برای مواد اولیه یک محصول، گزارش سوددهی و بازدهی از فروش آن کالا باید مورد بررسی قرار گیرد. گزارشات کامل از طریق نرم افزار به مدیر پروژه ارائه می‌شود و از این طریق در صورت تایید نهایی، مدیر خرید سفارش خرید را ایجاد می‌کند.
نرم افزار حسابداری تولیدی مدیریت موجودی
اگر شرکت خود را به تازگی راه اندازی نموده اید، مدیریت دادهها و دارایی هایتان به صورت دستی، ممکن است در ظاهر مشکلی نداشته باشد؛ اما با این حال، با گذشت زمان و با رونق کسب و کارتان، دادههای مالی افزایش یافته و ازدیاد فاکتورها و صورتحساب ها، شما را سر در گم خواهند کرد.
هر ساله کسب وکارها هزینه‌های را برای جایگزین کردن یا اضافه کردن دارایی‌های بیش از نیاز متحمل می‌شوند. این اتفاق اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که اسناد موجودی گمشده، آسیب دیده و یا ثبت نشده است تا بتوانید آنها را بررسی نمایید. با کمک نرم افزار حسابداری مناسب کسب وکارهای تولیدی، می‌توانید تعیین کنید که چه موقع باید مواد اولیه جدید را خریداری کنید و یا از خریدهای اضافی امتناع کنید، زیرا دسترسی به موجودی‌ها و انبار برایتان فراهم است.
نرم افزارحسابداری تولیدی می‌تواند موجودی را مدیریت کند، به این معنی که محصولات را ردیابی می‌کند و هر زمان که به یک آستانه خاص برسد، آلارم می‌دهند. این روش، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سرمایه زیادی را در خرید موجودی هدر ندهند.
منبع:
https://rooziato.com/1399267592/نیم-نگاهی-به-ساختار-نرم-افزار-حسابداری/