امروزه انتخاب درست نرم افزارهای حسابداری نقش مهمی در راستای بهبود روند کسب وکارها ایجاد می‌کند. عدم توجه به استفاده از تکنولوژی در عصر امروزی به خودی خود باعث ایجاد کندی کارها و عملکردهای شرکت‌ها می‌گردد. همانطور که می‌دانید در گذشته این کار به صورت دستی انجام می‌شد و پس از گذشت زمان کم کم استفاده از چرتکه و ماشین حساب‌ها به سیستم‌های هوشمند حسابداری ارتقا پیدا کرد.در ابتدا همه نرم افزارهای حسابداری به یک صورت و با انجام چند عملکرد ثابت مورد استفاده قرار می‌گرفتند اما امروزه برای هر کسب وکاری با توجه به حیطه شغلی هریک، نرم افزاری تخصصی ارائه می‌شود و ماژول‌های خاص همان شغل در دسترس حسابداران قرار می‌گیرد.
سازمان‌ها برای انتخاب نرم افزار حسابداری باید فاکتورهای خیلی مهمی را در نظر بگیرند تا به مشکل برنخورند. دلیل آن تاثیر مستقیم نرم افزارهای مالی در سودآوری و یا زیان دیدن شرکت‌هاست. در ادامه گروه محتوای هوشمند نوین، فاکتورهای مهمی را برای انتخاب و خرید سیستم حسابداری مناسب کسب و کارتان شرح خواهد داد. امیدواریم که برایتان مفید باشد.
فاکتورهای مهم در انتخاب نرم افزارهای حسابداری را بشناسید!
1. جواب دادن به نیازهای کاربر
مهمترین فاکتور در انتخاب نرم افزار حسابداری پاسخ دادن نرم افزار به مطالبات شرکت شماست از جمله پوشش دادن کلیه امور مالی و محاسبات و توانایی شخصی سازی شدن نرم افزار بر طبق نیازهای کسب وکار شما. با توجه به اینکه کسب وکارها همواره در حال رشد و نمو هستند، یک نرم افزار حسابداری خوب باید جای پیشرفت و اضافه کردن قابلیت‌ها، امکانات و ماژول های مورد نیاز خود را داشته باشند و همواره به‌روزرسانی شود.
2. ساده و دقیق بودن نرم افزار برای استفاده
همانطور که ما می‌دانیم انجام محاسبات حسابداری به خودی خود پیچیده و دشوار است پس اگر کار با این نرم افزارها پیچیده و سخت باشد ممکن است تا بازدهی افراد را کم کند و در این میان اگر دقیق نیز نباشد امکان اشتباه به مراتب بیشتر خواهد شد.
3. داشتن خدمات پشتیبانی
همه نرم افزارهای حسابداری باید خدمات پشتیبانی قوی داشته باشند چرا که مهم ترین بخش هر کسب وکار بخش حسابداری و مالی آن است. کاربران باید بتوانند در صورت بروز هرگونه مشکلی با پشتیبانی شرکت ارائه دهنده نرم افزار ارتباط برقرار کنند. در بیشتر شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار حسابداری، پشتیبانی‌ها به صورت تلفنی، آنلاین و ریموتی بوده و به صورت 24 ساعته پاسخگوی نیازهای کاربران خواهند بود. هوشمند نوین نیز به صورت 24 ساعته با بهره‌گیری از متخصصان خبره، جهت پاسخگویی به نیازهای کسب وکارها آماده است.
4. توانایی ذخیره اطلاعات و داشتن امنیت بالا
اطلاعات مالی از اهمیت بالایی برخوردار هستند پس باید امنیت بالایی در نگهداری و حفظ آن داشته باشند تا اطلاعات به راحتی از بین نروند و بتوان آنها را ذخیره کرد.
5. توانایی کاستومایز کردن نرم افزار
در نرم افزارهای حسابدار باید توانایی شخصی سازی کردن نرم افزار برای هر فرد وجود داشته باشد. شرکت نرم افزاری باید بتواند برای شما به صورت شخصی برخی نیازهایتان را فراهم اورد تا شما دسترسی بهتری به برنامه داشته باشید.
6. به صرفه بودن قیمت نرم افزار
قیمت نرم افزار حسابداری باید قابل قبول باشد تا برای استفاده عموم قابل دسترس باشد و هر قشری بتوانند برای مشاغلشان نرم افزار مورد نیاز خود را تهیه کنند و به عنوان یک منبع خوب مورد استفاده قرار گیرد. البته این را هم باید در نظر گرفت که هر شرکت بر اساس خدماتی که ارائه می‌دهد و با توجه به نیازهای خاص هر کسب وکار، پکیج‌هایی را با قیمت‌های متفاوت اعلام می‌کند تا کاربران بتوانند با بودجه مورد نظر بهترین گزینه را انتخاب کنند.
7. سابقه شرکت نرم افزاری
داشتن سابقه شرکت تولید کننده نرم افزار می‌تواند فاکتور مهمی در انتخاب نرم افزار باشد. تجربه کافی در ساخت نرم افزارها باعث اعتماد کاربران و حسابداران به این سیستم‌ها می‌گردد. هوشمند نوین با سابقه‌ای قریب به 30 سال، جز نخستین شرکت‌هایی است که اقدام به ارائه نرم افزارهای حسابداری نموده و متناسب با هر صنف شغلی سیستمی را به کاربران خود ارائه داده است.
8. پیش بینی‌های حسابداری
نرم افزارهای حسابداری باید توانایی پیش‌بینی‌های امور مالی و عملکردها را داشته باشد. این پیش‌بینی‌ها از گزارشات مالی ثبت و طبقه‌بندی شده در برنامه‌های حسابداری نشأت می‌گیرد. استفاده از سیستم حسابداری با قابلیت گزارش‌سازی این امکان را به کاربران می‌دهد تا از هر موضوع خاصی که بیشتر مورد توجشان است و یا به کسب وکارشان کمک بیشتری می‌کند، گزارشاتی را تهیه کنند.
9. تخصص ارائه دهنده نرم افزار
شرکت‌های ارائه دهنده‌ی نرم افزار باید در این کار تخصص‌های لازم را داشته باشند و بر نیازهای قشر حسابداری مشرف باشند تا بتوانند تمامی نیازهای کاربران از نرم افزار را پوشش دهند. این کار به نوعی پشتیبانی قوی از طرف شرکت است و موجب می‌شود درصد رضایت مشتریان، با ارائه راهکارهای سریع و تخصصی از طرف ارائه دهندگان نرم افزار، افزایش یابد.
بهترین نرم افزارهای حسابداری این ویژگی‌ها را دارند!
• شما این امکان را دارید که اطلاعات چند زمینه مختلف را در یک نرم افزار داشته باشید.
• این امکان را دارید که لیست‌های مختلف مالی را از نرم افزار حذف کنید.
• امکان استفاده از سر فصل‌های پیشنهادی
• امکان مشاهده خلاصه‌ای از اسناد حسابداری و امکان مشاهده حساب‌های کل و تفضیلی
• امکان اصلاح حساب‌ها
• امکان نوشتن پیش‌نویس و ثبت اسناد
• امکان جستجو در نرم افزار
• امکان مشاهده و چاپ سرفصل‌های کل، معین و تفصیلی به همراه کد‌بندی آنها
• امکان وابسته کردن هر آرتیکل سند به مرکز هزینه
• بستن حساب‌های موقت و صدور سند اختتامیه به صورت خورکار در پایان هر دوره مالی
• ارائه ترازنامه و صورت سود و زیان مطابق با استانداردهای حسابداری
• جستجو و فیلترینگ روی دفاتر حسابداری یا روی مجموعه اسناد بر اساس شماره تاریخ، وضعیت ثبت، شرح یا کاربر تنظیم کننده سند
• مشاهده اطلاعات فاکتورهای خرید و فروش، رسیدهای دریافت و پرداخت و چک‌ها از طریق فرم سند و با توجه به مقاله‌های وابسته
• امکان دسترسی به حساب‌ها با استفاده از اطلاعات حساب‌ها
• امکان تهیه پشتیبان از اطلاعات روی فلاپی یا دیسک سخت و بازیابی، بازسازی یا فشرده‌سازی اطلاعات در نرم افزار حسابداری هوشمندنوین
• امکان نمایش جمع مبالغ بدهکار و بستانکار و میزان اختلاف آن برای هر سند
• امکان نسبت دادن یک مقدار علاوه بر مبلغ ریالی به هر سند
• کپی هر سند در حافظه در صورت خواستن شما
• امکان تعریف گروه‌های کاربری و کاربران با سطوح مختلف کاری تحت نظر مدیر سیستم
• امکان مشاهده مانده حساب یا دفتر حساب از درون فرم سند
• امکان نظارت بر عملکرد کاربران توسط مدیر سیستم در نرم افزار حسابداری مالی هوشمند نوین
• امکان تعریف و استفاده از شرح‌های استفاده شده و تکراری
• ایجاد سند ماهانه با توجه به اسناد ثبت شده در هر ماه
• امکان چاپ سریع اطلاعات در هر قسمت از سیستم
• امکان تغییر و ذخیره‌سازی اندازه و موقعیت فرم‌های مختلف
• امکان انتقال سرفصل‌های حسابداری، مراکز هزینه، پروژه‌ها و اسناد مالی از یک شرکت به شرکت دیگر
• امکان تبدیل هر گزارش دلخواه به فایل Excel و ارسال آن با Email با امکان مشاهده فایل در مقصد به صورت فارسی
• امکان مرور حساب‌ها با توجه به تفصیلی‌های شناور، مراکز هزینه و پروژه‌ها
• امکان تهیه گزارش تجمیعی یا تفصیلی از عملکرد حساب‌ها
• وجود دفتر تفکیکی معین‌های یک کل یا تفصیلی‌های یک معین (دفتر حساب مرکب)
• امکان تعیین کردن تعداد دفعات ثبت و برگشت هر سند حسابداری
• امکان کنترل شماره و تاریخ اسناد جدید با اسناد صادر شده قبلی
• امکان محدود کردن دسترسی کاربران به دفاتر مجموعه‌‌ای قابل تعریف از حساب‌ها
• امکان مسدود کردن برخی از حساب‌ها یا کنترل ثبت‌های بدهکار با بستانکار برای آنها
• امکان ذخیره‌سازی گزارش‌های نموداری از مقایسه گردش یا مانده حساب‌ها در فرم مدیریت نمودار
• امکان تعریف و ذخیره سازی گزارش‌های پارامتریک از عملکرد حساب‌ها
• امکان علامت‌گذاری در دفاتر حساب برای مغایرت