با وجود تعدد شرکت‌های خدماتی و تنوع در خدماتی که ارائه می‌دهند؛ سازماندهی داده‌های حسابداری، یک امر سخت و پیچیده است. علاوه بر این به یک نرم افزار حسابداری پیشرفته و یک حسابدار دقیق و خبره نیاز است. حسابدار باید به متدهای جدید حسابداری آشنا باشد تا شرکت‌ها راحت‌تر به اهداف خود دست پیدا کنند.
ما می‌دانیم حسابداری شرکت خدماتی با توجه به حیطه کاری که دارند نیاز به ماژول‌های متنوعی دارند؛ زیرا جزئیاتی دارند که در صورت بی‌توجه‌ی به آن‌ها باعث مشکلات زیادی می‌شود. حتی اگر از نرم افزار حسابداری خدماتی استفاده کنید اما یک روند سازمان‌یافته برای ثبت و آنالیز گزارشات نداشته باشید با شکست روبه‌رو می‌شوید.
بهترین راه برای جلوگیری از مشکلات و افزایش بهروری، استفاده از متدهای روز دنیا در حسابداری است. تا به حال روش‌های زیادی برای بهینه‌سازی روند‌های حسابداری ارائه شده است که هر کدام از آن‌ها نقاط ضعف و قوتی دارند. در هوشمند نوین برای شما یکی از بهترین روش‌ها را معرفی کرده‌ایم. در حسابداری شرکت خدماتی، یکی از مهم‌ترین روش‌ها چرخه حسابداری خدماتی است که در ادامه با آن آشنا می‌شویم.
با چرخه حسابداری خدماتی آشنا هستید؟
چرخه حسابداری در چند مرحله با ثبت هر معامله و به صورت جداگانه شروع می‌شود و با گزارش جامع فعالیت‌های شرکت، برای بازه زمانی معین، چرخه تعیین شده به پایان می‌رسد. بسیاری از شرکت‌ها از نرم افزار حسابداری برای خودکارسازی چرخه حسابداری استفاده می‌کنند. این به حسابداران اجازه می‌دهد تا تاریخ‌های دوره‌ای را برنامه‌ریزی کرده و گزارش‌ها را خودکار دریافت کنند.
برای آشنایی با نرم افزار حسابداری مناسب کسب وکارتان می‌توانید با مشاوران هوشمندنوین تماس بگیرید. هر شرکتی معمولاً باید چرخه حسابداری هشت مرحله‌ای را به روش‌های خاصی اجرا کند تا با مدل کسب‌وکار و رویه‌های حسابداری شرکت مطابقت داشته باشد. یکی از نکات منحصر به فرد این روش این است که کسب و کارهای خدماتی می‌توانند بین حسابداری تک ورودی یا حسابداری دو ورودی یکی را انتخاب کنند. حسابداری دو طرفه برای شرکت‌ها لازم است تا هر سه صورت مالی اصلی (صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان نقدی) را تهیه کنند.
مراحل ثبت داده ها در چرخه حسابداری
هشت مرحله چرخه حسابداری شامل موارد زیر است:
مرحله 1: شناسایی تراکنش‌ها
اولین گام در چرخه حسابداری خدماتی، شناسایی معاملات است. شرکت‌ها در طی چرخه حسابداری معاملات زیادی خواهند داشت. هر یک باید به درستی در دفاتر شرکت ثبت شود. ثبت سوابق برای انواع معاملات ضروری است. بسیاری از شرکت‌ها از فناوری مرتبط با دفاتر خود برای ثبت معاملات فروش استفاده می‌کنند. علاوه بر فروش، هزینه‌هایی نیز وجود دارد که می‌توان با استفاده از روش‌های مختلف آن‌ها را ثبت کرد.
مرحله 2: ثبت معاملات در دفتر کل
مرحله دوم در چرخه، ثبت ورودی‌های روزنامه برای هر تراکنش است. شرکت‌ها باید هزینه‌های خود را نیز پیگیری کنند. انتخاب بین حسابداری تعهدی و نقدی تعیین کننده زمان ثبت رسمی معاملات است. هنگامی که یک معامله حسابداری رخ می‌دهد، می‌توان آن را به روش‌های مختلفی در دفاتر یک سازمان ثبت کرد. ثبت ژورنالی از متداول‌ترین روش‌های موجود برای ثبت است. همه‌ی روش‌های ثبت، ورودی‌هایی را دفاتر روزنامه ایجاد می‌کنند که سپس در دفتر کل ثبت می‌شود.
مرحله 3: ارسال
هنگامی که یک تراکنش به عنوان یک ورودی روزنامه ثبت شد، باید به حسابی در دفتر کل ارسال شود. دفتر کل خلاصه‌ای از تمام فعالیت‌های حسابداری را بر اساس حساب ارائه می‌کند. این به یک حسابدار اجازه می‌دهد تا وضعیت مالی را بر اساس حساب‌ها نظارت کند. یکی از رایج‌ترین حساب‌هایی که در دفتر کل به آن‌ها ارجاع می‌شود، حساب نقدی است که میزان وجه نقد موجود را مشخص می‌کند.
مرحله 4: تدوین تراز آزمایشی
در پایان دوره حسابداری، تراز آزمایشی به عنوان مرحله چهارم در چرخه حسابداری محاسبه می‌شود. تراز آزمایشی موجودی‌های تعدیل نشده در هر حساب را به شرکت می‌گوید. سپس تراز آزمایشی تعدیل نشده برای آزمایش و تجزیه و تحلیل به مرحله پنجم منتقل می‌شود.
تدوین تراز آزمایشی
مرحله 5: کاربرگ
تجزیه و تحلیل یک کاربرگ و شناسایی ورودی‌های تنظیمی، مرحله پنجم چرخه را تشکیل می‌دهد. یک کاربرگ ایجاد و استفاده می‌شود تا اطمینان حاصل شود که بدهی‌ها و اعتبارات برابر هستند. اگر مغایرت وجود داشته باشد، باید اصلاحاتی انجام شود. علاوه بر شناسایی خطا، ممکن است در هنگام استفاده از حسابداری تعهدی، ورودی‌های تعدیل برای تطبیق درآمد و هزینه مورد نیاز باشد.
مرحله 6: تنظیم ورودی‌های روزنامه
در مرحله ششم، یک حسابدار تنظیمات را انجام می‌دهد. در صورت لزوم، تنظیمات به عنوان مدخل‌های روزنامه ثبت می‌شوند.
مرحله 7: صورت‌های مالی
پس از اینکه شرکت تمام ورودی‌های تعدیل را انجام داد، سپس صورت‌های مالی خود را در مرحله هفتم تهیه می‌کند. برای اکثر شرکت‌ها، این صورت‌ها شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان نقدی است.
مرحله 8: بستن حساب‌ها
در نهایت، یک شرکت با بستن حساب‌ها خود در پایان دوره مالی، چرخه حسابداری را در مرحله هشتم به پایان می‌رساند. بیانیه‌های پایانی گزارشی برای تجزیه و تحلیل عملکرد در طول دوره ارائه می‌دهد. پس از بسته شدن حساب‌ها، چرخه حسابداری دوباره از ابتدا با یک دوره گزارش جدید شروع می‌شود. معمولاً پایان دوره، زمان مناسبی برای تشکیل پرونده و همینطور برنامه‌ریزی برای دوره گزارش بعدی و بررسی تقویم رویدادها و وظایف آینده است.
11 نکته مهم حسابداری برای موسسات خدماتی
حتی اگر صاحب یک شرکت خدماتی کوچک هستید و هیچ کمبودی در ثبت جزئیات و داده‌های مالی برایتان وجود ندارد؛ بهتر است که در ابتدا اصول اولیه حسابداری را رعایت کنید، از انجام کار اضافه پزهیز کنید و زمان برای انجام کارهای مهم‌تر داشته باشید. این 11 نکته به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های حسدابداری را دقیق و راحت انجام دهید:
- درآمد را به طور دقیق ثبت کنید.
- سوابق موجودی را نگهداری کنید.
- برای هزینه‌های عمده آماده باشید.
- هزینه‌های نیروی کار را بررسی کنید.
- هزینه‌های تجاری و شخصی را جدا کنید.
- پیگیری هر هزینه کسب و کار در زمان مشخص خود انجام دهید.
- پیش بینی مالی برای سال‌های آینده ایجاد کنید.
- زمانی را به بروز رسانی حساب‌های خود اختصاص دهید.
- استخدام یک حسابدار حرفه‌ای را در نظر بگیرید، حتی به طور موقت.
- پیگیری فاکتورها و مطالبات برای جلوگیری از پرداخت بیش از حد مالیات را فراموش نکنید.
- شیوه‌های حسابداری را با نرم افزار حسابداری به صورت خودکار انجام دهید.
منبع: https://www.hnovin.com/service-accounting-cycle/
سخن آخر
فرآیند هشت مرحله‌ای چرخه حسابداری خدماتی، محاسبات را برای حسابداران و مدیران شرکت‌های خدماتی پرمشغله آسان می‌کند. این می‌تواند به حذف حدس و گمان از نحوه رسیدگی به حسابداری کمک کند؛ همچنین به اطمینان از ثبات، دقت و تحلیل عملکرد مالی کارآمد کمک می‌کند.