سوابق حسابداری کلیه اسناد و مدارکی است که در تهیه صورتهای مالی یا سوابق مربوط به حسابرسی و بررسی های مالی دخیل است. سوابق حسابداری شامل سوابق دارایی ها و بدهی ها ، معاملات پولی، دفترها، مجلات و هرگونه اسناد پشتیبان مانند چک و فاکتور است. سوابق حسابداری کلیه اسنادی است که در تهیه صورتهای مالی برای یک شرکت دخیل است. برخی از نهادهای نظارتی از شرکت ها خواسته اند که در صورت نیاز به بازبینی، سوابق حسابداری خود را برای چندین سال نگهداری کنند. سوابق حسابداری اغلب برای حسابرسی ، بررسی انطباق یا سایر موارد ضروری مربوط به تجارت بررسی می شوند.
اسناد حسابداری
سند افتتاحیه به بخشی از سیستم حسابداری مجموعه اطلاق می‌شود که از آن، برای ثبت و بررسی دوره‌های مالی مختلف، استفاده می‌شود. با استفاده از این سیستم در این بخش از نرم افزار حسابداری ، شرکت‌های مختلف و کسب وکارهای متعدد بازرگانی، تولیدی، صنعتی، خدماتی و… می‌توانند با شروع هر دوره جدید، ارزش مالی همه حساب‌های شرکت و واحد مورد نظر خود را ثبت نمایند و آن را پیگیری کنند. لازم به ذکر است که در این بخش، باید بدهکار و بستانکار، مساوی باشد. همچنین لازم است بدانید که در برابر این سیستم و در بخش نرم افزار حسابداری، سند اختتامیه واقع شده است که بر طبق قانون، لازم است در پایان هر سال مالی، گردش‌های مالی شرکت و واحد و سازمان مورد نظر خود را به دارایی، گزارش نمایید. ما در تیم محتوای شرکت هوشمند نوین قصد داریم تا شما را با این عملکرد حسابداری و مراحل و ویژگی‌های آن بیشتر آشنا کنیم. پس با ما همراه باشید.
پیشرفته‌ترین نرم افزار حسابداری که توسط هوشمند نوین، طراحی و تدوین شده است شامل فهرستی کامل از حساب‌های مالی شرکت، ارزها، هزینه‌های سازمانی، درآمدها، اعتبارات اسنادی، سند افتتاحیه و سند اختتامیه، سند حقوق و دستمزد، سودها و زیان‌ها و… است. در این سیستم همچنین، دوره‌های مختلف مالی شرکت، در نظر گرفته شده است. در حقیقت در سند حسابداری این نرم افزار، تمامی رویدادهای مالی یک شرکت به صورت بدهکار و یا بستانکار درج و ثبت می‌گردد.
سند افتتاحیه چیست
صورت مالی آخرین سند است که اجزای سایر اسناد حسابداری را شامل می شود. صورتهای مالی همان مواردی است که برای بازدید در اختیار عموم و نهادهای نظارتی قرار خواهد گرفت. تحلیلگران سرمایه گذاری می توانند صورتهای مالی را بررسی کنند تا به نظرات خود در مورد شرکت برسند. نهادهای نظارتی می توانند اسناد حسابداری که صورتهای مالی از آنها تهیه شده است را بخواهند تا درک عمیق تری از شرکت داشته باشند.
سند افتتاحیه به طور کلی به یکی از انواع اسناد حسابداری گفته می‌شود که در آغاز یک دوره مالی جدید و فعالیت یک شرکت و یا سازمان، ثبت می‌شود. در این سند مانده‌های حساب‌های دوره مالی مربوط به سال قبل نیز درج و ضبط می‌گردد. در حقیقت لازم به ذکر است که بهتر آن است که سند افتتاحیه، اولین سندی باشد که در ابتدای یک دوره مالی در سیستم نرم افزاری شرکت ثبت می‌شود. اما در بسیاری از مواقع، بعضی از شرکت‌ها، این سند را دیرتر از موعد آن، به ثبت می‌رسانند. لازم به ذکر است که در صورتی که یک سازمان و یا واحد، برای اولین بار در سال، فعالیت‌های کاری خود را شروع کرده باشد، اولین رویداد مالی آن شرکت، به عنوان سند افتتاحیه آن سازمان، به شمار می‌رود.
نحوه بستن حساب‌ها در پایان سال مالی
در اینگونه مواقع و با به کارگیری سیستم حسابداری و سند افتتاحیه هوشمند نوین، تنها کاری که برای ثبت این اسناد، توسط حسابداران یک مجموعه و یا شرکت، انجام می‌گیرد این است که اقلام و دارایی‌های شرکت مورد نظر، میزان بدهی‌های آن واحد، سرمایه شرکت و … را با دقت وارد سیستم نرم افزاری نمایند.
لازم به ذکر است که برای بازکردن یک سند افتتاحیه برای یک سازمان، باید در ابتدای امر، کلیه حساب‌های موقت و سپس حساب‌های دائمی در سال قبل و در آخر سال مالی، بسته شوند تا پس از انجام این کار، شرکت مورد نظر بتواند فعالیت خود را مانند یک سازمانی که تازه شروع به کار کرده است، آغاز کند. برای آشنایی با چگونگی بستن حساب‌ها در پایان سال مالی و نحوه انجام این کار با استفاده از نرم‌افزار حسابداری هوشمند نوین، می‌توانید به مقاله «نحوه بستن حساب‌ها در پایان سال مالی» مراجعه کنید.
مراحل ثبت سند افتتاحیه هوشمند نوین
لازم به ذکر است که برای انجام دادن این کار باید در ابتدا، حساب‌های سال گذشته، از جمله حساب‌های هزینه‌های شرکت مورد نظر، بسته شوند. پس از انجام این مرحله، لازم است حساب‌های درآمدها و همچنین حساب‌های مربوط به سود شرکت را نیز، به طور کامل ببندید. بعد از انجام این مراحل، سند افتتاحیه شرکت، گشوده می‌شود و سند اختتامیه نیز ثبت خواهد شد. در حقیقت می‌توان گفت مانده‌های موجود در سند اختتامیه سال قبل، به عنوان موجودی‌های ابتدای دوره سند افتتاحیه سال جدید، منظور خواهند شد.
نرم افزار حسابداری پیشرفته هوشمند نوین یک سیستم بسیار کاربردی است که از طریق به کارگیری آن، صاحبان مشاغل گوناگون، می‌توانند کلیه رویدادهای حسابداری و مالی را در ماژول‌های تابعی مختلف، ذخیره نمایند و سپس آنها را پردازش کنند. این نرم افزار با به‌کارگیری ماژول‌های کاربردی ویژه، از جمله حساب‌های پرداختی و حساب‌های دریافتی شرکت، سند حسابداری افتتاحیه و اختتامیه، سند حقوق و دستمزدهای کارکنان و… می‌تواند کلیه اطلاعات مالی یک شرکت را گزارش کند.
سیستم حسابداری دوره‌های مالی هوشمند نوین
در سیستم حسابداری دوره‌های مالی هوشمند نوین، همچنین تمامی رویدادهای مالی یک سازمان، ثبت و ضبط می‌گردند. از جمله این دوره‌های مالی، می‌توان گزارشات فصلی و سالانه را نیز نام برد. فهرست اسناد نیز بخش دیگری است که در این نرم فزار پیشرفته حسابداری، طراحی شده است. در این بخش، تمامی اسناد حسابداری شرکت مورد نظر، به صورت فهرست شده و با جزئیات کامل، درج شده و قابل مشاهده است. بنابراین با استفاده از این سیستم نرم افزاری، صاحبان مشاغل گوناگون و کسب وکارهای مختلف می‌توانند سند مورد نظر خود را از میان اسناد متنوع، به راحتی جستجو کنند. با استفاده از این نرم افزار، همچنین امکان اصلاح اسناد مالی نیز وجود دارد؛ بنابراین اگر بعضی از اسناد فهرست شده، دارای اشکالات و یا خطاهایی باشند می‌توان نسبت به برطرف کردن این نقص‌ها اقدام نمود.
ویژگی‌های پیشرفته ترین نرم افزار حسابداری هوشمند نوین
این نرم افزار با ساده کردن سیستم‌های حسابداری، می‌تواند کنترل مالی یک شرکت را در اختیار مخاطبان غیر حسابداری، قرار دهد. براین اساس با کم‌ترین میزان از آموزش، می‌توان اسناد مختلف مالی از جمله اسناد حقوق و دستمزد کارکنان یک سازمان، سند افتتاحیه و اختتامیه و … آن را در دوره‌های مختلف مالی، در این سیستم ثبت و ذخیره نمود. این کار با توجه و مطابقت کامل با معیارهای قانونی، انجام می‌گیرد. استفاده از این سیستم نرم افزاری، نقش قابل توجهی در کاهش خطاهای انسانی، ایفا می‌کند و اسناد، با شفافیت کامل در این سیستم هوشمند، ذخیره و ثبت می‌گردند.
جمع بندی کلی
پیشرفته‌ترین نرم افزار حسابداری برای ثبت سند افتتاحیه و اسناد مهم مالی کسب وکارها، سیستم حسابداری هوشمند نوین است که علاوه بر ارائه فرم‌های جامع برای ثبت داده‌های مالی، به سادگی و با امنیت به حفظ اطلاعات و ارائه گزارش‌های دقیق مالیتان کمک می‌کند. از جمله این گزارش‌ها می‌توان گزارش ترازهای مالی شرکت و دفاتر حساب و همچنین مرور کردن انواع حساب‌ها و … اشاره کرد. بنابراین صاحبان کسب وکارهای مختلف شرکتی و غیر‌شرکتی، فروشگاهی و تولیدی و… می‌توانند از امکانات این نرم افزار برای ثبت نمودن انواع اسناد مالی شرکت خود، از جمله سند افتتاحیه، اقدام نمایند تا از این طریق بتوانند تمام مراحل انجام کار را با سرعتی بالا و امنیتی قابل توجه، به اتمام برسانند. برای مطالعه بیشتر در باب این موضوع اینجا کلیک کنید.
منبع: وبلاگ هوشمند نوین