کسب و کارهای کوچک مدت زمان زیادی را صرف امور مالی خود می کنند. در حالی که این کار اولویت محسوب نمی شود. برای حفظ حیات کسب و کار شما بسیار ضروری است که بدانید پول خود را باید دقیقا چه جاهایی هزینه کنید. آیا بیش از درآمدتان هزینه می کنید؟ باید به این اطلاعات تسلط کافی داشته باشید.
به همین دلیل است که داشتن سه سند مالی زیر برای شما ضروری است. این اسناد می توانند به شما کمک کنند بفهمید که آیا دارید بیش از حد پول خرج می کنید و چگونه می توانید جلوی آن را بگیرید.
جریان نقدینگی
بیانیه ی جریان پول نقد شما احتمالا مهم ترین و قابل فهم ترین سند مالی است که در اختیار شما قرار دارد.
اما چرا؟ چون این سند نشان می دهد که کسب و کار شما در طول یک دوره ی حسابداری چگونه و چه مقدار پول نقد را تولید کرده است. این دوره حسابداری می تواند یک ماهه و گاهی سه ماه یکبار باشد. این کار به شما کمک می کند که روند مدیریت نقدینگی خود را بهتر پیش ببرید تا کسب و کارتان بتواند به تمام تعهدات مالی خود وفادار بماند.
یک بیانیه ی پول نقد شامل موارد زیر است:
جریان های نقدینگی که جنبه ی درآمدی دارند مانند فروش ها، وام ها و سرمایه گذاری ها.
جریان های نقدینگی که جنبه ی هزینه ای دارند مانند هزینه های ماهیانه کسب و کارتان و هزینه های خرید لوازم و تجهیزات کاری.
جریان نقدینگی می تواند به سادگی و از طریق فرمول زیر محاسبه شود:
میزان نقدینگی نهایی میزان نقدینگی اولیه + جریان نقدی ورودی (درآمدها) – جریان نقدی خروجی (هزینه ها)
ترازنامه
بسیاری از حسابداران ترازنامه را سندی توصیف می کنند که مانند یک عکس فوری از شرایط مالی شرکت در یک نقطه ی زمانی خاص (معمولا پایان هر سال) است. به این دلیل که این سند نشان می دهد که یک شرکت چه دارایی ها و چه بدهی هایی را از یک تاریخ زمانی خاص داراست.
در نهایت ترازنامه از معادله زیر استفاده می کند:
دارایی ها بدهی ها + دارایی های مالک
دارایی های شما باید با بدهی ها و دارایی های مالک برابری کند. این به این معنی است که هر دو طرف باید متعادل باشند.
دارایی ها شامل دارایی های فعلی، مانند پول نقد یا هر چیزی مثل دارایی های ثابت که می توان فروخته شود، هستند. دارایی های ثابت آنهایی هستند که شما هیچ برنامه ای برای فروش آن ها ندارید مانند زمین یا تجهیزات.
در مورد بدهی ها، بدهی های کوتاه مدت مانند حساب های قابل پرداخت و بدهی های بلند مدت مانند وام بانکی وجود دارند.
به طور ساده تر، دارایی مالک همان پولی است که در کسب و کار شما سرمایه گذاری شده است منهای پولی که از ابتدای شروع کسب و کارتان از آن خارج کرده اید و به درآمد خودتان اضافه کرده اید.
سود و زیان
بیانیه ی سود و زیان که بیانیه ی درآمدی نیز نامیده می شود، یک هدف اصلی دارد: شما را آگاه کند که آیا واقعا درآمدی دارید یا خیر؟
این بیانیه شامل دو قسمت می شود؛ سود و هزینه های عملیاتی شما.
سود شما شامل موارد زیر است:
درآمدهای عملیاتی، مانند فروش کالاها و خدمات.
درآمدهای غیر عملیاتی، مانند اجاره.
سود حاصل از فروش بلندمدت دارایی ها، مانند ارزش ملک و تجهیزات.
هزینه ها شامل مواد زیر هستند:
هزینه های عملیاتی، مانند حقوق و دستمزد.
هزینه های غیر عملیاتی، مانند بهره وام.
زیان های حاصل از فروش دارایی ها.
در اغلب موارد، فریلنسرها فقط با هزینه ها و سودهای عملیاتی سر و کار دارند.
سایر اسنادی که باید به آن ها توجه نمایید
در حالی که اسناد فهرست شده در بالا باید بالاترین اولویت شما باشند، اسناد و مدارک دیگری نیز وجود دارند که باید آن ها را آماده نمایید.
این اسناد را آماده داشته باشید، به ویژه زمانی که فصل پرداخت مالیات است:
فاکتورها: این مورد برای فریلنسرها مهم تر از صاحبان کسب و کارهای کوچک است. چون فریلنسرها مستقیما برای ارائه ی خدمات به مشتریان پول دریافت می کنند. فاکتورها بخشی از رکوردهای فعالیت های مالی شما هستند، برای جریان نقدینگی شما ضروری هستند و به صورت قانونی قرارداد در نظر گرفته می شوند.
وقایع ورود و خروج وسایل نقلیه: این مورد تنها زمانی که شما از یک وسیله نقلیه برای اهداف کسب و کار خود استفاده می کنید، لازم است. شما می توانید هزینه های عملیاتی وسایل نقلیه را به هنگام پر کردن فرم مالیاتی کم کنید.
خلاصه ای از هزینه های دفتر/خانه: در صورتی که در خانه کار می کنید می توانید درصدی از هزینه های خانه، تعمیرات و نگهداری منزل، بیمه منزل و بهره وام یا اجاره مسکن را به عنوان هزینه های کاری خود لحاظ نمایید.
سخن پایانی
اگر می خواهید کسب و کارتان موفق شود، چه یک شرکت کوچک را اداره می کنید و چه فریلنسری هستید که در خانه کار می کنید، باید این اسناد را به منظور کنترل و مدیریت بودجه و هزینه های خود داشته باشید. مهم تر از همه اینکه این اسناد می توانند به شما کمک کنند که بفهمید آیا کسب و کارتان پولساز است یا در حال زیان کردن هستید!