راه اندازی و مدیریت یک کسب و کار کوچک میتونه با چالش های زیادی همراه باشه. یکی از اولین و همینطور بزرگترین این چالش ها اینه که بدونیم ما چقدر سود کردیم؟ یا اینکه اگر داریم ضرر میدیم، کجای کار اشتباهه. شاید در ابتدای کار فکر کنیم که میتونیم از پسش بر بیایم. همه اطلاعات روی کاغذ یا در یک فایل اکسل مینویسیم و موارد کوچک هم حفظ میکنیم. البته که نیازی به حسابدار هم نداریم. اما بعد از گذشت یه مدت و بزرگ شدن کسب و کار متوجه میشیم که سررشته کارها داره از دستمون در میره. دیگه با ماشین حساب و بررسی یه کوه فاکتور و اسناد نمیشه به این راحتی ها از پس کار بر اومد. بعلاوه وقت زیادی رو داریم برای رسیدگی به حسابهامون هدر میدیم، بجای اینکه تمرکزمون رو بذاریم روی کسب و کار، و فروش رو افزایش بدیم. حالا باید چیکار کنیم؟ هزینه استخدام یک حسابدار که برای یک کسب و کار کوچک میتونه زیاد باشه. بهترین راه استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین هست،راه دیگه استفاده از یک نرم افزار حسابداری ساده است که کارمون رو سبک کنه و اجازه بده به اهداف بزرگترمون برسیم. این مقاله شما رو با ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب که به درد کسب و کار کوچک شما بخوره آشنا میکنه.
سازمان دهی
نرم افزار حسابداری به صاحبان مشاغل امکان می دهد که سازمان یافته شوند و تمام داده ها و اطلاعات خود را در مکانی مشخص قرار دهند. به عنوان مثال در صورتی که یک فاکتور مربوط به امور تجاری به نحوی اشتباه به ثبت برسد، این امر می تواند برای کسب و کار مورد نظر دردسر باشد.
چنانچه از نرم افزارهای حسابداری در ثبت چنین فاکتورهایی استفاده شود، امکان بروز خطا و اشتباه به حداقل می رسد. صاحبان مشاغل می توانند با استفاده از چنین امکاناتی، فاکتورها و رسیدهای مورد نظر را در کوتاه ترین زمان ممکن جستجو کرده و در صورت وجود مشکلی به اصلاح آن بپردازند.
چنین نرم افزارهایی امکان ذخیره سازی پرونده های مختلف را به کاربران می دهند. ذخیره سازی پرونده ها سبب می شود که حسابداری کسب و کارها سازمان یافته شود. از طرفی امکان دسترسی راحت به پرونده های مختلف، فراهم می شود.
سرمایه گذاری و صرف هزینه برای نرم افزارهای مختلف، سبب می شود که صاحبان مشاغل کوچک حسابداری را با مهارت و سهولت بیشتری انجام دهند. در ضمن به کارگیری چنین ابزارهایی موجب می شود که صاحبان مشاغل به جای صرف زمان زیاد برای رسیدگی به امور مالی، بطور هوشمندانه عمل کنند.
افزایش دقت
خطاهای انسانی در امور حسابداری، اجتناب ناپذیر است و همواره بخشی از فعالیت های روزمره تجاری به حساب می آید اما بروز چنین خطاهایی در کسب و کارها می تواند برای مشاغل مختلف بسیار مضر باشد. مثلا در صنف فروشگاهی،سرمایه گذاری در بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی، امکان بروز خطا و اشتباه در امور مختلف به حداقل می رساند.
در واقع نرم افزارهای حسابداری، به منظور جلوگیری از هرگونه خطای انسانی طراحی شده اند. محاسبات مختلف مالی به کمک چنین نرم افزارهایی انجام می شود و با این کار امکان بروز اشتباه در محاسبات به حداقل خواهد رسید.
برخی از نرم افزارهای حسابداری به کاربران خود امکان می دهند تا با برنامه ریزی های صحیح، بدهی مالیاتی خود را پرداخت کنند. چنین نرم افزارهای بسیار دقیق و قابل اعتماد هستند. بنابراین می توانید با اطمینان خاطر امور مالیاتی را به آنها بسپارید و مالیات خود را در موعد مقرر پرداخت کنید.پرداخت مالیات در موعد مقرر سبب می شود که مشاغل مختلف از جریمه های مالیاتی در امان بمانند و در نهایت کسب و کارها با ضرر و زیان های مالی، مواجه نشوند.
ثبت و ارسال فاکتور بدون دردس
شاید بشه گفت خرید و فروش، بیشترین عملیات مالی‌ست که هر کسب و کار با اون سروکار داره. پس لازمه هر نرم افزاری که انتخاب میکنید این توانایی را داشته باشه که به سادگی و بدون نیاز به وارد کردن اطلاعات پیچیده حسابداری، فاکتور ثبت کنه. #حسابفا امکان ثبت فاکتور و پیش‌فاکتور را برای شما فراهم میکنه. همچنین با امکان ارسال فاکتور آنلاین دیگه نیازی نیست پیگیر مشتری باشید تا فاکتور را تسویه کنه، تنها با چند کلیک ساده نه تنها فاکتور را ثبت و برای مشتری میفرستید، بلکه مشتری با یک کلیک میتونه وجه فاکتور را هم تسویه کنه.
صدور اتوماتیک اسناد
نرم افزار حسابداری قراره کار شما را ساده کنه، پس اینکه در شرکت شما،اسناد بصورت خودکار توسط بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی ثبت بشوند و نیاز نباشه برای ثبت هر سند خود را درگیر تعاریف پیچیده حسابداری کنید یک ویژگی خیلی اساسی محسوب میشه. مخصوصا اگر دانش حسابداری ندارید، پس انتخاب نرم افزاری که برای نیازهای شما ساخته نشده، باعث میشه از رسیدگی به حساب هاتون فراری بشید.
دسترسی به وضعیت دقیق حساب اشخاص
پول شما دست طرف حساب های شماست، پس لازمه بدونید دقیقا وضعیت حساب هر کدام از این افراد به چه صورت هست. نرم افزار حسابداری شما باید دید دقیقی از وضعیت حساب اشخاص در اختیار شما قرار بده تا بتونید هرچه سریعتر نسبت به تسویه حساب ها اقدام کنید.
قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری به چه نکاتی باید توجه کنیم؟
آیا نرم افزار حسابداری مورد نظر، قابلیت ارتقا دارد؟
در هنگام انتخاب نرم افزارهای حسابداری، توجه داشته باشید که نرم افزار مورد نظر، قابلیت اضافه کردن امکانات مختلف را داشته باشد. به عنوان مثال یکی از امکاناتی که کسب و کارهای کوچک با گذشت زمان به آن نیاز خواهند داشت، حسابداری حقوق و دستمزد است. اطمینان حاصل کنید که نرم افزار مورد نظر، قابلیت افزودن امکانات مختلف را داشته باشد. همچنین در مورد آپلود چنین نرم افزارهایی به نرم افزارهای دیگر تحقیق کنید.
آیا بانک از آن پشتیبانی می کند؟
امکان پیگیری معاملات مالی از طریق نرم افزارهای حسابداری بسیار مهم است و سبب صرفه جویی در زمان می شود. لذا وجود چنین امکاناتی را در نرم افزار حسابداری در نظر بگیرید.
آیا باید آنلاین باشد؟
نرم افزار حسابداری آنلاین، نرم افزاری مبتنی بر وب است که از طریق یک مرورگر اینترنتی و با امنیت کافی مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزارهای حسابداری آنلاین برای سهولت دسترسی به داده های حسابداری پیشین، بسیار مناسب هستند.
آیا دسترسی برای برخی از کاربران را محدود می کند؟
چنانچه بیشتر از یک نفر از نرم افزارهای حسابداری استفاده کند، لازم است که دسترسی به داده های مختلف برای افراد دیگر محدود شود. لذا در نظر گرفتن محدودیت های دیگر کاربران بسیار مهم است.
آیا نرم افزار حسابدارینسخه آزمایشی دارد؟
پیش از خریداری نرم افزارهای مختلف حسابداری، بهتر است که نسخه رایگان آن را در مدت مشخصی، مورد استفاده قرار داده و به نوعی آزمایش کنید تا دریابید که چنین نرم افزاری برای کسب و کار شما مفید است یا خیر؟