در پایان سال مالی، حسابهای موقت باید بسته شوند. حسابهای موقت حساب‌هایی هستند که در پایان سال مالی بسته میشوند و مانده آنها به سال مالی بعد منتقل نمیشود.
سیستم حسابداری باید کلیه اطلاعات مالی مؤسسه را شناسایی، اندازه‌گیری، ثبت، طبقه‌بندی و در قالب صورت‌های مالی تلخیص نماید تا اطلاعات مفیدی را برای استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری فراهم کند. فرایند حسابداری شامل یک سری عملیاتی است که بطور پیاپی در هر دوره‌مالی تکرار میشود. این عملیات پیاپی را چرخه حسابداری میگویند.
حسابهای موقت فقط مربوط به دوره مالی مشخص و شامل تمام حسابهای صورت سود و زیان و حساب برداشت مالک می‌باشند و کلیه حسابهای موقت در پایان سال مالی به کمک بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین بسته میشوند.
در مقابل، حسابهای دائمی مربوط به یک یا چند دوره مالی آینده هستند و شامل تمام حسابهای صورت‌وضعیت مالی (ترازنامه) هستند و حسابهای دائمی دوره به دوره بسته نمیشود و مانده‌حساب‌های دائمی باید به دوره مالی بعد منتقل شوند.
اصلاح حساب با تعدیل سنواتی
حساب تعدیلات سنواتی یک ابزار خیلی خوب برای اصلاح حساب های موقتی است. این حساب ها معمولا از سال قبل جامانده اند و انقدر مهم هستند که باید تاثیرات آنها در سال جاری مشخص باشند. اما فقط تعدیل حسابها مهم نیست و انعکاس تاثیرات مالیاتی مهمتر است.از این رو حسابدار یک مجموعه در کنار اجرای تعدیلات سنواتی می بایست توانمندی انعکاس مالیاتی را نیز بخوبی بداند. هر تعدیلی در معاملات مانند خرید و فروش قطعاً در دیگر سامانه های مالیاتی به جز دفاتر تاثیر گذار خواهد بود.به عنوان مثال شما اگر فاکتور خرید سال قبل را در حسابهای سال جاری تعدیل کنید حتما می بایست در سامانه مالیات بر ارزش افزوده و صورت معاملات فصلی ویرایش بزنید.
حساب تعدیلات سنواتی (سود و زیان انباشته) طی دوره جاری می تواند بدهکار یا بستانکار گردد، مأمورین مالیاتی در زمان رسیدگی گردش حساب مذکور و مستندات مربوطه را اخذ و ضمن بررسی صحت محاسبات مربوط، با رعایت مقررات زیر اقدام می نمایند:
اقلام بدهکار حساب مذکور در صورتی که موجب کاهش درآمد مشمول مالیات ابرازی شده باشد، برگشت و به درآمد مشمول مالیات عملکرد مورد رسیدگی در نرم افزار حسابداری چند شرکتی اضافه می گردد به استثنای موارد زیر:
اقلام مربوط به هزینه های سنوات قبل (در صورت انطباق با مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ قانون مالیاتهای مستقیم) ، مشروط بر اینکه مربوط به درآمدهای مشمول معافیت مالیاتی و یا مالیات مقطوع نبوده و یا درآمد مشمول مالیات سال مربوط از طریق علی الرأس تعیین نگردیده باشد. بدیهی است در صورتیکه بخش از درآمدهای سال مربوط معاف یا مشمول مالیات مقطوع بوده باشد هزینه ها به نسبت درآمدها با رعایت مقررات تسهیم می شود.
اقلام مربوط به برگشت از فروش و تخفیفات و یا اصلاحات فروش براساس مستندات مربوط، مشروط بر اینکه مربوط به درآمدهای معاف یا مشمول مالیات مقطوع نباشد.
اقلام بستانکار حساب مذکور به استثنای موارد زیر به درآمد مشمول مالیات عملکرد سال مورد رسیدگی اضافه می گردد.
اقلامی که توسط واحد مالیاتی به درآمد مشمول مالیات سنوات قبل اضافه شده است.
درآمدهایی که در سنوات مربوط معاف از پرداخت مالیات بوده اند. (توجه خواهند داشت در مواردی که مبنای محاسبه معافیت درآمدهای ابرازی بوده است در این صورت به علت عدم ابراز در سال مربوط مشمول مالیات می باشد.)
درآمدهای مشمول مالیات مقطوع. (در صورتی که مالیات متعلق به درآمدهای مذکور در اجرای مقررات قانونی مربوط مطالبه یا پرداخت نشده باشد با رعایت مقررات نسبت به مطالبه آن اقدام شود.)
اقلام مربوط به برگشت هزینه هایی که مؤدی در دوره مربوط (سال شناسایی هزینه) مشمول معافیت یا مشمول مالیات به نرخ مقطوع بوده است.
در موارد زیر ممکن است دفاتر با چالش مواجه شود:
اقلام بدهکار حساب تعدیلات سنواتی هیچ گونه تأثیری بر درآمد مشمول مالیات دوره مورد رسیدگی ندارد.
اقلام بستانکار حساب تعدیلات سنواتی چنانچه مربوط به برگشت هزینه سنوات قبل بوده و در سال مربوط به عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی پذیرفته شده است، عیناً به درآمد مشمول مالیات سال مورد رسیدگی اضافه می شود.
اقلام بستانکار حساب تعدیلات سنواتی که مربوط به حساب درآمد باشد، چنانچه در سال مربوط درآمد مشمول مالیات از طریق رسیدگی به دفاتر تعیین و هزینه های مرتبط با اقلام درآمدی مذکور در آن سال به عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی توسط نرم افزار حسابداری فروشگاهی محاسبه و پذیرفته شده باشد در این صورت کل درآمد منظور شده در بستانکار حساب تعدیلات سنواتی به درآمد مشمول مالیات سال مورد رسیدگی اضافه شود در غیر این صورت با اعمال ضریب نسبت به تعیین درآمد مشمول مالیات درآمد مورد نظر اقدام و به درآمد مشمول مالیات سال مورد رسیدگی اضافه میشود.
عملیات حسابداری
عملیات حسابداری به ترتیب عبارتاند از:
جمع‌آوری اطلاعات مالی
تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی
ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه (ورود اطلاعات اولیه)
نقل اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل
تهیه تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل (ثبت اصلاحات در دفتر روزنامه و انتقال آن به دفتر کل)
تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
بستن حسابهای موقت (انجام ثبت‌های مربوط به بستن حسابهای موقت در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل)
تهیه تراز آزمایشی (اختتامی)
تهیه ترازنامه و بستن حسابهای دائمی
عملیات حسابداری در دو مقطع انجام میشود: الف: در طول دوره مالی ب: در پایان دوره مالی. عملیات ردیف‌های یک تا چهار فوق در طول دوره مالی و بقیه آنها در پایان دوره مالی انجام میشود. البته حسابداران میتوانند در هر مقطع زمانی که مورد نیاز باشد تراز آزمایشی (اصلاح نشده) را تهیه نمایند.
پس از ثبت بستن حسابهای موقت در دفتر روزنامه و انتقال آن به دفتر کل، مجدداً از روی مانده ی حسابهای دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه میشود که به آن تراز آزمایشی اختتامی میگویند. سپس از روی تراز آزمایشی اختتامی، ترازنامه تهیه میشود. نهایتا پس از آن که کلیه صورت‌های مالی از جمله ترازنامه تنظیم گردید، حسابهای دائمی نیز بسته خواهند شد و بدین ترتیب چرخه حسابداری مؤسسه تکمیل میشود.
ثبت بستن حسابهای موقت
در پایان دوره مالی، مانده‌حساب‌های موقت (درآمد، هزینه، سود خالص یا زیان خالص، برداشت ) را از طریق ثبت بستن حسابها، به‌حساب سرمایه منتقل میشوند. صورت تغییرات در حقوق مالکانه نتیجه بستن حسابهای موقت را نشان می‌دهد.
با بستن حسابهای موقت مانده آنها صفر میشود و این حسابها آماده جمع‌آوری داده‌ها در دوره مالی بعدی جدا از داده‌های دوره‌های قبلی میشوند.
بستن حسابهای موقت در دفتر روزنامه و دفتر کل، مرحله‌ای ضروری در چرخه حسابداری است.
بستن حسابهای موقت پس از تهیه صورت‌های مالی انجام میشود. برخلاف مراحل چرخه حسابداری که قبلاً گفتیم، واحدهای تجاری معمولاً بستن حسابهای موقت را فقط در پایان سال مالی انجام می‌دهند. بنابراین، حسابهای موقت شامل تمام گردش حساب دوره مالی میشوند.
برای بستن حسابهای موقت می‌توان حسابهای صورت سود و زیان را مستقیماً به‌حساب سرمایه بست ولی انجام این کار منجر به ثبت جزئیات بیش‌از‌حد در حساب سرمایه میشود.
به همین دلیل شرکت‌ها حسابهای درآمد و هزینه را به‌حساب موقت دیگری به نام حساب خلاصه سود و زیان می‌بندند. سپس سود خالص یا زیان خالص حاصل از حساب خلاصه سود و زیان را به‌حساب سرمایه منتقل می‌کنند.
حساب خلاصه سود و زیان فقط به‌طور موقت در طول فرآیند بستن حسابهای موقت باز و بسته میشود و در هیچ زمان دیگری از حساب خلاصه سود و زیان استفاده نمیشود.
ثبت بستن حسابهای موقت ابتدا در دفتر روزنامه انجام و سپس به حسابها در دفتر کل منتقل میشوند.
عموماً اطلاعات مورد‌نیاز برای ثبت بستن حسابهای موقت، مستقیماً از مانده‌حساب‌های دفتر کل تهیه میشود. می‌توان هر حساب را جداگانه به حساب خلاصه سود و زیان بست، اما چهار ثبت زیر نتیجه بهتری را نشان می‌دهد:
هر حساب درآمد را به میزان مانده آن بدهکار کنید و حساب خلاصه سود و زیان به مبلغ جمع کل درآمدها بستانکار کنید.
حساب خلاصه سود و زیان را به مبلغ جمع کل هزینه‌ها بدهکار کنید، و هر حساب هزینه را به میزان مانده آن بستانکار کنید.
۳.اگر سود خالص داشته باشیم، حساب خلاصه سود و زیان را بدهکار و حساب سرمایه را به مبلغ سود خالص بستانکار کنید.
اگر زیان خالص داشته باشیم (بیشتر بودن هزینه‌ها از درآمدها)، حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار و حساب سرمایه را به مقدار زیان خالص بدهکار کنید.
حساب سرمایه را به میزان مانده‌حساب برداشت بدهکار کنید و حساب برداشت را بستانکار کنید. (حساب برداشت مستقیماً به سرمایه بسته میشود و به‌حساب خلاصه سود و زیان بسته نمیشود، زیرا برداشت هزینه نیست).
منبع : اصول حسابداری فروشگاهی چیست؟