حسابداری آنلاین چیست؟
حسابداری آنلاین که از آن با عنوان حسابداری اینترنتی یا حسابداری ابری هم یاد می شود روشی جدید است که با استفاده از آن می توان با اینترنت و نرم افزار، از راه دور نیز به اطلاعات حسابداری یک واحد اقتصادی دسترسی داشت و اقدامات لازم را در زمینه حسابداری انجام داد. از آنجا که این امور در فضای آنلاین (فضای ابری) انجام می گیرد نیازی به نصب نرم افزار بر روی کامپیوتر وجود ندارد و نرم افزار حسابداری آنلاین خود به صورت آنلاین و تحت وب فعالیت می کند.
نرم افزارهای حسابداری از گذشته نه‌چندان دور تا همین امروز، بسیار مورد استقبال شرکت‌ها و حسابداران قرار گرفته است. چراکه با کمک این نرم افزارها، ارتباطات بین واحدها منسجم‌تر شده، حساب‌ها منظم‌تر و در مجموع امور مالی یک شرکت یکپارچه و سیستماتیک می‌گردد.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب
یک نرم افزار حسابداری تحت وب، نرم افزاری است که بر روی یک سرور در اینترنت نصب می شود. به آن نرم افزار حسابداری ابری هم می‌گویند. برای استفاده از آن تنها به یک مرورگر و اتصال به اینترنت نیاز است. استفاده از این نسل از نرم افزارهای حسابداری مزایای بسیاری دارد که در ادامه به برخی از آنها اشاره می کنیم.
۱- همیشه در دسترس
یکی از مشکلات استفاده از نرم افزار حسابداری ویندوزی این است که برای استفاده از آنها چه به عنوان حسابدار و چه به عنوان مدیر لازم است در محل شرکت حضور داشته باشید. باید حتما پای کامپیوتر بنشینید تا بتوانید گزارش مورد نظر خود را بگیرید و یا ثبت اسناد را انجام دهید. حالا نرم افزار حسابداری اندروید یا تحت وب را در نظر بگیرید و مقایسه کنید.
۲- امنیت بالاتر
اطلاعات مالی کسب و کار شما از حساسیت و اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. از بین رفتن و یا دسترسی افراد غیر مجاز به این اطلاعات می تواند صدمه بزرگی به کسب و کار شما وارد کند.
• بخشی از اقداماتی که برای تامین امنیت اطلاعات مالی در بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین انجام می‌دهیم:
• تامین امنیت فیزیکی سرورها
• استفاده از آنتی ویروس اورجینال
• استفاده از فایروال سخت افزاری و نرم افزاری
• پشتیبانی گیری خودکار اطلاعات
• رمزگذاری اطلاعات
• احراز هویت دو مرحله ای
۳-هزینه کمتر
وقتی صحبت از هزینه کمتر نرم افزار حسابداری تحت وب می کنیم منظور صرفا قیمت نرم افزار نیست. منظور کل هزینه ای است که برای استفاده از نرم افزار حسابداری توسط کسب و کار باید پرداخت شود. برای استفاده از یک نرم افزار حسابداری تحت ویندوز علاوه بر هزینه خرید، موارد دیگری هم هزینه‌بر هستند.
مواردی مثل:
• نیاز به سرور
• شبکه محلی
• فضای پشتیبانی گیری
• لایسنس آنتی ویروس
• کارشناس IT
• هزینه پشتیبانی سالیانه
4 – ایجاد یک اکوسیستم برای کسبوکار
استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی به شما به عنوان مدیر یا صاحب مجموعه این امکان را می‌دهد که برای کسبوکار خود یک اکوسیستم بسازید. ساخت اکوسیستم به معنی یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت مجموعه است.
در واقع بسیاری از نرم افزارهای حسابداری چه آنلاین باشند یا نه به سیستم‌های دیگری چون نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزار حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و غیره متصل و با آنها به رد و بدل کردن اطلاعات می‌پردازند؛ بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین یعنی وارد شدن به سیستم مدیریت متمرکز همه‌ی اجزای یک مجموعه.
5 – رفع مشکلات نرم افزار بدون نیاز به نصب مجدد
یکی از دلایل ارائه‌ی بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی، دوری از هزینه‌های متفاوت استقرار و نصب پروژه است. در گذشته بابت بروز رسانی و هر گونه خطا و موضوعی در سیستم، شرکت‌ها مجبور به نصب مجدد نرم افزار داشتند که هزینه‌های زیادی را به آنها تحمیل می‌کرد.
در ادامه لازم به ذکر است حسابداری آنلاین برای تولیدکنندگان نرم افزار امنیت شغلی به همراه می‌آورد. علاوه بر آن هزینه‌های اضافه‌ی پشتیبانی ناشی از خرابی و کانفیگ سرور را از تولیدکننده کسر می‌کند.
همین‌طور با ارائه‌ی قیمت‌های مناسب‌تر و بسته‌های رایگان، مشتریان بیشتری را در بازار خود نگه می‌دارد. شما می‌توانید از فروشندگان نرم‌افزار حسابداری آنلاین، نسخه‌ی دائمی بر روی سرور خود درخواست کنید؛ که در این صورت ممکن است قیمت کمی متفاوت شود.
مهمترین معایب نرم افزارهای حسابداری آنلاین
اگر بخواهیم واقع بین باشیم باید بگوییم که معایب و مزایای استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین تقریبا برابر هستند، بنابراین هرکس باید با توجه به نیاز خود این معایب و مزایا را بسنجد و نسبت به انتخاب نرم افزارهای آفلاین و آنلاین اقدام کند. در ادامه به برخی از مهمترین معایب نرم افزارهای حسابداری آنلاین اشاره می کنیم.
1 – عدم پاسخگویی به نیازهای مشتریان در طولانی مدت
به‌کارگیری حسابداری آنلاین و ابزارهای دیگر مانند اتوماسیون یا نرم‌افزارهای ارتباط با مشتری نمی‌تواند به‌صورت مادام و دائمی باشد؛ زیرا با افزایش داده‌های مجموعه، هزینه‌های اضافی برای تولیدکننده پیش می‌آید از جمله: هزینه‌ی نگهداری اطلاعات، جستجو، استفاده از گزارشات، به‌کارگیری کامل از نرم‌افزار.
2 – روند صعودی هزینه نگهداری داده‌های نرم افزار
افزایش هزینه برای تولیدکننده، الزام به تغییر قیمت و تغییر پلن، عمر به‌کارگیری حسابداری آنلاین را کوتاه می‌کند؛ به‌عبارت دیگر شما مدت محدودی قادر به استفاده از ابزارهای حسابداری آنلاین هستید؛ زیرا رفته‌رفته به هزینه‌های نگهداری و وابستگی به یک شریک تجاری افزایش پیدا خواهد کرد.
3 – خطری به نام عدم امنیت در داده‌های سیستمی
مخازن اطلاعاتی بزرگ همواره هدف جذابی برای نفوذگران است. امنیت همواره یک آیتم نسبی است؛ اما اگر با شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین همکاری می‌کنید، نسبت به ارائه راه‌حل‌های امنیت اطلاعات کاملاً اطمینان حاصل کنید.
4 – امنیت
یکی از مزایای نرم افزارهای حسابداری آنلاین این است که شما می توانید به جای استخدام یک یا چند حسابدار از خدمات حسابداری شرکت ها استفاده کنید. شرکت ها با حسابدارها خبره می توانند اطلاعات شما را از راه دور مدیریت کنند. اما این مسئله خود می تواند یک تهدید امنیتی مهم نیز باشد. اما در صورتی که از نرم افزار حسابداری آفلاین استفاده کنید، احتمالا با شناخت نسبتا خوبی نسبت به استخدام حسابدار اقدام می کنید و کمی از جهت امنیت مطمئن تر خواهید بود.
درنهایت باید گفت طراحی و پیاده‌سازی نرم افزارهای حسابداری تحولی عظیم در سیستم مدیریت مالی در سراسر جهان بوده و نرم افزار حسابداری آنلاین این نوآوری مفید را تکمیل کرده است.
شاید شما به‌عنوان مؤسس یک کسبوکار توانایی شگرفی در خلق ایده‌های مختلف برای فروش بیشتر و بازاریابی داشته باشید. بهتر است این امر را به یک نرم‌افزار حسابداری معتبر بسپارید و دورادور و با دقت بالایی بر آن نظارت داشته باشید.
سایر عوامل تاثیر گذار بر نرم افزار حسابداری تحت وب
علاوه بر عواملی که در بالا ذکر شد، برخی امکانات در نرم افزارهای حسابداری آنلاین وجود دارد که می توان آنها را مزایایی منحصر به فرد به شمار آورد، البته باید توجه داشته باشید از هر شرکتی که اقدام به تهیه نرم افزار آنلاین حسابداری کنید باید با مشاور شرکت مربوطه مذاکره کنید تا ببینید کدام یک از پلن های نرم افزاری می تواند نیازهای شما را برآورده کند، بنابراین ممکن است همه این مزیت های نام برده شده در یک نرم افزار گنجانده نشده باشند.
منبع :