هنگامی که شخصی در دفتر، اداره یا کارخانه کار می‌کند، مادری در خانه، آشپزخانه یا حیاط آشپزی و رفت و روب می‌کند یا جوانی در حال درس خواندن است، برای رسیدن به نتیجه مناسب در همه این فعالیت‌ها، تمرکز لازمه اصلی آن‌ها است.
از صبحی که بیدار می‌شویم تا لحظه‌ای که سر بر بالین می‌گذاریم، عوامل بسیار زیادی برای پرت‌کردن حواس ما در تلاش هستند. کافی است نگاهی به دور و بر خود بیندازید تا چند مجرم اصلی را بیابید. گوشی هوشمند، کنسول بازی، تلویزیون و لپتاپ، خود به تنهایی می‌توانند خلقی را از کار کردن بیندازند.
تصور نکنید این مشکل فقط در ایران وجود ندارد، اینگونه نیست. کشورهای توسعه‌یافته که خود سازنده بهترین و باکیفیت‌ترین وسایل پرت‌کردن حواس هستند، از تاثیرات مخرب آن در امان نیستند. بزرگان کسب و کار، دانشمندان و افرادی که با تلاش و تکیه بر همت خود توانستند تمرکز را دست‌مایه کار کردن خود قرار دهند، در این زمینه صاحب نظر هستند.
در ادامه، روش‌های مختلفی را از زبان بزرگانی چون آیزن هاور، وارن بافت و آیوی لی برای رسیدن به بالاترین درجه تمرکز می‌خوانیم.
استراتژی «2 فهرست» وارن بافت برای افزایش تمرکز
اسطوره سرمایه‌گذاری در کسب و کار، وارن بافت، یکی از بهترین روش‌ها برای افزایش تمرکز را اختراع کرده است. او با این روش، به کارمندان خود کمک می‌کند تا بتوانند تصمیم‌های بهتری در کار، زندگی و آموزش خود بگیرند. این روش از 3 مرحله تشکیل شده است:
روزی وارن بافت از خلبان شخصی خود خواست تا با یکدیگر استراتژی 2 فهرست را تمرین کنند.
مرحله 1: بافت از خلبان، مایک فلینت، درخواست کرد تا 25 هدف اصلی را از انجام دادن شغلش یعنی خلبانی بنویسد. مایک زمانی را تامل کرد و 25 هدف اصلی خود را نوشت (شما می‌توانید این 25 هدف را برای بازه زمانی کمتر، مثلا کارهای مهمی که باید در طول هفته آینده انجام دهید، تعیین کنید).
مرحله 2: سپس، بافت از فلینت خواست تا فهرست را بررسی کند و دور 5 هدف مهم‌تر دایره بکشد. دوباره، فلینت کمی تامل کرد و دو 5 هدفی را که بنظرش مهم‌تر از بقیه بودند، خط کشید.
مرحله 3: در این زمان، فلینت 2 فهرست داشت. 5 هدف مهم‌تر که دورش دایره کشیده بود، فهرست الف و 20 هدفی که دورشان خط کشیده نشده‌بود، فهرست ب نام گرفتند.
فلینت تاکید کرد که در کمترین زمان و به سرعت روی 5 هدف مهم‌تر خود کار می‌کند. در این لحظه، بافت از او درباره فهرست دوم سوال کرد: پس تکلیف 20 هدفی که دورشان خط نکشیدی، چه می‌شود؟
مایک پاسخ داد: خب تمرکز اصلی من روی 5 هدف مهم‌تر است، اما 20 تای دیگر نیز یک ثانیه بعد از آن‌ها در ذهن من قرار می‌گیرند. آن‌ها هنوز مهم هستند و سعی می‌کنم به نسبت توان و درجه اهمیت‌شان روی آن‌ها نیز وقت بگذارم. این اهداف فوری نیستند، اما هنوز قصد دارم تا مقداری از تلاشم را به آن‌ها اختصاص دهم.
پس از آن، بافت به خلبان پاسخ داد: نه. مایک تو درست متوجه نشدی! همه اهدافی را که دورشان خط نکشیدی باید به سطل آشغال بیندازی. مهم نیست چی هستند، این موارد هیچ توجه و تلاشی از طرف تو دریافت نمی‌کنند تا زمانی که در 5 هدف مهم‌تر خود موفق شوی.
متد آیوی لی برای افزایش بهره‌وری و تمرکز
یک روز، چارلز مایکل شواب، یکی از پولدارترین مردان در سال 1918 میلادی، برای افزایش تاثیرگذاری کارمندان و کشف راه‌های جدید برای انجام‌داد کارها، جلسه‌ای را با مشاور بهره‌وری به نام آیوی لی ترتیب داد.
آیوی لی یکی از بیزنس‌من‌های شناخته شده آن زمان بود که نامی ماندگار از خود در صنعت روابط عمومی برجای گذاشت. داستان به این صورت پیش می‌رود که شواب از او در دفترش پذیرایی می‌کند و می‌پرسد: راهی را به من نشان بده که کارهای بیشتری بتوانیم انجام دهیم.
لی پاسخ می‌دهد: برای هریک از مدیرانت، 15 دقیقه به من وقت بده.
شواب پرسید: این چقدر برای من هزینه دارد؟
لی گفت: تا وقتی جواب نگیرید، هیچی. پس از سه ماه، هرچقدر که فکر می‌کنید برایتان ارزشمند بوده است، مبلغش را بصورت چک برایم بفرستید.
در طول 15 دقیقه‌ای که آیوی لی با مدیران شواب صحبت کرد، روش ساده و روتین خود را برای رسیدن به نهایت بهره‌وری شرح داد:
- در پایان هر روز کاری، 6 مورد از مهم‌ترین کارهایی که باید فردا انجام دهید، لیست کنید. بیشتر از 6 مورد چیزی ننویسید.
- 6 مورد را براساس اهمیت واقعی‌شان اولویت‌بندی کنید.
- وقتی فردا شد، فقط روی تسک یا وظیفه اول تمرکز کنید. آنقدر روی مورد اول وقت بگذارید تا تمام شود، آنگاه به سراغ مورد بعدی بروید.
- بقیه فهرست را به همین صورت تکمیل کنید. در پایان روز، هر موردی را که نتوانستید انجام دهید، به فهرست 6 کار مهم فردایش، منتقل کنید.
- این فرآیند را هر روز کاری تکرار کنید.
استراتژی ساده‌ای بنظر می‌رسید، اما شواب و مدیرانش تصمیم گرفتند این متد را امتحان کنند. پس از سه ماه، شواب از پیشرفت شرکت خود بسیار راضی بود؛ پس لی را به دفتر خود خواند و چکی به مبلغ 25 هزار دلار برایش نوشت.
چکی که در سال 1918 به مبلغ 25 هزار دلار نوشته شد، معادل 400 هزار دلار در سال 2015 ارزش داشت.
جعبه آیزن هاور: چگونه بیشتر بهره‌ور باشیم؟
استراتژی آیزن هاور برای انجام کارها و مدیریت تسک‌ها ساده است. با استفاده از ماتریس تصمیم‌گیری زیر، شما کارهایتان را براساس 4 احتمال تقسیم می‌کنید.
- فوری و مهم (کارهایی که باید به سرعت انجامشان دهید)
- مهم، ولی فوری نه (کارهایی که باید برای انجام‌دادنشان برنامه‌ریزی کنید)
- فوری، ولی مهم نه (کارهایی که باید به دیگران بسپارید)
- نه فوری، نه مهم (کارهایی که باید حذفشان کنید)
خوبی این ماتریس در این است که می‌توانید از آن برای برنامه‌ریزی‌های بلند مدت و کوتاه‌مدت بطور همزمان استفاده کنید. دستورالعملی است که می‌تواند به همه تسک‌های‌تان در طول روز سر و سامان دهد.
این مقاله کوتاه، سه متد مهم و تاثیرگذار را در افزایش تمرکز و بهره‌وری هنگام کار یا زندگی از سه فردی که اندیشه‌ها و تفکراتشان، الهام‌بخش بسیاری از مردم دنیا است، معرفی می‌کند. مقالات و ناگفته‌های زیادی درباره این سه روش وجود دارد که با کمی جستجو می‌توان به آن‌ها رسید.
شما چطور می‌توانید تمرکز خود را برای انجام کارهای مهمتان جمع کنید؟