امروزه همه ما در هر جایگاه شغلی که باشیم، خیلی از درخواست ها و مکاتبات خود را باید به صورت کتبی بیان کنیم و اگر قرار باشد این ارتباط، با یک شرکت، سازمان و یا یک شخصیت حقوقی برقرار شود، بهتر است این ارتباط در قالب “نامه اداری” نوشته شود. از طرفی دیگر به کمک رعایت اصول نگارش در این نامه ها می توانیم به راحتی و هر چه سریع تر به نتیجه دلخواه خود برسیم، زیرا در این نوشته ها سعی می شود تمامی نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی جمع آوری شود.
ایجاد ارتباطات به صورت رسمی، به عنوان یکی از مهمترین دلایل برای رسیدن به اهداف است که به کمک نامه های اداری انجام می شود. مکاتبات اداری در واقع زبان رسمی سازمان به حساب می آید و در نتیجه موجب موفقیت و پیشرفت سازمان ها خواهد شد. البته بهتر است بدانیم یکی از ارکان ساختار ادارات، نوشتار اداری خواهد بود که در واقع بیان کننده میزان دانش، تخصص و تجربه کارکنان و مدیران سازمان است.
اصول تنظیم مکاتبات اداری چیست ؟
در نگارش هر نامه اداری باید نکاتی را از قبل در نظر داشته باشیم و طبق این اصول به نگارش نامه بپردازیم از جمله موارد زیر :
هدف داشتن : باید هدف از ارسال نامه را بدانید که چه مطلبی را میخواهید منتقل کنید و انتظار چه بازخوردی دارید
تمام اطلاعاتی که باید در نامه ذکر شود و یا همراه نامه ارسال شود را آماده کنید.
برای نوشتن باید از زبان رسمی و در عین حال ساده و قبال فهم استفاده شود
از لحاظ نگارش و استفاده از علامت های ویرگول، سوال، تعجب و ... باید در جای درست و به شکل درست مورد استفاده قرار بگیرد
به لحاظ املایی و خطاهای تایپی چندین بار نامه را بررسی کنید، یک غلط تایپی می تواند به طور کل درخواست را تحت الشعاع قرار دهد
برای دانلود وورد ( word )و عکس نمونه نامه های اداری به مقاله مکاتبات اداری در سایت توانا مراجعه نمایید.
عناصر ارتباط در مکاتبات اداری
در همه ی الگو های ارتباطی سه عنصر مهم وجود خواهد داشت که عبارت است از: فرستنده پیام، پیام وگیرنده پیام.
البته باید بدانیم وجود تیم سه عنصر در هر ارتباطی ضروری خواهد بود. زمانی که این سه عنصرها وجود نداشته باشند، ارتباطی در آن واحد صورت نخواهد گرفت.
گاهی به صورت اتفاقی ارتباطی صورت خواهد گرفت اما نقش این ارتباط ها بسیار کم رنگ خواهد بود. البته عنصرهای دیگری برای برقراری درست ارتباط و همچنین تاثیر گذاری آن ها وجود خواهد داشت.
یکی از موضوعات مهم که باید به آن اشاره شود این است که نحوه تفکر و اندیشه فرستنده چگونه است و این مورد که فرستنده در چه قالبی پیام خود را ارسال می کند تا فرد خواننده پیام او را به صورت درست متوجه شود.
ارتباط از موضوعات بسیار مهم است، زیرا تاثیر زیادی بر جای می گذارد. بیشتر ارتباط های بین سازمان از طریق نامه های اداری انجام می شود.
اگر فرد فرستنده نتواند به خوبی پیام خود را به شیوه درست و در قالب مناسب به منظور رساندن مفهوم به دیگران منتقل کند در جریان ارتباط با شکست مواجه خواهد شد، زیرا در این حالت فرستنده اطلاعات لازم را نسبت به پیام ارسال نکرده یا در واقع هنر لازم برای انتقال این پیام را به گیرنده نداشته.
فرستنده برای برقراری ارتباط با دیگران باید هدف و قصد خود را در قالب پیام در اختیار دیگران قرار دهد. این پیام زمانی قابلیت انتقال پیدا خواهد کرد که در قالب نمادها و علائم قابل فهم به گیرنده منتقل شود و یا قابلیت انتقال داشته باشد.
فرستنده پیام در انتقال پیام نقش زیادی خواهد داشت، زیرا فرستنده از میان پیام های ارسال شده پیامی را انتخاب می کند که مورد تایید او باشد، زیرا آن ها پذیرای هر پیامی نخواهند بود.
به هیچ عنوان نباید معلومات، اطلاعات و حتی طرز تفکر و مهارت ها و خصوصیات اجتماعی و فرهنگی فرد دریافت کننده پیام را از نظر خود دور کنیم. مخاطبان پیام در طبقات مختلفی از زندگی پروش پیدا کرده اند که این طبقات عبارت است از: اجتماعی، خانوادگی وفرهنگی.
که افراد با توجه به آن ها به پیام های خاص علاقه نشان می دهند.
یکی از مهم ترین عناصری که در موضوع ارتباط وجود دارد عنصر « تاثیر » خواهد بود. تاثیر در واقع نتیجه ای است که از هر ارتباط حاصل می شود. بهترین ملاک برای تشخیص تاثیر می تواند یک جریان ارتباطی و باز خورد آن باشد.
بازخورد به معنای، واکنشی است که یک شخص پس از دریافت پیام، ارزیابی و مقایسه آن از خود نشان می دهد. و سپس آن چه دریافت کرده را به صورت پیام به فرستنده ارسال خواهد کرد.
البته بهتر است بدانیم این بازخورد می تواند مثبت یا منفی باشد. در هر دو صورت باز خورد می تواند نقش موثری را در برقراری ارتباط ایفا کند.
مکاتبات اداری بیش از هر چیزی، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسان و ابزار انتقال مفاهیم خواهد بود، زیرا نامه همانند، تمامی ابزارهای زبانی، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود که اشخاص می توانند به وسیله آن با سایر افراد ارتباط برقرار کنند.
برای برقراری هر ارتباط حضور پنج عنصر ضروری خواهد بود:
پیام دهنده
به شخصی گفته می شود که ارتباط را برقرار می کند تا به وسیله آن منظور خاص خود را بیان کند این پیام ها می توانند: درخواست ها، دستور ها، گزارش ها و یا ایجاد ارتباط باشد.
گیرنده پیام
اشخاص حقیقی و یا حقوقی که پیام را دریافت می کنند و مرجع ارتباط شناخته شده اند.
اصل پیام در مکاتبات اداری
منظور و مقصودی است که هدف از برقراری ارتباط رساندن آن به گوش دیگران است که می تواند شامل: انتقال اطلاعات، درخواست و یا ارائه گزارش و خبر باشد که برقراری ارتباط در جهت انتقال این پیام ها انجام می شود که در ادارات در قالب نامه اداری بیان می شود.
نامه اداری وسیله ای ارتباطی هستند
در واقع اشکال بیان و وسیله ای برای انتقال پیام می باشد که به شکل های شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی بیان می شود.
اثر پیام
نام دیگر اثر پیام، بازخورد است. بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر بازخورد و نتیجه ای از نامه نوشته شده و پیام ارائه شده خویش می باشند که نتیجه این ارتباط در منبع ارتباط به کار گرفته می شود. بیشتر اینبازخورد ها در قالب نامه های اداری بیان می شوند.
یکی از نکات مهم این است که نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه (عمومی) و پس از تشریفات ثبت (اداری) تلقی می شود از این جهت به آن ها مکاتبات اداری گفته می شود.
گاهی اوقات مکاتبات دارای نام واحدی که آن را تهیه کرده است می شوند. به عنوان مثال: نوشته هایی که در یک واحد مالی سازمان تهیه می شود گاهی به نام ( نامه های مالی ) بیان می شود.
مکاتبات اداری از لحاظ امنیت به عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و کلی سری طبقه بندی می شوند.
انواع ارتباط در مکاتبات اداری
چه خوب است که همه ما انسان ها با توجه به هر پستی که داریم و هر نقشی که در جامعه ایفا می کنیم، بر اساس آن ارتباط متفاوتی برای خود برنامه ریزی کنیم و بتوانیم به خوبی انواع مختلف ارتباط ها را در جامعه بشناسیم و بر طبق آن مبنا ها رفتار کنیم.
در جهان هستی چهار نوع ارتباط وجود دارد:
ارتباط ما با خودمان
این ارتباط شامل آن حوزه های می شود که فرد با تقویت آن می تواند شرایط را بهتر درک کند و به برقرار روابط بپردازد که شامل؛ خود آگاهی، خود شناسی، خود کنترلی، خود آغاز گری، خود رهبری و خود مدیریتی می باشد. باید بدانیم که برای برقراری ارتباط با بیرون و مدیریت کردن آن ها ابتدا باید ارتباط درونی خود را کنترل کنیم.
ارتباط ما با خدا
زمانی که با خدای خود ارتباط برقرار می کنیم حس آرامش را تجربه خواهیم کرد. ارتباط با خدا به منظور انجام راز و نیاز می باشد که شامل؛ نماز، روزه و حتی ارتباط دلی خواهد بود.
ارتباط ما با جهان هستی
ارتباطی است که ما با طبیعت و آن چه در اطراف ما وجود دارد برقرار می کنیم، حتی گاهی این ارتباط با پدیده های مختلف همانند: نعمت ها، بلاها و هر چه به چشم می آید و یا نمی آید برقرار می شود.
ارتباط ما با دیگر انسان ها به وسیله نامه های اداری
سه ارتباط قبلی در این ارتباط نقش بسزایی ایفا خواهند کرد.
بر اساس آن چه گفته شد ارتباط مؤثر یعنی:
ارتباطی که در آن داد و ستد ارتباطی به درستی شکل گرفته باشد.
فرد گوینده و فرد شنونده باید در یک راستا قرار گیرند تا به عنوان عضوی از یک عنصر، فرآیند ارتباط را به خوبی برقرار کنند.