همه ما در طول روز وظایف مهمی برای انجام بر عهده داریم، برخی از این مسائل امور روزمره ما را شامل می‌شود و برخی دیگر نیز مربوط به امور کاری و شغلی است که اهمیت بسیار بالایی دارند. به همین دلیل است که لزوم داشتن یک برنامه‌ریزی دقیق شخصی بیش از هر مسئله دیگری به چشم می‌آید. استفاده از تکنولوژی روز دنیا در تهیه نرم افزار مدیریت کارهای روزانه مورد بحث این مقاله است. شما را به مطالعه آن دعوت می‌کنیم.
انواع روش‌های برنامه‌ریزی شخصی
برای این که بتوانید در طول روز به تمام امور روزمره خود رسیدگی کنید، به ویژه اگر شاغل هستید و مسئولیت‌های زیادی بر عهده دارید لازم است که یک برنامه‌ریزی دقیق در اختیار داشته باشید. حتی اصول روانشناسی نیز نشان می‌دهد که داشتن برنامه روزانه در به انجام رساندن تمام امور در زمان مقرر بسیار موثر است. به همین دلیل هم روش‌های زیادی برای برنامه ریزی وجود دارد که هر کدام از آنها از اصول خاصی پیروی می‌کنند که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
انتخاب بهترین روش مدیریت وظایف
برای این که یک روش دقیق برنامه ریزی شخصی در اختیار داشته باشید باید انواع روش‌های برنامه‌ریزی را بشناسید و سپس بر اساس شخصیت، مدل رفتاری و الگوی ذهنی خود هرکدام که برای شما مناسب‌تر است را انتخاب کنید.
روش مدیریت زمان "لیست فروشگاهی"
فرض کنید که برای خانه نیاز به خرید مایحتاجی از فروشگاه دارید، معمولا همه ما در این شرایط ابتدا فهرستی از مایحتاج منزل تهیه می‌کنیم و در زمان خرید با توجه به آن لوازم مورد نیاز را خریده و هرکدام از آنها را خط می‌زنیم تا چیزی از قلم نیوفتد.
روش تهیه برنامه‌ریزی شخصی با این متد نیز همانگونه است. شما فهرستی از اموری که باید در طول روز انجام دهید تهیه می‌کنید و سپس با انجام هرکدام از آنها جلوی مورد ذکر شده تیک زده و یا آن را خط می‌زنیم، این روش برای کسانی که امور روزانه آنها به یک اندازه اهمیت دارند مناسب است و در صورتی که نیاز به اولویت‌بندی کارها داشته باشید نمی‌توانید از این روش استفاده کنید.
روش Getting Things Done) GTD)
این روش مدیریت وظیفه نام دارد و به شما اجازه می‌دهد تا فهرست کارهایتان را اولویت‌بندی کنید، در این روش شما می‌توانید برای امور روزانه خود از اولویت‌بندی امور استفاده کرده و کارهای مهمتر را زودتر انجام دهید و یا زمان بیشتری برای انجام امور مهمتر در نظر بگیرید.
نرم‌افزارهای برنامه ریزی شخصی با این روش وجود دارند که می توانید از آنها استفاده کنید و امکان اعلام سررسید برنامه ها و همچنین امکان پیگیری امور روزانه تا انتها را برای کاربر فراهم می‌سازد.
روش استفاده از ویرایشگرهای متنی
یکی از نرم‌افزارهای مدیریت برنامه روزانه که بسیار مورد توجه قرار می‌گیرد، ویرایشگرهای متنی هستند، این ابزار مدیریتی مبتنی برا متن است و به کاربر امکان می‌دهد که برنامه‌های خود را کنترل کند. با استفاده از این روش شما می‌توانید شرح وظایف را در قالب یک متن ایجاد کرده و آنها را بر اساس اولویت برچسب‌گذاری کنید. کاربر می‌تواند این روش برنامه‌ریزی شخصی را به راحتی در بخش یادداشت تلفن همراه شخصی ذخیره سازی کند. این نرم افزار برنامه‌ریزی شخصی ساده و رایگان است و می‌توان به راحتی از آن استفاده کرد.
روش Kanban
در این روش برنامه ریزی و مدیریت کارهای روزانه فهرست انجام کارها به سه ردیف کارهای در حال انجام، کارهای انجام گرفته و کارهایی که باید انجام گیرد تقسیم می‌شود. با استفاده از نرم افزارهای مدیریت برنامه ریزی شخصی که از این روش برنامه ریزی استفاده می کنند شما امکان دارید که کارهای خود را به خوبی مدیریت کنید و امکان اضافه کردن یا حذف کردن کارها از هر فهرست وجود دارد. نرم افزارهای مدیریتی مشهوری چون Trello و LeanKit از این روش برنامه‌ریزی برای برنامه ریزی شخصی و مدیریت زمان بهره می‌برند.
استفاده از نرم افزارهای برنامه‌ریزی روزانه شخصی
برای این که برنامه‌ریزی‌های شخصی و مدیریت امور روزانه با استفاده از تکنولوژی روز دنیا در اختیار کاربران قرار گیرد و بتوانند در هر زمان و مکانی به فهرست امور روزانه دسترسی داشته باشند نرم افزارهای برنامه‌ریزی شخصی طراحی و تولید شدند. این نرم افزارها با قابلیت نصب روی تلفن‌های هوشمند و دسکتاپ امکان دسترسی به برنامه‌ها در هر زمان و مکان را برای کاربر فراهم کرده و بسیاری از آنها امکانات بسیار عالی در اختیار کاربران قرار می‌دهند. در این قسمت به معرفی برخی از این نرم‌افزارها می‌پردازیم.
گوگل شیت؛ بهترین مدیریت امور در نوع خود
یکی از کاربردی‌ترین نرم افزارهای مدیریت امور شخصی و برنامه ریزی آنلاین گوگل شیت است. این نرم افزار سررسید قدرتمند و تحت وب است که می توانید آن را در تلفن همراه خود نصب کنید، این نرم افزار قابلیت دسترسی چندین عضوی از سیستم‌های مختلف را دارا است و می توان برای برنامه‌ریزی های کاری هم از آن استفاده کرد.
Todoist؛ برنامه‌ای برای مدیریت پروژه
این برنامه بیش از آنکه یک نرم افزار برنامه‌ریزی شخصی باشد، یک برنامه مدیریت پروژه است، از محبوب‌ترین نرم افزارهای سرویس‌دهی در زمینه برنامه‌ریزی و مدیریت است. این برنامه قابلیت نصب روی تلفن همراه و انواع سیستم عامل های ویندوز، MAC و ... است. امکان کاربری به صورت آفلاین در این نرم افزار وجود دارد. قابلیت اشتراک گذاری وظایف از جمله امکانات دیگری است که در این نرم افزار لحاظ شده است و از نقاط قوت این نرم افزار محسوب می‌شود.
واندر لیست؛ برنامه ریزی شخصی همه چیز تمام
یکی دیگر از برنامه‌های نرم افزاری محبوب در زمینه برنامه‌ریزی واندر لیست است. این نرم افزار علی‌رغم کاربردهای زیادی که دارد از کاربری ساده ای برخوردار است. قابلیت نصب روی تمام سیستم عامل‌ها را دارد و از جمله قابلیت اتصال به گوگل و همچنین پشتیبانی زبان فارسی که از جمله نقاط قوت این نرم افزار برای کاربران ایرانی محسوب می‌شود.
سخن نهایی
استفاده از نرم افزارهای آنلاین یا آفلاین به کاربران امکان می‌دهد تا در برنامه ریزی امور شخصی یا کاری خود و همچنین مدیریت زمان و پروژه‌ها موفق عمل کنند. استفاده از تکنولوژی امکان خطا و اشتباه به حداقل می‌رسد. این نرم افزارها غالبا دارای تقویم هستند، آلارم سررسید تسک ها در آنها وجود دارد و همچنین امکان ویرایش اضافه کردن و حذف کردن موارد نیز وجود دارد، امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها، برنامه‌ها و جداول نیز در این نرم افزارها وجود دارد.