ساختاری ساده برای درآمد بیشتر و کار کمتر
• اگر ساعاتی طولانی کار می کنید و شرکت بیش از اندازه به شما وابسته است، در مدیریت سیستم های هدایت کننده کسب و کار و زندگی تان مشکل دارید.
• برای مدیریت هر دو حوزه زندگی و کار باید بدانید که زندگی شما مجموعه ای منطقی از سیستم های خطی است که می توانید آنها را کنترل کنید. از روش سیستم سازی استفاده کنید.
• سیستم های خود را به دقت بررسی کرده و جزئیات دقیق کارهایی که باید برای بهبود آن انجام دهید را مشخص کنید.
سه مجموعه سند ایجاد کنید:
• سند اول “اهداف استراتژیک“، اهداف شما را تعیین می کند.
• سند دوم “اصول اجرایی کلی“، باورها و ارزش های غالب را به تصویر می کشد.
• سومین سند که مربوط به “فرایندهای کاری” است که به صورت گام به گام فرایندها را مشخص کرده و جزئیات عملکرد سیستم ها و زیرسیستم های شما را در بهترین حالت مشخص می کند.
• سومین سند همه فرایندها را به طور کامل برای کارمندانتان توضیح میدهد.
• وقتی روش های خود را ارتقا دادید، مرتبا آنها را تصحیح کنید تا بهروز باقی بمانند و کارایی خود را حفظ کنند.
• استفاده از روش “سیستم سازی” به زمان و تلاش نیاز دارد. به دنبال کمال نباشید، اما کاری کنید که این مدل موفق عمل کند.
• این رویکرد منظم، بیشترین کنترل بر کسب و کار و زندگی را به ارمغان می آورد.
آنچه در این چکیده می‌آموزید:
1 .چگونه برای بهبود کسب و کار و زندگی خود از تحلیل سیستم ها استفاده کنید؟
2 .چگونه سیستم های خود را مدیریت کنید؟
3 .چرا و چگونه باید اهداف، ارزش ها و فرایندهای خود را مستندسازی کنید؟
سام کارپنتر، نویسنده و مهندس پروژه، مالک شرکت سنتراتل در حوزه پاسخگویی تلفنی است که 15 سال به سختی دوام آورده و اکنون به سودآوری رسیده است. وقتی کارپنتر 80 ساعت در هفته کار می کرد تا مالیات و عوارض بپردازد، شخصی بسیار عصبی، هیجانزده و ناامید بود. او با قهوه خیلی زیاد و خواب خیلی کم زنده بود. سپس، در یک لحظه به درک بزرگی رسید. او ناگهان دریافت که تعداد زیادی از سیستم های مختلف، زندگی و کار او را هدایت می کنند. او فهمید با کنترل و تکمیل این سیستم ها می تواند بسیاری از مسائل پیچیده را حل کند. این ادراک، زندگی او را تغییر داد.
اکنون،کارپنتر تنها چند ساعت در هفته کار می کند و از زندگی خود لذت می برد. او برای همه کارهایی که می خواهد انجام دهد، زمان کافی در اختیار دارد و کسب و کارش به خوبی پیش می رود. مطلب نیروبخش این کتاب، دیدگاه شخصی کارپنتر به عنوان صاحب کسب و کاری است که موضوعات را برای خود مجسم کرده است. این کتاب بازتابدهنده نظریات تئوری مشاوران و استادان مدیریت نیست. کارپنتر رویکرد مدیریت سیستم خود را به خوبی تشریح می کند، به نحوی که می توانید از روش های او برای بهبود فعالیت ها و زندگی شخصی خود استفاده کنید. آیجیتالی مطالعه این کتاب را به صاحبان کسب و کارهای کوچک و همه افرادی پیشنهاد می کند، که می خواهند روش هدایت زندگی خود را بهبود بخشند.
رویکرد سیستمی
آیا زمان زیادی را صرف کار می کنید ولی احساس می کنید به هیچ چیز نمی رسید؟ اگر یک روز سرکار نروید، شرکت از هم می پاشد؟ آیا صدها پیام منتظر دریافت پاسخ شما هستند؟ اگر چنین است، برده کار خود هستید و این نشانه واضحی از عدم مدیریت صحیح سیستم ها، یعنی نخ های تشکیل دهنده پارچه زندگی است. زمان آن رسیده که یاد بگیرید زندگی شما در محل کار و در خانه “مجموعه ای منطقی از سیستم های خطی است که می توانید آنها را کنترل کنید“.
با کشف، تحلیل و بهینه سازی روش های اداره زندگی و کسب و کار خود، می توانید به سرعت همه کارهای خود را ساده کرده و بهبود بخشید. بسیاری از اساتید بزرگ داشتن رویکردی جامع و کلی نگر به بهبود شخصی را پیشنهاد می کنند، اما روش تحلیل سیستم ها بر اساس تاکتیکی مخالف این رویکرد است. سیستم های فردی خود را به اجزای کوچکتری تقسیم کرده و زیرسیستم های آنها را مشخص کنید. تا جایی که می توانید فرایندها را اثربخش کنید.
برای ایجاد این تغییرات و دستیابی به نتایج بزرگ، دیدگاهی تازه و جدید بر مبنای یک مفهوم اساسی و واحد داشته باشید: سیستم های منطقی “ترتیبی” مرکز همه چیز هستند. یک گام شما را به گام دیگر راهنمایی می کند، که آن نیز به گام بعدی متصل می شود. زیرسیستم ها، سیستم های ترتیبی شما را شکل می دهند و همه آنها طبق پروتکل هایی که تعریف کرده اید، کار می کنند.
برای مثال، هر روز معمولی، خود یک سیستم است. اجزای معمولی یا زیرسیستم های یک روز معمولی را در نظر بگیرید: از خواب بیدار می شوید، مسواک می زنید، به حمام می روید، لباس می پوشید، صبحانه می خورید، سر کار می روید، کار می کنید، ناهار می خورید، کارهای بیشتری انجام می دهید، به خانه بر می گردید، شام می خورید، تلویزیون تماشا می کنید، مسواک می زنید و می خوابید. برای بهتر کردن زندگی خود، بر یک زیر سیستم مثال صرف ناهار تمرکز کنید و آن را بهبود ببخشید. مثال به جای چیزبرگر سالاد بخورید. سپس، زیرسیستم دیگری را تصحیح کنید، مثال عصر به جای تماشای تلویزیون، کتاب بخوانید.
تقریبا همه‌چیز مکانیکی و در نتیجه به سادگی قابل بهبود است
در تحلیل سیستم ها و مدیریت سیستم ها از روشی استفاده کنید که امکان کنترل جزئیات کسب و کار و زندگی شما را با تنظیمات مکانیکی ساده در زیرسیستم ها و زیر-زیر سیستم ها فراهم آورد. وقتی زندگی و کار خود را به عنوان وسیله یا وسایل مکانیکی قابل کنترل ببینید، برای استفاده از روش “سیستم سازی” آمادگی دارید. از این گام های قابل پیش بینی، ساده اما متحول کننده استفاده کنید:
• هر چیزی را ثبت کنید:
با نوشتن اهداف تاکتیکی، فرایندهای معمول و اصول راهنما، یک دفترچه تصمیم گیری درست کنید. این مستندسازی مشابه روش مهندسان در ثبت نحوه عملکرد تجهیزات و نحوه استفاده از آنها است. در اصل، برای هر مورد یک دفترچه راهنما درست می کنید و در نتیجه به روش های قدیمی و اشتباه خود باز نمی گردید.
• همه سیستم های خود را به دقت بررسی و تنظیم کنید:
اغلب کارهای روزمره در یک “سلسله کارهای گام به گام و قابل پیش بینی” تکرار می شوند. سیستم های کسب و کار و زندگی فعلی خود را مشخص کرده و تحلیل کنید تا نحوه عملکرد آنها را دریابید. دیدگاهی داشته باشید که شما را از همه فعالیت های روزمره زندگی و کسب و کارتان بیرون برده و از آنها فراتر ببرد، در نتیجه نگاهی بی طرف و بدون احساسات تعصب آمیز به سیستم های خود خواهید داشت و آنها را مواردی می دانید که قابل دست کاری و تعمیر هستند.
با کالبد شکافی و بهینه سازی زیر سیستم های هر فرایند، آنها را یکی یکی تنظیم کنید. کار خود را آنقدر ساده کنید تا وقتی که به ساده ترین راه حل ممکن برسید. وقتی روش های خود را بهبود ببخشید، پیشرفت سریعی را تجربه خواهید کرد. اگر آنها را اصلاح نکنید، هیچچیز تغییر نمی کند. سیستم های کسب و کار شامل خدمات مشتریان، کنترل کیفیت، خرید، استخدام کارمندان، پرداخت هزینه ها و … هستند. زیرسیستم ها شامل برنامه ها یا راهکارهای تعمیرات و نگهداری کامپیوترها یا فرایندهایی برای رفع شکایات مشتریان هستند. شاید شرکت شما به سیستم ها و زیرسیستم های جدید احتیاج داشته باشد.
• از سیستم های خود حفظ و نگهداری کنید:
اگر به دقت همه سیستم ها، زیرسیستم ها و زیر- زیرسیستم های خود را تحلیل و تعمیر کنید، تغییرات و بهبودهای تدریجی و ادامه دار باعث می شود که همه چیز به خوبی پیش برود. آنها را حفظ و نگهداری کنید تا همیشه بهینه عمل کنند.
مستندسازی
اغلب سیستم ها بسیار کارا هستند. شما باید روشی برای شناسایی مشکلات داشته باشید. وقتی بفهمید کدام یک از سیستم های زندگی یا کسب و کار مشکل ساز هستند، در شرایطی ایده آل برای تعمیر و نگهداری آنها قرار می گیرید. با این وجود، این فقط بخشی از موضوع است: شما باید مستندسازی کنید و تمامی موارد را ثبت کنید.
ماشین های پیچیده، دفترچه های راهنمای کاملی دارند که مردم می توانند بدون خراب کردن این دستگاه ها از آنها استفاده کنند. به همین ترتیب، باید زمانی را به نوشتن جزئیات مقررات و فرایندهای شرکت خود اختصاص دهید. این مستندسازی نحوه عملکرد عالی سیستم را یادآوری کرده و در اتخاذ تصمیمات به شما کمک می کند. کارمندان به موارد مکتوب توسط شما پیرامون فرایندهای کلیدی نیاز دارند تا بتوانند عملکرد سیستم ها را در سطح عالی نگه دارند.
مستندسازی بخش دشوار سیستم سازی است، اما بسیار حیاتی و مهم است. این کار نشان میدهد که کسب و کار و زندگی شما ترکیبی از “سیستم های متنوع” با اهداف و روش های خاص است. مستندسازی سه جزء دارد:
1 .اهداف استراتژیک
سندی یک صفحه ای تهیه کنید که فهرستی از اهداف اصلی شخصی و کسب و کارتان در آن نوشته شده باشد. فهرستی از گام های کلی خود و کارمندانتان برای درک این اهداف تهیه کنید. تا جایی که ممکن است گام هایی واقع گرایانه تعریف کنید، زیرا این فهرست مسیر شما را مشخص می کند.
حداقل 6 تا 8 ساعت را به تهیه این اسناد حیاتی اختصاص دهید. سپس آن را در اختیار کسانی بگذارید که نظراتشان در این مورد مفید خواهد بود مثل همسر، کارمندان یا شرکا. برای نمونه، یکی از اهداف شرکت ِسنتراتل این است: “استراتژی اصلی ما این است که سیستم های کسب و کار را با جدیت در راه تکامل به کار گیریم“.
2 .اصول کلی اجرایی
وقتی اهداف خود را تعیین کردید، اصول اصلی را بر اساس ارزش ها و تجربیات خود ثبت کنید. این اصول راهنمایی حیاتی برای تصمیم گیری و نشان دهنده باورها و اولویت های اصلی شما است. آنها تمرکز مورد نیاز شما و کارمندانتان را تأمین می کنند. تهیه و تصحیح این سند دو یا سه صفحه ای باید 10 تا 20 ساعت طول بکشد.
شرکت سنتراتل 30 اصل اجرایی کلی دارد، از جمله: “ما آتش نشان نیستیم، ما متخصصان پیشگیری از آتش سوزی هستیم. ما مشکلات را مدیریت نمی کنیم، بلکه در مرحله اول، در ارتقا و تعمیر سیستم ها برای جلوگیری از بروز مشکلات تلاتش می کنیم“. یک اصل دیگر میگوید: “ترتیب و اولویت بندی حیاتی است. ما اول بر مهمترین فعالیتها کار می کنیم“.
3 .فرایندهای کاری
کارمندان می توانند به تهیه اسنادی کمک کنند که پروتکل های اولیه و اساسی فعالیت ها را تشریح می کند. روش صحیح انجام هر فرایند را روی کاغذ بنویسید و تا جایی پیش بروید که نسخه ای ایده آل و گام به گام از هر سیستم ارائه کنید. همه اطلاعات را به شکل سؤال و جواب های صریح، شرح دهید. در ابتدا به مشکل سازترین سیستم بپردازید. نوشتن جزئیات فرایندهای کارها، این اطمینان را به شما می دهد که سیستم به خوبی کار خواهد کرد.
مدیران و کارمندان شرکت سنتراتل هر سیستم را به تنهایی تحلیل می کنند، آن را به طور کامل مستندسازی کرده، دلایل هر مشکل یا عدم کارایی را مشخص می کنند، برنامه هایی برای برطرف کردن این نگرانی ها در نظر می گیرند و طرح اولیه فرایندهای کاری بازبینی شده را می نویسند. سپس پروتکل جدید را در شرایط سخت آزمایش می کنند تا مطمئن شوند که از عهده تشخیص مشکلات و ارائه راه حل مناسب بر می آید. وقتی یک فرایند کاری این معیارها را داشته باشد، سنتراتل آن را به نیروی کار خود داده و همه کارمندان را موظف می کند که به دقت از آن پیروی کنند. در حال حاضر، سنتراتل از 300 فرایند کاری استفاده می کند. بسیاری از آنها تنها چند خط توضیح دارند. برخی آنها نیز حدود 6 صفحه هستند.
باید اطمینان حاصل کنید که فرایندهای کاری شما همیشه بهترین راه حل ممکن است، اما روش های خود را فقط به حوزه مشکلات محدود نکنید. در حقیقت باید برای هر فعالیت مهمی “فرایند کاری” ایجاد کنید.
تهیه دستورالعمل های باکیفیت برای هر کار، به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد، اما هنگام آموزش کارمندان جدید در وقت صرفه جویی خواهد شد. یادداشت های مکتوب حاوی جزئیات اجرای هر فعالیت، افراد جدید سازمان را قادر می سازد تا روش انجام دقیق، سریع و موثر کارها را بدانند. به علاوه، دستورالعمل های مکتوب به شما کمک می کند که کسب و کار خود را تا حد ممکن حرف های پیش ببرید، در نتیجه رقبا به سختی می توانند به اندازه شما هدفدار و متمرکز کار کنند و برای مشتری تجربه یکسانی را خلق کنند.
در راهنمای “ساخت دستورالعمل های کاری” شرکت سنتراتل، فهرستی از اصول دقیق برای ایجاد دستورالعمل های کاری نوشته شده است. بر اساس این اصول: “برای شرح فرایندها، تا حد ممکن اطلاعات اضافه کنید، اما این کار را به روشی انجام دهید که یافتن اطلاعات آسان باشد. از فهرست بندی الفبایی، عناوین فرعی منطقی و جملات با ساختار ساده و دقیق استفاده کنید.
این سه سند اصلی به شما در داشتن تسلط بر کارتان کمک می کند. آنها جزئیات مواردی که می خواهید به آنها دست یابید، دیدگاه ها و نظرات شما درباره کارها و مخصوصا، نحوه عملکرد شما و کارمندانتان برای انجام آنچه در توان دارید و دستیابی به اهداف را مشخص می کنند. با داشتن چنین مستنداتی، شما و کارمندانتان نقشه راه بسیار ارزشمندی در اختیار دارید که شما را در مسیر صحیح نگه می دارد. مستندسازی به شما امکان میدهد تا تمرکز خود را حفظ کنید.
این روش سیستمی به ملاحظات دیگری نیز بستگی دارد که عبارتند از:
• لازم نیست دستورالعمل های کاری شما کامل و بی نقص باشد:
هیچ کسب و کاری کامل نیست. تلا ش برای دستیابی به کمال در رویکرد تحلیل سیستم و مدیریت سیستم بهره وری پایینی دارد. وقتی در حال ارتقای روش های کاری هستید، برای پاک کردن آنها از هر عیب و نقصی، آنها را بیش از حد پیچیده نکنید. از طرف دیگر، اهداف استراتژیک و روش های کلی اجرایی خود را تا جایی که می توانید کامل و بی نقص کنید.
• تصمیمات نامناسب اتخاذ نکنید:
“اقدام نکردن نیز یک انتخاب است“. پس اگر در برخی موارد اقدام نمی کنید، خودتان مسئول هستید. بنابراین
برای موارد مهم اقدام کنید. تصمیم نگیرید که صورت حساب ها را پرداخت نکنید، ورزش نکنید، تغذیه صحیح نداشته باشید یا خانه تان را تمیز نکنید. ناتوانی مردم در تصمیم گیری، اغلب منجر به نتایج نامناسب می شود. حتی این رویکرد منظم و سیستم سازی نمی تواند شما را از اتخاذ تصمیمات مهم نجات دهد.
• انضباط شخصی داشته باشید:
هر تغییر بزرگ به فداکاری، عزم و اراده و تلاش نیاز دارد.
• از طفره رفتن و تنبلی دوری کنید:
اجتناب از انجام اقدامات زمانبر بدترین دشمنی است که می تواند به شرکت شما آسیب برساند. کار بهبود سیستم ها را همین امروز شروع کنید، نه فردا. “طفره رفتن یعنی نداشتن شجاعت کامل، زندگی شما را ویران می کند“.
• در جستجوی کارمندان بی عیب و نقص نباشید:
چنین افرادی وجود ندارند. در عوض، تا جایی که در توان دارید، محیط کار بی نقصی برای کارمندان خود ایجاد کنید. این مؤثرترین ابزار استخدامی شما است. افرادی خوشبین و پذیرا استخدام کنید که بتوانند با این روش هماهنگ شوند.
• با کارمندان بیشتر در ارتباط باشید:
هر چه اطلاعات بیشتری در اختیار کارمندان خود بگذارید، بهتر است. هرگز آنها را مجبور نکنید که زمان شان را برای حدس زدن رویدادهای احتمالی یا تلاش برای تجسم اجزای مهم فعالیت شما صرف کنند. به جای آن، فرایندهای مورد استفاده خود و دلیل استفاده از آنها را دقیقا برایشان تشریح کنید.
• از وقت خود هوشمندانه استفاده کنید:
“بهترین ساعات کاری” شرکت خود را شناسایی کنید. چالش برانگیزترین کارهای شرکت را که به افراد مختلف مربوط می شود، در این ساعات پیگیری کنید.
مکانیزمی ساده و در عین حال قدرتمند برای تغییر
“سیستم سازی” ساده و شفاف است.سیستم های اساسی خود را مشخص کرده و زیرسیستم های آنها را
تنظیم کنید تا همیشه بهترین عملکرد ممکن را داشته باشند. همین. این استراتژی متکی به توجه دقیق به ویژگی های سیستم های کاری و شخصی شما همانند یک دستگاه مکانیکی است. سپس آنها را تغییر دهید به نحوی که برای شما کار کنند نه برعلیه شما. تنظیم و بهبود سیستم ها و حفظ آنها زندگی شما را به شدت تغییر خواهد داد. در نتیجه شادتر خواهید شد و در هر کاری که انجام می دهید، مبتکرتر و ثابت قدمتر می شوید. این رویکرد اعتمادبه نفس شما را افزایش می دهد زیرا باعث می شود کنترل کار و زندگی تان را در دست بگیرید.
منبع: