نکات کلیدی کتاب Your Business Is A Leaky Bucket اثر هاوارد.ام. شور
چطور هر سال میلیون ها دلار درآمد و سود را از دست ندهید
• هر کسب و کاری مثل یک “سطل سوراخ” است که مدام درآمد و سود از دست می دهد.
• این نشتی ها نتیجه مشکل در کار افراد، استراتژی و اجرا است. موفقیت هر شرکت به کارمندان زبده، استراتژی هوشمندانه و اجرای عالی بستگی دارد.
• شرکتهای بزرگ و پیچیده بیشتر از شرکت های کوچک نشتی دارند.
• نشتی داشتن به این معنی نیست که شرکت بدی دارید. حتی شرکتهای برنده جایزه های گوناگون هم مقدار قابل توجهی نشتی دارند.
• افزایش درآمد و بزرگتر کردن سطل ساده تر از مسدود کردن نشتی سود است.
• برای مسدود کردن 15 نشتی رایج، سیستم اجرایی بهتری تدارک ببینید و برنامه ای عملی برای مسدود کردن سوراخ ها در نظر بگیرید.
• هرکسی را مسئول مسدود کردن نشتی حوزه خودش کنید.
• مهم ترین کار رهبر، استخدام، اخراج و پرورش بهترین افراد است.
• یک مربی کسب و کار میتواند به شما کمک کند تا نشتی های شرکت را پیدا کرده و مسدود کنید.
• لازم نیست محصولاتی منحصربه فرد تولید کنید؛ به دنبال محصولاتی غیرمعمول باشید که نیازهای مشتریان را به “روش خاص” تامین کنند.
آنچه در این چکیده می آموزید:
1 .چطور دلایل اصلی نشتی های کسب و کار را مشخص کنید.
2 .این نشتی ها چطور سود را کاهش می دهند.
3 .چطور 15 نشتی مهم را مسدود کنید.
آیا شرکت شما یک سطل سوراخ است؟ مشکلات بزرگ و کوچک باعث نشتی در سود شرکت می شوند. هاوارد.ام. شور، مشاور و مربی، چرایی و چگونگی بروز این مسائل را توضیح داده و راه حل مسدود کردن 15 نشتی شرکت ها در حوزه کارمندان، استراتژی و اجرا را شرح می دهد. نصایح مدبرانه او واقعیت کسب و کارها را به شکلی کاربردی و تعاملی نشان می دهد. آیجیتالی کتاب شور را چک لیستی موثر برای رهبران کسب و کار می داند.
کسبوکارها “سطل سوراخ” هستند
موفقیت در کسب و کار به افراد، استراتژی و اجرا بستگی دارد. سازمان شما به یک استراتژی جامع نیاز دارد که همزمان به مسائل مهم خارجی مثل بزرگ کردن شرکت و مسائل داخلی مثل تبدیل درآمد به سود بپردازد. برای شرکت خود اولویت هایی مشخص کنید و وقتی به آن اهداف رسیدید، می فهمید روش اجرایی تان هم درست بوده است.
اکثر کسب و کارها می توانند از حالت فعلی سودآورتر باشند یا اگر شکست خورده اند باز هم به سودآوری برسند. اما با بررسی اوراق مالی نمی توانید نشتی های پرسنل، استراتژی و اجرا را مشخص کنید. در قسمت های دیگری مثل عملیات ها به دنبال این نشتی ها باشید.
همزمان با پیدا کردن و تعمیر نشتی ها، شرکت را گسترش داده و سطل سود و درآمد را بزرگتر کنید. دلایل رایج نشتی سود عبارتند از: استراتژی ضعیف یا عدم وجود استراتژی، کارمندان سطح پایین و بی خیال مثل فروشندگانی که نمی توانند هیچ قرارداد فروشی منعقد کنند، بی مسئولیتی، روابط ناکارآمد، شغل های مهمی که خالی مانده اند، اولویت های نامشخص، ایجاد رقابت میان مشتریان، محصولاتی که تمایز چندانی با هم ندارند، روندهای پر عیب و نقص، جابجایی مدام کارمندان، کارمندان بی انگیزه و رهبری ضعیف. شرکت های بزرگتر نشتی های بیشتری دارند.
برای یافتن و تصحیح این موارد کارهای زیر را انجام دهید:
1 .سیستمی برای یافتن و ارزیابی همه نشتی ها طراحی کنید.
2 .یک برنامه عملی برای مسدود کردن نشتی ها تهیه کنید.
3 .همه افراد حاضر در برنامه را موظف به مسدود کردن نشتی های بخش خودشان کنید.
4 .مراحل 1 ،2 و 3 را تکرار کنید.
دلیل برتری شرکت ها
همه شرکت ها مانند سطل سوراخ هستند و مسدود کردن نشتی ها هیچ وقت تمام نمی شود. همه مدیران عامل، مالک ها و رهبران ارشد باید دو سوال از خود بپرسند:
1 )آیا شرکت استراتژی های بد را کنار گذاشته است؟
2 )آیا شرکت برای برد بازی می کند یا فقط برای نباختن تلاش می کند؟
دو عامل مهم دیگر، شرکت های خوب را از شرکت های بد متمایز می کند: کیفیت کارمندان و فرهنگ مثبت و شاد شرکت. خیلی از نشتی ها در این دو حوزه اتفاق می افتد. برای رفع این نشتی ها، بهترین کارمندان را استخدام کرده و پرورش دهید و فرهنگی باصلابت و پرانرژی در شرکت پیاده کنید. همه رهبران کسب و کار می دانند که “پر کردن سطل راحت تر از حفظ آن است“. پر کردن سطل به استراتژی صحیح و رهبری قوی نیاز دارد. کمپین ضدنشتی را با تهیه “سیستم عامل رهبری“(ال.او.اس) آغاز کنید که شرکت را قادر می سازد سطل های سوراخ را جستجو، مشخص، اولویت بندی و تعمیر کند.
یک ال.او.اس قوی با برگزاری تعداد مناسبی جلسه روزانه، هفتگی و ماهانه به بهبود ارتباطات داخلی می پردازد. اگر این جلسات به درستی مدیریت شوند، تعاملات مهم میان کارمندان را بهبود می بخشند.
همچنین یک ال.ا.واس باکیفیت زمان لازم برای برنامه ریزی استراتژی و تاکتیک های لازم برای یافتن و تعمیر نشتی ها را در اختیارتان می گذارد. تعیین هوشمندانه استراتژی برای موفقیت کسب و کار حیاتی است. استراتژی خود را مدام بازبینی کنید تا دوام داشته باشد و با آخرین شرایط روز سازگار باشد. مطمئن شوید که ارزش های اصلی کارمندان هم شبیه شما است.
وقتی استراتژی خود را به روز می کنید، اولویت ها و اهداف مشخصی تعیین کنید. بر استانداردهای بالا و موفقیت همه کارمندان تاکید داشته باشید و هر سال معیارها و اهداف تان را ارتقا دهید. باید هزینه و زمان لازم برای جذب مشتری های جدید را به حداقل برسانید، قراردادهای بیشتری ببندید، خطاها را کاهش دهید، کارآمدترین تیم صنعت خود را داشته باشید، کیفیت محصول را ارتقا دهید و حاشیه سود شرکت را افزایش دهید (مخصوصا با مدیریت هزینه پرداخت حقوقها).
15 مورد از رایج ترین نشتی ها
در کارمندان، تاکتیک و اجرا به دنبال نشتی باشید. مسائل کارمندان اغلب به مشکلات عمیق در اداره می انجامد. حل این نزاع ها وقت رهبران را تلف و تفکر استراتژیک را سخت تر می کند. نشتی های استراتژیک فرصت ها و سودهای شرکت را محدود می کند و نشتی های اجرایی باعث اتلاف فراوان می شود. مسدود کردن این نشتی ها نیازمند مدیریت زمان، کنترل هزینه ها و فرایندهای کارا است. 15 مورد نشتی رایج در حوزه کارمندان، استراتژی و اجرا به قرار زیر است:
1 .رهبری ضعیف
مهم ترین کار رهبر کسب و کار پیدا کردن، استخدام و حفظ افرادی است که کارشان بهتر از رقبای شرکت است. رهبران در هر سطحی باید بدانند که مهم ترین کارشان مربی گری و انگیزه دادن به کارمندان است تا در حد ممکن بهره ور باشند.
2 .استخدام و نگه داشتن کارمندان درجه 2 و درجه 3
کارمندان درجه 1 به اهدافشان دست پیدا می کنند و سرمشق عمل به ارزش های اصلی شرکت هستند. کارمندان درجه 2 و 3 عملکرد چندان خوبی ندارند. حتی بهترین رهبرها هم نمی توانند کارمندان درجه 2 و 3 را به کارمندان درجه 1 تبدیل کنند. رهبران موثر تلاش می کنند فقط کارمندان درجه 1 را استخدام کنند. حتی اگر تلاش کنید هزینه پرداخت حقوق را کاهش دهید، استخدام و حفظ کارمندان عالی پرهزینه ترین کار در اکثر شرکت ها است.
3 .عدم شفافیت مالی
وقتی وضعیت مالی شرکت را مشخص کنید، می توانید کارها و اهداف تان را اولویت بندی کنید. بدون این آگاهی هرگز نمی فهمید کسب و کارتان چه جایگاهی دارد یا چطور عمل می کند. با تعیین وضعیت مالی می توانید معیارها و انتظارات والایی برای رهبران و کارمندان شرکت تعیین کنید. درآمد به تنهایی روشنگر نیست. “درآمد باد هوا است. سود نشانه کار عقلانی و پول نقد، شاه است!”
4 .فرصتهای شغلی خالی
بسیاری از شرکت ها کارمندانی دارند که مهارت شان با شغل شان هماهنگ نیست که نشان می دهد این شرکت ها توجه چندانی به چیدمان کارمندان ندارند. آنها شغل های کلیدی را با بهترین افراد پر نمی کنند و خیلی از شغل های مهم را خالی می گذارند. افراد بی صلاحیتی استخدام می کنند تا حقوق کمتری بپردازند و هزینه ها را کنترل کنند. یک استخدام نامناسب به معنی یک جایگاه شغلی پنهان است. مدیریت کارمندان بی صلاحیت وقت بیشتری می گیرد که باعث نشتی سود است و این کارمندان بهره وری کمتری دارند که این هم یک نشتی دیگر است.
5 .جابجایی بیش از حد کارمندان
برای جلوگیری از جایجایی کارمندان، روندی عالی برای مصاحبه و استخدام داشته باشید. وظیفه استخدام کارمندان جدید را به مصاحبه گرهای مناسب بسپارید. جابجایی کم یا عدم جابجایی هم مشکل دیگری است. هر نوع جابجایی (خیلی زیاد یا خیلی کم) می تواند نشانه ای از رضایت سازمانی، ضعف یا استاندارهای پایین باشد.
6 .کار بی هدف
کار بی هدف به اندازه کار نکردن بد است. هر شرکتی برای انگیزه دادن به کارمندان خود به یک هدف مهم نیاز دارد. با اینکه شرکت ها برای کسب درآمد در بازار ِ حضور دارند؛ اما نباید تنها هدف شان درآمدزایی باشد. هرب کلهر، مدیر عامل هواپیمایی ساوتوست هدف هواپیمایی کل ارزان قیمتش را این می داند که “اتوبوس سوارها را قادر به استفاده از هواپیما کند“. کارمندان او با اشتیاق از این ایده حمایت می کنند. با وجود ورشکستگی هر روزه شرکت های هواپیمایی، ساوتوست هر سال سودآوری داشته است. با تولید محصولات باکیفیت (مثل شرکت اپل) یا ارائه خدمات عالی (مثل هتلهای ریتزکارلتون) هدف متعالی و مشابهی برای شرکت خود تعیین کنید.
7 .ناتوانی در ایجاد تمایز
منحصربه فرد کردن محصولات و خدمات تقریبا غیرممکن است. در عوض، محصولات و خدمات غیرمعمول ارائه کنید و بر حل مشکلات مشتریان به “روش خاص” تمرکز کنید. برای ایجاد ارزش هایی متمایز از رقبا، تحقیق میدانی کنید، با مشتریان مصاحبه کنید و ببینید چه چیزی برایشان اهمیت دارد و چه انتظاری از محصولات و خدمات تان دارند. سپس کالا و خدمات مناسب را ارائه دهید. محصولات و خدمات تان باید واقعا غیرمعمول باشند و این فقط شعار بازاریابی نباشد.
8 .تمرکز بر تاکتیک ها به جای استراتژی
اغلب شرکت ها تاکتیک های زیادی دارند؛ اما استراتژیک نیستند. برای طراحی استراتژی مناسب، همواره به شش موضوع توجه کنید: چطور حجم فروش را افزایش دهید. چطور قیمت بیشتر محصولات و خدماتتان را توجیه کنید. چطور کمبود منابع را مدیریت کنید. چطور سریع تر و در عین حال بهتر باشید و چطور هوشمندانه تر عمل کنید. زمانی را به تفکر استراتژیک اختصاص دهید. مدیران عامل شرکت ها باید هفته ای یکبار (حداقل دو ساعت) و سه ماهی یکبار (حداقل یک روز کامل) برای برنامه ریزی استراتژی با مشاوران ارشد جلسه داشته باشند.
9 .همه جا به دنبال کسب درآمد باشید
بخش اعظم استراتژی بر افزایش درآمد تمرکز دارد، اما همه درآمدها مثل هم نیستند و همه مشتریان هم مشابه نیستند. بعضی مشتری ها واقعا سودآور هستند، در حالی که بقیه باعث می شوند فقط دور خودتان بچرخید. مدل کسب و کار باید تا حد ممکن کارا باشد و باید شناختی دقیق از مشتریان داشته باشید. برای اجتناب از نشت سود روی مشتریان مناسب و روش های درآمدزایی مناسب تمرکز کنید. شرکت باید در بخش مناسبی از بازار فعالیت کند تا محصولات و خدماتش را به درستی جایگاه یابی کند و بیشترین درآمد ممکن را داشته باشد. برای سودآوری حداکثری باید همیشه به بخش مناسبی از مشتریان خدمت رسانی کنید.
10 .اعلام نامناسب اهداف و انتظارات به دیگران
موفقیت نیازمند رابطه شفاف با مشتریان، کارمندان و سایر ذینفعان هست. این چالش با بزرگتر شدن شرکت، افزایش می یابد. ارتباطات ضعیف سوراخ های بزرگی در سطل شرکت ایجاد می کند. برای بهبود روابط از فلسفه “اسمارت” استفاده کنید. بر اساس این فلسفه اهداف باید:
• مشخص باشند: انتظاری که از کارمندان دارید را به دقت شرح دهید.
• قابل اندازه گیری باشند: اولویت هایی در نظر بگیرید که باعث ارزیابی دقیق نتایج شود.
• دست یافتنی باشند: اهداف قابل دستیابی تعیین کنید.
• واقع گرایانه و والا باشند: اهداف بلندپروازانه داشته باشید.
• زمان محور باشند: برای هرکاری مهلت تعیین کنید.
11 .تاکید بر اولویت های اشتباه و ناهمسویی با تیم
اولویت بندی ضعیف دلیل اصلی شکست شرکت ها در رسیدن به عملکرد عالی و سود حداکثری است. اولویت بندی مناسب نیازمند طراحی و اجرای یک برنامه قوی کسب وکار است که هدف شرکت را نشان دهد، دلیل خاص بودن آن را بیان کند، هویت مشتریان اصلی، اهداف شرکت، ارقام مهم شرکت در هر فصل، اولویت های سالانه، اولویت های سه ماهه و اولویت های شخصی رهبران ارشد در هر فصل را مشخص کند.
برای هر مورد سه تا پنج اولویت تعیین کنید.
12 .امتناع از مخالفت و نه گفتن
بدون مدیریت زمان مناسب موفق نمی شوید. تمرکز بر بهره ورترین کارها نیازمند نه گفتن به کارهایی است که وقت شما و کارمندانتان را هدر می دهد. برای تمرکز بر کارهای درست، حداقل باید به 25 درصد فرصت های و مسئولیت هایی که سر راه تان قرار می گیرد، نه بگویید.
13 .بررسی ارقام اشتباه
با توجه به صورتحساب درآمد و تزارنامه شرکت، ماتریس های مهم از جمله ماتریس های فروش، هزینه کالاهای فروخته شده، حاشیه سود، نقطه سربه سر، هزینه نیروی کار، سود، دریافتنی ها، موجودی انبار، کارهای در دست انجام، پرداختنی ها و پول نقد را مشخص کنید. اینها “شاخص های تاخیری” یا “ماتریس های بعد از رخداد واقعی” هستند. همچنین به “شاخص های تعجیلی” مثل آمار مربوط به وفاداری مشتریان و نرخ کارایی نیروی کار و غیره هم توجه کنید. یک یا دو عدد مهم شرکت را مرتب کنترل کنید. برای اینکه بفهمید باید کدام آمار را پیگیری کنید، ضعف اصلی مدل کسب و کار و ضعف اصلی اجرا را مشخص کنید. ببینید چرا مشتریان را از دست می دهید و دلیل ناتوانی خود در حفظ مشتریان جدید را مشخص کنید.
14 .برگزاری جلسات ناکارآمد یا برگزار نکردن جلسات
جلسات هدفمند و کارا به شما امکان می دهد تا از چند جهت بر پیشرفت ها نظارت کنید. بهترین جلسات به دنبال اتخاذ تصمیمات مناسب هستند، تضادها و مخالفت ها را حل می کنند، بر هدف و نه دستور کار تمرکز می کنند، در بهترین زمان برگزار می شوند، به موقع آغاز می شوند و از افراد مناسب تشکیل می شوند. وقتی جلسه موثر باشد، برگزارکننده میتواند موفقیت یا شکست کار را به راحتی ارزیابی کند.
15 .ناتوانی در ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری
هیچ کاری بدون مسئولیت پذیری انجام نمی شود. مسئولیت پذیری فرهنگ و فرایند را با هم ادغام می کند. داشتن یک برنامه عملی جامع مبنای مسئولیت پذیری است. چنین برنامه ای مسئولیت ها، مشکلات مانع از موفقیت، بهترین راه های دستیابی به موفقیت، مهلت ها و سررسیدها را مشخص می کند، تعهد را افزایش می دهد و مکانیزم هایی در اختیار برنامه ریزان قرار می دهد تا از درستی روندها مطمئن شوند.
منبع: