هنگام خرید کالا برای صادرات به یک کشور خارجی، مدارک و مراحل خاصی وجود دارد که باید برای رعایت کنترل های صادراتی، ترخیص کالا از گمرک و گاهی اوقات پرداخت ارز به تامین کننده را انجام دهید. مقررات کنترل صادرات بر انتقال برخی از اشیاء فیزیکی (مانند تجهیزات، ترکیبات، مواد، نمونه‌های اولیه، نمونه‌ها یا اجزای سازنده) به خارج از ایالات متحده و انتقال انواع خاصی از اطلاعات به افراد خارجی در داخل یا خارج از ایالات متحده حاکم است.
مدارک زیر برای صادرات یک کالا لازم است:
1. پیش فاکتور
پیش فاکتور یک سند مهم است که به عنوان یک ابزار مذاکره بین فروشنده و خریدار قبل از حمل و نقل صادراتی استفاده می شود. این سند باید توسط فروشنده برای نقل قول در ابتدای معامله صادراتی استفاده شود و در نهایت به صورت فاکتور تجاری نهایی مورد استفاده در هنگام ترخیص کالا از گمرک در کشور واردکننده تبدیل می شود. این سند حاوی توضیحاتی در مورد کالاها (به عنوان مثال، مقدار، قیمت، وزن، نوع و سایر مشخصات) است و اعلامیه ای از طرف فروشنده برای ارائه محصولات و خدمات به خریدار در تاریخ و قیمت مشخص شده است.
2. فاکتور تجاری
فاکتور تجاری یک سند قانونی بین صادرکننده و خریدار (در این مورد، خریدار خارجی) است که کالای فروخته شده و مبلغی را که مشتری باید بپردازد را به وضوح بیان می کند. فاکتور تجاری یکی از اصلی ترین اسناد مورد استفاده گمرک در تعیین حقوق گمرکی است. فاکتور تجاری قبض کالا از فروشنده به خریدار است. این اسناد اغلب توسط دولت ها برای تعیین ارزش واقعی کالا هنگام ارزیابی حقوق گمرکی استفاده می شود. دولت هایی که از فاکتور تجاری برای کنترل واردات استفاده می کنند، اغلب شکل، محتوا، تعداد نسخه ها، زبان مورد استفاده و سایر ویژگی های آن را مشخص می کنند.
3. لیست بسته بندی
به طور قابل توجهی دقیق تر و آموزنده تر از یک لیست بسته بندی استاندارد داخلی، لیست بسته بندی صادراتی لیست فروشنده، خریدار، فرستنده، شماره فاکتور، تاریخ حمل، نحوه حمل و نقل، حامل، و مقدار، توضیحات، نوع بسته بندی را مشخص می کند. جعبه، جعبه، درام یا کارتن، مقدار بسته ها، وزن خالص و ناخالص کل (به کیلوگرم)، علائم و ابعاد بسته در صورت لزوم. هم ایستگاه های تجاری و هم حمل و نقل ها فرم های لیست بسته بندی را حمل می کنند. یک لیست بسته بندی ممکن است به عنوان سند منطبق عمل کند. جایگزینی برای فاکتور تجاری نیست. علاوه بر این، مقامات گمرکی ایالات متحده و خارجی ممکن است از لیست بسته بندی برای بررسی محموله استفاده کنند، بنابراین فاکتور تجاری باید اطلاعات نشان داده شده در لیست بسته بندی را منعکس کند.
4. بارنامه هوایی
حمل و نقل هوایی به صورت حساب راه هوایی نیاز دارد. بارنامه هوایی کالاهایی را که توسط یک شرکت هواپیمایی بین المللی حمل می شود همراهی می کند. این سند اطلاعات دقیقی در مورد محموله ارائه می دهد و امکان ردیابی آن را فراهم می کند. بارنامه های هوایی مختص فرستنده هستند و اسناد قابل مذاکره نیستند (برخلاف بارنامه های "سفارشی" که برای حمل کشتی استفاده می شود).
5. بارنامه
بارنامه قراردادی است بین صاحب کالا و متصدی حمل و نقل (مانند حمل و نقل داخلی). محموله های دریایی دو نوع متداول وجود دارد: بارنامه مستقیم که غیرقابل مذاکره است و بارنامه قابل مذاکره یا سفارش فرستنده. از دومی می توان برای خرید، تجارت کالا در حین حمل و نقل استفاده کرد. مشتری معمولاً به یک بارنامه اصلی به عنوان مدرک مالکیت برای در اختیار گرفتن کالا از حامل اقیانوس نیاز دارد.
توجه داشته باشید:
بسته به نوع محصول، ماهیت معامله (یعنی حمل استاندارد یا موقت)، و کشور مقصد، ممکن است از شما خواسته شود که اسناد صادراتی بیشتری را ارائه دهید. این می تواند شامل گواهی مبدأ عمومی یا FTA، کارنه ATA، اعتبار اسنادی یا سایر اسناد باشد. برای اطلاعات بیشتر، به اسناد ویژه مورد استفاده در معاملات صادراتی مراجعه کنید. همچنین، از راهنمای تجاری کشور که توسط صادرات تجارت داخلی ما در سفارتخانه های ایالات متحده در خارج از کشور تهیه شده است، بازدید کنید. هر راهنما شامل فصل هایی در مورد نحوه انجام تجارت با یک کشور خاص است. در میان فصل‌ها، بخش «فروش کالاها و خدمات ایالات متحده» و «مقررات و استانداردهای گمرکی» وجود دارد که الزامات و مستندات مربوط به یک کشور خاص مورد علاقه را برجسته می‌کند.