نرم افزار BPMS فقط یک ابزار فناوری اطلاعات نیست بلکه فصل مشترکی است از مباحث مدیریتی و IT. از نرم افزار BPMS هم میتوان به عنوان یک ابزار برای مکانیزاسیون فرایند بهره برد و هم از آن برای شناسایی گلوگاه ها و بهبود آنها استفاده کرد.
در واقع نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، هسته اصلی کسب و کار سازمان به شمار می رود. سازمان ها در گذشته برای هر کدام از فرایندهایشان، سیستم های جداگانه ای در محدوده آن فرایند تهیه میکردند که به سیستم های جزیره ای معروف شدند. مشکل اصلی که به مرور زمان در این شیوه بروز کرد عدم امکان ارتباط این سیستم ها با یکدیگر بود.
به این ترتیب ایده شکل گیری سیستم های یکپارچه سازمانی شکل گرفت. در اینگونه سیستم های جامع نرم افزاری تعدادی زیرسیستم مستقل از یکدیگر ولی مرتبط با هم طراحی می شد. اما همچنان مشکل زمان و هزینه بسیار زیاد طراحی و ساخت اینگونه سیستم ها باقی مانده بود.
در نهایت نرم افزارهای BPMS برای این منظور شکل گرفت. نرم افزار BPMS یا business process management system که به آن سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار نیز گفته میشود، یک مجموعه نرم افزاری است که برای جمع آوری، سازماندهی، تجزیه و تحلیل، خودکار سازی و بهبود فرآیندهای تجاری موجود ساخته شده است. در واقع نرم افزار BPMS خود یک نرم افزار است که از تعدادی ماژول به هم پیوسته تشکیل شده است که در ادامه معماری نرم افزارهای BPMS معرفی خواهند شد.
در بسیاری از سازمان ها نرم افزار BPMS زیرساخت توسعه سازمان الکترونیک و در بسیاری کشورها زیرساخت تحقق و توسعه دولت الکترونیک به شمار می رود.
نرم افزار BPMS مزیت های زیادی دارد که در ادامه برخی از آنها را اشاره خواهیم کرد.
افزایش سرعت انجام فعالیت ها و کاهش چشمگیر خطای انسانی. به دلیل اینکه فرایندها از طریق نرم افزار BPMS به راحتی مکانیزه میشوند، مکانیزاسیون فرایندها سرعت انجام کارها را افزایش داده و خطای انسانی را نیز به طرز چشمیگیری افزایش میدهد.
کاهش هزینه تولید نرم افزار تا 70 درصد. استفاده از نرم¬افزارهای BPMS به عنوان زیرساخت نرم¬افزاری که فرایندها را با حداقل کدنویسی به سیستم تبدیل می¬کنند باعث میشود هزینه های تولید نرم افزار تا میزان بسیار قابل توجهی از طریق بکارگیری نرم افزارهای مدیریت فرایند (BPMSها) کاهش پیدا کند. البته باید این نکته را هم در نظر داشت که با نرم افزارهای BPMS همه انواع سیستم ها را نمیتوان تولید کرد.
تغییر سریع نرم افزارهای تولید شده از طریق BPMS. به دلیل افزایش سرعت تبدیل فرایندها به نرم¬افزار و سایر امکاناتی که نرم افزارهای BPMS در اختیار شما خواهند گذاشت امکان اعمال تغییرات در آینده بر روی فرایندهای ساخته شده متناسب با تغییرات به راحتی میسر خواهد بود. به این قابلیت در نرم افزارهای BPMS ، ورژنینگ (Versioning) می گویند. نرم افزارهای حرفه ای تر BPMS مثل کاموندا در مورد تغییرات چند گام به جلوتر رفته و علاوه بر Versioning، قابلیت مهاجرت (migration) را نیز به نرم افزار خود اضافه کرده است.
اندازه گیری زمان انجام فعالیتها. به دلیل اینکه همه اتفاقات در نرم افزار BPMS لاگ میشوند، امکان سنجش زمان انجام فعالیتها و فرایندها فراهم شده است. بر همین اساس میتوان عملکرد افراد، واحدهای سازمانی و فرایندها را بصورت کاملاً واقعی مورد سنجش و ارزیابی قرار داد.
در این فناوری هنگامی که کاری برای شخصی ارجاع میشود مهلت انجام آن کار نیز اعلام می گردد. کاربر در این هنگام می بایست بر اساس زمان استاندارد تعریف شده اقدام به انجام کار نماید، در غیر اینصورت با توجه به اینکه تمام رویدادها در BPMS لاگ می¬شود، سیستم میزان تاخیر وی را محاسبه و در گزارشات BAM ارائه خواهد نمود. امکان تهیه گزارش BAM بر اساس فرایند، واحد سازمانی و افراد سازمانی بطور همزمان وجود دارد.
به دلیل اینکه همه اقدامات و فعالیت ها در BPMS ثبت می شود، امکان سنجش عملکرد افراد در سازمان و مقایسه آنها با یکدیگر وجود دارد. پس استقرار BPMS به استقرار سیستم هایی نظیر ارزیابی عملکرد کمک شایانی کرده و ورودی واقعی اینگونه سیستم ها را فراهم خواهد آورد.
وقتی فرایندها با BPMS مکانیزه می شوند، امکان پایش و کنترل بسیار بالاتری نسبت به حالت های دستی به همراه خواهند داشت.
از میان انواع نرم افزارهای BPMS موجود در بازار ایران، تعداد زیادی تنها عنوان نرم افزار BPMS را یدک می کشند. برخی دیگر از نرم افزارهای BPMS تجاری خارجی هم به دلیل قیمت های بسیار بالای میلیون دلاری و عدم ارائه خدمات در ایران قابل استفاده نیستند. اما دو نمونه از نرم افزارهای با کیفیتی که میتوانیم در ایران از آنها استفاده کنیم نرم افزار Bizagi و نرم افزار Camund هستند و تیم فرایندگستر با تکیه بر دانش و تجربه متخصصان خود، اقدام به توسعه، بومی سازی و سفارسی سازی این دو سیستم BPMS کرده است.
چند مزیت فوق العاده نرم افزار BPMS کاموندا در ادامه لیست شده است:
• پشتیبانی از زبان مدلسازی BPMN توسط نرم افزار Camunda BPMS
• پشتیبانی از استاندارد DMN در مدلسازی تصمیمات توسط نرم افزار Camunda BPMS
• پشتیبانی از استاندارد CMMN توسط نرم افزار Camunda BPMS
• مدیریت تغییر در فرایندها (Versioning) بصورت بسیار پیشرفته
• تحت وب با امکان استفاده بوسیله کامپیوتر، لپ تاپ، تب لت، موبایل
• امکان تعریف انواع شاخص های فرایندی (KPI) برای گزارش گیری
چند مزیت فوق العاده نرم افزار BPMS بیزاجی در ادامه لیست شده است:
• پشتیبانی از زبان مدلسازی BPMN توسط نرم افزار Bizagi BPMS
• کاربرپسند بودن و سرعت بالای ساخت فرایند در نرم افزار Bizagi
• محیط کاربری تحت وب با امکان استفاده بوسیله کامپیوتر، لپ تاپ، تب لت، موبایل
• وجود تعداد زیادی متخصص در کشور به جهت دریافت خدمات
نکته قابل توجه دیگر اینکه این دو نرم افزار BPMS یعنی نرم افزار Camunda BPMS و نرم افزار Bizagi BPMS علاوه بر اینکه از کیفیت بسیار بالاتری از نرم افزارهای BPMS تولید داخلی برخوردار هستند، قیمت شان نیز نسبت به این نرم افزارهای BPMS بسیار پایین تر نیز هست.
البته تیم فرایندگستر در حال کار کردن بر روی نرم افزارهای BPMS دیگری نیز می باشد که از این حیث کامل ترین سبد محصول در حوزه نرم افزارهای BPMS به شمار می رود.