ویژگی های مهم یک سیستم مدیریت حضور و غیاب

علامت گذاری و برآورد حضور و غیاب دستی منجر به صرف زمان و هزینه سازمان ها می شود. خطاهای انسانی و حفظ وقت تقلبی هزینه های پنهان اضافی هستند که مستقیماً بر بهره وری هر سازمانی تأثیر می گذارد. تغییر در سیاست های حضور و غیاب از یک شرکت به شرکت دیگر، گرفتن داده های حضور و غیاب و خودکارسازی آنها را بسیار چالش برانگیز می کند. بنابراین، یک نرم افزار مدیریت حضور و غیاب کاملاً خودکار برای افزایش بهره وری هر سازمانی بسیار مهم است.

فواید سیستم حضور و غیاب هوشمند

• مدیریت متمرکز زمان حضور و غیاب مکان های متعدد

• سیستم حضور و غیاب زمان برای نظارت در زمان واقعی

• علامت‌گذاری و پردازش حضور و غیاب از نظر کاربر

• شیفت های چندگانه و شیفت شبانه را به طور موثر مدیریت کنید

• اعلان های فوری در مورد استثناها

• ردیابی حضور و غیاب زنده برای تصحیح فوری

• گزارش ها را برای راحتی برنامه ریزی کنید

• ایجاد گزارش های سفارشی برای اقدام بعدی

• داده های دقیق و به موقع حقوق و دستمزد

ویژگی های ضروری یک سیستم مدیریت حضور و غیاب

چه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب در محل یا مبتنی بر ابر را انتخاب کنید، این چهار قابلیت پایه و اساس ردیابی زمان کارمندان را تشکیل خواهند داد. به همین دلیل است که باید ویژگی های زیر را در چک لیست خود داشته باشید:

1. ساعت ورود و خروج

کارمندان باید بتوانند با استفاده از کارت خوان های مغناطیسی یا شماره تلفن های شخصی سازی شده، ساعت ورود کنند، دوره های استراحت را ثبت کنند، و پس از اتمام روز کاری، ساعت را بیرون بیاورند. کارتخوان ها مفید هستند زیرا خطر کلاهبرداری یا «پراکسی» را کاهش می دهند.

2. مدیریت مرخصی ها

مدیریت مرخصی حوزه دیگری است که سیستم مدیریت حضور و غیاب شما باید در آن نقش داشته باشد. یک روز از دست رفته نباید به طور خودکار به عنوان "غایب" ثبت شود. در عوض، باید به کارمند هشدار داده شود که برای مرخصی درخواست دهد یا درخواست حضور خاص (مانند نیم روز) ارائه دهد.

3. یکپارچه سازی حقوق و دستمزد

اگر سیستم مدیریت حضور و غیاب شما به لیست حقوق و دستمزد مرتبط باشد، غرامت بر اساس زمان تعیین شده محاسبه می‌شود و هر گونه مرخصی تایید شده یا مرخصی با حقوق را تطبیق می‌دهد. به یاد داشته باشید، این فقط به معنای حقوق و دستمزد روزانه نیست. یک نرم افزار واقعاً مفید از جبران خسارت ساعتی و پرداخت های انعطاف پذیر نیز پشتیبانی می کند.

4. گزارش و سوابق حضور و غیاب

ایجاد و نگهداری سوابق حضور و غیاب کارکنان یک مسئولیت کلیدی منابع انسانی در هر سازمانی است. تولید گزارش اولیه، مانند تعداد ساعات، اضافه کاری، روزهای از دست رفته و غیره باید در قالب گزارش قابل صادرات در دسترس باشد.

5. حضور بیومتریک

اگر نیروی کار زیادی با جدول زمانی مشخص برای ورود و خروج از ساعت دارید، حضور بیومتریک یک ویژگی عالی است. به عنوان مثال، یک مرکز تماس دارای یک شیفت نه ساعته است که بیش از صد نماینده را استخدام می کند. فناوری بیومتریک خطر کلاهبرداری را با استفاده از اثر انگشت کارمند یا سایر شناسه های شخصی برای مجوز حضور از بین می برد.

6. هشدار برای عدم فراموشی

اغلب، یک کارمند ممکن است بعد از استراحت فراموش کند که ساعت خود را به کار ببندد یا در عجله برای ترک بعد از روز کاری از ساعت خارج شود. هشدارهای خودکار مدیران/کارمندان را از این ناهنجاری ها مطلع می کند و درخواست اقدام فوری می کند.

7. یکپارچه سازی تقویم

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب نیز می تواند با تقویم های دیجیتالی مانند تقویم گوگل، اوت لوک و موارد مشابه همگام شود. این به همه اعضای تیم امکان می دهد از در دسترس بودن یک فرد مطلع شوند. ادغام‌های تقویم به‌ویژه برای تیم‌های راه دور که در آن‌ها می‌توانید به سادگی حضور افراد را از طریق یک تقویم مشترک بررسی کنید، مرتبط است.

منبع: https://dingontime.com/