چطور سیستم حسابداری خوب تهیه کنیم؟

تا به حال برایتان پیش آمده که قبل از خرید یک محصول، با جستجو در منابع مختلف و کسب اطلاعات درمورد آن به تصمیم‌گیری بپردازید؟ در واقع همه به دنبال آن هستیم که در هنگام خرید یک محصول، بهترین گزینه را انتخاب کنیم و برای آن هم به هر منبع معتبری سر می‌زنیم؛ پس چرا برای موضوع مهمی مثل خرید سیستم حسابداری خوب هم همین رفتار را انجام ندهیم؟

مثلا تصور کنید قصد خرید یک گوشی موبایل دارید، اگر به روش‌های مدرن امروزی عادت کرده باشید احتمالا اولین کاری که می‌کنید این است که سایت‌ها و فروشگاه‌های آنلاین را جستجو می‌کنید و در مورد قیمت و امکانات آن بررسی‌ها لازم را انجام می‌دهید.

واقعیت این است که اگر نگاهی به روش زندگی امروزی خودمان بی‌اندازیم، به‌سادگی متوجه می‌شویم که تمامی کارهای پیچیده و حساب کتاب‌ها را به ابزارها سپرده‌ایم و کمتر ذهن خودمان را درگیر محاسبات اعداد و ارقام می‌کنیم.

این موضوع درمورد تمام کسب‌و‌کارها هم صدق می‌کند؛ دیگر کمتر کسب‌و‌کاری هست که هنوز هم از روش‌های سنتی حسابداری استفاده کند و خواه ناخواه همگی به‌سمت استفاده از سیستم‌های حسابداری رفته‌اند. برای اینکه بتوانید یک سیستم حسابداری خوب تهیه کنید، باید به مانند تمامی خریدهای مهم دیگرتان، چند فاکتور مهم برایش در نظر بگیرید و قدم به قدم کنار این فاکتورها تیک بزنید.

قبل از اینکه این فاکتورها را برای شما معرفی کنیم، تعریفی از اینکه اصلا سیستم حسابداری خوب چیست داشته باشیم؛

اصلا سیستم حسابداری خوب چیست؟

سیستم حسابداری مجموعه‌ای از برنامه‌های به‌هم پیوسته است که با استفاده از مفاهیم حسابداری، توسط متخصصان حوزه حسابداری و برنامه نویسی ساخته شده تا کاربران بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن و با بیش‌ترین دقت، جمع آوری، ذخیره، پردازش و به‌طورکلی مدیریت امور مالی خود را انجام دهند. البته سیستم حسابداری برای هر کسب و کاری می‌تواند دارای دسته بندی‌های گوناگون باشد. مثلا یک سیستم حسابداری خوب برای صنعت پیمانکاری تفاوت‌های مهمی با سیستم حسابداری مناسب برای صنعت کاشی و سرامیک خواهد بود

روش کار سیستم حسابداری

سیستم حسابداری نیز مانند تمامی سیستم‌های دیگر سه مرحله اساسی دارد و با استفاده از ورود داده‌های مالی، پردازش این داده‌ها و در نهایت ارسال خروجی کار می‌کند.

ورودی داده

رویدادها و داده‌های مالی مانند صورت‌حساب خرید و فروش، دریافت و پرداخت‌ها و... به عنوان خوراک سیستم توسط کاربر در سیستم حسابداری وارد می‌شوند تا مرحله پردازش شروع شود.

پردازش داده

پس از ورود داده‌ها که همان اسناد و مدارک مالی و حسابداری هستند، سیستم حسابداری این داده‌ها را به ترتیب پردازش می‌کند؛ اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تاثیری که بر دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها و درآمدها و... دارند به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند.ثبت‌های انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حساب‌های مربوطه در دفترکل منتقل می‌شوند. زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفترکل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی‌تر و تفضیلی از حساب‌های دفتر کل، از دفاتر معین استفاده می‌شود.البته همانطور که گفتیم این فرآیند در مورد صنایع مختلف می‌تواند دارای تفاوت‌هایی باشد که نیازهای آن صنعت خاص را برطرف کند.

خروجی داده

حاصل این پردازش‌ها در سیستم حسابداری، صورت‌ها و گزارش‌های مالی است که در پایان هرماه، با تهیه تراز آزمایشی صحت‌سنجی می‌شود. گزارشاتی که بعد از پردازش داده استخراج می‌شوند اهمیت فر اوانی در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و افق پیش روی شرکت یا سازمان می‌گذارد، اهمیت پردازش داده‌ها در صنایع مختلف در این مرحله به وضوح قابل لمس خواهد بود.

سیستم حسابداری خوب چه مزایایی دارد؟

افزایش سرعت

همانطور که می‌دانید، شرایط اقتصادی به سمتی می‌رود که سرعت و چابکی، موضوعی مهم در موفقیت هر کسب و کار محسوب اگر می‌خواهید خیلی زود از دور رقابت بیرون نروید، باید بتوانید به سرعت و با چابکی به تغییر شرایط واکنش نشان دهید. با استفاده از سیستم حسابداری خوب به راحتی می‌توانید سرعت واکنشتان نسبت به شرایط اقتصادی را بالا ببرید.

افزایش دقت

اگر کاری به‌سرعت انجام شود اما دقت در آن رعایت نشود، هیچ ارزشی نخواهد داشت. انسان‌ها هم می‌توانند به خوبی محاسبات اعداد و ارقام در حسابداری را انجام دهند اما ممکن است دقت کافی در حساب و کتاب را از دست بدهند، پس در مقابل اطلاعاتی که می‌تواند در سرنوشت یه کسب و کار یا سازمان تاثیرگذار باشد، اصلا نباید ریسک کرد.

ارائه انواع گزارش

یک سیستم حسابداری خوب می‌تواند گزارش‌های جامع و کاملی ارائه دهد تا صاحبان کسب‌وکار بتوانند تصمیم مناسب اتخاذ کنند. هرچه این گزارشات کامل‌تر و دقیق‌تر باشند، افق دید بهتری به مدیران خواهند داد که نتایج بهتری با تصمیمات خود کسب کنند.

کاهش هزینه‌ها

ترکیب سرعت، دقت و گزارش جامع در کنار هم یک فرمول طلایی می‌سازد که در کاهش هزینه‌های مازاد و سربار سازمان یا کسب و کارتان اثر فوق‌العاده زیادی می‌گذارد.

هدف اجرای سیستم حسابداری در کسب و کار چیست؟

سیستم حسابداری باهدف افزایش دقت و سرعت حساب و کتاب کسب و کارها تولید شده است که البته ویژگی‌های مهم دیگری هم دارد؛ سیستم حسابداری، به‌عنوان بخشی از سیستم مالی‌و اداری، همواره بیش‌ترین بار اطلاعاتی برای تجزیه‌و‌تحلیل را به‌دوش می‌کشدو اطلاعات مهمی را بعد از سنجش و پردازش به تصمیم‌گیرندگان سازمان یا کسب‌وکار انتقال می‌دهد. بنابراین اگر یک سیستم حسابداری به‌خوبی طراحی شده باشد می‌تواند اطلاعات مفیدی برای «عملیات و نیازهای قانونی» و «تصمیم‌گیری» ارائه دهد.

حالا بریم سراغ اینکه چطور سیستم حسابداری خوب تهیه کنیم؟

خرید یک سیستم حسابداری خوب، تصمیمی مهم و چالش برانگیز است که نیاز دارد تمام جوانب و زوایای آن بررسی شود تا جلوی ضرر وزیان احتمالی در فرآیندهای کاری را بگیرد. برای اینکه یک سیستم حسابداری خوب انتخاب کنید باید بررسی کنید که آیا یک سری ویژگی مهم را دارد یا خیر که به نظر موضوعی سخت می‌رسد اما این بررسی ارزشش را دارد تا خیالتان راحت باشد.

به تازگی شرکت‌های زیادی به وجود آمدند که در زمینه نرم افزارهای مالی و اداری و سیستم حسابداری کار می‌کنند اما یک سیستم حسابداری خوب علاوه بر پارامترهای فنی، باید ازشرکتی معتبر که سابقه طولانی در زمینه نرم افزارهای مالی‌واداری داشته باشد تهیه شود چون این شرکت‌ها باتوجه به تجربه‌ای که طی سال‌های طولانی در حوزه‌های مختلف صنعتی پیدا کرده‌اند، زیر و بم هر کسب و کار را می‌شناسند و علاوه بر این از لحاظ پشتیبانی نیز برای رضایت مشتریان تمام تلاش خود را می‌کنند.

برای اینکه بتوانید تشخیص دهید که کدام شرکت می‌تواند سیستم حسابداری مناسب شما را ارائه دهد باید چند موضوع را درنظر بگیرید:

سابقه فعالیت

همانطور که گفتیم سابقه در هر کاری بسیار مهم است و این موضوع درمورد شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار هم صدق می‌کند. یکی از راه‌های تشخیص سابقه فعالیت، وب‌سایت آن شرکت است. مسلما شرکت تولیدکننده نرم افزار مالی و اداری که سابقه فعالیت طولانی داشته باشد، تجربیات گران‌بهایی از پروژه‌ها و محصولات قبلی خود به دست آورده که در محصولات جدید اعمال می‌کند و نتیجه آن نرم افزار مالی جامع‌تر و کاراتر خواهد بود.

خدمات پشتیبانی

پشتیبانی نرم افزار حسابداری یکی از مهم‌ترین موضوعات بعد از خرید سیستم حسابداری است، زیرا اگر دچار مشکل در هنگام کار با سیستم حسابداری شوید و کسی برای رفع مشکل شما وجود نداشته باشد در فرآیند کسب‌وکار اختلال وارد می‌شود.

جامعیت

یک سیستم حسابداری مناسب باید بتواند تمامی صنایع و حوزه‌های کسب‌وکاری را پوشش دهد و برای هر کدام راهکار متناسب ارائه دهد. همانطور که پیش‌تر گفتیم مزیت یک سیستم حسابداری خوب این است که بتواند برای کسب و کارها، صنایع و سازمان‌های متفاوت، اطلاعات را به خوبی و دقت تمام پردازش کند و گزارشات مورد نیاز آنها را ارائه دهد.

سخن آخر

همانطور که گفتیم احتمالا در نگاه اول، انتخاب سیستم حسابداری خوب سخت به‌نظر برسد؛ اما اگر خوب توجه کنید می‌بینید که شرکت‌های معتبر و با سابقه‌ای مثل شرکت حساب رایان پارس وجود دارند که از هر لحاظ بتوانند نیاز شما را برطرف سازند.

برای اطمینان بیشتر می‌توانید درخواست دمو یا مشاوره خودتان را ثبت کنید تا مشاوران ما در اولین فرصت برای شما نیازسنجی کنند و اطلاعات تکمیل در اختیار شما قرار دهند.

حتی اگر خودتان نتوانستید به اطمینان کامل دست یابید، می‌توانید با پرس‌وجو از افرادی که در زمینه نرم‌افزار مالی‌واداری سابقه فعالیت دارند به اطمینان کامل درمورد این شرکت برسید تا چشم‌اندازی شفاف در این زمینه پیدا کنید.