انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان، از جمله کلیدی ترین تصمیمات کسب و کار محسوب می‌شود. این راهنما ، اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری در این خصوص فراهم می سازد. بسیاری از سازمان‌ها برای مدت طولانی از سیستم های سنتی فعلی حسابداری خود بهره می برند. واضح است چیزی که برای مدت مدیدی استفاده شود به عادت تبدیل خواهد شد و جدا شدن از آن و پوست اندازی کاری بس دشوار خواهد شد.
به‌علاوه برای تغییر سیستم و یادگیری سیستم جدید ، نیاز به صرف هزینه و زمان زیادی خواهد بود. سیستم جدید برای اینکه پاسخگوی نیازهای کسب و کار باشد باید با فعالیت های فعلی کسب و کار هماهنگ بوده و با نوآوری های فناوری سازگار باشد. به عبارت دیگر، در حالت ایده آل، ما نیازمند نرم افزاری هستیم که ساده و هوشمند بوده و به راحتی با اقداماتی که پیشتر در کسب و کار انجام می پذیرفت سازگار باشد.
منافع حاصل از یک سیستم حسابداری خوب
یک نرم افزار حسابداری که به طور صحیح نصب و اجرا شده باشد قادر است منافع زیادی را برای سازمان حاصل نماید، که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره کرد:
قابلیت‌های بهتر در تصمیم گیری
بهبود جریان نقدینگی:یکپارچه سازی صورت حساب‌ها، موجودی انبار، حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختنی این امکان را برای مدیران و کارشناسان مربوطه فرآهم می سازد تا نقدینگی ارزشمند شرکت را به سادگی و بطور کارا مدیریت نمایند.
اطلاعات صحیح تر:با دراختیار داشتن نرم افزار کاملا یکپارچه حسابداری، نه تنها دارای اطلاعات بیشتر خواهیم بود بلکه از اطلاعات صحیح تری هم برخوردار خواهیم شد.
کنترل بیشتر اطلاعات:نرم افزار یکپارچه حسابداری امکان دسترسی به اطلاعات مهم مالی را در زمان مورد نیاز فراهم می سازد.
مبنایی برای رشد و توسعه:نرم افزار حسابداری مناسب، با رشد و توسعه سازمان (چه از نظر اندازه سازمانی، چه افزایش تعداد بخش ها و دپارتمان‌ها و چه افزای تعداد کاربران) نیز قادر است خود را سازگار نماید.
به‌طور کلی در مسیر انتخاب، نصب و اجرای نرم افزار حسابداری جدید، چالش های فراوانی وجود دارد. اما از سوی دیگر به واسطه نصب و راه‌اندازی این نرم افزار، فرصت های فراوانی برای سازمان خلق خواهد شد.
بطور مثال می توان کنترل بیشتری بر امور مالی سازمان داشت، تصمیمات بهتری اتخاذ کرد و جریان نقدینگی را بهبود بخشید.
در ادامه این مطالعه شش گام ذیل را برای انتخاب موفقیت آمیز نرم افزار حسابداری تشریح می نماییم:
درگیر ساختن افراد شایسته و کاردان
تعریف چالش‌ها
تخصیص مدیر پروژه به فرآیند
ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی
انتخاب یکی از فروشندگان نرم افزار
اجرای سیستم، از طریق توسعه برنامه آموزشی و برنامه اجرایی فاز 1
در اصل نرم افزار حسابداری، اطلاعاتی را فراهم می سازد که برای اغلب بخش های سازمان قابل استفاده و بهره برداری است. بخاطر همین است که انتخاب نرم افزار جدید نباید صرفا به دپارتمان یا مدیر خاصی محول گردد. بلکه گروه های میان وظیفه ای در سازمان (که متشکل از افراد متخصصی از دپارتمان‌های گوناگون هستند) هستند که وظیفه انتخاب، اجرا و بهره برداری از این نرم افزار را بر عهده دارند.
در فرآیند انتخاب نرم افزار حسابداری خوب برای سازمان‌ها و کسب و کارها، افراد زیر باید حضور داشته باشند:
کاربران سیستم
مدیران سیستم
مشتریان سیستم
تصمیم گیران و امضاء کنندگان نهایی سیستم
کارکنان سیستم‌های اطلاعاتی
2) تعریف چالش ها
شناخت توانمندی ها و نقاط ضعف اطلاعات مالی کسب و کار برای انتخاب راه حل نرم‌افزاری مناسب حسابداری، ضروری است. هرچه فرد با چالش های کسب و کاری که توسط این نرم افزار قابل حل است، بیشتر آشنا باشد، تصمیمات آگاهانه تری می تواند در مسیر انتخاب نرم افزار بهتر اتخاذ نماید.
سوالاتی که در این میان پیش می‌آید به شرح ذیل است:
1) در حال حاضر سازمان شما چه چالش‌هایی را از سوی سیستم حسابداری خود تجربه می‌کند ؟ برای پاسخ به این سوال لازم است در وهله نخست، فهرستی از چالش‌هایی که سازمان در حال حاضر مواجه است، تهیه شود. سپس بایستی فهرست دومی متشکل از کارهایی که باید انجام بگیرد اما سیستم فعلی قادر به انجام آن نیست، تهیه شود. این اطلاعات، فهرست اصلی نیازمندی‌ها را تشکیل خواهد داد و هنگام ارزیابی نرم افزار حسابداری جدید، قابل استفاده می باشند.
2) با اجرای نرم افزار جدید حسابداری چه مقداری برای TCO و TVO پیش بینی می کنید ؟ فضای فعلی و جدید کسب و کار ایجاب می کند که سازمان‌ها بر هزینه های مربوط به سرمایه‌گذاری های فناوری خود تاکید و دقت نظر نمایند. برای این منظور لازم است به محض آنکه بررسی راه حل‌های نرم‌افزار حسابداری را آغاز می نماییم، مقدار هزینه کل مالکیت (TCO) و ارزش کل مالکیت (TVO) را برآورد کنیم. TCO، برآوردی مالی برای کمک به ارزیابی هزینه های مستقیم و غیرمستقیم نرم افزار انتخابی است. در مقابل، TVO بر درک اینکه چطور سیستم می تواند بر سازمان اثرگذاشته و آن را جهت دستیابی به اهداف راهبردی کمک نماید.
اکثر سازمان‌ها، کسب و کارشان را به ترتیب زیر مکانیزه می کنند:
پردازش کلمه و صفحه گسترده
دفتر کل (معین عام)
صدور صورتحساب / حساب های دریافتنی
حساب های پرداختنی
موجودی انبار
سفارش فروش
سفارش خرید
لیست حقوق / منابع انسانی
هزینه شغل / تولید
گزارش های متعارف مدیریتی
سایر سوالاتی که می بایست پرسیده شوند به شرح ذیل است:
3- مزایای سیستم و فرآیندهای فعلی سازمان چیست ؟
4- برای تصمیم گیری راهبردی به چه داده ها و اطلاعاتی نیاز است ؟
5- برای پیش‌بینی و کنترل جریان نقدینگی سازمان به چه چیزهایی نیاز است ؟
6- برای مدیریت دارایی های به چه اطلاعاتی نیاز است ؟
7- برای رشد و توسعه سازمان، چه چیزهایی باید مکانیزه شود ؟
8- چقدر می بایست انعطاف پذیر بود ؟
3) انتخاب یک مشاور معتمد و یک مدیر پروژه
این امکان وجود دارد که در بین کارکنان سازمان، افراد شایسته و متخصصی باشند که قادر به اجرای موفقیت آمیز سیستم حسابداری هستند. اما امکان اینکه افراد متخصص و زمان کافی جهت تحلیل، خرید، نصب و راه‌اندازی و نگهداری این سیستم وجود نداشته باشد، بیشتر است. در این میان یک مشاور شایسته و معتمد می تواند بطور قابل توجهی کمک کند. مشاوران، متخصصانی هستند که دارای دانش و تجربه کافی در فرآیندهای خرید و اجرای این سیستم ها هستند. به منظور یافتن یک مشاور متعهد و شایسته برای خرید و اجرای نرم افزار جدید حسابداری راهکارهای خاصی وجود دارد که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می شود:
درخواست از دپارتمان سیستم‌های اطلاعاتی برای ارایه نظرات سازنده در انتخاب مشاور
درخواست از همکاران برای اعمال نقطه نظرات خود در این خصوص
شرکت در سمینار یا برنامه‌های تجاری صنعتی
مرور نشریات حسابداری
گفتگو با شرکای تجاری بویژه افراد فعال در صنعت مربوطه
برای یافتن مشاور یا تامین کننده اصلح نرم افزار حسابداری می بایست پرسش‌های زیر را مطرح ساخت:
آیا این تامین کننده دارای سوابق اجرایی بوده و بک گراند کاریش به چه صورت است ؟
آیا این مشاور، پکیج کاملی از خدمات ارایه می نماید ؟
آیا این تامین کننده به نقطه نظرات ما توجه می کند و به اصطلاح گوش حرف شنو دارد ؟
آیا این تامین کننده ارتباط شفافی با ما خواهد داشت ؟
آیا فکر می کنید قادر به همکاری با این تامین کننده هستید ؟
4) ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی
زمانی که تامین کننده یا مشاوری برای همکاری برگزیده می شود، بررسی کارکردهای خاص نرم‌افزاری زمان زیادی را می گیرد. در ادامه به موردی اشاره خواهد شد که اغلب شرکت‌های ارایه دهنده نرم افزارهای حسابداری آن را مطرح نمی کنند. این موضوع عبارت است از اینکه " اکثر برنامه های کاربردی اساسا وظایف و کارکردهای مشابهی دارند اما ماهیتا روش انجام کار در آنها با یکدیگر تفاوت دارد ".
در ادامه به برخی از نکات کلیدی در هنگام بررسی راهکارهای گوناگون نرم افزار حسابداری اشاره می شود.
شرکت:چقدر با شرکتی که از آن نرم افزار را تهیه می کنید آشنا هستید و از سوابث اجرایی آن باخبر هستید ؟
مقیاس پذیری نرم افزار:یعنی آن نرم افزار چقدر قادر است با رشد و توسعه سازمان سازگار باشد؟
استقرار سیستم براساس نیاز یا فرضیات اولیه مشتریان:تا بحال، سازمان‌ها مجبور بودند نخست مجوز نرم افزار را تهیه، رایانه هایی را خریداری و برنامه های کاربردی را بر روی آن نصب و اجرا می کردند. با پیشرفت فناوری‌های شبکه ای و دسترسی گسترده به فضای اینترنت، روش های جدیدی پدیدار شده است. امروزه به منظور ارزیابی نرم افزار باید به این سوال پاسخ داد که آیا اجرای راه حل های نرم افزاری باید براساس نیاز مشتری باشد یا براساس پیش فرض‌های آنها.
سرعت نصب و راه اندازی:یکی از تعهدات فروشنده نرم افزار حسابداری، نصب و راه اندازی این سیستم برای مشتری (سازمان) می باشد. حال نکته ای که در این خلال حایز اهمیت جلوه می نماید، این است که کارایی و سرعت نصب و راه‌اندازی این نرم افزار جدید چقدر است. بطور کلی هرچه زمان بیشتری صرف نصب و راه اندازی این نرم افزار شود، هزینه بیشتری به سازمان تحمیل خواهد شد.
سهولت استفاده:به‌طور کلی، کسب و کار و به طور اخص حسابداری، می تواند پیچیده باشد. لذا سازمان‌ها نیازمند راه‌حل های حسابداری هستند که ساده، منطقی بوده و راحت قابل یادگیری و استفاده باشند.
روشن شدن زوایای مواردی که ممکن است نادیده انگاشته شود:از تامین کنندگان درخواست شود که دقیقا بخش های مختلف نرم افزار را برای سازمان تشریح کرده و مشخص نماید که هریک از کارکردهای (فانکشن های) اختیاری، چه هزینه ای را به سازمان تحمیل می‌نماید.
ظرفیت:مشخص شود که آیا در نرم افزار، محدودیت‌های فنی (مثلا: در حداکثر تعداد مشتریان، فروشندگان، آیتم‌های موجودی و ...) برای هندل کردن وجود دارد؟
قابلیت های گزارش گیری:آیا نرم افزار جدید قابلیت ارایه گزارش‌های مورد نیاز سازمان را دارد؟
سهولت ورود داده‌ها:مشخص شود که آیا اطلاعات به راحتی و به سرعت قابل ورود و ویرایش در سیستم هست یا خیر؟
معتبرسازی داده‌ها:مشخص شود که سیستم انتخاب شده چقدر قادر به شناسایی و رفع اشتباهات داده های ورودی است؟
رسیدگی به خطاها:مشخص شود که سیستم چقدر قادر به ممانعت از بروز تراکنش‌های ناموفق بوده و چقدر از حذف داده ها و اطلاعات کلیدی در سیستم از سوی کاربران جلوگیری می شود.
امنیت:میزان حفاظت از گزارش‌ها و وظایف حساس از طریق پسوردها (گذرواژه‌ها) به‌طور مستقیم وابسته به میزان امنیت در برنامه است. لذا باید مشخص شود سیستم جدید از این بعد در چه وضعیتی قرار دارد.
5) انتخاب فروشنده نرم افزار
پس از شناخت قابلیت‌های گوناگون نرم افزار حسابداری حال زمان انتخاب نرم افزار و فروشنده آن است.
در ادامه، مواردی را که می بایست در انتخاب فروشنده نرم‌افزار درنظر داشت تشریح می‌شود.
تعداد نمایندگی ها و دفاتر فروش سازمان فروشنده: که هرچه بیشتر باشد بیانگر استقبال از آن فروشنده خواهد بود.
به‌روزرسانی مستمر نرم افزار: تامین کننده خوب نرم افزار حسابداری، تامین کننده ای است که نرم افزار را بطور مستمر بروزرسانی نموده و ایرادات و باگ های نرم افزار را بطور دائم اصلاح و رفع می کند.
مسیر تکامل و ارایه نسخه های جدید نرم افزار (Upgrade): شرکت خوب تامین کننده نرم افزار، شرکتی است که سرمایه گذاری هنگفتی بر مهندسی و توسعه طرح های جدید محصول خود نموده و آن را بطور منظم بهبود بخشد.
تیم پشتیبانی فنی خوب: شرکت ارایه دهنده نرم افزار باید بطور مستمر و متعهدانه، پس از فروش نرم افزار، اقدامات پشتیبانی از نرم افزار را به خوبی انجام داده و پاسخگوی سوالات و مشکلات سازمان و کاربران باشد.
6) اجرای سیستم
زمانی که فروشنده و نرم‌افزار موردنظر انتخاب و خریداری شد، حال موقع نصب و اجرای نرم افزار است. این فرآیند از جمله جذاب ترین فرآیندها بوده و برای انجام موفقیت آمیز آن می بایست موارد ذیل را دنبال کرد:
اصلاح و تکمیل نرم افزار را به زمان دیگری موکول کرد: یعنی در وهله نخست لازم است ساختارهای بنیادین نرم افزار در سازمان مستقر شده، سپس برای تکمیل، شخصی سازی و اضافه کردن ماژول های خاص به آن اقدام کرد.
فرآهم کردن بستری مناسب جهت آموزش سیستم به کاربران.
آگاه ساختن کارکنان و تمامی افراد درگیر در سیستم جدید با کارکردهای سیستم جدید.
در فرآیند اجرا باید آهسته و پیوسته گام برداشت. عجله در اجرای نرم‌افزار منجر به بروز مشکلات عدیده ای خواهد شد.
از آنجاکه ورود یک سیستم جدید و برچیدن سیستم های سنتی نیازمند تعریف شغل‌ها و پست های جدیدی برای سازمان است با دقت در این امر میزان تعهد کاربران را افزایش دهید.
برنامه ریزی برای بررسی و ارزیابی مستمر نرم افزار (سیستم جدید)
پنج اشتباه رایجی که افراد هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری با آن مواجه می شوند به شرح ذیل است:
پیش از انتخاب سیستم جدید، بررسی دقیق و تحلیلی بر کارکردهای موردنیاز سیستم و انتظارات و نیازمندی های خود از سیستم انجام نمی دهند.
سوء برداشت از مزایای مکانیزه سازی فرآیندهای سازمان.
نادیده انگاشتن منافعی که کمی نبوده و محاسبه آنها دشوار است (مثل : بهره وری، تصمیم گیری بهتر و صحیح تر و ... )
درگیر نشدن مدیران و کارکنان سازمان در فرآیند انتخاب و واگذاری کامل آن به مشاور.
استنباط اینکه نرم افزار حسابداری تنها به درد حسابداران خورده و سایر افراد و دپارتمان‌ها بهره‌ای از آن نمی برند.