معرفی بهترین نرم افزار مدیریت پروژه

یکی از اولین اقداماتی که پس از راه اندازی کسب و کار بایستی انحام دهید، استفاده از نرم افزار های مدیریت پروژه می باشد.

نرم افزار های مدیریت پروژه، شما را در رسیدن به اهداف کلیدی کسب و کارتان یاری می کنند.

به علت محبوبیت های نرم افزار های مدیریت پروژه و امکانات بی نظیر آن ها، تاکنون نرم افزار های مدیریت پروژه بسیاری عرضه شده است و همین باعث سردرگمی بسیاری از افراد شده است و انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه را کمی سخت نموده است.

در این مقاله به معرفی چندین نمونه از بهترین نرم افزار های مدیریت پروژه خواهیم پرداخت.

اهمیت استفاده از نرم افزار های مدیریت پروژه

در بخش قبل، به صورت مختصر در مورد اهمیت استفاده از نرم افزار های مدیریت و کنترل پروژه سخن گفتیم و در این بخش با سایر کاربرد های این ابزار ها آشنا خواهیم شد.

کاربرد های نرم افزار های مدیریت پروژه به قدری گسترده است که تصور کسب و کاری بدون به کارگیری این ابزار ها بسیار دور از انتظار می باشد.

با استفاده از ابزار های مدیریت و کنترل پروژه، قادر خواهید بود تیم خود را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید و با تسلط بر روی تمامی امور باعث بالا رفتن کارایی تیم نیز خواهید شد.

یکی از ویژگی های ابزار های مدیریت پروژه ، ارائه دورنمای پروژه می باشد و شما و تیمتان را قادر می سازد تا نگاهی حامع به پروژه داشته باشند.

معرفی بهترین نرم افزار های مدیریت پروژه

1. نرم افزار اینستاگانت (Instagantt)

اگر به دنبال نرم افزار آنلاینی با قابلیت ترسیم گانت چارت هستید، این نرم افزار برایتان بسیار کاربردی خواهد بود.

این نرم افزار برای کار با Asana طراحی شده و امکان برقراری ارتباط با برنامه‌های کاری مربوط به سایر منابع آنلاین را فراهم می‌کند.

به عبارتی ، یک بار تمامی اطلاعات را وارد نرم افزار کرده و سپس تنها به مدیریت و کنترل پروژه خود خواهید پرداخت.

اگر از Asana هم استفاده نمی‌کنید؛ باز هم نرم افزار اینستاگانت کاربرد های بسیاری برایتان خواهد داشت. می‌توانید وظایف کاری را مشخص و مورد نظارت قرار دهید؛ زمان تحویل فعالیت ها را مشخص نموده و پیشرفت پروژه را ارزیابی کنید.

ویژگی‌های اینستاگانت :

مشاهده بار کاری و گانت چارت واگذاری وظایف و خرده وظایف‌ گزینه‌هایی برای اشتراک گذاری عمومی اطلاعات تعیین بازه ‌های زمانی انجام همزمان چند پروژه و در اختیار داشتن چندین فضای کاری وابستگی‌ها و مراحل کاری مسیر بحرانی گزینه‌های مرتبط با همکاری تیمی: اطلاع رسانی و تخصیص وظایف کاری ارزیابی هزینه واقعی و مورد انتظار گزینه‌های انتخاب رنگ برای نمودارهای پیشرفت کار تعیین ریسک و اولویت تعیین Baseline قابلیت تبدیل اطلاعات به فرمت‌های مختلف از جمله اکسل، تصویری و PDF

2. نرم افزار تیم گانت (TeamGantt)

با این نرم افزار، روال‌های کاری را مشخص نموده و به شیوه قابل درک برای همکاران ارائه می‌دهید. امکان مدیریت و نظارت بر روی پروژه‌ها با این ابزار فراهم است. پروژه های مختلف، مراحل و وظایف را مشخص نموده و روی iOS، اندروید، گوگل کروم و وب قابل استفاده است. پس شما در هر جا و با هر دستگاهی به این نرم افزار مدیریت پروژه دسترسی دارید. با این ابزار قادر به مشاهده جریان پروژه هستید.

می‌توانید اولویت بالا، اندک و متوسط را به وظایف کاری اختصاص دهید؛ نحوه فعالیت تیمی، تاریخ تحول و هر زمان بندی دیگری را لحاظ کنید. می‌توانید از سبک زمان بندی گانت برای نظارت بر هر کاری استفاده کنید. همه این موارد به طور رایگان در طول 30 روز در اختیارتان قرار دارد. سپس باید هزینه را طبق تعداد افراد حاضر در تیم پرداخت کنید.

برخی از ویژگی‌های تیم گانت عبارت است از:

قابلیت کشیدن و رها کردن فایل‌ها اجازه ورود میهمان تعیین خطوط پایه نمایش چند پروژه در یک نمودار گانت وظایف و خرده وظایف

3. نرم افزار تسکولو Taskulu

تسکولو یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب ایرانی است که برای افزایش بهره وری و پیشبرد فعالیت های تیمی این روزها طرفداران زیادی دارد.

تسکولو با سیستم ساده و امن همراه با محیط کار راحت امکان مدیریت پروژه ها را برای کسب وکارهای مختلف فراهم می سازد. این اپلیکیشن به زبان های انگلیسی و اسپانیایی قابل استفاده است.

نرم افزار تسکولو در جدیدترین آپدیت های خود توانسته امکان تماس تلفنی را برای کاربران فراهم سازد.

همچنین شرکت های فعال در حوزه بازاریابی و تبلیغات، تولید بازی، تولید فیلم و موسیقی میتوانند در فضای مخصوص به حوزه کسب وکارشان به راحتی و در شرایط دورکاری به مدیریت و اجرای پروژه ها بپردازند.

در اجرای یک پروژه با استفاده از Taskulu می توان به راحتی فهرست وظایف ایجاد و آنها را مدیریت کرد و در سه بخش Todo ،Doing ،Done قرار داد.

وجود این مراحل، پیگیری وضعیت انجام فعالیت ها توسط اعضای تیم را سریع تر و آسان تر کرده و از دوباره کاری در مراحل اجرایی پروژه جلوگیری می نماید.

به طور کلی تسکولو به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه کارآمد با توانایی ارتباط تیمی گامی مهم برای انجام و مدیریت پروژه های شرکت شما می باشد.

با تسکولو می توانید لحظه به لحظه با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید و زمانی که صرف انجام پروژه می شود را ثبت و براساس آن گزارش های کاری دقیقی برای خود تهیه کنید.

از دیگر قابلیت های تسکولو پیوست کردن و به اشتراک گذاری فایل های کاری لازم برای اجرای پروژه بین اعضای تیم، ثبت دیدگاه، و منشن کردن اعضای و گفتگوهای گروهی و خصوصی می باشد.

استفاده از تسکولو و عضویت در آن ابتدا برای کلیه کسب و کارها رایگان و بعد از مدتی استفاده از آن برای سطوح مختلف دسترسی نیازمند پرداخت هزینه است.

امروزه سطوح مختلفی برای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو در نظر گرفته شده که سطح پایه آن برای کسب و کارهای نوپا و کوچک که دارای 10کاربر یا کمتر هستند کاملا رایگان و قابل استفاده است.

سطوح تجاری، حرفه ای و اختصاصی تسکولو که استفاده از آن نیازمند پرداخت هزینه به دو صورت ماهانه و سالانه است براساس نوع نیاز سازمان ها مشخص شده است.

4. نرم افزار MSP

MSP مخفف نرم افزار Microsoft Project مایکروسافت پروجکت یا ام اس پروجکت است.

نرم افزار MSP یکی از محبوب ترین نرم افزار های شرکت مایکروسافت است که در حوزه مدیریت و کنترل پروژه ها قابل استفاده می باشد.

با استفاده از این نرم افزار می توانید زمان اجرا، تکمیل کلیه فعالیت های پروژه را مشخص کنید و مطمئن باشید که یک پروژه براساس برنامه زمانبندی مشخص اجرا و در موعد مقرر تحویل داده می شود.

نرم افزار MSP با ثبت تاریخ واقعی آغاز و پایان فعالیت های انجام شده (actual start و actual finish) ،کلیه اطلاعات ثبت شده مرتبط با پروژه را به صورت خودکار به روزرسانی می کند.

همچنین این نرم افزار براساس زمانبندی واقعی در نظر گرفته شده، روند پیشرفت برنامه های تعیین شده را محاسبه می کند.

از دیگر مزایای این نرم افزار میتوان به مدیریت کارا و تاثیرگذار، زمان بندی قابل اجرا، تعیین مراحل اجرای پروژه برای کارفرما و پیمانکار، قدرت بکارگیری اطلاعات موجود، ایجاد نمودارها و جداول حرفه ای، نظارت بر منابع مالی و انسانی و…. اشاره کرد.

به وضوح می توان گفت نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت پروجکت به افراد در زمانبندی، برنامه ریزی منابع، گزارش گیری و گزارش دهی در حین اجرای پروژه کمک می کند.

البته امکان استفاده از تمامی این موارد بدون یک آموزش جامع نرم افزار MSP مهیا نخواهد بود؛ بنابر این اگر مدیر پروژه هستید، یادگیری نرم افزار MSP را در اولویت قرار دهید.

5. نرم افزار جیرا JIRA

زمانی که پروژه ای برای اجرا تعیین می شود، لیستی از نرم افزارها و اپلیکیشن های مختلف و کاربردی به ذهن خطور میکند در میان نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزار جیرا جز شناخته شده ترین ها است.

این نرم افزار توسط شرکت AtlasSian طراحی شد و در سازمان های بزرگ دنیا مانند توییتر و اسکایپ در اجرایی نمودن پروژه ها به کارگرفته شد.

لازم به ذکر است این نرم افزار در ابتدا به عنوان ابزاری برای پیدا کردن باگ ها و ردیابی اشکالات تیم های برنامه نویسی در حین اجرای پروژه ها طراحی شد که به مرور زمان توسعه یافت و در زمینه مدیریت پروژه با توجه به حضور رقبایی قدرتمند به یکی از نرم افزارهای پرکاربرد و شناخته شده تبدیل شد.نرم افزار مدیریت پروژه رایگاننرم افزار Jira در سه پکیج نرم افزاری باتوجه به نیاز کسب و کارها قابل خریداری است که در ادامه به معرفی آنها می پردازیم:

Jira Core: شامل امکانات اولیه و پایه برای مدیریت پروژهای بیزینسی (غیر نرم افزاری) است.

Jira Software: این پکیج علاوه بر اینکه امکانات پکیج Jira core را پوشش میدهد، شامل امکانات مورد نیاز برای مدیریت پروژه های نرم افزاری است. Jira Service Disk: کامل کننده پیکج یک و دو است و امکاناتی نظیر پشتیبانی و امور مشتریان را شامل می شود. از مهمترین مزایای نرم افزار مدیریت پروژه جیرا، اولویت بندی پروژه ها، مدیریت تسک ها، سفارش سازی پروژه ها، ارائه گزارشها و تحلیل ها، همگام سازی با موبایل، و…. است. یکی از معایب نرم افزار جیرا عدم پشتیبانی زبان فارسی و تقویم شمسی است.

6. نرم افزار پروف هاب (Proof Hub)

ابزار مدیریت پروژه پروف هاب یک نرم افزار با محیط کاربری ساده و استفاده از آن برای کاربران بسیار آسان است.

این نرم افزار برای دو سیستم عامل اندروید و آیفون عرضه شده است و کاربران در آن می‌توانند مانند دیگر نرم افزارهای مدیریت پروژه وظایف را تعیین و نحوه عملکرد را مورد بررسی قرار دهند.

از مزایای نرم افزار مدیریت پروژه پروف هاب می‌توان به 6 زبانه بودن آن اشاره کرد که سبب می‌شود مدیران پروژه بتوانند از آن در کارهای بین‌المللی هم بهره ببرند.

7. نرم افزار کلیک آپ (Click Up)

با نرم افزار مدیریت پروژه کلیک آپ، مدیران پروژه می توانند انواع وظیفه اعم از وظایف کوچک یا بزرگ را تعیین و نحوه انجام و میزان پیشرفت آن‌ها را ارزیابی کنند. در این نرم افزار به راحتی می‌توان برای کاربران سطح دسترسی تعریف کرد تا بتوانند بر اساس نیازی که دارند، داده‌ها را مشاهده کنند.

از مزایای نرم افزار مدیریت پروژه کلیک آپ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

رابط گرافیکی جذاب نام‌گذاری پروژه‌ها به شکل دلخواه ترسیم گانت چارت

8. نرم افزار Clockify

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین Clockify به شما امکان می‌دهد هر تعداد که در نظر دارید کاربر، پروژه و وظیفه تعریف کنید. این امکان را دارید که به کاربران دسترسی‌های متفاوتی بدهید. (‌با تعریف گروه کاربری در منوی Group) سپس، می‌توانید کاربران مناسب را به پروژه‌ها / وظایف اختصاص دهید و به اعضای تیم خود اجازه دهید زمان صرف شده بر روی وظایف خود را پیگیری کنند. این نرم افزار سادگی قابل توجهی دارد و با داشتن دانش اندکی از زبان انگلیسی به آسانی قادر به استفاده از آن خواهید بود. به طور مثال: در منوی پروژه‌ها، پروژه‌ها و وظایف مربوط به آن‌ها را تعریف می‌کنید و آن‌ها را در همان منو به اعضای تیم پروژه اختصاص می‌دهید، حتی می‌توانید اعضا را در همین قسمت تعریف کنید. بعد از این، تنها کاری که باید انجام شود این است که تایمر مربوط به فعالیت توسط شما و اعضای تیمتان روشن شود.

Clockify مجهز به داشبورد است، شما می‌توانید فعالیت‌های تیم خود را ببینید، به طور بصری ارزیابی کنید که در هر روز چه کسی بر روی چه چیزی کار کرده است، ببینید چه کسی بیشترین فعالیت را دارد و هر کسی در حال حاضر بر روی چه چیزی کار می‌کند.

از مزایای نرم افزار Clockify ، وجود نرم افزار های اندروید و ios می باشد.

Clockify امکانات دیگری هم دارد اما همانطور که در ابتدای مقاله ذکر شد، رایگان نیستند.

قیمت پایه امکانات اضافی آن از ماهیانه 9.99 دلار به ازای هر کاربر در ماه شروع می‌شود و به این دلیل که روزی که من این مقاله را نوشتم قیمت دلار با روزی که شما آن را می‌خوانید قطعا متفاوت است، حساب و کتاب را به عهده خوانندگان عزیز می‌سپارم.

برخی از امکانات غیررایگان clockify گزارش‌ساز و نمودارساز امکان بستن تایم‌شیت‌های روزهای گذشته. (کاربر می‌تواند تایم‌شیت‌های گذشته خود را ادیت کند.) امکان دادن دسترسی‌های متفاوت برای دیدن گزارش‌ها در نسخه رایگان امکان کپی کردن پروژه دریافت هشدار برای نزدیک شدن به تاریخ سررسید پروژه امکان بستن دوره‌های زمانی (مثلا بستن روزهای جمعه) تایید تایم شیت توسط مدیران

9.نرم افزار پریماورا

نرم افزار پریماورا، یکی از محبوب ترین نرم افزار های مدیریت پروژه در ایران می باشد.

مهم ترین کاربرد نرم افزار پریماورا (Primavera) ، تسهیل مدیریت و کنترل پروژه ها می باشد.

گستره امکانات پریماورا سبب شده تا حضور Primavera در پروژه های ساختمانی، صنعتی، نرم‌افزاری و … بسیار پررنگ باشد.

اساس کار نرم افزار پریماورا آن است که در ابتدا، فعالیت ها (Task) را در نرم افزار وارد نموده و سپس با مشخص کردن ارتباط بین Task ها و تعریف و تخصیص Resource به فعالیت های مذکور، مدیریت و کنترل پروژه را به بهترین شکل انجام می گیرد.

یکی دیگر از اقدامات قابل انجام با نرم افزار پریماورا، پیش بینی و برآورد بودجه و مدت زمان تقریبی اتمام پروژه می باشد.

منبع