در سال 2022، اگر می خواهید کسب و کارتان موفق شود، نرم افزار حسابداری شخصی ضروری است. این یکی از تصمیمات کلیدی است که در نهایت عملکرد مالی و مدیریت هزینه های بهتری را برای شما فراهم می کند. همه از کار کردن برای شما و با شما لذت خواهند برد و این خود یکی از دلایل اهمیت حسابداری در تجارت است.
اکثر شرکت ها احساس راحتی نمی کنند که پول خود را در ایجاد پروژه های نرم افزاری حسابداری سرمایه گذاری کنند. اما چنین سرمایه‌گذاری به اندازه آموزش کارمندان برای کارآمدتر شدن و بهره‌وری کارآمدتر خواهد بود.
قبل از خودکارسازی هرگونه عملیات مالی، بیایید سعی کنیم به این سوال پاسخ دهیم که چگونه یک برنامه نرم افزار حسابداری ایجاد کنیم.
چرا یک شرکت باید از نرم افزار حسابداری استفاده کند یا بسازد؟
انواع مختلف شرکت ها می توانند به طرق مختلف از استفاده از نرم افزار حسابداری سود ببرند. مزایای زیر استفاده و مدیریت نرم افزار های حسابداری مبتنی بر وب شامل بهبود صورت سود و زیان، گزارش جریان وجوه نقد، مدیریت موجودی دارایی ها و بهینه سازی عملیات مالی شما است.
1. فرآیند بازیابی اطلاعات آسان تر
از آنجایی که منبع تمام اطلاعات مالی بخشی از حسابداری کلی است، با استفاده از سیستم های حسابداری سفارشی، می توان به راحتی هر داده آینده را پیوند داد.
بنابراین، توسعه نرم افزار حسابداری آنلاین به جلوگیری از موقعیت هایی که کسب و کار نمی تواند اطلاعات لازم را پیدا کند، کمک می کند. علاوه بر این، نیاز به روش های سنتی مبتنی بر کاغذ را می توان به راحتی از بین برد.
2. بهبود پوشش صورت های مالی و دیده شدن درآمد
افزودن یک منبع داده ایستا و گرافیکی به سیستم حسابداری سفارشی به پوشش دقیق تر صورت های مالی کمک می کند. یک سیستم حسابداری قابل مشاهده به کاربران اجازه می دهد تا در سطح جدیدی از بهره وری برای دستیابی به اهداف مالی مشترک همکاری کنند. اطلاعات بیشتر و توانایی کنترل جریان داده به کاربران ارائه می شود.
3. زمان پاسخگویی سریعتر و اتوماسیون
این یکی از مهمترین مزایای سیستم های حسابداری خودکار است. این از پذیرش فرآیندهای اتوماسیون و در نتیجه بهبود کارایی داخلی و ترویج زمان بندی دقیق تر ناشی می شود.
اتوماسیون باعث صرفه جویی در زمان می شود. اما برای دستیابی به آن، توسعه دهندگان نرم افزار حسابداری آنلاین باید با آخرین فناوری ها به روز باشند. مطمئن شوید که از رقبا جلوتر می‌مانید و از فناوری‌های جدید برای افزایش کارایی کسب‌وکار خود نهایت استفاده را می‌برید. نتیجه این است که یک شرکت قادر خواهد بود کارهای بیشتری را با کمتر انجام دهد.
4. احتمال خطای انسانی کمتر
اگرچه برای راه‌اندازی یک سیستم مدیریت جریان نقدی برای شما به تیمی از متخصصان فناوری نیاز دارید، اما برای مدیریت موفقیت‌آمیز آن تقریباً به هیچ مهارت تخصصی نیاز نیست. هنگامی که فرآیند توسعه نرم افزار حسابداری شما به پایان رسید، بهترین حالت این است که سیستم بتواند احتمال ضررهای مرتبط با خطا را از بین ببرد یا حداقل به میزان قابل توجهی کاهش دهد. به عنوان مثال، دقت محاسبات را می توان به طور قابل توجهی در نتیجه توسعه نرم افزار حسابداری داخلی با خدمات کامل بهبود بخشید.
5. کاهش هزینه ها
هزینه های حسابداری کسب و کارها ممکن است با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین مبتنی بر وب به میزان قابل توجهی کاهش یابد. سیستم های مبتنی بر وب نه تنها کارایی بیشتری را در پردازش اسناد و تطبیق می دهند، بلکه می توانند هزینه های بایگانی کاغذ و پردازش تعهدی را نیز حذف کنند.
این بیشتر به دلیل هماهنگی مسئولیت هاست. داشتن یک راه حل نرم افزاری یکپارچه برای کسب و کار حسابداری به این معنی است که کارها را به خوبی سازماندهی کنید و مشکل غرق شدن در جریان اطلاعات از چندین نهاد را حل کنید.
نرم افزار حسابداری چگونه کار می کند
نرم افزار حسابداری آنلاین کسب و کار ابزاری برای ردیابی است. فروش، سود، جریان نقدی و ذخایر، تخصیص اعتبار، و صورت های مالی اهداف هستند.
مشابه نرم افزار مدیریت مالی، نرم افزار حسابداری نیز به گونه ای طراحی شده است که راهی برای پیگیری اطلاعات مربوطه برای افراد و سازمان ها فراهم کند. معمولاً شامل گردش پول، دارایی، سهام و داده های مالی مرتبط است.
در حالی که روش های مختلفی برای محاسبه وجود دارد، اکثر برنامه های نرم افزار حسابداری آنلاین دارای پایگاه داده ای از این دارایی ها هستند. چنین پایگاه هایی برای متخصصان مدیریت مالی بسیار مفید هستند. حتی اگر هر سازمانی توانایی پرداخت این سطح از پیچیدگی های تکنولوژیکی را ندارد، چنین سرمایه گذاری احتمالاً صد برابر خواهد شد.
در هر صورت، امکان ایجاد نرم افزار حسابداری سفارشی برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ وجود دارد. عملیات تجاری را ایمن می کند و حسابداری کسب و کار را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد.
نرم افزار سفارشی یا یک برنامه حسابداری تمام جنبه های مدیریت جریان نقدی را برای شما یکپارچه می کند. این پیچیدگی مدیریت پول نقد را کاهش می دهد و در نتیجه کارایی کلی را افزایش می دهد.
آنچه باید در مورد نرم افزار حسابداری بدانید
هنگامی که تصمیم به ساخت نرم افزار حسابداری آنلاین دارید، باید تمام گزینه های ممکن را در نظر بگیرید. مهم است که راه حل مناسبی را انتخاب کنید که با تمام نیازهای شما مطابقت داشته باشد و به ویژگی های کسب و کار شما کمک کند.
به طور کلی، اندازه، مقیاس و پیچیدگی کسب و کار شما هستند. بنابراین، می توانید یک برنامه نرم افزاری آماده را انتخاب کنید یا معماری نرم افزار حسابداری آنلاین خود را طراحی کنید.
سیستم های حسابداری اختصاصی
برنامه های نرم افزار حسابداری آنلاین رایگان و پولی وجود دارد که می توانید انتخاب کنید. به طور معمول، یک سیستم حسابداری خارج از قفسه یک محصول آماده است که دارای ویژگی های از پیش پیکربندی شده و یک برنامه راه اندازی است. Chron، یک پورتال معتبر برای مشاغل کوچک، توصیه می کند که از روند راه اندازی نترسید.
این راه حل برای شرکت هایی که نمی خواهند منابع داخلی خود را از ابتدا صرف ساختن نرم افزار کنند، عالی است. یک نرم افزار توسط شخص ثالث ارائه شده است و قادر است اکثر نیازهای کسب و کار شما را برآورده کند.
مزایای خرید یک نرم افزار حسابداری اختصاصی عبارتند از:
نیازی به صرف منابع برای طراحی، توسعه، تست و پشتیبانی نرم افزار نیست
یک فروشنده نرم افزار سرورها و سخت افزارهای پشتیبانی را نگهداری می کند
یک ارائه‌دهنده نرم‌افزار معمولاً حداقل قابلیت‌های لازم را در خود جای می‌دهد
به‌روزرسانی‌های عمدتاً رایگان - از ویژگی‌های کاملاً جدید، رفع اشکال‌ها و پیشرفت‌ها گرفته تا اضافات و بهبود عملکردهای موجود
از سوی دیگر، معایب خرید نرم‌افزار حسابداری آماده شامل موارد زیر است:
هیچ کنترلی روی مجموعه ویژگی وجود ندارد
هیچ ویژگی برجسته ای برای رقابت در برابر رقبا وجود ندارد
بدون پشتیبانی مداوم
عدم تعادل در کمیت ویژگی ها و عملکردها
بدون ادغام شفاف
بنابراین اگر می بینید که گردش کار حسابداری شما برای یک راه حل آماده بیش از حد پیچیده است، وقت آن است که به فکر ساختن نرم افزار از ابتدا باشید. بیایید از طریق مراحل اصلی که معمولاً فرآیند توسعه شامل می شود نگاه کنیم.
4 مرحله اصلی توسعه نرم افزار حسابداری سفارشی
برای دستیابی به مزایای نرم افزار حسابداری آنلاین سفارشی باید با چه چیزی شروع کنید؟
این فرآیند شامل چهار مرحله است.
1. تحقیق عمیق
از آنجایی که ایجاد نرم افزار حسابداری با هدف حل مشکلات و مقابله با چالش هایی است که یک کسب و کار خاص با آن مواجه می شود، فرآیند توسعه نرم افزار باید با مرحله تحقیق عمیق آغاز شود. در این مرحله، یک شرکت توسعه نرم افزار حسابداری باید اطلاعات پیشینه مشتری را جمع آوری کند و توضیح جامعی از نیازها و اولویت های مشتری دریافت کند.
قبل از توسعه نرم‌افزار حسابداری، تیم پروژه باید روی روش‌شناسی، مسائل تجاری و چالش‌هایی که مشتری با آنها دست و پنجه نرم می‌کند، تمرکز کند. نقشه راه، راه حل معمولی و جایگزین ها، نیازها و اهداف فعلی شرکت، بازار و روند طراحی نرم افزار حسابداری آنلاین ، در کنار برنامه ها و اهداف آتی نیز قابل حذف نیستند.
2. ساخت نمونه اولیه
در مرحله توسعه نمونه اولیه اپلیکیشن، باید به سوال طراحی نرم افزار حسابداری آنلاین پاسخ دهید.
به عبارت دیگر، شما ایده ای را ایجاد می کنید که پلت فرم حسابداری سفارشی شما چگونه باید باشد. اما قبل از اینکه به کدنویسی بپردازید، وقت خود را صرف کنید تا ویژگی هایی را که مزایای اصلی نرم افزار حسابداری سفارشی را فراهم می کند، درک کنید.
مدلی از محصول آینده بسازید و ایده هایی را که به ذهنتان می رسد تایید کنید. در مرحله بعد، ببینید آنها چقدر می توانند به طور موثر مشکلات مشتری را حل کنند.
این مرحله ناگزیر شامل همکاری نزدیک بین مشتری و تیم توسعه برنامه است. تیم پروژه نه تنها ایده پردازی می کند، بلکه در مورد طرح توسعه نیز مذاکره می کند تا مدل محصول مورد نظر را اصلاح کند.
3. توسعه و میزبانی واقعی
هنگامی که نمونه اولیه برنامه نرم افزار حسابداری آنلاین شما آماده شد، توسعه دهندگان نرم افزار حسابداری اختصاص داده شده دست به کار می شوند. طرح اولیه به تدریج در حال تبدیل شدن به یک سیستم کارآمد است.
یکی از تصمیمات مهمی که باید گرفته شود این است که نرم افزار حسابداری سفارشی خود را کجا میزبانی کنید.
نرم افزار های داخلی
این نوع هاست بسیار پرطرفدار است اما نیاز به هزینه ها و زیرساخت های اضافی برای مدیریت نرم افزار دارد. هنگام انتخاب میزبانی داخلی، در نظر بگیرید که بسیاری از نرم افزار های داخلی گران تر و سخت تر از نرم افزار های مبتنی بر ابر هستند. راه حل های داخلی نیز در معرض خطر افشای پایگاه های داده ناامن هستند. به همین دلیل است که بسیاری از شرکای بالقوه فناوری اطلاعات این گزینه را کمتر از نرم افزار های مبتنی بر ابر جذاب می دانند.
نرم افزار حسابداری مبتنی بر وب
این بدان معنی است که میزبان های وب وجود دارند که فضایی را روی سروری که متعلق به یا اجاره شده است برای استفاده توسط شرکت های دیگر ارائه می دهند. نرم افزار باید بر روی سرور راه دور توزیع شود و شرکت میزبان خدمات صورتحساب را برای آن ارائه می دهد. نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر وب نسبت به نرم‌افزاری که در محل میزبانی می‌شود، انعطاف‌پذیری بیشتری به مشتریان می‌دهد و به آن اجازه می‌دهد آزادانه‌تر پیکربندی شود و مشتاقانه‌تر آن را به‌روز نگه دارد.
میزبانی ابری
این انتخاب برای کسب‌وکارهای کوچک با محیط‌های داخلی کم یا بدون محیط بهتر مناسب است. بنابراین، نرم افزار میزبان به عنوان سرویسی ارائه می شود که نیاز به سرمایه گذاری های گران زیرساخت را بی نیاز می کند. نرم افزار حسابداری SaaS برای کسب و کارهای کوچک می تواند مقیاس پذیری و انعطاف پذیری بسیار بهتری را برای عملکرد برنامه های حسابداری فراهم کند. علاوه بر این، با کار بر روی نرم‌افزار مبتنی بر ابر، تیم توسعه وب توسط فرآیندهای از پیش پیکربندی شده سفت و سخت محدود نمی‌شود.
پس از انتخاب نوع میزبانی، کد نویسی برای نرم افزار حسابداری آنلاین ادامه می یابد. تیم کد را می نویسد، آزمایش ها را انجام می دهد و برنامه را برای انتشار عمومی آماده می کند.
4. انتشار و نگهداری
پس از انتشار نرم افزار حسابداری آنلاین ، نظارت بر بازار برای هر گونه شاخص شکست و روند توسعه وب ضروری است.
انتقال پروژه خود از یک محصول نرم افزاری سفارشی در مقیاس کوچک به استفاده واقعی صنعتی چالش برانگیز است. با این حال، با دستیابی به تعهد، حفظ سیستم و به روز نگه داشتن آن با الزامات در حال تحول نسبتا آسان خواهد بود.
و حالا جالب ترین قسمت. تا چه اندازه باید جیبتان را راحت کنید تا از تمام مزایای یک سیستم حسابداری منحصر به فرد و تازه ساخته بهره مند شوید.
هزینه نرم افزار حسابداری چقدر است؟
اینها سوالاتی هستند که باید به آنها پاسخ دهید تا بدانید نرم افزار آینده شما در چه محدوده قیمتی قرار می گیرد:
علاوه بر موارد اولیه، چند ویژگی می خواهید بسازید؟
این ویژگی ها چیست؟
اندازه شرکت شما چقدر است؟
سیستم باید چند کاربر را پشتیبانی کند؟
آیا قصد دارید در آینده افزایش دهید؟
آیا قرار است پروژه ای با قیمت ثابت باشد؟ زمان و مواد؟
نرم افزار شما در کجا میزبانی می شود؟
اقدامات امنیتی مربوطه چیست؟
آیا کارمندان شما قبل از شروع استفاده از نرم افزار به آموزش عملی نیاز دارند؟
محدوده تخمینی برای نگهداری نرم افزار چقدر است؟
یک شرکت توسعه نرم افزار برون سپاری اروپای شرقی مانند Vilmate، با نرخ متوسط 50 دلار در ساعت، تمام الزامات را در نظر می گیرد و نرم افزار حسابداری را برای شما می سازد. بنابراین، بسته به مجموعه ویژگی، سطح پیچیدگی، تعداد کاربران و سایر معیارهای ذکر شده در بالا، هزینه های توسعه نرم افزار حسابداری ممکن است از 1250 دلار تا 625000 دلار متغیر باشد.
نتیجه
نرم افزار حسابداری سفارشی بدون شک این پتانسیل را دارد که به بخشی از مجموعه ابزار شرکت شما تبدیل شود که فرآیندها را خودکار می کند و گردش کار شما را بهینه می کند. ما امیدواریم که توانسته باشیم حداقل به برخی از سوالات شما در مورد نحوه ایجاد یک محصول نرم افزار حسابداری آنلاین برای نیازهای کسب و کار خود پاسخ دهیم. یک برنامه حسابداری چند منظوره یا یک پلت فرم حسابداری سفارشی یک کار امکان پذیر برای تیم چرتکه است.