به ندرت پیش می آید که یک مصاحبه شغلی بیش از یک ساعت به طول انجامد،ولی پیامدهای آن ممکن است تا سالیان سال باقی بماند.تشخصی مناسب ترین فرد برای موقعیت شغلی مورد نظر،مستلزم آن است که از قبل خود را آماده کنید.مصاحبه عبارت است از یک روش رسمی برای تبادل اطلاعات بین افراد.مصاحبه کننده باید هدف ازاین تبادل اطلاعات را به وضوح مشخص کند تا مطمئن شود که در طول مصاحبه فقط اطلاعات مربوط و ضروری رد و بدل خواهند شد.در ادامه این مطلب با کارنگار همراه باشید.
تعریف هدف و مقصد
خواه مصاحبه کردن با کارجویان جزو وظایف اصلی و رزومره شما باشد و خواه بخش کوچکی از وظایف شما که هر از گاه با آن سر و کار دارید،در هر صورت فرایندی پیچیده و وقت گیر،و مستلزم برنامه ریزی و دقت فراوان است.استخدام کارکنان جدید از جمله مهم ترین وظایف یک مدیر است.دیدار حضوری و رو در رو فرصت مناسبی برای کسب آگاهی در مورد مهارت ها و تجربیات متقاضیان و در نهایت انتخاب فرد مناسب برای شغل مورد نظر و سازمان فراهم می آورد.
هنگام آماده شدن برای مصاحبه این نکته را مد نظر داشته باشید ارزیابی مصاحبه شوندگان تنها هدف مصاحبه شغلی نیست،شما باید شغل مورد نظر را طوری با دقت تشزیح کنید که آن ها نیز تشخیص دهند این شغل برایشان مناسب است یا خیر.هم چنین باید سازمان خود را به بهترین شکل ممکن معرفی کنید تا بتوانید افراد با صلاحیت را جذب کنید.
ارزیابی یک موقعیت شغلی
یکی از نکات مهمی که کارفرما باید قبل از انتخاب فرد مناسب برای یک موقعیت شغلی در نظر داشته باشد،مشخص کردن مهارت ها و تجارب لازم برای آن شغل است.
کار را با مراجعه به شرح وظایف موجود آغاز کنید.ببینید آیا این شغل در طول زمان(و مثلا در نتیجه ظهور تکنولوژی های جدید)،تغییر کرده است یا خیر.آیا در حال حاضر انجام این کار نیازمند مهارت های متفاوتی است؟با پرسیدن سوالاتی در مورد کارمند قبلی ببینید آیا مطلب جدیدی وجود دارد که بتوان به این شغل و شرح وظایف آن افزود یا خیر.آیا کارمندان قبلی برای این شغل مناسب بوده اند؟آیا کارمند جدید هم باید دارای توانایی هایی مشابه با کارمندان قبلی باشد؟
ازریابی ارتباطات شغلی
مصاحبه کننده باید توانایی ارزیابی نوع و نحوه ی ارتباط یک شغل با نقش سایر کارمندان را داشته باشد.جایگاه این شغل در سلسله مراتب سازمانی کجاست و نقش کارمند جدید در گروه یا واحد مربوطه چه خواهد بود؟کارمند جدید باید گزارش کارش را به چه کسی تحویل دهد و از چه کسی گزارش کار بگیرد؟
به خاطر داشته باشید که معمولا ساختارهای سازمانی تا حدودی انعطاف پذیر هستند.به عنوان مثال گاه وجود تکنولوژی های جدید این امکان را به وجود می آورد که بتوانید مسئولیت های شغل مورد نظر را به کارمندی بسپارید که در مقایسه با کارمند قبلی در مرتبه پایین تری قرار دارد.
ارزیابی یک نقش
وجود یک موقعیت شغلی جدید فرصتی است برای آشنایی بیشتر با با آن شغل و نقشی که در سازمان شما دارد.در مورد تغییراتی که احتمالا باعث افزایش ارزش آن شغل در سلزمان می شود فکر کنید.کار خود را با بررسی اهداف شرکت آغاز کنید.آیا اهداف دستخوش تغییراتی آنی شده اند؟آیا شغل مورد نظر با این تغییرات منطبق است؟از واحدهای دیگر بپرسید که آیا انتظارات آن ها از این شغل برآورده شده است یا خیر؟
پیش فرض های خود در مورد دانش و مهارت های لازم جهت انجام شغل مورد نظر را بررسی کنید.آیا ایجاد موقعیت شغلی جدید باعث انتقال دانش و مهارت های جدید به کارمندان سازمان خواهد شد؟هم چنین درباره مهارت های ارتباطی لازم برای اثر بخش تر کردن این شغل نیز فکر کنید.به عنوان مثال آیا لازم است ارتباطات نزدیک تری با مشتریان یا سایر واحدهای سازمان برقرار شود یا خیر؟
در نظر گرفتن شرایط
وقتی پست یخالی می شود ببینید آیا این شغل باید به همان صورت قبلی پر شود یا خیر.به عنوان مثال اگر بخش از وظایف یک شغل به دلیل تغییرات ساختاری حذف شده باشد می توانید یک کارمند نیمه وقت استخدام کنید؛اگر ایفای یک نقش نیازمند مهارت های مختلفی است یا می خواهید کارمندی که مایل به انجام کار نیمه وقت است را در سازمان نگه دارید،در آن صورت می توانید از روش های کار اشتراکی استفاده کنید؛واگر کاری به صورت فصلی یا در دوره های زمانی معین به وجود می آید می توانید از کارمندان آزاد یا قراردادی استفاده کنید.توان مالی خود را هم در نظر داشته باشید.آیا می توان به جای کارمندی که حقوق بالایی می گیرد از دو کارمند رده پایین تر استفاده کرد،یا برعکس؟
تعریف مسئولیت ها
نوشتن یک شرح شغل دقیق باعث حصول اطینان از ارائه اطلاعات درست در آگهی استخدام و برگزاری رضایت بخش جلسه مصاحبه می شود و از بروز سوء تفاهمات جلوگیری می کند.عنوان شغلی مورد نظر و مسیر گزارش دهی آن را در شرح وظایف شغل بگنجانید.هنگام تشریح مسئولیت های اصلی دقیقا توضیح دهید که شاغل باید به چه اهدافی دست پیدا کند.برای تشریح وظایف روزمره از افعال حرکتی مانند:"ارتباط برقرار کردن" یا "فعالیت کردن" استفاده کنید تا منظور خود را به درستی و به وضوح به او برسانید.
تعریف مهارت ها
پس از تهیه ی شرح وظایف قابل قبول می توانید به تحلیل مهارت ها،معلومات،صلاحیت ها،تجارب و ویژگی هایی بپردازید که شاغل جدید باید از آن ها برخوردار باشد.با این کار مشخصات اصلی شغل آماده می شود.تا حد امکان سعی کنید دقیق باشید:تشریح این که چه چیزی مطلوب است،بسیار مفید خواهد بود ولی باید حداقل میزان قابل قبول را نیز مشخص کنید.این کار به شما کمک می کند تا کارجویان را ارزیابی کنید.درباره چیزی که دنبالش هستید واقع گرا باشید و گزینه های دیگر را هم برای خود در نظر بگیرید.نباید صرفا به دانش و اطلاعات آماری تاکید کنید چرا که ممکن است هیچ یک از آن ها در حد انتظارات شما از مهارت های آماری برخوردار نباشد و لازم باشد تمام افراد جدید استخدام را به یک دوره آموزشی بفرستید.
منبع:karnegar.com