مدیریت امور حسابداری امری تخصصی است که اگر نادیده شود منجر به مشکلات فراوانی برای کسب‌وکارها می‌شود. در این مطلب به ۵ مورد از رایج‌ترین اشتباهات رایج در حسابداری می‌پردازیم.
یکی از رایج‌ترین تصمیماتی که در ابتدای راه‌اندازی کسب‌وکار در نظر گرفته می‌شود، انجام امور حسابداری به صورت شخصی است. این امور معمولا توسط موسسین یا یکی از نیروهای غیر متخصص انجام می‌پذیرد. همین امر ممکن است کسب‌وکار را با مشکلاتی روبرو کند. جدا از آن حتی با وجود جذب حسابدار هم ممکن است دچار مشکلاتی شوند. در واقع برای مدیریت امور مالی لازم است تا از مشاورین یا متخصصین حسابداری استفاده شود تا از اشتباهات جلوگیری شود. در ادامه ۵ اشتباه رایج حسابداری مشاغل مختلف و نحوه اجتناب از آنها را برای شما مطرح می‌کنیم تا دچار این مشکلات بدیهی نشوید.
هنگامی‌که کارآفرینی برای اولین بار شروع به راه‌اندازی کسب و کار خود می‌کنند، معمولا سعی می‌کند حسابداری خود را به حسابدارهای حرفه‌ای نسپرده و خود امور مالی را انجام دهد تا در هزینه خود صرفه جویی کند. گفتنی است حتی مشاغل کوچک به یک حسابدار حرفه‌ای برای ردیابی درآمد، هزینه‌ها، مالیات‌ها و پرداخت‌ها دارند تا از اشتباهات پرهزینه جلوگیری شود.
در ادامه برخی از رایج‌ترین اشتباهات حسابداری که صاحبان مشاغل مرتکب می‌شوند و اینکه چگونه می‌توانید از آنها جلوگیری کنید بیان شده است:
۱- از داده‌های مالی بک آپ تهیه نمی‌شود
اگر کامپیوتری که اطلاعات مالی کسب و کار خود را در آن ذخیره کرده‌اید گم شود، هک شود، دزدیده شود یا کامپیوتر حسابداری شما از کار بیفتد و هیچ جا از آن نسخه بک آپ تهیه نکرده باشید، چه اتفاقی می‌افتد؟ بازگردانی اطلاعات مالی شما می‌تواند یک فرآیند دشوار باشد و باید اقدامات پیشگیرانه را در نظر بگیرید. خوشبختانه راه حل‌های حسابداری ابری که به تازگی وارد کسب و کارهای مختلف شده است تمام امور مالی شما را به صورت آنلاین ذخیره کرده و به طور خودکار در سرورها برای شما نسخه بک‌آپ تهیه می‌شود.
۲- عدم استفاده از نرم افزار حسابداری
عدم استفاده از نرم افزار حسابداری به چند دلیل می‌تواند تأثیر جدی و بسیار بدی بر کسب و کار شما داشته باشد:
- شما نمی‌توانید درآمد و هزینه‌های خود را به درستی ردیابی کنید، که این مورد مدیریت امور مالی و تصمیم گیری آگاهانه در مورد محل سرمایه گذاری پول را دشوار می‌کند.
- دید مناسبی از میزان درآمدی که در حوزه‌های مختلف به دست می‌آورید نخواهید داشت.
- بدون نرم افزار حسابداری سامان دادن به مسائل مالیاتی علی الخصوص در حال حاضر که سازمان مالیاتی کشور این الزام را برای کسب و کارها گذاشته است، یک کابوس خواهد بود.
- حسابداری دستی و بدون نرم افزار احتمال خطا را تا حد بسیار زیادی بالا می‌برد.
۳- فراموشی ثبت تراکنش‌های کوچک
اینکه چگونه کسب و کار شما پول خرد خود را مدیریت می‌کند یک موضوع مهم است. هر تراکنش باید ثبت شود تا ثبت دقیقی از هزینه‌های خود داشته باشید. به عنوان مثال، خرده فروشان باید تمام تراکنش‌های نقدی خود و همچنین پرداخت‌های کوچک مانند هزینه‌های تحویل کالا را ثبت کنند تا مشکلی در حساب و کتاب آنها به وجود نیاورد. گاهی تراکنش‌های کوچکی که از کنار آنها می‌گذریم جمع شده و رقم اختلافی قابل توجهی را خلق می‌کنند باعث اشتباه در محاسبه سود و زیان می‌شود.
۴- عدم پایبندی به برنامه‌های منظم در حسابداری
به عنوان یک صاحب کسب و کار، احتمالاً مسئولیت‌های زیادی بر عهده خواهید داشت. به‌روز کردن دفاتر قانونی حسابداری ممکن است در انتهای فهرست کارهای سالانه شما قرار بگیرد. با این حال باید یک برنامه منظم برای اضافه کردن درآمد و هزینه‌های اخیر تنظیم کنید تا اطلاعات مالی به روز شود، به روز رسانی روزانه ایده آل است اما اگر زمان این کار را ندارید به صورت هفتگی یا ماهانه به این کار بپردازید.
۵- ترکیب حسابداری شخصی و تجاری
دلایلی زیادی برای جدا نگه داشتن امور مالی شخصی و تجاری شما وجود دارد که در ادامه به بررسی برخی از این موارد پرداخته‌ایم که اگر به آنها توجه نکنید می‌تواند برای شما دردسرساز شود:
- ردیابی مخارج زمانی که ترکیب شده‌اند ممکن است دشوار باشد.
- می‌تواند شما را دچار ابهامات مالیاتی و اشتباهات سازمان امور مالیات کشوری شود.
- در صورتی که امور مالی شخصی و تجاری شما ترکیب شوند دریافت تاییدیه‌های مختلف بانکی از جمله دریافت وام برای شما دشوارتر خواهد بود.
بنابراین، باید کارت‌ها و حساب‌های بانکی تجاری و شخصی را جدا کنید تا روند پیگیری سود، هزینه‌ها، زیان‌ها و اقلام مربوط به مالیات را ساده کرد و ماهیت حسابها در حسابداری مشخص باشد.
تاثیر اشتباهات حسابداری بر کسب و کار شما
هیچ کسب و کاری بی نقص نیست و گاهی اشتباهاتی در امور مالی رخ می‌دهد که اجتناب ناپذیر است برای مثال یکی از مهم‌ترین این موارد اشتباه در محاسبه حق ماموریت است. اما وقتی صحبت از حسابداری به میان می‌آید، حتی یک اشتباه کوچک می‌تواند تاثیر زیادی بر کسب و کار شما داشته باشد. به همین دلیل بسیار مهم است که مطمئن شوید سوابق مالی شما دقیق و به روز است.
نرم افزار حسابداری و سایر ابزارهای مالی می‌تواند به کسب و کارها در مدیریت داده‌های مالی، تجزیه و تحلیل و گزارش آن کمک کند. برای به حداقل رساندن خطر از دست دادن داده‌ها یا کلاهبرداری، اقدامات ایمنی و احتیاطی مثل بک آپ گرفتن و انتقال داده به کامپیوتر شخصی و دیگر موارد که توسط نرم افزارهای مختلف و همچنین نرم افزارهای ابری ارائه می‌شود، حتما سعی کنید از آنها استفاده کنید که دچار اشتباهات رایج حسابداری نشوید.
نامی حساب ناربن؛ مشاور و متخصص در انجام امور مالی شرکت‌ها و کسب‌وکارها
شرکت نامی حساب ناربن یکی از شرکت‌های معتبر در زمینه مشاوره و اجرای خدمات مالی و حسابداری است. ناربن همچنین ارائه‌دهنده نرم‌افزارها و راهکارهای سازمانی‌ست که به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا مدیریتی حرفه‌ای‌تر و هوشمندانه‌تر داشته باشید. جهت کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به وبسایت نامی حساب ناربن مراجعه کنید و یا با شماره تماس 0217814000 بگیرید. متخصصین ناربن در کنار شما خواهند بود تا به آسودگی به امور مالی خود رسیدگی کنید.