10نقش برنامه ریزی در موفقیت؛ دلیلی که برنامه ریزی در مدیریت را بسیار مهم می کند!


برنامه ریزی هم برای مشاغل کوچک و متوسط و هم برای شرکت های بزرگ با ساختارهای پیچیده مهم است.

1. به تعیین اهداف درست کمک می کند

در حالی که یک برنامه یک مسیر عملی برای تحقق هدف است، از تعیین هدف SMART نیز پشتیبانی می کند. به طور خاص، برنامه ریزی به ارزیابی انتقادی هدف کمک می کند تا ببینیم آیا واقع بینانه است یا خیر. تصمیم گیری را تسهیل می کند و با پیش بینی زمانی که شرکت می تواند به هدف خود دست یابد، امکان تعیین چارچوب زمانی را فراهم می کند. همچنین نحوه اندازه گیری عملکرد در برابر اهداف تعیین شده و مسئولیت آن را مشخص می کند.

نکته: آیا می دانستید که یکی از مهم ترین ارکان برنامه ریزی نوشتن و یادداشت آن ها است؟ آیا می دانستید که دفترهایی وجود دارد که مختص این کار بوده و برای آن تعبیه شده اند؟ بله! پلنرهای روزانه، ماهانه و یا حتی سالانه یکی از اجزای جدانشدنی افراد موفق هستند. اگر می خواهید با انواع دفتر برنامه ریزی آشنا شوید بر روی آن کلیک کنید.

2. اهداف و استانداردهایی را برای کنترل تعیین می کند

یک کارکرد اصلی برنامه ریزی رسمی استراتژیک، ارائه جهت به مدیران سطح پایین است که امکان توسعه اهداف تاکتیکی را فراهم می کند. برنامه ریزی اهداف هر بخش سازمانی را نشان می دهد و به مدیران کمک می کند تا فعالیت ها را بسته به ارتباط آنها با هدف اولویت بندی کنند.

برنامه ریزی همچنین استانداردهایی را برای ارزیابی عملکرد تعیین می کند. بدون چنین استانداردهایی، مدیران نمی توانند مداخله کنند و اقدامات اصلاحی را برای ادامه مسیر انجام دهند، که این نیز هدف را تهدید می کند.

3. عدم قطعیت را کاهش می دهد

عدم قطعیت آینده ریسک بزرگی را برای پایداری کسب و کار ایجاد می کند، زیرا مدیریت آن از طریق تغییر همیشه دشوار است. هیچ سازمانی نمی تواند محیط اقتصادی و رقابتی را کنترل کند. بنابراین، توانایی پیش‌بینی چالش‌ها و داشتن برنامه‌های احتمالی بهترین جایگزین است.

برنامه ریزی شامل ارزیابی انتقادی عمدی از داده های موجود و پیش بینی های کارشناسان است. این امر باعث می شود که برنامه ریزی در مدیریت از نظر کاهش عدم اطمینان آینده و اجتناب از خطرات بسیار مفید باشد.

4. همپوشانی فعالیت های بیهوده را از بین می برد

برنامه ریزی موثر، مسئولیت ها و انتظارات هر بخش، تیم و حتی اعضای تیم را روشن می کند. این کمک می کند تا مطمئن شوید که فعالیت ها با هم تداخل ندارند و هماهنگی را بهبود می بخشد.

در عین حال به تشخیص اینکه کدام فعالیت بیهوده است و به رسیدن به هدف کمک نمی کند کمک می کند. حذف چنین فعالیت هایی نه تنها باعث کاهش اتلاف و صرفه جویی در زمان و منابع ارزشمند می شود، بلکه بهره وری و انگیزه را نیز افزایش می دهد.

5. استفاده کارآمد از منابع را تضمین می کند

برنامه ریزی استفاده از منابع انسانی و مادی را تا حد امکان بهینه می کند. با شروع فرآیند مدیریت با یک برنامه ریزی خوب که بر هدف نهایی تمرکز دارد و قابلیت های موجود را در نظر می گیرد، می توانید فرصت های زیادی را برای کاهش هزینه ها مشاهده کنید.

بدون چنین برنامه ای، به راحتی می توان در معرض پیشنهادات جذاب B2B قرار گرفت. این می‌تواند منابع سازمانی را برای مواد خامی که کارکنان نمی‌توانند در زمان معین پردازش کنند، رباتیک گران‌قیمت یا نرم‌افزار آنلاینی که تنها یک جنبه از فرآیند را سرعت می‌بخشد، هدر می‌دهد و بر نتیجه کلی تأثیر نمی‌گذارد.

6. نوآوری را ترویج می کند

اگر سازمان از یک سو هدف چالش برانگیزی داشته باشد و از سوی دیگر امکان ایجاد موانع و تغییرات بازار وجود داشته باشد، شروع به طوفان فکری ایده ها و راه حل های خلاقانه می کند. تعیین مسیر عمل آینده یکی از وظایف مهم مدیریت است. با تمرکز بر نیاز به رسیدن به هدف، کارمندان یا مدیریت می توانند فرصت های جدیدی را برای توسعه کسب و کار، پیشنهاد محصولات یا خدمات جدید یا کشف بازارهای هدف جدید پیدا کنند. به این ترتیب، برنامه ریزی به یک فرآیند پیوسته تبدیل می شود که تفکر استراتژیک خلاق و نوآوری را تشویق می کند.

7. تصمیم گیری را بهبود می بخشد

برنامه ریزی فرآیندهای تصمیم گیری و مدیریت زمان را از دو جهت بهبود می بخشد. اول، به مدیران کمک می کند تا تمرکز خود را بر روی یک هدف حفظ کنند و بنابراین از خود بپرسند که چگونه مسیرهای اقدام جایگزین ممکن است رسیدن به آن را تسهیل یا به تاخیر بیندازند. دوم، این طرح به مدیران اجازه می دهد تا دوراندیش تر باشند: با داشتن یک نقشه راه روشن، آنها می توانند فکر کنند که یک تصمیم اتخاذ شده چه تأثیری بر برخی وظایف و فعالیت های بلند مدت خواهد داشت.

بدون چنین برنامه ای، تصمیمات مدیران ممکن است استراتژیک نباشد، بلکه تنها بر اساس داده های موجود و وضعیت فعلی باشد.

8. انگیزه و روحیه تیمی را افزایش می دهد

این یک واقعیت رایج است که اگر افراد مرتبط بودن کار خود را درک کنند، احساس مشارکت و انگیزه بیشتری می کنند. برنامه ریزی پیوند بین ورودی فردی و یک هدف بزرگتر را نشان می دهد که به دستیابی به آن کمک می کند.

همچنین نشان می دهد که هر فرد در محیط کسب و کار برای رسیدن به هدف مشترک ضروری است. این به کاهش رقابت داخلی و پرورش روحیه جامعه و تیم کمک می کند. شما می توانید از نقل قول های انگیزشی در گفتگوهای پپ خود برای کمک به تیم خود استفاده کنید.

9. به کسب اعتبار و اعتماد ذینفعان کمک می کند

همه مدیران می‌دانند که برای متقاعد کردن اعتباردهندگان و سرمایه‌گذاران برای کمک به یک برنامه قوی نیاز است. با این حال، گاهی اوقات فراموش می‌کنند که محیط آشفته بازار می‌تواند نیاز به مشارکت آنها را بدون برنامه‌ریزی انجام دهد. اگر نیاز به یافتن و جذب سرمایه گذاران جدید در مدت زمان کوتاهی داشته باشید، داشتن یک طرح تجاری رسمی که به راحتی در دسترس باشد، تأثیر زیادی خواهد داشت.

در دسترس بودن اهداف روشن و یک برنامه رسمی همچنین مسئولیت اجتماعی شما را نشان می دهد و اعتماد کارمندان و مشتریان را افزایش می دهد.

10. مزیت رقابتی می دهد و امکان موقعیت یابی استراتژیک را فراهم می کند

برنامه ریزی مستلزم دریافت دیدی واقع بینانه از نقاط قوت و ضعف سازمانی و همچنین آشکارسازی شکاف ها و آسیب پذیری های رقبا است. عمل کردن بر اساس این داده ها به جای انجام کارهای مشابه، مزیت رقابتی بزرگی به همراه دارد.

علاوه بر این، برنامه ریزی کمک می کند تا بازارهای رو به رشد را آشکار کرده و زودتر از هر رقیب دیگری با محصولات یا خدمات جدید وارد آنها شوید و از مزیت حرکت اول برخوردار شوید.

مطالب مرتبط: ویژگی یک برنامه ریزی موفق؛ 9 ویژگی برنامه موفق