مزایای سیستم سازی (Systematization)
به طور خلاصه، سیستم سازی به معنای پیروی از یک چارچوب یا فرآیند قابل تکرار در هنگام تکمیل وظایف است.
به عنوان مثال، استفاده از چک لیست برای تکمیل یک گردش کار، نمونه ای از سیستم سازی خواهد بود.
چندین مزیت برای سیستماتیک کردن فرآیندهای تجاری وجود دارد، از جمله:
خطاهای کمتر
افزایش سرعت و کارایی
عملکرد بهبود یافته
کیفیت کار بهتر
برخی افراد ممکن است استدلال کنند که انواع خاصی از فرآیندهای تجاری نمی توانند یا نباید سیستماتیک شوند.
به عنوان مثال، یک طراح ممکن است استدلال کند که وظایف خلاق را نمی توان سیستماتیک کرد، زیرا وظایف خلاق بر اساس تفکر غیر خطی، خودانگیختگی و غیره ساخته می شوند.
با این حال، حتی کار خلاقانه نیز اهدافی دارد و روندی تکرارپذیر را دنبال می کند. و از آنجایی که چنین فرآیندهایی را می توان تکرار کرد، اگر به طور کامل خودکار نباشد، می توان آنها را سیستماتیک کرد.
این، در اصل، هسته اصلی سیستم‌سازی است - ترسیم، مستندسازی، و دنبال کردن یک گردش کار قابل تکرار.
نحوه سیستماتیک کردن گردش کار
در اینجا یک فرآیند گام به گام ساده وجود دارد که هنگام سیستم‌بندی هر فرآیند تجاری باید دنبال شود:
1. اهداف فرآیند را تعریف کنید.
قبل از تعریف واقعی فرآیند، خوب است که اهداف کلی فرآیند را روشن کنید.
به عنوان مثال، اگر یک متخصص منابع انسانی در حال طراحی فرآیند پذیرش کارمند باشد، اهداف آنها می تواند شامل موارد زیر باشد:
کارمند جدید را در بخش خود ادغام کنید.
استخدام جدید را به محل کار، شرکت و فرهنگ هدایت کنید.
انتظارات را شفاف سازی کنید.
برنامه زمانبندی ورود و آموزش را تنظیم کنید.
طبیعتاً، هر متخصص منابع انسانی اهداف و وظایف خاص خود را دارد، به همین دلیل است که ایجاد مجموعه ای از اهداف برای خود، مهم است.
2. خطوط کلی وظایف تکرار شونده
اکثر فرآیندها شامل لیستی بسیار مشابه از وظایف برای تکمیل هستند.
برای ساده‌سازی و بهبود فرآیندها، ایده خوبی است که این وظایف را به یک چک‌لیست، یک الگو یا یک نقشه راه تبدیل کنید. یعنی سندی، که می‌توان به راحتی در هنگام اجرای جریان کار دنبال کرد.
به عنوان مثال، چک لیست ورود کارکنان می تواند شامل موارد زیر باشد:
تور اداری
معرفی مدیران بخش
تکمیل بسته مزایا
راه اندازی حساب های نرم افزاری
به طور کلی، ایده خوبی است که این رویه ها را به همان ترتیبی که اجرا می شوند، مستند کنید.
به عنوان مثال، در طول حضور کارکنان، مدیران معمولاً با فعالیت های جهت یابی شروع می کنند، در حالی که آموزش بعداً انجام می شود.
3. پیاده سازی و پالایش
هنگامی که فرآیند مستند شد، نوبت به اجرای آن می رسد.
چند مرحله اول ممکن است کامل نباشند، و در واقع، این فرآیند احتمالاً به مرور زمان نیاز به اصلاح دارد.
با این حال، هر چه سیستم بیشتر دنبال شود، مفیدتر خواهد بود.
با فرض ثابت ماندن اهداف فرآیند، روند کار باید در نهایت به آرامی اجرا شود و سازماندهی و انجام موفقیت‌آمیز وظایف را، آسان‌تر کند.
چند ابزار که سیستماتیک کردن فرآیندهای تجاری را آسان‌تر می‌کند
در بالا، اشاره کردیم که فرآیندهای مستندسازی، پیگیری آنها را آسان‌تر می‌کند. چه این مستندات برای خود شخص باشد و چه برای کارمندان، ایجاد پروتکل‌ها یک گام اساسی در سیستم‌سازی است.
در اینجا چند نمونه از ابزارهایی وجود دارد که می توان از آنها برای سیستماتیک کردن فرآیندها استفاده کرد:
چک لیست ها
قالب ها
نقشه های راه
نقشه های سفر
تقویم ها
نمودارها
دستورالعمل های فرآیند
در محیط کار امروزی، سیستماتیک کردن فرآیندها با ابزارهایی مانند اینها بسیار آسان است، زیرا بسیاری از برنامه های نرم افزاری دارای ویژگی هایی مانند موارد ذکر شده هستند.
در اینجا چند نمونه ذکر شده است:
برنامه های مدیریت پروژه شامل طیف گسترده ای از ویژگی ها هستند که گردش کار را ساده می کند، مانند چک لیست ها، تابلوهای کانبان، تقویم ها و موارد دیگر.
برنامه های مدیریت وظیفه بر روی یک سری وظایف خطی تمرکز می کنند و آنها را برای فرآیندهای تجاری که بسیار قابل تکرار هستند مفید می کند.
پلتفرم‌های منابع انسانی نمونه‌ای از برنامه‌های تخصصی هستند که می‌توانند برای سیستم‌بندی جریان‌های کاری خاص منابع انسانی، مانند استخدام، حضور در کارکنان، حقوق، دستمزد، حضور و غیاب و غیره استفاده شوند.
صفحات گسترده ممکن است به اندازه انواع دیگر ابزارهای فهرست شده در اینجا، مفید نباشند، اما به راحتی می توان از آنها برای ایجاد چک لیست و الگو استفاده کرد.
پلتفرم‌های CRM نیز ابزار تخصصی دیگری هستند که فرآیندهای فروش و بازاریابی را نظام‌مند می‌کنند.
نرم افزارهای بسیاری وجود دارند که می توان از آنها برای ساده کردن گردش کار، استفاده کرد.
در برخی موارد، بهتر است از یک ابزار عمومی مانند برنامه مدیریت وظایف استفاده کنید. در موارد دیگر، بهتر است از یک ابزار تخصصی مانند پلتفرم منابع انسانی یا پلتفرم CRM استفاده کنید.
یا همچنین، استفاده از چندین ابزار به طور همزمان ایده خوبی است. به عنوان مثال، یک سند مرجع یا یک گردش کار در یک برنامه مدیریت کار ممکن است به چندین چک لیست یا الگو پیوند خورد.
اگرچه این ممکن است کمی پیچیده به نظر برسد، اما مزایای سیستم سازی (Systematization) بسیار بیشتر از این پیچیدگی است.
در واقع، هر چه فرآیند پیچیده تر باشد، نظام مند کردن آن ضروری تر و مفیدتر است. فرآیندهای پیچیده، به هر حال، بیشتر مستعد خطاها هستند، بنابراین ایجاد دستورالعمل‌ها و فرآیندهای گام به گام برای پیروی از آن ضروری‌تر است.