یاد بگیرید که چگونه یک متن استعفانامه ی شغلی حرفه ای، واضح و مختصر بنویسید. میتوانید نمونه نامه استعفا از سایت مشاوره کسب و کار کاسب یار مشاهده کنید.
- ایجاد و ارسال نامه استعفای حرفه ای می تواند تأثیری ماندگار بر نحوه نگاه کارفرمایان و همکاران گذشته و آینده شما داشته باشد.
- نامه استعفای شما باید مختصر باشد. تاریخ آخرین روز کاری خود، پیشنهادی برای کمک به انتقال، و ابراز قدردانی از کارفرمای سابق خود را که به زودی تبدیل می شود، درج کنید.
- در نامه استعفای خود، نارضایتی خود را بیان نکنید یا در مورد شرکت یا همکاران بد صحبت نکنید.
- این مقاله برای کارمندانی است که برای نوشتن نامه استعفای مناسب نیاز به راهنمایی دارند.
استعفا از شغل، صرف نظر از شرایط، یک تصمیم مهم زندگی است و باید جدی گرفته شود. تهیه و ارسال نامه استعفای حرفه ای یکی از جنبه های کلیدی فرآیند استعفا است و می تواند تأثیری ماندگار بر کارفرمایان سابق و آینده بگذارد. با دانستن تأثیری که این نامه می تواند داشته باشد، مهم است که بدانید چه چیزی باید در آن گنجانده شود و دقیقاً چگونه آن را بنویسید.
استعفا نامه چیست؟
هنگامی که یک کارمند تصمیم به ترک شغل می‌گیرد، باید به کارفرمای خود نامه رسمی استعفا بدهد.
نامه شما باید لحنی خنثی داشته باشد که به کارفرمای شما اطلاع دهد که شما را ترک می کنید و در چه تاریخی، به علاوه باید پیشنهاد کمک در انتقال به شخص جدید را داشته باشد و از او برای زمانی که بخشی از تیم بودید تشکر کند. علیرغم احساساتی که نسبت به شغل یا رئیس خود دارید، حرفه ای بودن، مودب بودن و مفید بودن باعث بسته شدن و یک مسیر مثبت به جلو می شود.
نامه استعفای شما چه باید بگوید
اگرچه محتویات خاص نامه استعفای شغلی شما می تواند متناسب با شغل و شرکت شما باشد، چند عنصر اساسی وجود دارد که همیشه باید در آن گنجانده شود.
- تاریخ پایان شما. تاریخ پایان رسمی خود را در حالت ایده آل حداقل دو هفته قبل ارائه دهید.
- کمک به انتقال. تعهد خود را برای اطمینان از انتقال روان و آسان، از جمله در دسترس بودن برای بحث در مورد بار کاری و به روز رسانی وضعیت خود با مدیر یا جانشین خود ابراز کنید.
- سپاسگزاری از فرصت. صرف نظر از هر گونه اختلافی که ممکن است با یک همکار داشته باشید یا اینکه شغل چقدر سمی شده است، چیز خوبی برای گفتن پیدا کنید.
- درخواست دستورالعمل (اختیاری). اگر هنوز از پروتکل خروج در شرکت خود آگاه نیستید، دستورالعمل های خاصی را در مورد تعهدات کاری نهایی و مواردی از این دست درخواست کنید. برخی از شرکت‌ها ممکن است از شما بخواهند فوراً آن را ترک کنید، در حالی که برخی دیگر ممکن است شما را درگیر یک انتقال در طول دوره دو هفته‌ای کنند، یا ممکن است از شما بخواهند که از خانه کار کنید و برای بازگرداندن لپ‌تاپ خود در آخرین روز رسمی خود به HR مراجعه کنید.
نکته: نامه استعفای شما باید شامل تاریخ پایان، قدردانی از فرصت شغلی، تعهد به انتقال آرام، و درخواست دستورالعمل های پروتکل خروج (در صورت وجود) باشد.
آنچه در نامه استعفای شما نباید بیان شود
به همان اندازه مهم است که بدانید در نامه استعفای چه چیزی باید بگویید، دانستن اینکه چه چیزی نباید گفت. بسیاری از کارمندان این اشتباه را مرتکب می شوند که جزئیات شخصی و اظهارات احساسی زیادی را در نامه های رسمی خود درج می کنند.
هنگام نوشتن نامه استعفای رسمی، جزئیات زیر را حذف کنید:
- چرا می روید. اگرچه ممکن است نیاز به توضیح دلیل ترک خود را احساس کنید، اما لازم نیست که در نامه استعفای خود ذکر شود. رایس گفت ممکن است باور داشته باشید که کارفرمای جدید محصول، خدمات، محیط کاری، بسته حقوقی یا مزایا بهتری دارد، اما اینها مواردی نیستند که در نامه استعفای شما ذکر کنید. زبان خود را حرفه ای و مثبت نگه دارید.
- از چیزی که در مورد شغل متنفر بودید. نامه استعفا جایی برای بیان نارضایتی شما یا صحبت بد در مورد شرکت یا همکاران سابق شما نیست. روکه گفت قبل از ارسال نامه عصبانیت را رها کن. او همچنین پیشنهاد کرد که شخص دیگری قبل از ارسال نامه شما را بررسی کند تا مطمئن شود که نامه شما مودبانه و مختصر است.
- اظهارات احساسی. تورسکی بر اهمیت استفاده از لحن آرام و حرفه ای در نامه شما تاکید کرد. یک نامه پرخاشگرانه یا احساسی دیگر فقط برای صدمه زدن به شما برمی گردد. تورسکی گفت که حتی اگر بیش از حد کار می کنید و عصبانی هستید، عصبانی نشوید. از به کار بردن عباراتی مانند «احساس می‌کنم» یا «من فکر می‌کنم» خودداری کنید، مگر اینکه با عبارات مثبت دنبال شود.
هنگام نوشتن نامه خود، سعی کنید هیچ پل را نسوزانید، زیرا ممکن است در آینده به کمک این افراد نیاز داشته باشید.
کارفرمایان شما ممکن است به شما یک مرجع ارائه دهند، یا اگر در همان زمینه می مانید، ممکن است همچنان در همان حلقه ها شبکه داشته باشید یا بخواهید در آینده بازگردید. همیشه خوب است که با همکاران قدیمی خود در تماس باشید و با شبکه های اجتماعی مانند لینکدین، ممکن است اجتناب از آنها دشوار باشد.
اینها همچنین نکات خوبی هستند که باید در هنگام اطلاع دادن به سرپرست یا مدیر خود در مورد رفتن به خاطر داشته باشید. کوتاه و ساده خوب است. اگر نمی خواهید دلایل خود را توضیح نمی دهید. فقط در طول بحث مودب، محترمانه و حرفه ای بمانید.
آیا می‌دانستید؟: استعفا نامه نباید شامل دلیل ترک، چیزی که در مورد شغل دوست نداشتید یا شکایت شما باشد.
مزایای ارائه نامه استعفا (resignation letter)
از آنجایی که برخی از شرکت‌ها از کارکنان می‌خواهند هنگام استعفا، یک اخطار رسمی ارائه دهند، مهم است که قبل از خداحافظی، دفترچه راهنمای کارمندان خود را بررسی کنید. اگرچه ممکن است یک شرکت الزامات رسمی نداشته باشد که شما را ملزم به ارائه نامه استعفای رسمی کند، همیشه انجام این کار بهترین روش است.
حداقل، ارائه یک استعفانامه رسمی و حرفه ای شما را زیبا می کند. این لحن را برای رفتن شما حرفه ای و مؤدبانه می سازد و احتمال احساسات سخت یا عدم اطمینان را کاهش می دهد. همچنین این فرصت را به شما می دهد که به طور رسمی از کارفرمای خود تشکر کنید و در صورت نیاز به شما در روند انتقال کمک کنید.
یک نامه رسمی استعفا نیز به عنوان دنباله کاغذ عمل می کند. برخی از شرکت‌ها ممکن است به مقدار مشخصی اخطار نیاز داشته باشند (دو هفته استاندارد است)، و نامه استعفای شما می‌تواند به عنوان مدرک فیزیکی باشد که اطلاعیه کافی ارائه کرده‌اید. اگر مشکلات قانونی وجود دارد، مانند پرداخت چک نهایی یا آخرین روز مزایای کارکنان، می توانید به نامه استعفای خود به عنوان پشتیبان پرونده خود نگاه کنید.