تمامی سازمان ها اعم از انتفاعی و غیرانتفاعی از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند. همه دارای درجات مختلفی از پیچیدگی و ویژگی ها هستند. صرف‌نظر از ویژگی‌های موجود، بسیاری از ما همچنان به صادرات داده‌ها به صفحه‌گسترده برای بهبود قابلیت تنظیم متکی هستیم. در واقع، اکثر ما بیش از حد به این فرآیند متکی هستیم. راه های بهتری برای بهبود قابلیت های نرم افزار حسابداری شما وجود دارد.
نداشتن راه حل مناسب نرم افزار حسابداری می تواند پرهزینه باشد
از آنجایی که مسائل پولی اولین دلیل شکست کسب‌وکارهای کوچک در ایالات متحده است، بنابراین نداشتن بینش مناسب در مورد سلامت مالی شرکت شما می‌تواند پرهزینه باشد. سیستم حسابداری نحوه پیگیری مطالبات و هزینه های یک کسب و کار و برنامه ریزی بودجه عملیاتی آن است.
عدم وجود سیستم نرم افزار حسابداری مناسب می تواند از چند جهت برای کسب و کار شما فاجعه مالی ایجاد کند.
حساب های پرداختنی اگر از یک راه حل حسابداری موثر استفاده نمی کنید، ممکن است پرداخت برخی از صورت حساب های مهم را از دست بدهید. هنگامی که این اتفاق می افتد، پوشش بیمه ممکن است از بین برود، تحویل کالاها لغو شود، و خدمات آب و برق می توانند خاموش شوند. این راهی برای راه اندازی کسب و کار نیست.
حساب های دریافتنی بدون سیستم گزارشگری حسابداری مناسب، ممکن است صورتحساب های بدهکار به کسب و کار شما دیر پرداخت شود یا اصلاً پرداخت نشود. این می تواند یک فشار جدی جریان نقدی ایجاد کند و شرکت شما را در معرض خطر مالی قرار دهد.
آمادگی مالیاتی صرف نظر از نحوه رسیدگی به امور مالیاتی (در داخل یا از طریق یک شریک مورد اعتماد)، شما نیاز به نگهداری دقیق و دقیق سوابق مالی دارید تا اطمینان حاصل شود که مطابق با قوانین و مقررات و عاری از جریمه ها و جریمه های احتمالی هستید.
برنامه ریزی بودجه. کسب‌وکارهای موفق با برنامه‌ریزی دقیق بودجه و استفاده از سیستم‌های گزارش‌دهی مالی برای ادامه مسیر به این راه می‌رسند. اگر اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت نمی کنید، ممکن است درآمد را بیش از حد برآورد کنید یا هزینه ها را دست کم بگیرید.
کلاهبرداری مالی بدون وجود سیستم حسابداری مناسب، شرکت شما به سختی متوجه خواهد شد که آیا از نظر مالی مورد کلاهبرداری قرار گرفته است. این می تواند ناشی از اختلاس داخلی یا نهادهای خارجی باشد که از رویه های حسابداری سست استفاده می کنند.
مسائل و راه حل های رایج با نرم افزار حسابداری
ممکن است باور داشته باشید که می‌توانید با سرمایه‌گذاری در یک راه‌حل نرم‌افزار حسابداری همه این مشکلات را حل کنید، اما همه این‌ها یکسان نیستند. برخی از مشکلات رایجی که ممکن است در سیستم حسابداری با آن مواجه شوید عبارتند از:
داشبوردها در دسترس نیستند (یا آنها درست نیستند)
گزارش های از پیش ساخته شده ای که به شما نمی گویند آنچه باید بدانید
قالب بندی درست نیست یا فونت خیلی کوچک است، گزارش ها در یک صفحه قرار نمی گیرند، یا به طور کلی بد به نظر می رسند.
ارتقاء سخت افزاری یا نرم افزاری گران قیمت برای ادامه کار سیستم مورد نیاز است.
بدون ادغام با سایر سیستم ها یا بخش ها.
خروجی هایی که با وجود ورودی دقیق نادرست هستند (بله، این اتفاق می افتد).
راه حل متداول مورد استفاده در سیستم های نرم افزاری حسابداری، صادر کردن تمام داده ها به یک صفحه گسترده است. این به شما امکان می دهد دو یا چند گزارش را در یک گزارش ترکیب کنید و قالب بندی را مطابق با نیازهای خود تغییر دهید. اما در مورد کار با حجم زیادی از داده های مالی، این پاسخ کاملی نیست. برخی از خطرات مرتبط با این رویکرد عبارتند از:
انجام این کار ماه به ماه پایدار نیست.
وقت گیر است.
خطاها ممکن است رخ دهد.
گاهی اوقات اعداد تنظیم می شوند (خواه عمداً یا غیر عمدی).
حتی اگر بسیاری از مشاغل، بزرگ و کوچک، هنوز از راه حل های صفحه گسترده استفاده می کنند، این می تواند انتخاب پرهزینه ای باشد. صفحه گسترده بهترین گزینه برای پیگیری ارقامی نیست که بر کسب و کار شما تأثیر می گذارد.
اتفاقی که در المپیک 2012 لندن افتاد را در نظر بگیرید، جایی که یک اشتباه ورودی توسط یکی از کارکنان منجر به دو برابر شدن تعداد بلیت های فروخته شده برای یک رویداد شنا نسبت به محل برگزاری شد. در همان سال، J.P. Morgan Chase گزارش داد که بیش از 2 میلیارد دلار به دلیل یک خطای صفحه گسترده از دست داده است. یک اشتباه محاسباتی ساده منجر به اشتباه در محاسبات دیگر شد و زیان های مالی شرکت همچنان در حال انباشته شدن بود.
در حالی که این دو مثال شدید هستند و ممکن است شرکت شما میلیاردها ضرر نکند، دلایل اجتناب از صفحات گسترده برای مدیریت مالی یکسان است.
صفحات گسترده:
نمی توان جریان نقدی را به درستی پیش بینی کرد
می تواند مستعد خطا باشد (به بالا مراجعه کنید)، و این خطاها می توانند ترکیبی باشند (به بالا مراجعه کنید)
راه حل مطمئنی نیستند
برای اشتراک‌گذاری در نظر گرفته نشده‌اند و مسائل امنیتی به اشتراک‌گذاری دعوت می‌شود
استفاده از آنها چندان آسان یا شهودی نیست
با توجه به ساعات اضافی صرف شده برای دستکاری داده ها، رایگان نیستند
بهبود گزارشگری سیستم نرم افزار حسابداری
بنابراین، صفحات گسترده انتخاب ضعیفی هستند، اما جایگزین چیست؟ چند وجود دارد. می‌توانید از برنامه‌ای استفاده کنید که روی نرم‌افزار حسابداری شما «همپوشانی» می‌کند تا گزارش‌های مورد نیاز خود را تولید کند، یا می‌توانید نرم‌افزار حسابداری خود را به سیستم قوی‌تری ارتقا دهید.
هر کدام از گزینه ها دارای موانعی هستند. یافتن راه حل مناسب مدتی طول می کشد. سپس، زمان بیشتری برای راه اندازی و یادگیری راه حل جدید وجود خواهد داشت. در نهایت، اجرای راه حل جدید حسابداری به زمان بیشتری نیاز دارد.برای خرید نرم افزار حسابداری با قابلیت های بالا به سایت ariataraz.com بروید.