اگر کمی پای صحبت صاحبان مشاغل کوچک و متوسط بنشینید، به این نتیجه خواهید رسید که عدم استفاده از سیستم مدیریت موجودی مناسب باعث از بین رفتن بخشی از سرمایه موجود در انبار شده است. حتی در برخی موارد عدم مدیریت درست موجودی ها میزان تولید را تحت تاثیر قرار داده و به دلیل نداشتن مواد اولیه بخشی از خط تولید کارگاه های کوچک برای مدت کوتاهی متوقف شده است که این امر می تواند هزینه های سنگینی را بر صاحب کسب و کار تحمیل نماید.
حقیقت این است که انتخاب سیستم نرم افزاری مدیریت خرده فروشی شما نیازی به دانش فنی عمیق ندارد. در عوض، فقط باید آستین‌های خود را بالا بزنید و یک فرآیند انتخاب منظم را اجرا کنید که به مهارت‌هایی نیاز دارد که احتمالاً از قبل در دسترس دارید، با فرض اینکه در صنعت خرده‌فروشی چالش برانگیز موفق هستید.
در اینجا ما 10 روش برای انتخاب سیستم نرم افزاری مدیریت فروشگاهی و خرده فروشی شما را ارائه می دهیم. در حالی که صدها بسته نرم افزاری خرده فروشی در بازار وجود دارد، می توانید به سرعت آنها را با استفاده از این فرآیندها و معیارها محدود کنید و در نهایت سیستم مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.
1- مدیریت را درگیر کنید
نرم افزار مدیریت خرده فروشی شما تقریباً بر همه جنبه های کسب و کار شما تأثیر می گذارد، بنابراین این تصمیمی نیست که بتوان آن را به یک کارمند جوان یا مدیر فناوری اطلاعات واگذار کرد. این فرآیند مستلزم استعداد مدیریت، تخصص فرآیند و دیدگاهی است که فقط یک مالک یا مدیر ارشد می تواند ارائه دهد.
اگر مدیر IT شما سیستمی را بر اساس پایگاه داده زیربنایی که دوست دارد انتخاب کند، اما در تشخیص اینکه سیستم بهای تمام شده و موجودی کالا را متفاوت از آنچه در نظر شما است حساب می کند، چه اتفاقی می افتد؟ مالکیت را به دست بگیرید!
2- نیازهای خود را تعیین کنید
بسیاری از خریداران به فروشندگان نرم افزار اجازه می دهند فرآیند را هدایت کنند و نیازهای آنها را تعیین کنند. فقط شما می دانید که چگونه می توانید کسب و کار خود را به بهترین نحو اداره کنید و برای بیشترین بازده سرمایه باید کجا را خودکار کنید. بنابراین، ترسیم فرآیندهای اصلی کسب‌وکار خرده‌فروشی و الزامات ویژگی‌ها بسیار مهم است.
آیا شما صرفاً به دنبال یک صندوق پول پیشرفته هستید یا مدیریت یکپارچه موجودی، سفارشات خرید خودکار و یک سیستم تجارت الکترونیکی یکپارچه می خواهید؟ فهرست جامعی از ویژگی ها بسازید و سپس آنها را بر اساس آنچه که بیشترین سود را برای شما به ارمغان می آورد، اولویت بندی کنید. از اینکه به مرور زمان، اجزا را وارد فازهای اجرایی کنید نترسید.
3- بسته نرم افزاری مناسب برای صنعت خود را دریافت کنید
احتمالاً اغلب خود را فقط یک «خرده‌فروش» توصیف نمی‌کنید. خیر، شما یک خرده فروش پوشاک تخصصی، یک فروشگاه بزرگ، یک فروشگاه زنجیره ای و … هستید. بنابراین، مطمئن شوید که سیستمی را انتخاب کنید که دارای ویژگی های خاص محیط خرده فروشی و صنعت منحصر به فرد شما باشد.
بسته‌های نرم افزاری با تمرکز بالا با نحوه عملکرد کاربرانشان به طور دقیق تری نقشه راه ارائه می‌دهند. به عنوان نمونه “شرکت های بزرگ نرم افزاری” با تمرکز گسترده ممکن است مشتریان بزرگ و دسترسی زیادی داشته باشند، اما همیشه در حوزه نرم افزار تخصصی پوشاک راهکار ارائه نکرده اند.
از آنها بخواهید تا مشتریان مرجعی از حوزه کاری خود معرفی کنند. در عین حال، در نظر داشته باشید که بین میزان تمرکز یک فروشنده نرم‌افزار در حوزه ای خاص و میزان سرمایه‌گذاری در توسعه و زیرساخت‌های مداوم، رابطه معکوسی می تواند وجود داشته باشد (به شماره ۸ مراجعه کنید).
4- با توجه به ابعاد کسب و کار و برنامه های توسعه خود انتخاب کنید
یک نرم افزار با یک سطح مشخص برای همه مناسب نیست. نرم افزارهای خرده‌فروشی از بسته‌های جمع و جور برای یک فروشگاه کوچک و تک شعبه تا سیستم‌های «سطح سازمانی» برای خرده‌فروشان بزرگ متغیر است.
قیمت ها بر این اساس متفاوت است، از فقط چند صد هزار تومان تا به معنای واقعی کلمه میلیاردی. هنگام ایجاد لیست کوتاهی از سیستم ها برای ارزیابی، مقیاس فعلی و برنامه های توسعه آتی خود را در نظر بگیرید.
خودکارسازی فرایندها چه مقدار از عملیات ثبت توسط کارکنان را کاهش خواهد داد؟ آیا نیاز که نرم افزار چندین شعبه را پشتیبانی کند یا فقط یک فروشگاه دارید؟ آیا فقط سه کارمند دارید یا به یک سیستم پیچیده برای مدیریت منابع انسانی و حقوق و دستمزد صدها کارمند نیاز دارید؟
5- بر سهولت استفاده تمرکز کنید
کسب و کارهای خرده فروشی به طور کلی یکی از بالاترین گردش های مالی در بین تمام صنایع محسوب می شوند. بنابراین، بسیار مهم است که کارکنان جدید را به سرعت در سیستم های خود آماده کار کنید. برای برآورده کردن این نیاز، سیستمی که انتقال حسی و بصری بالا داشته و یادگیری آن آسان باشد باید مد نظر قرار گیرد.
ساده ترین راه برای ارزیابی سهولت استفاده این است که خودتان آنرا آزمایش کرده و استفاده کنید. سعی کنید یک فرآیند رایج مانند صدور فاکتور فروش را بدون کمک از کارکنان شرکت نرم افزاری مدیریت کنید. فکر می کنیم نکته را گرفته باشید؟ امروزه نرم افزار مناسب، باید کار را آسان کند.
ویژگی هایی که می توانند سهولت استفاده را افزایش دهند عبارتند از راهنمای عملکرد آنلاین، رابط های صفحه لمسی و “حالت آموزشی” که به کارکنان جدید اجازه می دهد بدون انجام تراکنش های واقعی یاد بگیرند.
6- پشتیبانی و ارتقاء را ارزیابی کنید
شما به پشتیبانی و به روزرسانی نرم افزار شدیداً نیاز خواهید داشت. شرکت های نرم افزاری پیشرو ۲۴ ساعت شبانه روز و هفت روز هفته پشتیبانی ارائه می دهند. مطمئناً به پشتیبانی آخر هفته نیاز خواهید داشت و ممکن است پشتیبانی شبانه نیز بخواهید، حتی اگر فروشگاه بسته باشد و شما فقط سفارشات را مدیریت می‌کنید.
همچنین نحوه ارائه پشتیبانی و به روز رسانی ها را بررسی کنید. آیا می خواهید با کارکنان مرکز تماس صحبت کنید؟ آیا از طریق سایت و تیکتینگ کمک می خواهید؟ و به یاد داشته باشید که وقتی در مورد نرم افزار صحبت می کنیم، پشتیبانی فقط کمک فنی نیست.
پشتیبانی اغلب شامل دسترسی به امکانات جدید، رفع اشکالات و مغایرت ها و همچنین ارتقاءها و به روز رسانی است. سوابق شرکت ارائه دهنده نرم افزار در ارائه نسخه های جدید نرم افزار بدون اشکال و با کیفیت بالا را ارزیابی کنید. پس از همه این موارد، شما باید سالیانه هزینه آنها را پرداخت خواهید کرد و این هزینه باید متناسب با مرجع صدور تعرفه هزینه های پشتیبانی نرم افزار باشد .
7- تقاضای پاسخگویی داشته باشید
وقتی صحبت از فناوری به میان می آید، تمام چیزها ممکن است غلط از آب در بیاید. وقتی این اتفاق می افتد، شما یک زمان مشخص پاسخگویی درخواست می کنید. متأسفانه، در بازار نرم افزارهای خرده‌فروشی، انگشتان اتهام به جهت های دیگر اشاره می‌کنند.
نماینده فروش ممکن است شرکت نرم افزاری را مقصر بداند، که وی به نوبه خود شرکت سخت افزاری و زیر ساخت را سرزنش می کند، که آنها نیز شرکت پرداخت کارت اعتباری را مقصر می دانند. در نهایت شما فقط باید به سرعت، دوباره نسخه پشتیبان بگیرید و اجرا کنید!
بهترین استراتژی ممکن می تواند خرید از یک منبع واحد باشد که بتواند نرم افزار، سخت افزار و خدمات مورد نیاز شما را ارائه دهد. گاهی اوقات این امکان پذیر نیست، به خصوص اگر می خواهید از “ملزم شدن” به یک سیستم اختصاصی جلوگیری کنید. در این صورت، از قبل تعیین کنید که کدام شرکت نرم افزاری از کدام مؤلفه ها پشتیبانی می کند.
به دنبال شرکت هایی باشید که مایل به حمایت از محصولات شخص ثالث و مسئولیت پذیری نسبت به آن هستند و این تاییدیه را به صورت مکتوب دریافت کنید!
8- دوام فروشنده را در نظر بگیرید
یک سیستم خرده فروشی تمام چیزی نیست که می خرید. شما همچنین وارد یک رابطه طولانی مدت با شرکت نرم افزاری می شوید. بسیار مهم است که بقای شرکت نرم افزار را ارزیابی کنیم – نه تنها اینکه آنها ادامه حیات دهند، بلکه چگونگی ادامه فعالیت آنها نیز مهم است.
مطمئناً، حاشیه سودهای موجود در تجارت نرم‌افزار باعث می‌شود اکثر شرکت های نرم افزاری معتبر سرپا باقی بمانند، اما درباره «قابلیت دوام استراتژیک» آنها چطور؟ آیا آنها می توانند در توسعه جدید سرمایه گذاری کنند؟ آیا آنها کارکنان پشتیبانی کافی را حفظ خواهند کرد؟ آیا آنها در حال واگذاری به یک شرکت بزرگتر هستند که در نتیجه به زودی افول محصول آنها آغاز می شود؟
همه این موقعیت ها می تواند پیامدهای بزرگی برای شما داشته باشد. مطمئن شوید که شهرت شرکت نرم افزاری، سلامت مالی و چشم انداز آنها را برای آینده کاملاً ارزیابی کرده اید.
9- در مورد بودجه خود هوشمند باشید
می توانید به سرعت جستجوی نرم افزار خود را بر اساس قیمت محدود کنید. با این حال، این رویکرد به احتمال زیاد توانایی شما را برای یافتن سیستم مناسب محدود خواهد کرد. در حالی که نرم افزار برای خوب بودن لازم نیست حتماً گران باشد، اما این مسئله هرگز نباید تنها ملاک شما برای خرید باشد.
یک قانون خوب این است که رهبران خرده‌فروشی ۲ تا ۳ درصد از فروش سالانه خود را صرف فناوری می‌کنند، در حالی که خرده‌فروشان متوسط ۱٫۵ درصد را خرج می‌کنند. البته، اگر فقط هر پنج سال یا بیشتر روی فناوری سرمایه‌گذاری می‌کنید، باید انتظار داشته باشید که ۵ تا ۱۵ درصد از فروش را برای سیستمی که پنج سال یا بیشتر دوام خواهد آورد در سال اول بپردازید.
خریدار حرفه ای تر ارزش سیستم را (که با نرخ بازگشت سرمایه اندازه‌گیری می‌شود) در نظر می‌گیرد، نه اینکه صرفاً به مبلغ نرم افزار فکر کند. در نظر بگیرید که چگونه سرمایه گذاری افزایشی می تواند به رشد فروش یا کاهش هزینه ها کمک کند.
10- نیازهای سخت افزاری خود را برنامه ریزی کنید
در حالی که توصیه می‌کنیم سخت‌افزاری را که می خواهید تهیه کنید باید توسط نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید تایید شود، فراموش نکنید که این مؤلفه‌ها اغلب به شدت به یکدیگر وابسته هستند. نرم افزار مناسب برای کسب و کار خرده فروشی شما ممکن است فقط با پلتفرم های سخت افزاری خاص یا سیستم عامل های مشخصی سازگار باشد.
علاوه بر این، طیف گسترده‌ای از لوازم جانبی مانند صندوق های فروشگاهی، بارکدخوان ها، چاپگرهای رسید، چاپگرهای برچسب، پد امضا و کارت‌خوان‌ها وجود دارد که باید در نظر گرفته شود. حتما نیازهای سخت افزاری و جانبی خود را ارزیابی کنید و مطمئن شوید که سیستم نرم افزاری جدید شما از این دستگاه ها پشتیبانی می کند.
بهترین شیوه ها برای انتخاب نرم افزار مدیریت خرده فروشیِ مناسب، برای کسب و کار شما بسیار مهم است. در حالی که ما می‌توانیم معیارهای بسیار بیشتری را برای فرآیند شما پیشنهاد کنیم، مدیریت بر روی این ده روش بهترین راه را برای یافتن سیستم مناسب به شما می‌دهد. موفق باشید!
11- بازگشت سرمایه را محاسبه کنید
می دانیم که هدف از خرید هر نوع تجهیزات و به عبارت دیگر سرمایه گذاری برای خرید تجهیزات و امکانات، به دست آوردن منافع خاصی است. از این طریق می توان بازگشت سرمایه حاصل از خرید امکاناتی مانند نرم افزار انبار و مدیریت موجودی را محاسبه نمود.
در رابطه با بازگشت سرمایه خرید نرم افزار حسابداری و انبار می توان افزایش کارایی در انبار، منظم شدن فضای انبار و استفاده بهینه از فضای موجود، کاهش ضایعات به دلیل مدیریت بهتر اقلام موجود در انبار و دیگر مزیت ها را در نظر گرفته و این تغییرات را در مقایسه با هزینه های انجام شده برای خرید سیستم انبار مقایسه نمود.
در رابطه با نرم افزارهای خرده فروشی، موارد زیادی در انتخاب آن دخیل است. همینطور نرم افزارهای متعددی نیز موجود است که با توجه به کسب و کار خود بایستی نرم افزار نزدیک تر به کسب و کار خود را انتخاب کنید. شما همواره می توانید اطلاعات بیشتری در زمینه خرده فروشی را مطالعه فرمایید و اطلاعات کامل تری در سبز افزار کسب کنید.
منبع: