تعریف فعالیت در MSP

اولین مرحله جدی در مدیریت پروژه با نرم افزار MSP ، ایجاد فعالیت ها در نرم افزار است.

فعالیت ها در MSP انواع گوناگونی دارند که در این مقاله تمامی آن ها را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

1 – Task Mode در تعریف فعالیت ها

ساده ترین روش برای ایجاد فعالیت ها در msp ، نوشتن نام فعالیت در زیر ستون Task Name می باشد.

پس از وارد کردن نام فعالیت ممکن است با شماره 1 و شماره 2 در Task Mode مواجه شوید.

در صورتی که تنظیمات خاصی را در نرم افزار اعمال نکرده باشید با شماره 1 ، مواجه خواهید شد.

شماره 1 ، Manually Scheduled است و در صورت انتخاب این گزینه Duration (مدت زمان فعالیت) و همچنین زمان شروع و پایان به صورت خودکار مشخص نمی شود و بایستی این مقادیر را به صورت دستی در نرم افزار وارد نمایید.

شماره 2 ، Auto Scheduled است و در صورت انتخاب این گزینه ، برعکس Manually Scheduled ، مدت زمان فعالیت (Duration) و زمان شروع و پایان فعالیت به صورت خودکار مشخص می شود ( البته می توانید تمامی این مقادیر را متناسب با پروژه خود تغییر دهید)

همانطور که اشاره شد ، به صورت پیش فرض فعالیت های جدید به صورت Manually Scheduled ایجاد می شوند ولی در بسیاری از پروژه ها که ترجیح بر استفاده از Auto Scheduled است.

بنابر این فرایند زیر را طی می کنیم.

1 – از قسمت پایین و چپ MSP ، بر روی گزینه New Task (مشخص شده با دایره شماره 1) کلیک نمایید.

2 – از بخش باز شده بر روی Auto Scheduled (مشخص شده با دایره شماره 3) کلیک نمایید.

پس از طی کردن این روش ، به صورت خودکار تمامی فعالیت های جدید ایجاد شده ، به صورت Auto Scheduled تعریف می شوند.

در صورتی که تمایل داشته باشید ، فعالیت های جدید به صورت Manually Scheduled تعریف شوند ، بایستی مرحله 1 را انجام داده و سپس بر روی Manually Scheduled (مشخص شده با دایره شماره 2) کلیک نمایید.

2 – تعریف فعالیت از بخش Insert

در قسمت اول مقاله ، ساده ترین نوع ایجاد فعالیت (Task) را آموزش دادیم.

روش دیگری نیز برای تعریف فعالیت ها در MSP وجود دارد که به معرفی آن می پردازیم.

از قسمت Insert ، گزینه Task (مشخص شده با دایره شماره 1) را بیابید و با کلیک بر فلش زیر آن ، Task (مشخص شده با دایره شماره 2) را انتخاب نمایید.

به این ترتیب یک فعالیت ایجاد می شود که می توانید آن را مدیریت نمایید.

3 – ایجاد مایلستون در MSP

مایلستون ها ، فعالیت هایی با مدت زمان 0 هستند.

یکی از راه های ایجاد Milestone در MSP ، ورود به قسمت Insert ، و سپس انتخاب Milestone گزینه است.

روش دیگری نیز برای تعریف مایلستون در MSP وجود دارد.

در این روش بایستی فعالیتی را ایجاد نمایید و Duration آن را بر روی 0 تنظیم نمایید.

خروجی هر دو روش ذکر شده ، در گانت چارت به شکل زیر (لوزی سیاه رنگ) می باشد.

4 – ایجاد Summary Task ها در MSP

Summary Task ها مجموعه ای از فعالیت ها هستند و به خودی خود فعالیتی محسوب نمی شوند.

ایجاد Summary Task ها در MSP نیز به دو روش قابل انجام است.

در روش اول بایستی از قسمت Insert ، گزینه Summary را انتخاب نمایید.

پس از انجام مراحل بالا ، با تصویر زیر مواجه خواهید شد.

روش دیگری نیز برای تعریف Summary Task ها وجود دارد.

برای مثال ، 4 فعالیت زیر را در نظر بگیرید.

قصد داریم task 3 ، task 2 ، task 1 را به عنوان زیر مجموعه های فعالیت sm تعریف کنید.

برای این کار task 3 ، task 2 ، task 1 را انتخاب کنید.

از قسمت Schedule ، بر روی Indent (گزینه مشخص شده) کلیک نمایید.

نتیجه کار در تصویر زیر قابل مشاهده است.

5 – تعریف فعالیت های ادواری (Recurring Task) ها در MSP

آخرین نوع فعالیت ها در MSP ، قعالیت های ادواری یا Recurring Task ها است.

این نوع از فعالیت ها کاربرد ها گوناگونی در پروژه ها دارند که در آموزش جامع MSP ، برخی از این موارد شرح داده شده است.

برای استفاده از این نوع فعالیت ، بایستی از قسمت Insert ، بر روی فلش پایین Task (مشخص شده با دایره شماره 1) و سپس بر روی Recurring Task (مشخص شده با دایره شماره 2) کلیک نمایید.

پس از انجام مراحل ذکر شده با پنجره زیر مواجه خواهید شد.

در مقابل Task Name (مشخص شده با دایره شماره 1) بایستی نام فعالیت و در مقابل Duration (مشخص شده با دایره شماره 2) مدت زمان فعالیت را وارد نمایید.

باقی موارد دقیقا مشابه قسمت Exception در بخش تقویم MSP است و از توضیح مجدد آن صرف نظر می کنیم.

اگر با این بخش آشنایی ندارید ، می توانید به مقاله آموزش ایجاد تقویم در MSP مراجعه نمایید.

پس از انجام مراحل بالا و مشخص کردن سایر موارد ، فعالیت ها ایجاد شده و قابل استفاده اند.