نرم افزار MSP امکانات بی نظیری دارد که با استفاده از آنها می‌توانید فعالیت هایتان را بهتر انجام دهید.
در ادامه 7 تا از بهترین کاربرد ها نرم افزار MSP را شرح می دهیم.
1) برنامه‌ریزی و زمان‌بندی
می‌توان گفت که برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مهم‌ترین مرحله در مدیریت پروژه است. آنها ستون فقرات کل پروژه را تشکیل می‌دهند و می‌توانند همه چیز را بسازند یا خراب کنند.
این مرحله به چه معناست؟ برای شروع، نحوه و زمان انجام هر فعالیت را مشخص می‌کند. سپس، این وظایف به اعضای مختلف تیم اختصاص داده می‌شود و منابع لازم تخصیص می‌یابد.
این امر باعث می‌شود که کل فرایند روان و شفاف باشد و همه از وظایف و مسئولیت‌های خودآگاه باشند. این دقیقاً همان چیزی است که Microsoft Project در آن خوب است. موارد زیر برای اطمینان از مدیریت دقیق پروژه استفاده می‌شود:
- اولویت‌بندی: به شما کمک می‌کند تا فعالیت های پروژه خود را اولویت‌بندی کنید، شگفتی‌ها را از بین ببرید و به تیم خود اجازه دهید تا ابتدا روی مهم‌ترین موارد تمرکز کند.
- مدیریت وظیفه: به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های مربوط به پروژه و نحوه اختصاص آنها به اعضای مختلف را تعریف کنند.
- تقویم تیمی: داشتن تقویم تیمی مشترک یک نعمت واقعی است، زیرا تضمین می‌کند که همه اعضای تیم همیشه در یک صفحه هستند. اعضای تیم شما اعلانات جلسات و رویدادهای آینده را دریافت می‌کنند و می‌توانند برنامه‌های کاری خود را برای گردش کار کارآمدتر همگام‌سازی کنند.
2) برنامه زمان‌بندی پروژه را به‌دقت زیر نظر بگیرید
این یکی از بهترین ویژگی‌های Microsoft Project است. وقتی روی پروژه‌ای کار می‌کنید، بدیهی است که می‌خواهید همه چیز را در یک مکان داشته باشید و همه برنامه‌های خود را هم‌زمان نگه دارید. اما وقتی به فردی مستقل از تیم پروژه نیاز دارید تا پیشرفت شما را بررسی کرده و پیشرفت شما را بررسی کند، چه اتفاقی می‌افتد؟
پاسخ در نمای جدول زمانی Microsoft Project نهفته است.
این روند، به زیبایی کل پروژه را با نمای بالابه‌پایین از کل کار ارائه می‌دهد. به‌عنوان‌مثال، اگر قصد دارید پروژه را به سهام‌داران، مدیریت یا شرکا ارائه دهید، می‌توانید به‌راحتی با استفاده از نمای جدول زمانی پروژه، آنچه را که از دیدگاه آنها مشاهده می‌شود، مشاهده کنید.
چگونه به نمای جدول زمانی ارزش افزوده می‌کنید؟ برای شروع، می‌توانید برخی از تغییرات قالب‌بندی را ایجاد کنید. رنگ فازهای پروژه را می‌توان تغییر داد، وظایف را تراز کرد و قالب‌های مختلف دیگر را می‌توان تغییر داد. روند نسبتاً ساده است. تنها کاری که باید برای افزودن چیزی به جدول زمانی خود انجام دهید این است که روی فعالیت مذکور راست کلیک کرده و گزینه افزودن آن را انتخاب کنید. می‌توانید قالب را متناسب با ایمیل، ارائه و غیره تغییر دهید.
3) همکاری اعضا با یکدیگر
همکاری بخش مهمی از هر پروژه‌ای است. هر فعالیت افراد زیادی را شامل می‌شود، بنابراین بهتر است همه آنها را در یک پلتفرم مشترک به هم متصل کنید تا بتوانید به‌راحتی اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارید. چگونه در همه این موارد همکاری حاصل می‌شود؟ بیایید دریابیم.
- اشتراک گذاری فایل: Microsoft Project به شما امکان می دهد فایل ها را با سایر اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. این به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که همه اعضا به اسناد مربوطه دسترسی دارند تا بتوانند با حداقل وقفه روی پروژه کار کنند.
- داشبورد تیم: داشبورد تیم بسیار مهم است، زیرا نمای کلی از مهم‌ترین اطلاعات و آمار مربوط به پروژه شما را ارائه می‌دهد. با کمک این ویژگی Microsoft Project ، در واقع می توانید نمودارها، نمودارها، نمایش داده‌ها و سایر گرافیک‌ها را اضافه کنید. این به سازماندهی، شادابی و نمایان شدن فعالیت شما کمک می‌کند. همچنین به تخصیص تیم و مدیریت منابع کمک می‌کند. داشبورد مخصوصاً در جلسات و ارائه‌ها مفید است، زیرا اساساً به عنوان گزارش KPI پروژه عمل می‌کند.
- به اشتراک گذاشتن داده‌های مشتری: اغلب، مدیریت اطلاعات شما برای موفقیت پروژه کافی نیست. شما همچنین باید روی داده‌های مشتری کار کنید و آنها را به طور ایمن ذخیره کنید. این اطلاعات باید برای همه اعضای درگیر در پروژه در دسترس باشد تا به کار آنها کمک کند.
4) گزارش‌دهی حرفه‌ای
گزارش‌گیری یکی از مهم‌ترین ابزارهای پیگیری پیشرفت پروژه است، زیرا به شما امکان می‌دهد میزان کار انجام شده و مقدار باقی‌مانده را کنترل کنید. خوشبختانه MSP در این زمینه برتری دارد و به شما این امکان را می‌دهد که با کمترین تلاش گزارشات عالی بسازید. به از همه بهتر، شما می‌توانید داده‌ها و ساختار را مطابق نیاز خود سفارشی کنید. ویژگی‌ها شامل گزارش‌های رایت است. مرور کلی پروژه در یک صفحه؛ شرایط منابع موجود و بهره‌برداری از آنها؛ مرور کلی هزینه؛ لیست وظایف معلق؛ لیستی از اهداف به‌دست‌آمده و اهداف آینده.
با همه این ویژگی‌ها، می‌توانید یک گزارش سفارشی ایجاد کنید که تمام نیازهای تیم شما را برآورده کند. هنگامی که تمام اطلاعاتی را که می‌خواهید ارائه دهید در اختیار داشته باشید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که رابط گزارش‌ها را بیرون آورده و پاراگراف را انتخاب کنید.
5) مدیریت منابع
مایکروسافت پروژه هنگام مدیریت منابع پروژه و دردسترس‌بودن آنها، انعطاف‌پذیری زیادی به مدیران پروژه می‌دهد. منابع پروژه می‌تواند نقدی (مانند بودجه اختصاص‌داده‌شده) ، ذی‌نفعان (اعضای تیم) ، اتاق جلسات، محل انجام فعالیت، مواد اولیه و موارد دیگر باشد. بدیهی است که این پروژه با محدودیت‌های خاصی در تعداد منابع قابل‌استفاده همراه خواهد بود. ابزارهای مدیریت منابع پروژه مایکروسافت به شما کمک می‌کند تا همه منابع موجود و روش‌های بالقوه‌ای را که می‌توانند در پروژه (هلی) شما استفاده شوند ردیابی و نظارت کنید. ابزار مدیریت پروژه همچنین به شما این امکان را می‌دهد که هزینه‌ها را به منابع فردی اختصاص دهید و به شما این امکان را می‌دهد که بعداً از منابع ارزشمند بیش از حد، کم استفاده و غیره استفاده کنید.
هر پروژه منحصربه‌فرد است و منابع موردنیاز خود را دارد. این ابزار به شما این امکان را می‌دهد که وظایف را بر اساس دردسترس‌بودن منابع و تقاضا، با گزینه اضافی اختصاص منابع کامل یا پاره‌وقت، در صورت لزوم تعیین و ترتیب دهید. با استفاده از این تسهیلات، شما همچنین می‌توانید مجموعه‌ای از منابع را برای تکمیل وظایف ایجاد کرده و از آنها استفاده کنید درحالی‌که پروژه شما با هم ادغام می‌شود.
6) مدیریت پروژه‌های متعدد
مایکروسافت پروژه همچنین به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا روی چندین پروژه روی یک پلتفرم کار کنند و کار با پروژه‌های مختلف در یک شرکت یا تیم ساده را آسان‌تر می‌کند. این توسط طرح جامع پروژه تعیین می‌شود. در اصل، هنگامی که با چندین طرح مختلف پروژه کار می‌کنید، می‌توانید همه آنها را ترکیب کرده و یک طرح کلی ایجاد کنید تا از آن در پیشبرد استفاده کنید. این برای مدیران پروژه بسیار مفید است، به‌ویژه اگر آنها در حال تغییر بین چندین پروژه به طور هم‌زمان باشند.
هر جنبه‌ای از یک ابزار پروژه را می‌توان برای تشکیل یک پروژه اصلی سفارشی کرد، خواه تخصیص منابع، برنامه‌ریزی پروژه یا ردیابی پیشرفت. حتی گزارش‌دهی نیز با کمک چند داشبورد آسان می‌شود. این می‌تواند در جلسات و ارائه‌ها به‌خوبی مورداستفاده قرار گیرد.
7) نماهای مختلف
مایکروسافت پروژه یک ابزار مدیریت پروژه منحصربه‌فرد است که چندین نمای مختلف را ارائه می‌دهد. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید از نمودار گانت، نمودار استفاده از منابع، تقویم و موارد دیگر استفاده کنید. در اصل، به مدیر اجازه می‌دهد تا پروژه را از دیدگاه‌ها و نمایش‌های مختلف، همه از یک پلتفرم واحد، مشاهده کند. اما بهترین جنبه در مورد این ویژگی این است که همه این پیشنهادات را می‌توان باتوجه‌به الزامات پروژه سفارشی کرد و با هم ترکیب کرد و یک طرح بزرگ پروژه را تشکیل داد.
مایکروسافت پروژه دارای چندین ابزار است که همگی برای مدیریت پروژه طراحی شده‌اند. پروژه با مجموعه‌ای از برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، تخصیص منابع، ردیابی پیشرفت و ارائه ابزار، بسته‌ای مناسب برای مدیران پروژه است. این امر به این دلیل است که پروژه‌های شما را ساده کرده و به شما کمک می‌کند تا در مسیر موفقیت پروژه باشید. این نرم‌افزار در دو قالب استاندارد و حرفه‌ای موجود است، دومی محبوب‌ترین گزینه است.