از زمان پیدایش نهاد هایی که به شکل گروهی در پی فعالیت های خود هستند، نیاز به ساختاری که بتواند اطلاعات ورود و خروج پرسنل را ثبت نماید احساس شده است. به احتمال زیاد در اولین حرکت ها با هدف ثبت ورود و خروج پرسنل، یک تفکر درج دستی اطلاعات حاکم بر سامانه حضور و غیاب بوده است. همزمان با توسعه ی دنیای انسانی، سیستم حضور غیاب نیز در مسیر رشد و تحول قرار گرفت. از ساخت اولین دستگاه های حضور غیاب گرفته تا پیدایش نرم افزار حضور غیاب، همگی در مسیر رو به رشد سیستم حضور غیاب قرار گرفته اند.
نیاز به دقت بالا، سرعت در اجرا، ثبت کامل تمامی اطلاعات ساعت حضور و غیاب پرسنلی و جلوگیری از هر گونه تخلف باعث شده تا تفکر حاکم بر خلق انواع روش ها یا سامانه حضور و غیاب همواره در حال نوآوری، خلاقیت و توسعه باشند. در این گفتار می خواهیم گذری ساده داشته باشیم از دستگاه های ثبت ساعت حضور و غیاب با تفکر کلاسیک، اما بهره مند از ابزار مدرن تا روش های خلاقانه ی دنیای امروز مانند نرم افزار دستگاه حضور و غیاب در زمینه ی ورود و خروج پرسنل.
از زمان پیدایش اولین کارخانجات، وجود فضایی با عنوان گیت کنترل تردد پرسنل رنگ و بوی یک نیاز را به خود گرفته است. برنامه ریزی به جهت تولید، استفاده ی بهینه از مدت زمان حضور کارکنان در محل کار، تعیین دقیق میزان حقوق پرداختی، ساماندهی برای اضافه کاری پرسنل، ایجاد شرایط کاری در شیفت های گوناگون، مقوله ی مرخصی پرسنل و… همگی از جمله دلایل اصلی در نیاز به وجود سامانه حضور و غیاب در گیت کنترل تردد می باشد.
اما این اطلاعات ثبتی باید بتوانند خدمات گسترده تری را برای هر سازمانی داشته باشند. چرا که هر سازمانی به جهت مدیریت منابع انسانی خود، نیازمند اطلاعات دقیق از شرایط حاکم بر پرسنل خود می باشد. اگر یک سازمان به سرعت و با دقت بالا از تمامی شرایط ورود و خروج پرسنل خود آگاه شود، به راحتی می تواند برای تولید یا بهینه تر شدن فعالیت های خود برنامه ریزی داشته باشد.
نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب، دست سازمان های کوچک و بزرگ، چه صنعتی و یا اداری و حتی خدماتی را در رسیدن به یک برنامه ی جامع و کارآمد نیروی انسانی باز می کند. هر چه سامانه حضور و غیاب حاکم بر نرم افزار دستگاه حضور غیاب از ساختار بهینه تر، دقیق تر و سریع تری برخوردار باشد، می تواند فضای کارآمدتری به جهت برنامه ریزی نیروی انسانی تولید کند. از این جهت است که تمامی سازمان هایی که به نوعی می خواهند فضای کارآمدتری داشته باشند، همواره سعی در استفاده از بهترین نرم افزار دستگاه حضور غیاب دارند. این ماجرا باعث شده تا شرکت ها برای داشتن سامانه حضور و غیاب در تکاپوی خرید دستگاه حضور غیاب باشند. البته خرید دستگاه حضور غیاب مستلزم رعایت نکاتی است که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
از دستگاه حضور و غیاب کارتی تا دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی و حتی تشخیص چهره که از جمله موارد عام در فروش دستگاه حضور غیاب هستند، همگی با ساختار کلاسیک فعالیت خود را انجام می دهند. به این گونه که وجود یک دستگاه در قلب سامانه حضور و غیاب که می تواند اطلاعات ورود و خروج پرسنل را ثبت نموده و پرسنلی که در لحظه ی ورود به محل کار موظف هستند به نوعی خود را به دستگاه مذکور معرفی نمایند.
ثبت اطلاعات ورود و خروج پرسنل
اما تفکر دیگری با عنوان نرم افزار حضور غیاب نیز در امور ورود و خروج پرسنل در سال های اخیر در مسیر فروش دستگاه حضور غیاب خلق و توسعه یافته است. البته شاید این تفکر موجب افزایش قیمت دستگاه حضور و غیاب باشد. اما قیمت دستگاه حضور و غیاب نمی تواند مانع از توسعه ی روش های مدرن در امر ایجاد سامانه حضور و غیاب بشود. به هر حال تفکر ایجاد نرم افزار حضور و غیاب در حال توسعه می باشد. تفکری که با رشد و توسعه ی دنیای اینترنت، همه گیر شدن گوشی های هوشمند و افزایش سطح آگاهی توده ی مردم از امکانات دنیای مدرن، پا در عرصه ی فعالیت گذاشته و هر روزی که می گذرد؛ بهتر، قوی تر و کارآمد تر می شود. البته بهترین دستگاه حضور و غیاب الزاما پیشرفته ترین نوع نخواهد بود. مادامی که نمی توان این انتظار را داشت که قیمت دستگاه حضور غیاب مدرن بالاتر از انواع کلاسیک تر بشود. به هر صورت انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب یک امر نسبی است که با توجه به نیاز های سامانه حضور و غیاب نهاد مذکور تعیین خواهد شد.
سامانه حضور و غیاب جدید همراه با تفکر کلاسیک
همانند ساختار های قدیمی که هر پرسنل به جهت احراز هویت، کارت و یا بارکدی و شاید رمزی را نشان دستگاه ثبت تردد می داده است، تکنولوژی امروزه نیز با استفاده از مشخصه های ذاتی پرسنل اقدام به ثبت ورود و خروج پرسنل می نماید. مشخصه هایی مانند اثر انگشت، چهره و… المان هایی هستند که تکنولوژی دنیای امروز برای دستگاه های مدرنی مانند دستگاه اثر انگشت الکترونیکی به همراه خود آورده است.
سامانه حضور و غیاب همراه با تکنولوژی تشخیص چهره
در این سامانه حضور و غیاب، سنسوری تعبیه شده است که همراه با یک ساختار نرم افزاری توانایی تشخیص چهره ی افراد گوناگون را دارد و این تشخیص چهره را استناد بر لحظه ی ورود و خروج می داند. برای این روش، کارکنان چندان به زحمت نمی افتند. نیاز به حمل هیچ وسیله ی اضافه نیست و کافی است در لحظه ی ورود و یا خروج خود در مقابل سنسور سامانه حضور و غیاب مذکور باشند تا چهره ی آنها تشخیص داده شود.
گران بودن، عملکرد نسبتا کند و نیاز به شرایط خاص نور در محیط از جمله معایب این سیستم می باشد؛ اما می توان دقت بالا و امنیت لازم را از این سیستم حضور و غیاب انتظار داشت.
دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی و تشخیص چهره
دستگاه حضور و غیاب همراه با تکنولوژی اثر انگشت
همان طور که می دانید هر انسانی اثر انگشت یکتایی دارد که می تواند ابزار تشخیص هویت او باشد. سالهاست که نهاد های امنیتی از این ویژگی به جهت تشخیص هویت بهره می برند و حالا نوبت به این تکنولوژی رسیده است تا همراه با دنیای خلاق الکترونیک اقدام به خلق دستگاه حضور و غیاب با تکنولوژی تشخیص اثر انگشت نماید.
اگر چه قیمت دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی به مانند نوع تشخیص چهره بالا نمی باشد؛ اما می تواند بار مالی قابل توجهی را متوجه ی سازمان ها نماید. با این حال خرید دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی رو به رشد می باشد. البته قیمت دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی را می توان با بهره بردن از ساخت نوع نوری آن به میزان قابل قبولی پایین آورد؛ اما دقت انواع خازنی و یا التراسونیک را نخواهد داشت.
از جمله نمونه های داخلی قابل تحسین در این زمینه دستگاه حضور و غیاب غدیر می باشد. دستگاه حضور و غیاب غدیر از انواع دو گانه اثر انگشت همراه با تشخیص چهره است که می تواند ضریب اطمینان بالایی ایجاد نماید.
روش های مدرن در ثبت ورود و خروج پرسنل
ویژگی ها در استفاده از نرم افزار حضور و غیاب
فراگیر شدن استفاده از اینترنت، سطح دسترسی بالا، ظهور پدیده ای همه گیر با عنوان گوشی های هوشمند در کنار افزایش سواد رسانه ای توده مردم، پای روش های مدرن تری را در عرصه ی ایجاد سامانه حضور و غیاب باز کرده است. موضوعی که با عنوان نرم افزار کنترل تردد از آن یاد می شود.
با استفاده از نرم افزار کنترل تردد در یک سامانه حضور و غیاب دیگر نیازی به خرید دستگاه های گران قیمت مانند دستگاه اثر انگشت الکترونیکی در ثبت ورود و خروج پرسنل نمی باشد. چرا که هر یک از پرسنل تنها با نصب نرم افزار حضور و غیاب بر گوشی هوشمند خود به راحتی می توانند همراه با بالاترین دقت اقدام به ثبت اطلاعات تردد خود نمایند. اگر چه می توان در سطح اینترنت نرم افزار رایگان حضور و غیاب را پیدا نمود که این موضوع باعث کاهش بسیار زیاد هزینه ها برای سازمان ها خواهد بود. استفاده از نرم افزار رایگان حضور و غیاب تنها می تواند بار مالی را از دوش سازمان مذکور بردارد؛ اما در ارائه ی خدمات نوین، کارآمد و جامع چندان مفید نخواهد بود.
استفاده از نرم افزار حضور و غیاب می تواند برای نهاد مذکور در خلق یک سیستم حضور و غیاب تحت وب یاری رسان باشد. با بهره گیری از یک سیستم حضور و غیاب تحت وب مدیریت نهاد مذکور در کنار پرسنل از طریق اینترنت در یک بستر باز و منعطف اطلاعاتی قرار خواهد گرفت که می تواند به راحتی و رضایت هر دو سمت ماجرا را به دنبال داشته باشد. از عمده ویژگی هایی که می توان از یک سیستم حضور و غیاب تحت وب همراه با نرم افزار حضور و غیاب انتظار آن را داشت می توان به موارد زیر اشاره کرد.
طبقه بندی گروه های شغلی همراه با تعریف مشاغل گوناگون در یک سازمان توسط سامانه حضور و غیاب
درج قوانین کاری به شکل آنلاین و همیشگی در سامانه حضور و غیاب نرم افزاری
امکان ثبت زمان ورود و خروج شناور در سامانه حضور و غیاب نرم افزاری
مدیریت مطلوب سامانه حضور و غیاب در تعجیل تا تاخیر ورود و خروج پرسنل
مدیریت صحیح سامانه حضور و غیاب بر شیفت های کاری
مدیریت لحظه ای بر مرخصی ها
امکان مدیریت لحظه ای بر تاخیر ها
توانایی ارسال پیامک، ایمیل و… از مدیریت به کارکنان و بالعکس در سامانه حضور و غیاب
عدم نیاز به دستگاه های حضور و غیاب
عدم نیاز به یک بستر شبکه ای در محل اداره یا کارخانه همراه با ایجاد یک سامانه حضور و غیاب نرم افزاری
دسترسی همیشگی به گزارشات کاری
عدم محدودیت در ذخیره سازی اطلاعات