زمانی که یک مدیر می‌خواهد برای کسب و کار خود تصمیمی بگیرد یا حتی مذاکره‌ای را برنده شود، از اعداد کمک می‌گیرد. به عنوان مثال ملاک تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین فروشنده شرکت، آمار فروش و سودآوری آن است. زمانی که به این اعداد به عنوان آمار رجوع می‌کنیم و در دنیای ارزیابی عملکرد سازمان هستیم، این اندازه گیری‌ها را معیار عملکرد می‌نامیم. معیار، اندازه‌گیری‌هایی است که به ارزیابی کارآیی، عملکرد، پیشرفت یا کیفیت کمک می‌کند. این معیارها معمولا خروجی‌ها و منابع یا نسبتی از این دو را ردیابی می‌کنند. بنابراین، مدیریت عملکرد سازمانی (OPM) شامل "فعالیت‌های تکرار شونده برای تعیین اهداف سازمانی، نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف و انجام اموری به منظور دستیابی موثرتر به این اهداف" است. این فعالیت‌های تکراری همان‌هایی هستند که رهبران و مدیران ذاتاً در سازمانهای خود انجام می‌دهند. این فرایند با مدیریت استراتژیک همسو است. مهارت در استفاده از مفاهیم ناشی از استفاده از آنها، در طول زمان کسب میشود، به ویژه تحت هدایت شخصی که در استفاده از آنها تجربه بالایی دارد. این مبحث به شما کمک می‌کند تا برنامه خود را برای ارزیابی سازمانتان به دقت تنظیم و اجرا کنید.
هدف از مدیریت عملکرد در سازمان‌ها چیست؟
از منظر سیستم‌ها، هدف کلی مدیریت عملکرد این است که سازمان و همه زیر سیستم‌های آن (فرآیندهای تکرارشونده، تیم‌ها، بخش‌ها و کارکنان) جهت دستیابی به نتایج کلی مطلوب سازمانی همه در یک حالت بهینه و یکپارچه قرار داشته باشند. در اینجا دو تعریف دیگر وجود دارد:
اصطلاح “مدیریت و اندازه‌گیری عملکرد” به هر رویکرد یکپارچه و منظمی که سبب بهبود عملکرد سازمانی و دستیابی به اهداف استراتژیک و ارتقا چشم‌انداز و ارزش‌های سازمانی میشود اشاره دارد. ” – هانین سالم
“مدیریت عملکرد سازمانی، فرآیند اطمینان حاصل نمودن از استفاده صحیح منابع سازمانی در جهت دستیابی به اهداف شرکت است.” – جورج روت سوم
یک نمونه موفق از سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان
سیستم معیارها کمک می‌کند شرکت از پیاده‌سازی استراتژی‌های خود و تبدیل آنها به نتیجه ملموس، اطمینان حاصل کند. اندازه‌گیری عملکرد می‌تواند به عنوان وسیله‌ای برای پیش بردن و مدیریت تغییر در فرهنگ سازمانی بکار برده شود. شاخص کلیدی عملکرد باید بر اساس استراتژی‌های سازمان و اهداف واحدها تعریف شود تا بتواند اطلاعات کمّی دقیقی فراهم کند و میزان فاصله با هدف در حوزه مورد نظر را در هر لحظه نشان دهد.
چگونگی عملکرد سازمان محصول چندین عامل در هم تنیده است. چیدن صحیح معیارهای مربوط به این عوامل در قالب یک سیستم، شانس رسیدن به عملکرد مطلوب سازمان را افزایش می‌دهد. یک سیستم خوب از معیارها باید اهداف عملکرد و روش سنجش و بازخورد را به عنوان ابزارهایی برای انگیزش افراد و تیم‌ها بکار بگیرد تا حداکثر توانایی آنها را تشخیص و از آنها در جهت افزایش بهره‌وری سازمانی استفاده کند.
نکات طراحی شاخص های ارزیابی عملکرد سازمان ها
kpi نشان می‌دهد چطور یک شرکت می‌تواند به طور موثر به اهداف خود دست یابد. گروهی از معیارها که شرکت برای آنها نسبت به دیگر معیارها ارزش و اولویت بیشتری قایل است. بنابراین زمانی که صدها معیار در دسترس مدیران است، KPIهای سازمان می‌تواند نقطه شروعی برای مدیران باشد. اگر KPIها خوب باشند نشان‌دهنده عملکرد مثبت سازمان است و اگر KPIها خوب به نظر نرسند مشخص میشود مشکلی وجود دارد.
در طراحی شاخص کلیدی عملکرد باید به نکات زیر توجه نمود:
- برای هر واحد سازمانی، در دوره‌های زمانی مختلف شاخص‌های کلیدی عملکرد متفاوتی می‌تواند تعریف شود.
- شاخص‌های ارزیابی عملکرد واحدهای سازمانی، هیچ وقت برای همیشه ثابت باقی نمی‌مانند.
- شاخص کلیدی عملکرد باید واقع‌بینانه، قابل اندازه‌گیری و دارای زمان باشد.
- تعداد شاخص‌های کلیدی عملکرد واحدها نباید خیلی زیاد یا کم باشد.
- ارزشیابی عملکرد سازمانی باید فعالیتی ممتد و ادامه‌دار باشد.
مدیریت عملکرد کارکنان
اغلب مدیران هر وقت به لغت مدیریت عملکرد برمی‌خورند تنها چیزی که به ذهنشان خطور می‌کند مبحث مدیریت عملکرد کارکنان است که شامل مراحل زیر است:
- تعیین اهداف
- نظارت بر دستیابی کارکنان به این اهداف
- به اشتراک گذاشتن بازخورد با کارکنان
- ارزیابی عملکرد کارکنان
- پاداش دادن به عملکرد کارکنان.
برای آن دسته از افرادی که به طور موثر به اهداف خود نرسیده‌اند، یک سرپرست برای افزایش عملکرد به کارمند کمک می‌کند و یا در نهایت تصمیم به اخراج وی می‌گیرد. این توالی مدیریت عملکرد بنیادی برای تیم‌ها، فعالیت‌های تکرارپذیر داخلی و سازمان‌ها نیز اعمال میشود. ابزارهای مفیدی که به این منظور می‌توانید در سیستم به کار بگیرید، عبارتند از: «خودارزیابی»، «ارزیابی بر مبنای شایستگی»، «بازخورد 360 درجه» و «ارزیابی بر اساس مقیاس‌‌های وزنی». این‌ها قابلیت‌های اصلی سیستم ارزیابی عملکرد و گام اول خودکارسازی فرآیندهای ارزیابی به شمار می‌روند.
تشخیص و ارزیابی سازمانی چیست؟
فعالیت‌هایی که برای بهبود سازمان صورت می‌گیرد را ارزیابی سازمانی گویند. این ارزیابی معمولاً با مقایسه کیفیت عملیات سازمان با برخی از استانداردهای دارای عملکرد بالا و سپس ایجاد تغییرات برای رسیدن کیفیت آن به استاندار لازم انجام میشود. بسیاری از رهبران و مدیران اغلب به طور ذاتی برخی از انواع ارزیابی‌های سازمانی را انجام می‌دهند. درحالی که ممکن است اصلا متوجه نباشند که این کارشان همان ارزیابی سازمانی است. یا اینکه ممکن است از یک طرح ارزیابی دقیق و طراحی شده استفاده کنند که نتایج مطلوب را برای دستیابی به زمان مشخص، استانداردی از کیفیت در دستیابی به نتایج، روش‌های اندازه‌گیری پیشرفت به سمت نتایج و رهنمودهایی برای پاداش دادن به نتایج را مشخص می‌کند.
رویکرد اخیر بسیار شبیه به یک پروژه تحقیقاتی و شامل یک سوال تحقیقاتی است که باید به آن پاسخ داده شود؛ به عنوان مثال:
"چگونه می‌توانیم سازمان خود را بهبود ببخشیم؟ یا علت واقعی مشکلات مداوم ما در مورد جریان نقدی چیست؟" سپس این شامل برنامه‌ریزی برای جمع‌آوری داده‌ها و نحوه تجزیه و تحلیل آنها برای نتیجه‌گیری و توصیه‌های دقیق است. برخی مدیران ممکن است تصمیم بگیرند که برای کمک به خود در این مورد، یک مشاور سازمانی استخدام کنند.
نحوه تشخیص و ارزیابی سازمانی چگونه است؟
ارزیابی سازمانی به طور معمول در چرخه فعالیت‌ها برای اطمینان از عملکرد قوی در یک سازمان استفاده میشود. انسان همیشه می‌خواهد که سازمانش در سطح بهینه‌ای فعالیت کند، چه این سازمان خانواده باشد و چه جایی برای امرار معاش.
سطح مطلوب واقعاً چگونه است؟ از کجا می‌دانید که سازمان شما از قبل در آن سطح بوده یا حتی می‌تواند کارهای بیشتری انجام دهد که به سطح بالاتر برود؟
همانطور که در ساختارهای سازمانی می‌خوانید، انواع مختلفی از سازمان‌ها وجود دارند. همه آنها یک سیستم دارند و در عین حال دارای ویژگی‌های منحصر به فردی هستند. همچنین، شخصیت‌های بسیار متفاوتی از کارکنان در آنها وجود دارند. بنابراین چگونه اطمینان حاصل کنیم که سازمان ما همیشه از کیفیت بالایی برخوردار است؟
به نظر می‌رسد بخصوص در بخش منابع انسانی حتی نمی‌توانیم در مورد اثربخشی سازمانی نیز توافق کنیم. کارشناسان بهترین شیوه‌ها و استانداردهای تعالی متنوع را برای نوع سازمان خود، اعم از اینکه روی افراد، تیم‌ها یا کل سازمان ها متمرکز باشند، پیشنهاد داده‌اند. با این حال، در مورد اینکه پیشنهادات آنها برای انواع سازمان ها مناسب هستند، اتفاق نظر جدی وجود ندارد. اما باز هم تنها اعلام اینکه هیچ استانداردی وجود ندارد، کافی نیست و بنابراین ارزیابی‌ها ارزش تلاش را ندارند. شاید سود حاصل از ارزیابی‌ها، نتیجه‌گیری مداومی نباشد که آنها به دست می‌آورند بلکه آنچه در این راه درباره سازمان‌ها و خودمان می‌آموزیم را شامل شود. در واقع، سازمان‌ها منحصر به فرد هستند. به همین دلیل بهتر است که رویکردهای ارزیابی‌شان نیز سفارشی باشد.
تهیه پرسشنامه می‌تواند یکی از راهکارهای نتیجه‌بخش درنظرگرفته شود که مبتنی بر نیاز و فرهنگ سازمانی و به صورت مدون آماده گردد.
در سایت تست پرو می‌توانید آزمون ارزیابی عملکرد کارکنان را به صورت عملی در سازمان خود پیاده‌سازی کنید.
نکات طراحی برنامه عملکرد در ارزیابی سازمانی
اطمینان حاصل کنید که برنامه‌های عملیاتی سازمان مستقیماً به اهداف سازمانی کمک می‌کنند.
نتایج مورد نظر خود را اولویت‌بندی کنید. مطلب “اولویت‌بندی ابتکارات (اقدامات) استراتژیک” را ببینید.
شاخص‌های اصلی عملکردی که نشان می‌دهد “آیا شما با موفقیت به اهداف رسیده‌اید یا خیر” را شناسایی کنید.
برای هر شاخص کلیدی عملکرد، استانداردهایی (معیار پذیرش) را برای ارزیابی میزان دستیابی به نتایج مطلوب مشخص کنید، به عنوان مثال “تاخیر در برنامه”، “طبق برنامه” یا “جلوتر از برنامه”.
برنامه‌های عملیاتی خود را تلفیق، همسو و پیاده‌سازی کنید. مطلب “چگونه برنامه‌های عملیاتی خود را به مرحله نهایی برسانیم؟” را ببینید.
برنامه‌های عملیاتی را در کل سازمان ادغام کنید.
یک طرح عملکردی بنویسید؛ شامل نتایج مطلوب، شاخص‌های اصلی عملکرد و استانداردها. برخی از سازمان‌ها ممکن است از این به عنوان یک برنامه استراتژیک کوتاه مدت (1 ساله) یا یک برنامه ظرفیت‌سازی یاد کنند.
برای نمونه‌ای از هر یک از فعالیت‌های فوق، از جمله نحوه استفاده از رویکرد پیشرفته برای هر یک از مراحل، به مطلب “ارزیابی و مدیریت عملکرد برای هر کاربرد: مرحله برنامه ریزی عملکرد“، مراجعه کنید.
مدل تعالی سازمانی را فراموش نکنید و چه در سازمانهای دولتی و چه خصوصی آن را به کار بگیرید.