کنترل و ثبت تردد پرسنل و کارکنان تنها به یک دستگاه خلاصه نمی‌شود، بلکه این دستگاه‌ها در کنار یک نرم افزار حضور و غیاب معنی پیدا می‌کنند. درواقع با استفاده از این نرم افزارها می‌توانید به صورت هوشمندانه‌ای، کارکرد پرسنل را محاسبه کنید و گزارشات کاملی از عملکرد آن‌ها داشته باشید.
این نرم افزارها، باید به گونه‌ای طراحی شوند، که بتوانند تمام نیازهای شرکت‌ها و سازمان‌ها را پاسخگو باشند. به عبارت دیگر کاربر باید بتواند بدون درگیر شدن با جزئیات سیستم، اطلاعات مربوط به هر یک از پرسنل و شیفت کاری آن‌ها را در سیستم ثبت و ذخیره نماید.
نحوه عملکرد نرم‌افزار حضور غیاب
این نرم افزارها می‌توانند نقش بسیار مهمی را در مدیریت کارمندان و پرسنل ایفا کنند. وقتی صحبت از ردیابی پرسنل می‌شود، شاید برخی از کارکنان و پرسنل حس خوشایندی نسبت به این موضوع نداشته باشند و آن را نوعی بی اعتمادی تلقی کنند.
اما زمانی نخواهد برد، تا کارمندان و پرسنل نیز به مزایای این سیستم‌ها پی ببرند و از آن استقبال نمایند. با وجود این سیستم‌ها کارمندان می‌توانند تمام مسائل مربوط به خود مانند کارکرد دقیق، تقویم‌ها و شیفت‌های کاری، تعداد مرخصی و ... را به طور کامل مشاهده کنند.
کارمندان دیگر دغدغه‌ای نسبت به ثبت اطلاعات مربوط به تردد خود ندارند و می‌توانند با وارد شدن به پروفایل خود تمامی گزارشات را مشاهده کنند و در صورت وجود عدم تطابق آن را به واحد منابع انسانی اطلاع دهند.
نحوه عملکرد این سیستم‌ها بسیار ساده است تنها کافی است تا به محیط نرم افزار وارد شوید و هر آنچه که نیاز دارید را مشاهده و بررسی کنید. درواقع کارفرمایان می‌توانند تمام عملکرد و فعالیت‌های کارمندان خود را در این سیستم‌ها مستند نمایند و با استفاده از آن ازرشیابی نهایی از عملکرد آن‌ها داشته باشند.
انواع نرم افزارهای حضور و غیاب
همانطور که می‌دانید کسب و کارهای مختلفی وجود دارند، که ممکن است، به دلیل شرایط و سیاست‌های کاری خود، نیاز داشته باشند تا شیفت‌های کاری مختلفی برای پرسنل خود تعریف کنند. شما با استفاده از این نرم افزار می‌توانید شیفت‌های کاری مختلفی برای هر یک از پرسنل خود تعریف کنید و با کنترل دقیق تردد پرسنلتان، به کسب و کار خود نظم ببخشید.
این نرم افزارها در نسخه‌های مختلفی از جمله تحت ویندوز، تحت وب، ابری و اپلیکیشن طراحی و تولید شده‌اند. شما می‌توانید مطابق با نیازتان مناسب‌ترین نرم افزار را انتخاب نمایید. اما قبل از هر چیزی به معرفی هر یک از این نرم افزارها خواهیم پرداخت.
نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز
برای استفاده از این نرم افزار نیازی به اینترنت نخواهید داشت و می‌توانید از تمامی امکانات نرم افزار به صورت نامحدود استفاده کنید. هم‌چنین سرعت پردازش اطلاعات و داده‌ها در این نرم افزارها بسیار بالا است. شما می‌توانید بدون فوت وقت گزارشات کاملی از تردد افراد داشته باشید.
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
با توجه به گسترش اینترنت و دسترسی راحت به آن، استفاده از این نرم افزارها بیش از آنچه که تصور کنید راحت و ساده می‌باشد. شما می‌توانید در هر کجا و بدون هیچ‌گونه محدودیتی با استفاده از اینترنت و یک مرورگر به تمامی اطلاعات داخلی شرکتتان دسترسی داشته باشید.
هم‌چنین اگر کسب و کار شما به گونه‌ای است، که نمی‌توانید به طور مستمر در شرکت یا سازمان حضور داشته باشید یا اگر صاحب چندین شعبه و نمایندگی در شهر خود یا شهرهای مختلف هستید، استفاده از این نرم افزار می‌تواند برای شما بسیار کارآمد و مفید باشد.
نرم افزار حضور و غیاب ابری
با استفاده از این نرم افزار می‌توانید بدون هیچ‌گونه شبکه و زیر ساختی، در هر مکان و زمانی به اطلاعات و گزارشات مربوط به تردد پرسنل خود دسترسی داشته باشید. شما می‌توانید بدون نیاز به سرور مرکزی و تنها با چند کلیک ساده، فعالیت پرسنل خود را مدیریت و کنترل نمایید.
از این نرم افزارها می‌توان در سازمان‌ها و مجموعه‌های بزرگ استفاده کرد و تنها با یک نام کاربری و رمز عبور به تمامی امکانات نرم افزار دسترسی امن و راحت داشت. البته لازم به ذکر است، که امنیت این نرم افزارها نسبت به نرم افزارهای تحت وب و ویندوز بسیار بالاتر می‌باشد.
اپلیکیشن نرم افزار حضور و غیاب
امروزه گوشی‌های هوشمند به راحتی در دسترس همه افراد قرار دارد. شما می‌توانید با نصب این اپ‌ها بر روی گوشی موبایل هوشمند خود کنترل لازم را بر ساعات کاری پرسنل خود داشته باشید.
روش‌های انتقال اطلاعات به نرم افزار
یکی از مهم‌ترین مسائل پیش رو پکپارچه سازی نرم افزار با دستگاه است. همانطور که قبل‌تر اشاره کردیم استفاده از دستگاه ثبت ورود و خروج برای کنترل تردد افراد به تنهایی کافی نیست. شما به این نرم افزارها نیاز دارید تا بتوانید گزارشات کاملی از عملکرد پرسنل خود داشته باشید و تمامی امور مربوط به آن‌ها مانند مرخصی، اضافه کاری، شیفت‌های کاری و ... را مدیریت نمایید.
شما می‌توانید بسته به نوع و مدل دستگاه خود، از طریق راه‌های مختلفی به نرم افزار متصل شوید. اتصال مستقیم دستگاه به نرم افزار یکی از راه‌های موجود برای انتقال اطلاعات است. شما می‌توانید با استفاده از کابل‌های ارتباطی tcp/ip، rs232، rs485 و wiegand اطلاعات موجود در دستگاه را به نرم افزار انتقال دهید.
اما روش‌های راحت‌تری هم وجود دارند، به عنوان مثال اگر دستگاه شما دارای پورت usb باشد می‌توانید از طریق فلش این کار را انجام دهید یا از طریق اتصال به وای فای به راحتی اطلاعات خود را انتقال دهید.
مزایای نرم افزار حضور غیاب
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار خوب، داشتن رابط کاربری ساده و آسان می‌باشد. کاربران باید بتوانند به راحتی به بخش‌های مختلف نرم افزار دسترسی داشته باشند و تمامی امور را مدیرت و کنترل نمایید. از مزایای این نرم افزارها می‌توان به این موارد اشاره کرد.
• دسترسی راحت و سهولت استفاده
• افزایش بهره‌وری و صرفه جویی در هزینه‌های سازمان
• ارزیابی عملکرد پرسنل
• ثبت کامل اطلاعات مربوط به هر یک از پرسنل
• امنیت بالا در حفظ اطلاعات
• تعریف قوانین و سیاست‌های کاری
• ایجاد یک برنامه ریزی جامع و منعطف
• مدیریت تردد افراد
• تعریف شیفت‌های کاری برای هر یک از پرسنل
• پیشگیری از خطاهای انسانی
• دسترسی تمام وقت به پایگاه داده
• صرفه جویی در زمان و پرداخت به موقع حقوق و دستمزد پرسنل
سخن پایانی
بدون شک برای رسیدن به موفقیت در هر کسب و کاری، نیاز است تا سیستم‌های مدیریتی خود را تغییر دهید و خود را همواره به روز نگه دارید. استفاده از این نرم افزارها یکی از روش‌هایی است، که می‌توانید بهترین استراتژی‌های مدیریتی را در فضای کسب و کار خود پیاده کنید. با وجود این سیستم‌ها می‌توانید شرایط بهتری را برای بالا بردن سرعت و افزایش بهره‌وری پرسنل خود فراهم نمایید و عملکرد بهتری را از خود به جای بگذارید.