همه ما از اهمیت مدیریت زمان و مدیرت منابع انسانی در سازمان‌ها آگاهیم. دستگاه حضورو غیاب جزو دستگاه‌هایی است، که امروزه به راحتی در دسترس ما هستند و نقش بسیار مهمی در توسعه سازمانی دارند.
دستگاه حضور غیاب چیست؟
به طور کلی به دستگاه‌هایی گفته می‌شود، که برای ثبت دقیق ورود و خروج کارمندان به منظور ایجاد محیطی سالم و منصفانه، استفاده می‌شوند. کارمندان موظف هستند تا هر روز در یک ساعت معینی در محیط کار خود حاضر شوند و بعد از پایان ساعت کاری به منزل بازگردند. با استفاده از این دستگاه‌ها مدیران می‌توانند با توجه به کارکرد هر یک از پرسنل، در پرداخت حقوق و دستمزد آن‌ها به طور دقیق‌تری عمل کنند و عملکرد کارکنان خود را زیر نظر داشته باشند.
مزایا خرید دستگاه حضور و غیاب چیست؟
بهترین راهکار برای ثبت ورود و خروج، دستگاه ساعت زنی است. از این رو نمی‌توان از نقش این دستگاه‌ها در بهبود شرایط کاری سازمان‌ها غافل شد. به همین منظور دستگاه‌های حضور و غیاب متفاوتی با عملکردهای مختلفی به وجود آمدند. از مزایای دستگاه حضور و غیاب می‌توان به موارد زیر اشاره نمود.
۱.محاسبه دقیق حقوق و دستمزد
محاسبه دقیق حقوق و دستمزد کارکنان و پرداخت به موقع آن، تاثیر بسزایی در افزایش اعتماد و بهره‌وری کارکنان در راستای اهداف سازمان دارد. همانطور که گفتیم وجود دستگاه‌های حضور و غیاب در یک سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است. این دستگاه آمار دقیقی از میزان اضافه کار، کسر کار، مرخصی و ماموریت هر یک از پرسنل در اختیار ما می‌گذارد.
۲.افزایش نظم و انضباط کاری
یکی از مهم‌ترین دلایل موفقیت هر سازمان وقت شناسی و منظم بودن کارکنان و رعایت قوانین و مقررات کار توسط پرسنل آن مجموعه می‌باشد. اگر به‌عنوان یک کارفرما، با تعداد زیادی پرسنل مواجه هستید، بدیهی است، که بدون وجود یک دستگاه حضور و غیاب قادر به مدیریت و کنترل شرکت و سازمان خود نخواهید بود. پس ایجاد نظم و انضباط و بالا رفتن راندمان کاری از مهم‌ترین دلایل استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب در سازمان‌ها به شمار می‌رود، که نباید آن را نادیده گرفت.
۳.کم‌تر شدن بار کاری بخش حسابداری
در گذشته ثبت ورود و خروج کارمندان به صورت دستی نیازمند صرف زمان و هزینه بسیار بالایی بود. هم‌چنین خطاهای انسانی حین محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل موجب نارضایتی و تضییع حقوق آن‌ها می‌شد. ظهور سیستم‌های حضور و غیاب باعث شد تا کاغذ بازی در سیستم اداری از بین برود و محاسبه مربوط به امور مالی کارکنان با دقت و سرعت بیشتری انجام شود. هم‌چنین این امکان را به ما می‌دهد تا با صرف یک هزینه اولیه و خرید یک دستگاه حضور و غیاب مناسب، در زمان و هزینه‌های شرکت صرفه جویی کنیم و نیاز سازمان را به منابع انسانی کم‌تر نماییم.
۴.امکان کنترل از راه دور
در صورت نبود نظارت مستقیم کارفرما ممکن است، برخی از کارمندان در کار خود کوتاهی و یا تعلل داشته باشند. نسخه‌های تحت وب نرم افزار حضور و غیاب، این امکان را به کارفرمایان می‌دهد تا به راحتی بتوانند در هر نقطه از دنیا گزارشات مربوط به تردد و رفت و آمد کارمندان خود دسترسی داشته باشند.
دلایل اهمیت سیستم حضور و غیاب
ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به تردد پرسنل در این سیستم‌ها با دقت بسیار بالایی انجام می‌شود و امکان از بین رفتن این اطلاعات وجود ندارد.
امنیت در این سیستم‌ها به قدری بالا است، که امکان جعل و سو استفاده به هیچ عنوان امکان‌پذیر نیست.
وجود این دستگاه‌ها علاوه بر اینکه باعث ایجاد نظم و انضباط در سازمان می‌شود، قوانین سازمانی را بین تمام کارکنان به صورت منصفانه و یکسان اجرا می‌کند.
برخلاف سیستم‌های سنتی که بسیار وقت گیر و کند هستند، این سیستم‌ها با سرعت بیشتری عمل می‌کنند و باعث کاهش هزینه‌های سربار سازمان می‌شوند.
استفاده از سیستم حضور و غیاب در هر سازمان به بالا رفتن راندمان کاری در آن مجموعه کمک زیادی می‌کند.
چه دستگاه حضور و غیابی بخریم
کسب اطلاعات کافی و دقیق قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب نکته بسیار مهمی است، که باید به آن توجه نمود، تا بتوانید دستگاهی را انتخاب نمایید، که نیازهای مجموعه شما را به راحتی پاسخگو باشد. این سیستم‌ها به طور کلی به سه دسته تقسیم می‌شوند، دستگاه حضور و غیاب کارتی، دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، که هر کدام قابلیت و ظرفیت‌های متفاوتی دارند. پس اگر تاکنون سیستم حضور و غیاب مناسبی برای مجموعه خود تهیه نکرده‌اید زمان آن رسیده تا برای افزایش بهره‌وری شرکت خود یک سیستم حضور و غیاب با توجه به نوع فعالیت سازمان خود تهیه نمایید.
سخن پایانی
همانطور که اشاره کردیم دستگاه‌های حضور و غیاب در توسعه سازمانی نقش بسیار مهمی دارند. این دستگاه‌ها با نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل و با ایجاد یک نظم پایدار به طور چشم‌گیری، باعث افزایش بهره‌وری و سودهی سازمان و کاهش خطای انسانی می‌شود. دستگاه‌های حضورر و غیاب با دقت و سرعت بالایی که دارند، می‌توانند با استفاده از ثبت مشخصات بیومتریک افراد در کم‌ترین زمان ممکن، تردد شما را ثبت کنند و این موضوع، عامل بسیار مهمی برای صرفه جویی در زمان به شمار می‌رود.