برنامه ریزی ورود و خروج و یا کنترل تردد کارمندان برای مدیران و مسئولان سازمانی همواره دغدغه مهمی است که از گذشته تاکنون به روش‌های مختلفی توسط نیروی انسانی صورت می گرفته است، چرا که امنیت سازمان با کنترل عبور و مرور کارمندان و جلوگیری از ورود افراد متفرقه به سازمان، تا حد زیادی تحت کنترل خواهد بود. در حال حاضر دستگاه‌های کنترل دسترسی مجهز به تکنولوژی کنترل هوشمند در بازار موجود است که استفاده از آن‌ها موجب بالا رفتن سطح امنیت و کنترل میزان دسترسی اشخاص در زمان تعیین شده به مکان‌های تعریف شده می‌گردد. در این مقاله به بررسی نکاتی که در هنگام خرید دستگاه کنترل دسترسی باید مورد توجه قرار گیرد خواهیم پرداخت.
مدیریت و کنترل تردد و دسترسی به اطلاعات کارکنان در هر لحظه از ساعات روز و همچنین نظارت بر حضور و غیاب کارمندان در هر سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است که در گذشته به صورت دستی و توسط شخصی تحت کنترل بود، اما امروزه مطابق با شرایط هر سازمان، دستگاه‌های طراحی شده و هوشمند کنترل دسترسی وجود دارد که با توجه به نیاز هر سازمان می توان نمونه مورد قبول را انتخاب نمود. بنابراین پیش از خرید این دستگاه، طبق نیاز سازمانی می‌بایست به برخی از نکات مهم به شرح زیر توجه نمود:
شناخت کافی از تکنولوژی دستگاه کنترل دسترسی
کسب اطلاعات کافی در مورد بستر ارتباطی دستگاه کنترل دسترسی و تطابق آن با شبکه آنلاین یا آفلاین، ارتباطات داخلی سازمانی و همچنین ثبت تردد اتوماتیک یا دستی از جمله مواردی است که نیاز به بررسی جامعی دارد. تکنولوژی پیشرفته این نوع دستگاه‌ها تنوع بسیاری در نحوه برقراری ارتباط و کارکرد دستگاه ایجاد نموده و شناخت جزئیات سیستمی دستگاه پیش از اقدام به خرید یکی از ضروریات هر سازمان محسوب می‌شود.
شیوه کارکرد دستگاه
پیش از خرید دستگاه کنترل دسترسی، با جستجو و بررسی کاتالوگ دستگاه‌های مختلف که عموما در وبسایت شرکت‌های تولیدکننده یا ارائه دهنده دستگاه قابل دسترسی است و یا مطالعه مقالات مرتبط می‌توان اطلاعات جامع تری نسبت به نحوه عملکرد انواع مختلف دستگاه‌های کنترل دسترسی بدست آورد.
نحوه جمع آوری اطلاعات و احراز هویت کارکنان
در هر سازمان بر اساس تعداد کارمندان و نوع کاری که انجام می‌شود، نحوه جمع آوری اطلاعات کارمندان متفاوت است. نوع اعتبار و نحوه شناسایی افراد که از طریق سیستم‌های کامپیوتری برای دستگاه کنترل دسترسی تعریف می‌شود به صورت کارتی، انگشتی، رمزی و بر اساس شناسایی چهره است. هر یک از این روش‌های کنترل دسترسی باید از قبل در سیستم تعریف شده باشد و ورود و خروج افراد بر اساس هر یک از این روش‌ها توسط دستگاه مانیتور شود.
بررسی شرکت تولید کننده یا ارائه دهنده دستگاه
بررسی سابقه فعالیت شرکتی که قصد خرید دستگاه اکسس کنترل را از آن دارید و همچنین انجام تحقیقاتی نسبت به رزومه شرکت در کنار مشاوره هایی که از بازاریابان شرکت دریافت می‌کنید اهمیت بسیاری دارد. چراکه این نوع دستگاه همواره به خدمات جانبی و ساپورت نرم افزاری و سخت افزاری نیاز دارد.
نحوه پشتیبانی دستگاه کنترل دسترسی
ارزیابی شرکت ارائه دهنده دستگاه قبل از خرید در این مورد بسیار کمک کننده است. چراکه پشتیبانی و خدمات پس از فروش جزو وظایف شرکت فروشنده دستگاه است و در تحقیقات اولیه باید از نحوه پشتیبانی دستگاه‌های کنترل دسترسی در موارد مختلف اطمینان حاصل کنید تا در مورد تعمیر یا جایگزین نمودن قطعات دستگاه و یا تنظیمات نرم افزاری، با مشکل روبرو نشوید.
نحوه ارتباط دستگاه با نرم افزار کنترلی
کنترل ورود و خروج کارمندان در هر زمان و هر مکان برای برخی از مدیران بسیار اهمیت دارد. به همین دلیل در هنگام انتخاب نوع دستگاه باید به امکانات ارسال اطلاعات دستگاه به سرورهای سازمانی توجه شود و هر سازمان بر اساس نیاز کنترلی خود، باید به نحوه ارتباط دستگاه با نرم افزار رابط توجه داشته باشد.
کیفیت دستگاه کنترل دسترسی
بررسی کیفیت دستگاه کنترل دسترسی پیش از انتخاب و خرید، نکته دیگری است که بی توجهی به آن، هزینه‌های جانبی را افزایش می دهد، مواردی همانند: حفظ عملکرد دستگاه در زمان قطع برق توسط باتری، پشتیبانی نیازهای حیاتی سازمان برای کنترل دسترسی به اطلاعات کارکنان و ساخت مناسب و مقاوم به شرایط محیطی مورد استفاده از جمله موضوعاتی هستند که هنگام خرید دستگاه اکسس کنترل باید مورد توجه قرار بگیرند.
قیمت دستگاه کنترل دسترسی
ضمن بررسی کارایی دستگاه‌های داخلی و خارجی و بر اساس نیازهای سازمانی، به خرید دستگاهی اقدام کنید که بتواند کلیه عملکردهای ترددی را در زمان و مکان مورد نیاز شما کنترل کند و صرفا بر اساس قیمت ارزان تر، از کیفیت خرید خود نکاهید.
توجه به تعداد پرسنل قابل تعریف بر روی دستگاه
توجه به تعداد پرسنل سازمانی و همخوان بودن آن با ظرفیت قابل استفاده دستگاه کنترل دسترسی، شما را در انتخاب نوع و تعداد دستگاه برای سازمان راهنمایی خواهد نمود. از طرفی نوع دستگاه در زمینه روش ثبت تردد کارکنان و پردازش اطلاعات آن‌ها بسیار مهم بوده و در سازمان هایی با تعداد زیاد کارکنان، به گزینه‌ای مهم در هنگام خرید دستگاه مبدل می‌شود.
بررسی سرعت عملکرد دستگاه کنترل دسترسی
در کنار دلایل مهم نظارتی، یکی دیگر از دلایل انتخاب دستگاه کنترل دسترسی به جای کنترل دستی، صرفه جویی در زمان ثبت ورود و خروج افراد است. به همین دلیل سرعت سخت افزاری و نرم افزاری دستگاه کنترل دسترسی در پردازش اطلاعات تاثیر مستقیمی بر روی توانایی دستگاه در ثبت تردد پرسنل بدون وقفه و کاهش اختلال کنترلی دستگاه خواهد داشت.
جمع بندی و نتیجه گیری
کنترل و نظارت بر روی تردد کارکنان و ایجاد محدودیت‌های مدیریتی نسبت به زمان دسترسی و یا مکان قابل دسترس برای آن‌ها، توسط دستگاه کنترل دسترسی امکان پذیر است. بر اساس مشخصات افراد معرفی شده به دستگاه کنترل دسترسی، امنیت سازمانی تحت کنترل خواهد بود و نظارت بر عملکرد کارکنان سازمان به سادگی صورت می‌گیرد، بنابراین توصیه می‌شود قبل از اینکه تصمیم به خرید دستگاه کنترل دسترسی بگیرید، مشخصات دستگاه و نکات مهم مرتبط با عملکرد دستگاه را به طور کامل مورد بررسی قرار دهید.
https://tigerteco.com/blog/access-control/buy-access-control-device/