ممکن است این سوال برای شما نیز پیش بیاید که چرا وجود دستگاه های کنترل و بازرسی لازمه ی هر سازمان و شرکت میباشد؟ در پاسخ به این سوال میتوان گفت ، یکی از دغدغه های مهم مدیران در سازمان ها ایجاد نظم و یکپارچگی میباشد که با کمک دستگاه های حضور و غیاب بخش مهمی از این مقوله را میتوان تامین کرد.شاید در ابتدا اینطور بنظر برسد که خرید دستگاه های ثبت ورود خروج برای یک سازمان امری هزینه بر باشد اما وجود این دستگاه ها موجب افزایش بهروری و سودهی مجموعه میشود و مزایای زیادی به دنبال دارد که مدیران مجموعه های بزرگ و کوچک را ترغیب به خرید این دستگاه ها میکند در ادامه چندین مورد از مهم ترین مزایای دستگاه کنترل ورود خروج به ترتیب اشاره شده است.
مهمترین مزایای استفاده از دستگاه حضور غیاب چیست؟
از مهم ترین مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
۱)ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل
استفاده از دستگاه های کنترل حضور و غیاب با ثبت دقیق زمان ورود و خروج موجب حضور به موقع کارکنان در محل کار در نتیجه نظم و یکپارچگی در سازمان میشود. و درصد خطاهای احتمالی که ناشی از حضور و غیاب سنتی و خطاهای عمدی میباشد را به شدت کاهش میدهد.
۲) محاسبه دقیق اضافه کار و کسر کار
با توجه به اینکه با استفاده از این دستگاه ها میتوان بصورت دقیق ورود و خروج افراد را ثبت کرد بنابراین محاسبه دقیق اضافه کار و کسر کار با وجود دستگاه های ثبت ورود و خروج امکان پذیر میباشد.
۳) محاسبه دقیق و آسان حقوق و دستمزد پرسنل
امکان پردازش ومحاسبه دقیق وآسان حقوق و دستمزد پرسنل به دلیل ثبت دقیق حضور و غیاب در کمترین زمان و کاهش هزینه و خطای انسانی میباشد .
۴) امکان رشد سیستم کنترل تردد همزمان با توسعه کسب و کار
همزمان با پیشرفت تکنولو|ژی و رشد و توسعه کسب و کار ها و شرکت ها استفاده از روش های سنتی و دستی پاسخگوی نیاز سازمان ها و مجموعه های بزرگ نیست بنابراین همزمان با پیشرفت شرکت ها باید سیستم های کنترل تردد نیز رشد داشته باشند که این دستگاه ها امکان رشد همزمان با توسعه کسب و کار ها را دارند.
۵) دسترسی به آرشیو کامل اطلاعات در تمامی زمان ها
محاسبه و ثبت دقیق اطلاعات پرسنل در هر زمان و مکان موجب اینجاد یک پایگاه داده دقیق از اطلاعات کارمندان و زمان حضور و غیاب انها در سازمان مورد نظر میباشد. دسترسی به این ارشیو اطلاعات در تمامی زمان ها ومکان ها برای مدیران سازمان ها اهمیت بسزایی دارد که با استفاده از این دستگاه ها امکان پذیر است.
۶)صرفه جویی اقتصادی
یکی دیگر از مزیت های استفاده از دستگاه های کنترل حضور غیاب میتوان به کاهش هزینه ها و صرفه جویی اقتصادی اشاره کرد.استفاده از این دستگاه ها موجب کاهش استفاده از نیروی انسانی و عدم استفاده از روش های قدیمی ( مانند ثبت در کاغذ) در نتیجه صرفه جویی اقتصادی میگردد.
۷)مطلع کردن کارکنان از وضعیت خود
یکی از دغدغه ها و سوالات رایجی که پرسنل یک سازمان دارند این است که چند روز از مرخصی من باقی مانده است؟ یا اینکا آیا اضافه کاری و یا حضور و غیاب من در سیستم ثبت شده است یا خیر؟ استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب در شرکت ها این امکان را به افراد آن سازمان میدهد که در هر زمان و مکان از وضعیت ورود و خروج و مرخصی خود مطلع شوند و برای روزهای آتی خود برنامه مشخص داشته باشند.
۸)پیشگیری از خطای انسانی
استفاده از روش های سنتی و قدیمی مشکلات و خطا های زیادی بدنبال دارد و درصد خطای انسانی در این روش ها بسیار بالا میباشد. استفاده از دستگاه های پیشرفته در صد خطای انسانی را به شدت کاهش میدهد و موجب افزایش اطمینان بین کارمندان و کارفرما ها در سازمان های مختلف میگردد.
۹) قابلیت اتصال با گوشی های هوشمند با استفاده از نرم افزار های مربوطه
نرم افزار های کنترل ورود خروج این امکان را به افراد در یک سازمان اعم از کارمندان و کارفرما میدهد که بتوانند در هر مکان یا زمان با گوشی های هوشمند خود به سیستم ثبت ورود خروج متصل شوند و فعالیت های خود و دیگران را زیر نظر بگیرند و موجب ایجاد نظم یکپارچگی در سازمان ها میگردد.
۱۰)رعایت پروتکل های بهداشتی
با توجه به شرایط کنونی که در دنیا و کشورمان بخاطر شیوع بیماری کرونا پیش آمده است ،استفاده از روش های و دستگاه های پیشرفته برای ثبت و کتنرل دقیق ورود و خروج افراد در ادارت و سازمان ها به موضوع قابل توجهی تبدیل شده است |، حال با توجه به شرایط پیش اومده مدیران در صدد استفاده از دستگاهی برای ثبت ورود خروج افراد هستند که کمترین تماس بین پرسنل ایجاد شود. به این منظور دستگاه های مختلف زیادی وجود دارد که با توجه به نوع و اندازه سازمان مورد نظر نوع سیستم استفاده شده نیز متغیر است.هر مجموعه میتواند بسته به نیاز و فعالیت خود یکی از انواع سیستم های کنترل تردد که شامل :دستگاه حضور و غیاب کارتی ،دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ،دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره،دستگاه حضور و غیاب رمزی و … میباشد را استفاده کنند. یکی از جدید ترین دستگاه کنترل تردد که امروزه مورد استقبال سازمان ها قرار گرفته است دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره میباشد.علاوه بر رعایت کنترل بهداشتی که مهم ترین مسئله در دنیای امروز است مزیت های فراوان دیگری نیز دارد که عبارتند از:
سرعت بالا و شناسایی اسان در تشخیص چهره افراد
طول عمر بالای دستگاه
امنیت بالای دستگاه ورود خروج در تشخیص چهره افراد
کلام اخر
با توجه مطالب گفته شده میتوان گفت که خرید و استفاده از دستگاه های ورود خروج علاوه بر سازمان های و مجموعه های بزرگ برای کسب و کار های کوچک نیز لازم است و موجب افزایش سود دهی و بهروری در سازمان ها میشود و همچنین با ایجاد اعتماد بین کارمند و کارفرما منجر به افزایش رضایت پرسنل و مدیران از محیط کار و در نتیجه موجب به پیشرفت مجموعه میگردد.
https://www.tigerteco.com/blog/attend/10-advantages-of-using-the-attendance-device/