اگر شما تا به حال تجربه کارمند یا کارفرما بودن در یک سازمان را داشتید، احتمالا با مشکل ثبت حضورو غیاب افراد در آن سازمان مواجه بودید.
یکی از دغدغه های مهم مدیران در سازمان های بزرگ و کوچک ثبت حضور و غیاب پرسنل آن سازمان میباشد. در گذشته این کار به روش سنتی و قدیمی انجام میگرفت امروزه با پیشرفت تکنولوژی میتوان با استفاده از ابزار ها و روش های جدید و مناسب و همچنین سیاست کاری صحیح ساعت دقیق حضور و غیاب افراد را ثبت کرد.استفاده از دستگاه های حضور و غیاب یکی از روش های کارامد در این خصوص میباشد.
در ادامه این مقاله، نکاتی در مورد حضور غیاب کارکنان و روش هایی که برای تحت نظر گرفتن تردد افراد ارائه شده است.
یک سیاست کاری کامل و جامع جهت حضور غیاب افراد برقرار کنید
یک سیاست جامع و رسمی در یک مجموعه به شما کمک میکند قوانین خاص مورد نظر خود را جهت حضور و غیاب کارکنان در کل سازمان تعیین کنید. البته وضع قوانین و مقررات باید بصورت عادلانه باشد تا محیطی دوستانه را رقم بزنید.
برای مثال یک سازمان برای حضور افراد در ساعت 8 صبح را تایین کرده و حضور افراد بعد از این ساعت تاخیر به حساب می آید.
سیاست ها و قوانین وضع شده را جدی بگیرید
وقتی سیاستی را در مورد موضوعی خاص اعمال میکنید، حتما خود کارفرما سعی کند آن را رعایت کند همچنین با کسانی که قوانین را نقض میکنند برخورد کنید .تا دیگران متوجه جدیت موضوع شوند.
یکسری قوانین مشخص مربوط به مرخصی کارکنان در نظر بگیرید
با توجه به سیاست های سازمان قوانینی در مورد مرخصی در راستای راحتی و آسایش افراد در نظر بگیرید تا کار و در نتیجه کیفیت زندگی افراد که بهم مرتبط است کیفیت بیشتری داشته باشد.
یک سیستم جامع و کارامد برای ارزیابی عملکرد افراد در نظر بگیرید
برای بررسی و ارزیابی عملکرد افراد در سازمان یک سیستم جامع و کار آمد مانند دستگاه های حضور غیاب در نظر بگیرید و نظم را در سازمان خود پیاده کنید.
از مطالب گفته شده میتوان نتیجه گرفت وضع قوانین و سیاست ها در خصوص کنترل تردد کارکنان و بررسی و ارزیابی عملکرد افراد با استفاده از دستگاه های کنترل حضور و غیاب امکان پذیر میباشد.
مزایای دستگاه های حضورغیاب
استفاده از دستگاه های ثبت ورود خروج در سازمان ها مزایای زیادی به همراه دارد از جمله
ثبت ساعت ورود و خروج
در عصر امروز روش های سنتی ثبت حضور و غیاب در سازمان ها جای خود را به روش های پیشرفته و مکانیزه داده است و ثبت تردد فیزیکی روشی منسوخ شده به حساب می آید .دستگاه های کنترل ورود خروج از متداول ترین نوع ثبت ورود و خروج افراد به حساب می آید که علاوه بر مزایای فراوان، معایبی نیز دارد. از جمله مشکلات دستگاه های کنترل ورود و خروج میتوان به :فراموش کردن ثبت تردد ،عدم شناسایی اثر انگشت و یا چهره افراد توسط دستگاه ورود خروج ، هزینه بالا و نصب و نگهداری دستگاه ها و .... اشاره کرد.
تأخیر در حضور و شروع کار و غیبت پرسنل
یکی از مشکلات عمده مدیران در سازمان ها تاخیر در حضور و شروع کار پرسنل در مجموعه میباشد .تاخیر و غیبت زیاد پرسنل میتواند هدف های یک شرکت را دچار اختلال کند.
داشتن یک سیاست کامل و جامع در یک سازمان و اجرای درست قوانین وضع شده در مورد ورود و خروج کارکنان ،قطعا برنامه های مجموعه را کمتر دچار مشکل خواهد کرد.
سرقت زمان توسط کارکنان
سرقت زمان به این معنی است زمانی که در مجموعه هستید زمان خود را به اموری غیر مرتبط با کار اختصاص دهید .مانند برقراری تماس های شخصی ،بررسی شبکه های اچتماعی و سایر امور غیر مرتبط با کار .
یکی دیگر از موارد مربوط به سرقت زمان در محل کار ،ترک محل کار در تایم کاری و بازگشت دیر هنگام به محل می باشد.
برای جلوگیری از پیش آمد چنین مشکلاتی باید خط مشی و سیاست مشخصی در محیط کار داشته باشید و از افراد بخواهید آن ها را رعایت کنند.
اضافه کاری
برای پیشرفت امور در کار گاهی اوقات کارکنان نیاز به انجام اضافه کاری دارند.انجام اضافه کاری باید با توافق طرفین صورت گیرد.
ثبت ساعت اضافه کاری کارمندان و سپس محاسبه هزینه های مربوط به دستمزد اضافه کاری یکی از چالش های مدیران سازمان ها میباشد.
مرخصی
مرخصی یکی از حقوق در نظر گرفته شده برای کارکنان در قانون کار است.با استفاده از دستگاه های ثبت ورود خروج در شرکت ها میتوان به راحتی این مقوله را مدیریت کرد و کارایی و بهره وری را در سازمان مدنظر افزایش داد.
نکته اخر
همان طور که در مطالب فوق به آن اشاره شد ارائه یک سری قوانین و سیاست های ثابت که با توجه به شرایط دورنی سازمان تدوین شده است لازمه ی هر سازمانی میباشد ، مسئله حضور و غیاب افراد در یک سازمان نیز یکی از مسائل مهم میباشد که نیازمند مدیریت و برنامه ریزی میباشد.
برای مدیریت و ارزیابی عملکرد کارکنان ، راهکار های بسیاری وجود دارد ،یکی از اصلی ترین و به روز ترین روش ها میتواند استفاده از سیستم های حضور غیاب باشد.
استفاده از دستگاه های ثبت ورود خروج موجب ایجاد نظم و یکپارچگی و مدیریت بهینه اوقات کار پرسنل را در سازمان ها میشود و در نهایت پیشرفت مجموعه را به دنبال دارد.
شرکت تایگر، به عنوان یکی از موفق‌ترین سازندگان و عرضه کنندگان دستگاه های ثبت کنترل تردد بااخذ نمایندگی مستقیم فروش و پشتیبانی محصولات سعی در جلب رضایت مشتریان خود دارد. .
https://tigerteco.com/blog/attend/5-golden-tips-about-the-presence-and-absence-of-employees/