نرم افزار حضور و غیاب نوعی برنامه‌ی کاربردی است، که می‌توانید از آن برای ردیابی و بهینه سازی ساعات کاری پرسنل خود استفاده نمایید. این نرم افزارها قابلیت‌ها و امکانات متنوعی در اختیار کارفرمایان می‌گذارند، که در ادامه به مهم‌ترین مزیت آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
به طور کلی این نرم‌افزارها با هدف کمک به کارفرمایان طراحی شده‌اند و این امکان را به کارفرمایان می‌دهند تا به طور موثرتری بر عملکرد کارکنان خود نظارت داشته باشند.
مزایای استفاده از نرم افزار حضور غیاب
امروزه استفاده از این سیستمها به امری اجتناب ناپذیر در سازمان‌ها و ادارات مبدل شده است. با این وجود، ممکن است برخی از افراد هنوز برای استفاده از این سیستمها متقاعد نشده باشند. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا به مهم‌ترین مزایای این نرم افزارها بپردازیم.
ویرایش و ثبت اطلاعات هر یک از پرسنل
در این نرم افزارها بخشی وجود دارد، که می‌توانید اطلاعات پرسنلی هر یک از کارکنان خود را ثبت و در صورت نیاز ویرایش کنید. شما می‌توانید اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، شماره ملی، نوع استخدام، مدرک تحصیلی و ... هر یک از پرسنل خود را در این نرم افزارها تعریف کنید.
تعریف تقویم و شیفت‌های کاری برای هر یک از پرسنل
ممکن است، سازمان شما به گونه‌ای باشد، که برنامه حضور پرسنلتان در شرکت با یکدیگر متفاوت باشد. شما می‌توانید با استفاده از این نرم افزارها یک تقویم کاری تعریف کنید تا کارمندان از ساعات و روزهای کاری خود، که باید در اداره حضور داشته باشند، مطلع شوند.
هم‌چنین ممکن است بعضی از کارکنان در شیفت روز و برخی دیگر در شیفت شب فعالیت داشته باشند و شیفیت‌های کاری آن‌ها به صورت چرخشی تغییر کند. شما با استفاده از این نرم افزارها می‌توانید به طور روزانه برای پرسنل خود یک برنامه جداگانه تعریف کنید.
ثبت مرخصی و اضافه کاری
در این سیستمها بخشی برای ثبت مرخصی، ماموریت، اضافه کاری و ... وجود دارد، که مدیریت دقیق‌تر و نظارت بهتر بر تردد افراد را برای شما فراهم می‌کند. هم‌چنین قابلیت یکپارچه سازی با انواع سیستم‌های مالی و حقوق و دستمزد از دیگر قابلیت‌های این نرم افزارها به شمار می‌رود.
استفاده هم‌زمان از یک نرم فزار با چندین دستگاه حضور و غیاب
در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ، شاید استفاده از یک دستگاه به تنهایی کافی نباشد. در این صورت می‌توانید از چندین دستگاه در بخش‌های مختلف سازمان خود استفاده کنید. این نرم افزارها می‌توانند به تنهایی از چندین دستگاه به طور هم زمان پشتیبانی کنند.
جلوگیری از خطای انسانی
به احتمال زیاد اگر شما مدیر یک کسب و کار باشید، بارها و بارها در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل خود به مشکلاتی بر خورداید. این نرم افزارها با دقت بسیار بالایی کارکرد پرسنل را محاسبه می‌کنند و از به وجود آمدن خطاهای انسانی جلوگیری می‌کنند.
با استفاده از این نرم افزارها می‌توانید عملکرد پرسنل خود را به صورت اتوماتیک ثبت و ذخیره نمایید و دستمزد کارمندانتان را در اسرع وقت پرداخت نمایید. از آن جایی که این سیستمها بسیار دقیق عمل می‌کنند، کارمندان می‌توانند به راحتی از درستی پرداخت حقوق خود اطمینان حاصل نمایند.
امکان نظارت لحظه‌ای بر کسب و کار خود
این نرم افزارها به شما این امکان را می‌دهند تا به صورت لحظه‌ای کارمندان خود را ردیابی کنید و از حضور یا عدم حضور آن‌ها مطلع شوید. هم‌چنین با بهره‌گیری از نسخه تحت وب و ابری این نرم افزارها به راحتی می‌توانید در هر کجا و هر زمان عملکرد پرسنل خود را رصد کنید.
امکان شخصی سازی نرم افزار کنترل تردد پرسنل
یکی از ویژگی‌های جالب و منحصر به فرد این نرم افزار این است، که شما می‌توانید قوانین و سیاست‌های کاری خود را به راحتی پیاده کنید. به عنوان مثال اگر قوانین مربوط به غیبت و تعداد مرخصی‌ها در سازمان شما متفاوت است، به راحتی می‌توانید تمامی قوانین خود را در سیستم اعمال کنید.
امنیت بالا برنامه حضور و غیاب
همانطور که می‌دانید اطلاعاتی مانند قراردادها، میزان دستمزدها، اطلاعات تماس و ... جزو اطلاعات محرمانه یک شرکت محسوب می‌شوند. از آن‌جایی که حفظ اطلاعات در این نرم افزارها بسیار بالا است، شما می‌توانید بر اساس جایگاه شغلی برای هر یک از پرسنل خود دسترسی‌ها متفاوتی تعریف کنید.
امکان گزارش‌گیری لحظه‌ای
همانطور که می‌دانید گزارشات مربوط به عملکرد و کارکرد پرسنل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، چرا که عملکرد آن‌ها ارتباط مستقیمی با پیشرفت و رشد سازمان دارد. شما می‌توانید تنها با چند کلیک ساده به راحتی به تمام گزارشات مربوط به کارکرد هر یک از پرسنل خود دسترسی داشته باشید.
سخن پایانی
همانطور که می‌دانید اطلاعات مربوط به تردد پرسنل نقش بسیار مهمی در محاسبه حقوق کارکنان ایفا می‌کنند. این نرم افزارها با توجه به قابلیت‌هایی که دارند، امکانات مختلفی از جمله مدیریت ورود و خروج پرسنل، محاسبه دقیق حقوق و دستمزد کارکنان و ... را در اختیارتان می‌گذارند.
استفاده از این نرم افزارها مزایای زیادی به همراه دارد. شما با بهره‌گیری از این سیستمها می‌توانید به طور چشمگیری هزینه‌های اضافی سازمان خود را کاهش دهید و در حفظ منابع مالی و انسانی سازمان صرفه جویی نمایید.