تصور کنید که آخر وقت است و شما پشت میز کار نشسته‌اید و خسته از کار روزانه، با حجم زیادی از برگه‌های تایم‌شیت که عموماً هم بد خط نوشته شده اند، دست به گریبان هستید تا بعد از احتساب تاریخ‌ها و آمار و ارقام بتوانید ساعات کاری و دستمزد کارکنان را محاسبه نمایید.
موافقم، بسیار دشوار و کلافه‌کننده است. این ساده‌ترین شکل محاسبه و تحلیل بوده و زمان‌بر و شاید حتی نامطمئن هم باشد. امروزه عصر تکنولوژی و سرعت است و با آگاهی از تجهیزات لازم برای هر کار و صرف میزان مناسب هزینه، کارها به راحتی و سهولت و البته با دقت انجام می‌شود و سرعت که مهم‌ترین ویژگی این دوره است نیز تأمین می‌گردد، بنابراین راه بهتری برای بررسی و محاسبه و تحلیل اطلاعات مربوط به تایم‌شیت‌ها و جمع‌آوری اطلاعات حضور و غیاب کارکنان و افراد در شرکت وجود دارد. بهترین گزینه استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب یا دستگاه حضور و غیاب ارزان است که با دارا بودن ویژگی‌های منحصر به فرد، شما را در انجام این مهم یاری می‌نمایند.
دستگاه حضور و غیاب که دارای بخش نرم‌افزار و سخت‌افزار است به شما کمک می‌کند تا حجم کار خود را کمتر کرده و مدیریت خود را به شکل اتوماتیک انجام دهید؛ در نتیجه بهر‌وری را افزایش داده و به راحتی دلسوزترین و فداکارترین کارمندان خود را شناسایی و تشویق کنید. در اینجا دو موضوع عمده مطرح است: ویژگی دستگاه‌های حضور و غیاب و هزینه خریداری این دستگاه‌ها که در ادامه به بررسی آن ها پرداخته ایم لطفا با ما همراه باشید.
ویژگی‌های دستگاه‌های حضور و غیاب
دستگاه‌های حضور و غیاب نیز مانند هر ابزار دیگری که برای تسهیل امور انتخاب می‌کنیم، خصوصیاتی را به طور معمول دارند که از جمله می‌توان به سهولت استفاده، کارآمد بودن، قابلیت انعطاف‌پذیری دسترسی، امکان توسعه و استفاده با افزایش تعداد کاربران، امکان استفاده در فضای مبتنی بر ابر (cloud-space) جهت حفظ و پشتیبان‌گیری و البته تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری اشاره کرد.
برخی از این ویژگی‌ها مربوط به بخش سخت‌افزار و برخی مربوط به بخش نرم‌افزار دستگاه حضور و غیاب می‌شود. نرم‌افزار، آمار حضور و غیاب و تاخیر و مرخصی کارمندان شما را مدیریت می‌کند در حالیکه سخت‌افزار، تجهیزات و ماشین‌آلاتی است که کارکنان شما برای ورود به سیستم از آن‌ها استفاده می‌کنند؛ به عنوان مثال تجزیه و تحلیل داده‌ها و اتصال به فضای ابری جهت پشتیبان‌گیری و همچنین ارائه گزارش، از ویژگی‌های نرم‌افزاری دستگاه حضور و غیاب است. اما سهولت استفاده و امکان اتصال آن به دستگاه‌های مختلف از ویژگی‌های سخت‌افزاری دستگاه است؛ یا ترمینال‌های بیومتریک یا تشخیص چهره مربوط به سخت‌افزار دستگاه است. ترکیب ترمینال‌های بیومتریک با نرم‌افزارهای کنترل حضور و غیاب و داده‌های به دست آمده، در مجموع دستگاه حضور و غیاب شما را می‌سازد.
قیمت دستگاه‌های حضور و غیاب
بعد از توجه به ویژگی‌های دستگاه حضور و غیاب، مهم‌ترین موضوع برای انتخاب و خرید آن، بحث هزینه و قیمت است. البته باید در نظر داشت که هزینه‌ای که صرف خرید این دستگاه می‌شود به نوعی سرمایه‌گذاری برای افزایش روند بهره‌وری در کار مدیریت و شرکت و به تبع آن، کسب و کار شماست.
هزینه خرید و قیمت دستگاه حضور و غیاب به تعداد کارکنان شما، میزان پایانه‌های ورودی و همچنین امکانات مورد نیاز و انتظار شما از نرم‌افزار بستگی دارد. نوع ترمینال انتخابی شما تأثیر مستقیم در قیمت دارد. به عنوان مثال اسکنر عنبیه چشم نسبت به یک پایانه مجاورتی، قیمت بیشتری دارد. در کنار این موارد، گارانتی و هزینه نصب و راه‌اندازی نیز از دیگر مواردی است که باید در بررسی قیمت دستگاه لحاظ شود. با مطرح کردن تمام موارد، شاید شما ترجیح دهید که دستگاه حضور و غیاب با قیمت کم و شاید بهتر است بگوییم با قیمت مناسب‌تر خریداری کنید.
ویژگی‌های دستگاه حضور و غیاب ارزان
دستگاه‌های حضور و غیاب ارزان نیز از دو بخش سخت‌افزار و نرم‌افزار برخوردار هستند که نوع تجیهزات به کار رفته در دستگاه مانند صفحه‌ای که کارت مغناطیسی بر روی آن قرار می‌گیرد تا کد آن توسط دستگاه خوانده شود، مربوط به بخش سخت‌افزار است. بخش نرم‌افزار دستگاه کار جمع‌آوری، تحلیل و تجزیه داده‌ها و اطلاعات را انجام می‌دهد که به روش‌های گوناگون قابلیت دسترسی را دارد. در انواع پیشرفته‌تر، از روش‌های بیومتریک برای ثبت ورود و خروج و ساعات کاری و دیگر اطلاعات استفاده می‌شود؛ مانند اسکن اثر انگشت، تشخیص چهره و یا عنبیه.
بسته به نوع دستگاه و تکنولوژی به کار رفته در دستگاه برای ثبت اطلاعات، قیمت دستگاه‌ها متفاوت است. دستگاه‌های حضور و غیاب ارزان معمولا برای محیط و فضای کوچک که تعداد کارکنان در آنجا محدود است به کار می‌روند. این دستگاه‌ها با تکنولوژی اثر انگشت یا استفاده از کارت‌های مغناطیسی یا کارت کلید، کار می‌کنند. چنین دستگاه‌های حضور و غیاب ارزانی برای شرکتی‌هایی با تعداد کارکنان تا 100 نفر مناسب هستند و جایگزینی مناسب برای دستگاه‌های سنتی ساعت‌زنی محسوب می‌شوند.
چرا برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب، ارزان هستند؟
به طور مشخص، امکانات مختلف هر دستگاهی بر قیمت خرید آن می‌افزاید و کم شدن آپشن‌ها باعث پایین آمدن قیمت خرید یک دستگاه می‌شود. دلایلی از قیبل:
- عدم امکان توسعه با افزایش کاربران
- عدم قابلیت دسترسی سریع از هر مکان یا زمان
- عدم توانایی در تجزیه و تحلیل داده‌ها
- عدم قابلیت پشتیبان‌گیری
- کاهش سطح امنیت، دقت و سهولت استفاده
- گارانتی و خدمات پس از فروش
نتیجه گیری و جمع بندی
تکنولوژی و فن‌آوری همیشه کارها را سرعت بخشیده و انجام آن‌ها را آسان می‌کند. امروزه دستگاه‌های حضور و غیاب این امکان را فراهم می‌آورند که نظارت و کنترل دقیق بر ورود و خروج کارکنان صورت گرفته و با این کار از بروز اشکال و خطا در ذخیره اطلاعات مربوط به این موضوع جلوگیری شود. این افزایش سرعت و دقت، همان چیزی است که منجر به افزایش عملکرد مثبت و بهره‌وری شرکت و کار مدیریت شما می‌شود. انواع دستگاه‌های حضور و غیاب می‌توانند این نیاز را تأمین کنند که با توجه به تکنولوژی به کار رفته در آن‌ها برای ثبت و ذخیره، تحلیل و گزارش اطلاعات و داده‌ها و همچنین نحوه دستیابی و اتصال به آن‌ها، ایمنی و سهولت کاربری و البته گارانتی و خدمات پس از فروش، قیمت‌های متفاوتی خواهند داشت.
در آخر به خاطر بسپارید که ثبت سوابق و اطلاعات نادرست، هزینه‌های گزافی را برای هر شرکت و سازمانی درپی خواهد داشت؛ لذا هزینه برای خرید دستگاه حضور و غیاب؛ در واقع بازگشت سرمایه و یا حتی سرمایه‌گذاری محسوب می‌شود.