یکی از مولفه های مهم برای مدیران هر سازمان، باید خرید دستگاه حضور و غیاب باشد، زیرا تجهیزات مهم و مورد نیاز این روزها در سازمان‌ها و شرکت‌ها، اعم از خصوصی یا دولتی، دستگاه حضور و غیاب است. این دستگاه یکی از پرکاربردترین تجهیزات موجود در یک سازمان است زیرا مدیران سازمان می‌توانند به راحتی زمان ورود و خروج و میزان کارکرد و حضور کارکنان خود را کنترل کنند.
قبل از ورود این دستگاه به کشور، حضور و غیاب کارکنان ادارات، سازمان‌ها و شرکت‌ها به صورت سنتی مانند امضاء گرفتن از کارمندان، کارت زدن و... انجام می‌گرفت، این روش‌ها خطاهای زیادی داشتند و بعضاً سو استفاده‌هایی از سوی کارمندان نیز صورت می‌گرفت، اما با ورود این تجهیزات به کشور، حضور و غیاب کارمندان به امری ساده بدل شد و مدیران سازمان‌ها و ادارات قادر خواهند بود به راحتی، تردد و حضور کارکنان خود در محل کار را بررسی و کنترل کنند.
با وجود این تجهیزات، مدیران می‌توانند وقت خود را صرف موضوعات مهم‌تری در محیط کار خود کنند. اما برای خرید یک دستگاه مناسب، باید به نکاتی توجه کرد که در ادامه به معرفی این نکات می‌پردازیم.
1- شناسایی تکنولوژی دستگاه و نیاز شرکت
اولین و مهم‌ترین نکته قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب شناسایی نیاز شرکت، اداره یا سازمان است. به عنوان مثال ممکن است دستگاه مورد نیاز برای یک مرکز درمانی مانند بیمارستان، طراحی و تولید شده باشد که برای استفاده در یک اداره و شرکت کوچک مناسب نباشد. پس قبل از اقدام به خرید، با توجه به ماهیت فعالیت و تعداد کارمندان شرکت، اداره یا سازمان خود دستگاه حضور غیاب مورد نظر را بیابید.
2- نحوه انجام احراز هویت کارکنان
بر اساس شناسایی نیازهای سازمان، اداره و یا شرکت خود می‌توانید نوع دستگاه مورد نیاز خود را تعیین کنید مثلا می توانید تشخیص دهید که کدام یک از دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی یا دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره برای شما مناسب است، به عنوان مثال برای سازمان‌ها و اداراتی که تعداد کارکنان زیادی دارند (مانند بیمارستان‌ها) دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره مناسب است زیرا با توجه به شرایط شیوع کرونا و آلودگی در بیمارستان ها، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره ویزیبل لایت، این امکان را فراهم می سازد تا با وجود ماسک روی صورت، حضور و غیاب کارمندان را ثبت کند، همچنین این دستگاه قابلیت تعریف شیفت های کاری مختلف برای کارمندان بیمارستان با شیفت های کاری متفاوت دارد.
3- شناسایی ارائه دهنده دستگاه و تجهیزات
شرکت‌های زیادی در سطح کشور وجود دارد که اقدام به فروش دستگاه حضور و غیاب و ارائه بهترین دستگاه می‌کنند اما این دلیل نمی‌شود که همه این شرکت‌های فعال، تجهیزات با کیفیت، مناسب و بهترین دستگاه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار بدهند، پس قبل از اقدام به خرید حتما سوابق شرکت‌های ارائه دهنده را به خوبی بررسی کرده و مطمئن‌ترین گزینه را از بین آن‌ها انتخاب کنید.
4- پشتیبانی و خدمات پس از فروش
اگر در هنگام کار با دستگاه، به مشکل برخورد کنید، قطعا تنها منبع قابل اعتمادی که می‌تواند پاسخگوی شما بوده و مشکل دستگاه را برطرف کند، شرکت ارائه دهنده تجهیزات است، از این رو حتما قبل از خرید دستگاه مورد نظر کیفیت ارائه خدمات پشتیبانی شرکت مربوطه را به دقت بررسی کنید تا مطمئن باشید در مواقع لزوم و بروز ایرادات فنی پاسخگوی شما خواهند بود به خصوص در صورت استفاده از دستگاه حضور و غیاب انگشتی و دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره وجود سیستم پشتیبانی قدرتمند ضروری خواهد بود.
5- نرم‌افزار حضور و غیاب
نرم‌افزار حضور و غیاب بعد از انتخاب نوع دستگاه مهم‌ترین گزینه است. نرم‌افزار نصب شده بر روی دستگاه حضور غیاب باید توانایی برآورده کردن نیازهای شرکت، اداره یا سازمان شما را داشته باشد. بسته به نوع شیفت کاری محل کار شما نرم‌افزار دستگاه مورد نظر باید توانایی پاسخگویی به نیاز شما را داشته باشد به عنوان مثال در یک اداره یا شرکت کوچک که فقط در زمان صبح و عصر فعالیت دارد یک نرم‌افزار ساده کاملا پاسخگو خواهد بود و نیازی به نوع پیشرفته آن نیست اما برای سازمان‌ها و اداراتی که دارای شیف‌های کاری متعدد هستند مانند بیمارستان‌ها، هتل‌ها، فرودگاه‌ها و ... برای محاسبه شیف‌های کاری کارکنان به نرم‌افزار پیشرفته‌ای نیاز است تا به دقت کارکرد کارکنان را بر اساس شیفت‌های کاری تعریف شده محاسبه کنند.
6- نحوه انتقال اطلاعات دستگاه حضور غیاب
یکی از مهم‌ترین نکاتی که قبل از خرید دستگاه حضور غیاب باید به آن توجه کرد نحوه انتقال اطلاعات و داده‌های دستگاه است. به عنوان مثال برای حضور و غیاب کارکنان سازمان‌ها و اداراتی که دارای سیستم اتوماسیون اداری هستند باید از دستگاهی استفاده شود که مجهز به سیستم‌های تحت شبکه باشد. پس در هنگام خرید باید به نحوه دسترسی و انتقال داده‌ها با توجه به زیرساخت‌های شرکت یا سازمان توجه ویژه شود.
7- سامانه حضور و غیاب آنلاین
امکان آنلاین بودن سامانه حضور و غیاب کارکنان مزیتی کاملا سلیقه‌ای است و فقط به نظر شما بستگی دارد که آیا خواهان این هستید که بتوانید به صورت آنلاین در هر لحظه از شبانه‌روز و هر نقطه‌ای به سامانه تردد کارکنان خود دسترسی داشته و حضور و غیاب و کارکرد آنان را کنترل کنید.
8- قیمت دستگاه حضور و غیاب
برای خرید دستگاه حضور غیاب یکی از مؤلفه‌های مهم قیمت آن و میزان هزینه‌ای است که شما باید برای خرید و راه‌اندازی آن در سازمان خود بپردازید. قابلیت‌ها و امکانات دستگاه‌های مختلف را متناسب با نیازهای سازمان یا شرکت خود بررسی کرده و آن‌ها را از نظر قیمت با یکدیگر مقایسه کنید تا بتوانید بهترین انتخاب را از لحاظ هزینه داشته باشید و دستگاهی با کیفیت قابل قبول و هزینه مناسب انتخاب کنید.
9- کیفیت دستگاه حضور و غیاب
دستگاه حضور و غیاب مورد نظر خود را از نظر کیفیت مورد بررسی قرار دهید تا از لحاظ فیزیکی تحمل مناسب برای کار در فضای در نظر گرفته شده را داشته باشد. مجهز به باتری اضطراری باشد تا در شرایط قطع برق همچنان به کار ادامه دهد و اطلاعات آن از بین نرود. از حافظه ذخیره‌سازی مناسبی برخوردار باشد تا اطلاعات ثبت شده را برای مدت زمان معینی در خود ذخیره داشته باشد. حجم مناسب برای ذخیره اطلاعات متناسب با تعداد کارکنان شما را داشته باشد.
10- استفاده از تجربیات سایر مشتریان
اما نکته آخر در مورد خرید سیستم حضور و غیاب، این است که پس از طی کردن مراحل فوق و انتخاب دستگاه موردنیاز خود، حتما با سایر مشتریان که از تجهیزات شرکت مربوطه استفاده می‌کنند مشورت کرده و درباره نقاط قوت و ضعف دستگاه مورد نظر پرس و جو کنید و تجارب ایشان را در استفاده از آن جویا شوید تا در نهایت بهترین انتخاب ممکن را داشته باشید.
دستگاه حضور و غیاب این روزها یکی از اساسی‌ترین نیازهای یک سازمان، اداره یا شرکت اعم از خصوصی یا دولتی است. این ابزار ثبت تردد، حضور و غیاب و کارکرد کارکنان را محاسبه کرده و با بالاترین دقت ممکن در اختیار مدیر سازمان قرار می‌دهد تا بتواند به بهترین نحو کارکنان مجموعه خود را مدیریت کند. در این مقاله تلاش کردیم نکاتی مهم که باید قبل از خرید دستگاه و سیستم حضور غیاب مدنظر قرار بگیرد، مطرح کنیم تا شما را در انتخاب بهترین گزینه یاری کنیم.