مطابق با با قانون ثبت اسناد و املاک برای اینکه ملکی به رسمیت شناخته شود و ملک نیز در اداره ی ثبت اسناد و املاک از سابقه ثبتی برخوردار باشد می بایست مطابق با قانون مراتب و تشریفات قانونی از سوی اشخاص صورت پذیرد.
به مراحل و تشریفاتی که توسط اداره ثبت و متقاضی مالکیت ملک می بایست صورت پذیرد تا ملک به نام شخص متقاضی در اداره ثبت، به ثبت برسد؛ عملیات مقدماتی ثبت گفته می شود.
اولین اقدامی که در جهت ثبت ملک توسط اداره ثبت اسناد و املاک صورت می گیرد، درج آگهی ثبت عمومی است. مطابق با ماده ۹ قانون ثبت اسناد و املاک، آگهی ثبت عمومی تنها در یک نوبت در روزنامه های کثیرالانتشار منتشر خواهد شد که در واقع هدف از انتشار این آگهی درج مشخصات ملک و اطلاع آن به اداره اوقاف به جهت استعلام از وضعیت ملک و تعیین پلاک ثبتی برای ملک مورد تقاضای ثبت می باشد. لازم به ذکر است که پلاک ثبتی ای که از سوی اداره ثبت اسناد املاک مبنی بر حدود و مشخصات ملک تعیین می شود با پلاک تعیین شده از سوی شهرداری کاملا متفاوت می باشد.
پس از انتشار آگهی ثبت عمومی، می بایست مطابق با قانون اقدام به درج آگهی ثبت مقدماتی صورت گیرد. در این باره و مطابق با ماده ۱۰ قانون ثبت اسناد و املاک، این آگهی سه بار در ظرف سی روز در روز های اول و پانزدهم و سی ام می بایست در روزنامه کثیرالاتشار چاپ شود و هدف آن تعیین حدود ملکی است که قرار است بنا به تقاضای ملک ثبت بشود.
اقدام بعدی برای ثبت ملک در دفتر املاک اداره ثبت، اقدام به درج آگهی نوبتی مطابق با ماده ۱۱ قانون ثبت اسناد و املاک می باشد؛ این آگهی می بایست در دو نوبت منتشر می شود. و در واقع هدف اصلی از این آگهی اطلاع از وضعیت هویت کسی که تقاضای ثبت ملک را نموده است و همچنین اطلاع از پلاک ثبتی صادر شده برای آن ملک می باشد تا چنانچه کسی نسبت به ثبت ملک یا پلاک ثبتی اعتراضی دارد از این موضوع آگاه شود. در آگهی نوبتی نوبت اول این آگهی می بایست در روزنامه کثیرالانتشار و روزنامه حوزه اداره ثبت و اسناد و املاک مربوط به ملک مورد تقاضا منتشر شود. اما در نوبت دوم فقط نشر آگهی در روزنامه حوزه اداره ثبت و اسناد و املاک منطقه، کفایت خواهد کرد.
در نهایت آخرین اقدامی که برای ثبت یک ملک در دفتر ثبت اسناد می بایست صورت پذیرد، اقدام به درج آگهی تحدید حدود می باشد. در این خصوص ماده ۱۴ قانون ثبت بیان داشته است که این آگهی می بایست تنها در یک نوبت منتشر می شود و در واقع بیانگر تعیین حدود اختصاصی ملک مورد تقاضای ثبت خواهد بود. به عبارت دیگر نماینده اداره ثبت به جهت جلوگیری از قرار گرفتن ملک دیگری در ملک مورد تقاضای ثبت اقدام به تعیین حدود ملک نموده که این موضوع در آگهی نهایی نوبتی درج خواهد شد.
پس از تمامی موارد فوق، ملک در دفتر ثبت املاک اداره ثبت به ثبت خواهد رسید که در ادامه به آثار ثبت ملک در دفتر ثبت املاک خواهیم پرداخت.