بخش نامه در لغت به معنی حکم یا دستوری است که از طرف وزارتخانه یا موسسه ای در نسخه های متعدد نوشته شده و به شعب و کارمندان ابلاغ کنند. بخش نامه را می توان یکی از انواع نامه های اداری دانست که البته تمایزات خاصی نیز با نامه اداری دارد.
بخش نامه بیش از یک نفر مخاطب دارد و آنچنان که گفتیم تفاوت های خاصی با نامه دارد.
به عبارتی می توان گفت که بخش نامه برای ایجاد کردن یک نوع هماهنگی و آموزش یک نواخت و یک پارچه سازی در انجام امور است. از طرفی دیگر بخش نامه برای ابلاغ دستورات و مقررات و ضوابط به کار گرفته می شود.
بخشنامه ممکن است برای اهداف گوناگون صادر شود مانند ابلاغ قوانین، ارائه برخی اطلاعات مثل انتصاب، تغییر رویه و…، ابلاغ دستور العمل، درخواست گزارش و ابلاغ رویه های کاری به منظور ایجاد هماهنگی برای انجام امور.
متن بخشنامه شامل چه مواردی ست؟
متن بخش نامه ۳ قسمت دارد:
شامل مقدمه.
اصل پیام و اختتام .
نتیجه گیری.
در مقدمه از اوضاع و شرایط لزوم صدور بخشنامه سخن به میان می آید و جملات توضیحی دارد.
مثلا نوشته می شود:
طبق تصمیمات هیات مدیره محترم شرکت در جلسه مورخ ….. یا برای مثال: نظر به این که سر دفتران اسناد رسمی مجاز به ثبت معاملات اشخاص ممنوع المعامله نمی باشند، لذا ….
بعد از بیان مقدمه از پیام اصلی سخن گفته می شود و این پیام باید به گونه ای باشد که مناسب حال و شان مخاطبان آن باشد.
مطالب باید روشن و گویا و خالی از ابهام باشد.
در قسمت پایانی بخشنامه مواردی ذکر می شود که به نوعی بیان گر تاکید بر اجرای بخشنامه، نحوه عمل به آن و تعیین وظایف مجریان آن می باشد.