وقتی شما معامله ای را انجام داده اید و می خواهید آن را به صورت سند رسمی تنظیم کنید قبل از تنظیم سند انتقال باید توسط دفتر اسناد رسمی یک سری استعلامات انجام بشود.
برای مثال در این استعلامات مشخص می شود که آیا این ملک در رهن بانک یا جای دیگری است یا خیر آیا این ملک در طرح شهری شهرداری قرار گرفته یا خیر و مواردی از این قبیل که نیازمند استعلام است.
این استعلام ممکن است در حالت عادی ماه ها به طول بکشد اما سازمان ثبت اسناد با الکترونیکی کردن این امر این فاصله زمانی را به صفر رسانده است.
برای مثال شما اگر با کسی دیگر ملکی را معامله کرده اید برای اینکه مطمئن شوید که این ملک دارای مشکل خاصی نیست یا به نام دیگری نیست یا اینکه می خواهید به نتیجه ای کلی درباره ملک برسید اگر پس از انجام معامله باشد و قبل از امور مربوط به انتقال سند می توان با مراجعه به وب سایت سازمان ثبت اسناد و خدمات الکترونیک این امر را پیگیری کنید.
همیشه داشتن سند رسمی و سندی که مالکیت ما را بر مال خود اثبات کند باعث آسایش و آرامش خاطر افراد جامعه می شود.
کم نیست مواردی که در آن با جعل اسناد و ارائه ساختگی مدارک فردی را دچار سرگردانی برای اثبات حق خود می کنند.
سازمان ثبت اسناد با راه انداختن سامانه ای بر مبنای تصدیق و تثبیت اصالت سند مالکیت باعث شده است بسیاری از مشکلات قضایی مردم و دادگاه ها در این باره حل بشود و حتی پرونده های قضایی هم کمتر دچار اطاله و طولانی شدن دادرسی بشوند.
رسالت و وظیفه سازمان ثبت اسناد این است که با مستند سازی و تثبیت و تصدیق اسناد مالکیت اشخاص چه حقیقی و چه حقوقی نسبت به اموال آنان هم از سوءاستفاده عده ای جلوگیری کند و هم از طرف دیگر خاطر افراد جامعه را آسوده کند که به راحتی کسی نتواند به مالکیت مشروع و قانونی آنان تعرضی کند.
پیرو همین وظیفه و رسالت سازمان ثبت اسناد با راه اندازی سامانه ای الکترونیکی تصدیق اسناد مالکیت را بسیار سهل الوصول کرده است.
با ورود به این سامانه هر فردی می تواند از ثبت ملک به نام خود اطمینان حاصل کند که خود عامل مهمی در جلوگیری از جعل و… خواهد بود.