در دهه ۷۰ میلادی رسانه‌های مجازی جایگزین کاغذ و نوار شدند، در ۱۹۸۰، کامپیوترها به عنوان ابزاری محاسباتی جای خود را باز کردند و در دهه ۹۰ مدیریت اطلاعات در سیستم‌های تحت شبکه شکل گرفتند.
مفهوم کلی مدیریت اطلاعات را در سازمان‌ها می‌توان مکانی دانست که اطلاعات تولید و کنترل می‌شود. این اطلاعات گاهی بصورت داده‌های فیزیکی چون اسناد و مقالات و گاهی هم بصورت دیجیتال وجود دارند. در واقع سیستمی است که بطور هدفمند و با پشتیبانی از فرآیندهای هر کسب‌وکار بر دارایی‌های اطلاعاتی نظارت می‌کند. با این حال این تعریف با تغییر فناوری، ایده‌ها و نیازهای شغلی در حال پیشرفت است.
چرخه فعالیت مدیریت اطلاعات را می‌توان جمع‌آوری داده، تجزیه و تحلیل، طبقه‌بندی، محتواسازی و بایگانی دانست که با هدف پشتیانی از نیازهای کسب‌وکار ایجاد می‌شوند. در حقیقت هر اطلاعاتی که وارد سیستم می‌شود برای دوره زمانی مشخصی مورد نیاز است و در مقاطع دیگر ارزشمند نیست.
علاوه براین سیستم‌های مدیریت اطلاعات امکان اشتراک‌گزاری از شیوه‌های مختلف مانند وبسایت، سرورها، برنامه‌ها، موبایل و رایانه‌ها را فراهم می‌کند.
تعریف رشته مدیریت اطلاعات چیست
همانطور که پیش از این توضیح داده شد، ساختار هر سازمان باید بصورتی باشد که بتواند اطلاعات را چه الکترونیکی و چه فیزیکی، در چرخه حیات خود از طریق کانال‌های مختلف پردازش و سازماندهی کند.
مدیریت اطلاعات مانند هر روش تجاری دیگر مفاهیمی چون برنامه‌ریزی، کنترل و اجرای آن را در برمی‌گیرد. توسعه داده و تعیین خط مشی برای کنترل فعالیتهای مرتبط نیز از وظایف این بخش است. در واقع اگر داده را به عنوان محصولی در نظر بگیرید باید تمام مسیری که به دست مشتری می‌رسد پاسخگوی نیازش باشد.
به دلیل اهمیت این رشته در کسب‌وکارهای امروز، در دانشگاه‌های کشور با عنوان مدیریت اطلاعات و ارتباطات تدریس می‌شود. صرف‌نظر از توان تجزیه و تحلیل برای بررسی کیفیت سیستم‌ها و استراتژی سازمان ها باید تسلط کافی بر موارد زیر وجود داشته باشد:
- تئوری‌های مدیریتی
- مدیریت منابع اطلاعاتی
- مهندسی نرم‌افزار
- مدلسازی اطلاعاتی
- فناوری اطلاعات
- شناخت انواع سیستم‌ها
- امنیت داده
معرفی منابع مدیریت اطلاعات و داده
داده و اطلاعات کلماتی هستند که غالبا بجای یکدیگر بکار می‌روند با این حال تفاوتی اساسی دارند: داده عنصری خام است در حالیکه اطلاعات، داده‌هایی هستند که مراحل پردازش، شکل‌گیری، ترجمه و سازماندهی را پشت سر گذاشته‌اند بنابراین می‌توانند در برنامه‌ریزی و تصمیم گیری در مدیریت مورد استفاده قرار گیرند. اصولا داده از منابع متعددی بدست می‌آیند که در ادامه آمده است:
سیستم‌های بازمانده (legacy): داده‌هایی که در مدت زمانی طولانی جمع‌آوری شده‌اند اما بدلیل گستردگی زیاد یا مشکلاتی از نسخه قدیمی‌تر استفاده می‌شود. داده‌های مفیدی از سوابق کارمندان و اسناد مالی را می‌توان از جمله این موارد دانست.
داده ایجاد شده: معاملات، تولیدات، تراکنش‌های پرداخت و فاکتورهای خرید داده‌های یک کسب‌وکار هستند. برای شرکتی در حوزه صادرات تعداد فروش‌ها، برای تولیدکننده تعداد محصولات مونتاژ شده و حتی تحویل بسته‌ای، می‌تواند داده‌ای برای ردگیری باشد.
داده گردآوری شده: برخی از انواع داده مانند گزارش‌های خبری، منابع اعلان‌ها، روند فعالیتهای مختلف را می‌توان خریداری یا جمع‌آوری کرد.
فرآیند مدیریت اطلاعات
پروژه‌های مدیریت اطلاعات باید از منابع، نیروی انسانی و زمان به شیوه‌ای موثر استفاده کند و تصمیم‌گیری‌ها نیز با روشی مقرون بصرفه و آگاهانه انجام شوند که تنها با تعریف فرآیندی درست می‌توان به آن رسید:
جمع‌آوری اطلاعات: می‌تواند در اشکال مختلفی مانند اسناد کتبی، ویدئویی، صوتی و الکترونیکی وجود داشته باشند که باید تنها به جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز و مطمئن به لحاظ کیفیت و صحت اقدام کرد.
ذخیره‌سازی: باید در نظر داشت که پیش از ذخیره کردن داده، هدف نگهداری آنها مشخص شود. تجزیه و تحلیل، شناسایی روندها، توسعه آموزشی، الزامات قانونی و … می‌توانند از جمله این اهداف باشند. در فرآیند نگهداری تنها با انتخاب، جمع آوری، سازماندهی و نگهداری درست اطلاعات می‌توان ارزش افزوده ایجاد کرد.
انتشار: بررسی سوالاتی از این قبیل: چه اطلاعاتی باید توزیع شود، در چه قالبی و به چه کسی باید تحویل شود؟ تحت چه شرایطی، چند بار و با چه پروتکل‌های امنیتی باید مورد استفاده قرار گیرد؟
بایگانی: داشتن سیستمی برای طبقه‌بندی کاربردی بخصوص در حجم زیاد اطلاعات ضروری است. اینکار غالبا براساس سیاست‌های شرکت و پیش‌بینی اولویت‌های نیاز در آینده انجام می‌شود.
تخریب: بر طبق نوع اطلاعات مدت زمان ذخیره آن تعیین خواهد شد. با مقایسه هزینه‌های نگهداری و مصارف آن در آینده می‌توان آن را از بین برد.
نقش مدیریت منابع اطلاعاتی در سازمان
برای بهر‌ه‌برداری از کلیه ظرفیت‌های سیستم اطلاعاتی هر کسب‌وکار، باید کارایی آن را با داده‌های دقیق و پروسه‌های بهینه پردازش افزایش دهید. این اطلاعات مفید عملیاتی سبب بهبود سیستم در جایگاه‌های مختلف خواهد شد که در ادامه مطالعه خواهید کرد.
بهبود سیستم‌های ارتباطی در کسب‌وکار
توزیع اطلاعات باید تعاملی سریعتر میان مدیران و زیرمجموعه ایجاد کند، ایمیل راهی سریع و کاربردی است اما مدیران برای ارتباط با پرسنل خود به سیستمی نیاز دارند تا اشتراک‌گزاری و ذخیره اطلاعات را به شیوه‌ای سازماندهی شده انجام دهند.
این شیوه علاوه بر همکاری منظم کارکنان با یکدیگر، امکان پیگیری تغییرات را نیز فراهم می‌کند. همچنین امکان ارسال و مرور داده‌های ورودی سادهتر خواهد شد.
مدیریت عملکرد بهتر سازمان
چگونگی مدیریت اطلاعات وابسته به اطلاعاتی است که بدست می‌آید. سیستمی که بتواند متمایز از دیگران، خدمات خود را ارائه دهد، هزینه‌ها را کاهش دهد، نگاهی صحیح از مخاطبان و مشتریان در اختیارتان بگزارد و بتوانید محصولات خود را برای فروش در بازار بررسی کنید، می‌تواند شما را در ارزیابی و انجام فعالیت‌ها به روشی کارآمدتر کمک کند.
تصمیم‌گیری کسب‌وکار
تحویل اطلاعات مورد نیاز براساس مدلی که بهترین نتیجه را برایتان فراهم می‌کند، در نتیجه سیستمی است که بتواند وظایف هر بخش را با اطلاعاتی بروز و صحیح مشخص کند. بکارگیری سیستم اطلاعاتی که امکان اجرای سناریوهای مختلف را داشته باشد و شاخص‌های عملکردی مانند فروش یا هزینه را محاسبه کند می‌تواند انتخاب‌های درستی را پیش روی شما قرار دهد.
ثبت سوابق سازمانی
برای رسیدن به اهداف مالی و نظارتی در هر کسب‌وکار باید بتوان مشکلات را شناسایی کرد و اقداماتی برای اصلاح ان انجام داد. سیستمی که از طریق آن بتوان اسناد و تاریخچه مکاتبات را علاوه بر ذخیره، نگهداری، سازماندهی و پردازش کند، در برآورد هزینه‌ها، پیش‌بینی امور و تحلیل عملکرد موثر خواهد بود.
کلام پایانی
دانش کافی برای داشتن سیستمی بهینه در عملکرد و اجرا می‌تواند از شیوه‌های متفاوتی بدست بیاید. تحصیلات آکادمیک می‌تواند یکی از این راه‌ها باشد اما گذراندن سال‌های متمادی در دانشگاه می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد، گذراندن دوره‌های آموزشی نیز از دیگر روش‌هایی است که می‌توانید با مراجعه به مراکز معتبر به شما کمک کند که مزیت‌ها و معایب خود را دارند.
اپلیکیشن ۳۶۰ درجه بدون نیاز به مراجعه حضوری و از طریق گوشی موبایل این امکان را فراهم می‌کند تا در هر زمانی بتوانید در زمینه مدیریت اطلاعات دانش خود را ارتقا دهید.