همه ما برای یک بار هم که شده از چک لیست استفاده کردیم. چک لیست ابزار مناسبی برای مدیریت پروژه، مدیریت نهان و نظم دادن است. چک لیست همان فهرستی است که در برگیرنده سوالاتی برای بررسی کارها، وظایف، بهبود روند کار، برنامه ریزی، صرفه جویی در وقت و عدم اتلاف انرژی است. در حقیقت لیستی است که در تمامی مواردی به بررسی و تائید و بازرسی نیاز دارد که توسط یک فردی که در آن کار مهارت و تخصص دارد، طبقه بندی می‌شود و در اختیار مسئول مربوطه آن قرار می‌گیرد. در واقع هدف نهایی از تدوین چک لیست فراموش نشدن جزئیات کار و انجام آن به شکلی است که از قبل تدوین گردیده است.
انواع چک لیست
چک لیست ها را بر اساس روش های استفاده ی آن ها می توانیم به شکل زیر تعریف کنیم:
چک لیست راهنمای کار: نظیر چک لیستی که روند کار را برای افراد سازمان مشخص می کند.
چک لیست کنترل کیفی: کلیه آزمون ها و کنترل‌هایی که باید بعد از اتمام کار یا تولید، با ارائه خدماتی جهت کنترل کیفیت به مخاطب ارائه شود.
چک لیست مشورتی: چیزهایی که در نظر داریم در جلسات مطرح می کنیم و با رعایت اولویت لیست می‌کنیم.
چک لیست شخصی: هر فردی می‌تواند مطابق با توانایی خود برنامه‌های روزانه، هفتگی، ماهانه حتی سالانه داشته باشد. مواردی را مشخص و آن ها را لیست کند، نکته مهم از چک لیست‌های شخصی انعطاف پذیر بودن آن است.
چک لیست پروژه: برای ارزیابی اعضای تیم و وظایف آن ها باید از چک لیست پروژه استاندارد بهره ببریم. این امر باعث می‌شود تا افراد بهتر به وظایف خود عمل کنند.
چک لیست ترتیبی: در پروژه‌هایی به کار می‌رود، که مراحل انجام آن به نحوی مکمل هم هستند. وقتی قسمتی انجام نشود مرحله بعدی را عملا نمی‌توان انجام داد.
فواید داشتن چک لیست چیست؟
افزایش انگیزه در کارکنان: مشاهده نتایجی که نشان دهنده انجام کار و پیشرفت کار است، باعث بالا رفتن روحیه و امید و در نهایت افزایش انگیزه کارکنان می‌شود.
ارتقاء بهره وری: با انجام به موقع کار بازدهی و سرعت انجام کار بالاتر و اشتباه و خطا کم می‌شود.
سازماندهی وظایف: با لیست کاری از قلم نمی‌افتد، همچنین گاهی به دلیل مشغله زیاد ممکن است، کاری از قلم بیفتد یا فراموش شود، لذا برای یادآوری وظایف و کاری که باید انجام شود، داشتن چک لیست گزینه خوبی است.
عدم اتلاف وقت و زمان: اگر طبق برنامه و مطابق لیست به کارها رسیدگی شود، احتمال خروج از برنامه کم می‌شود و به کلیه کارها در زمان های مقرر شده رسیدگی می‌شود.
کاهش هزینه‌ها: داشتن برنامه دقیق، هزینه های اضافی و غیر ضروری را حذف می‌کند.
اولویت بندی: کار مهم و ضروری که می توان گفت تنها با لیست، امکان انجام آن است، همانند ترتیب دادن و اولویت بندی کار ها.
یکسان سازی: اگر بخواهیم کاری را به چند نفر بسپاریم و بخواهیم همه آن ها به یک شکل آن را انجام دهند، لیست مناسبی تهیه می کنیم و آن را در اختیار آن ها قرار می‌دهیم. آن ها مطابق دستورالعمل ها عمل و خطا را کمتر می‌کنند.
چه چیز هایی در لیست اهمیت دارند؟
استاندارد سازی : چک لیست معین کننده این امر است، که چه کاری را چه کسی انجام داده و خطاها و تفاوت ها مشخص می‌شود.
افزایش ایمنی: وقتی چند کار با هم انجام شود ممکن است با بی توجهی حوادثی پدید آید.
افزایش کیفیت کار: به ویژه در موارد ضروری گاهی تکرار یک عمل باعث کاهش دقت در کار می‌شود لذا با لیست دقت و کیفیت کار را در سطح بالا نگه می‌داریم.
شفاف سازی وظایف: وقتی امضا پای لیست باشد، یعنی فردی موظف به انجام کار بوده و مسئولیت ها شخصی می‌شود. پس حس وظیفه شناسی و مسئولییت پذیری افراد را بالا می‌برد.
انتقال دانش و تجربه: اگر لیست کاری توسط کسی که در آن حرفه مهارت، تخصص، دانش و تجربه کافی را دارد، تهیه شود با ذکر جزئیات روند کار را لیست نماید، به نوعی دانش و تجربه خود را با اجرای لیست به افرادی که مجری کار هستند منتقل کرده است.
طراحی چک لیست
برای طراحی یک چک لیست باید استانداردها و چار چوب هایی را در نظر داشته باشیم، که در زیر به چند مورد می‌پردازیم:
شفاف بودن جملات و عبارات به شکلی که سو برداشت نشود.
نیاز به حفظ کردن لیست کارها نباشد، چرا که گاهی منجر به کاهش تمرکز و در نهایت کاهش کیفیت کار می‌شود.
تقدم و تاخر در کار می‌بایست رعایت شود.
اگر مواردی که در لیست داریم، زیاد باشد باید با اشکال و رنگ و لعاب معنا دار دهیم.
لیست را در جایی قرار دهیم که قابل استفاده باشد(بتوان هم آن را دید و هم به آن دسترسی داشت)
اگر جایی لازم است عدد یا کلمه ای را برای کنترل در نظر بگیریم، یعنی چک لیست‌ها را محدود به تیک زدن نکنیم.
هدف از تهیه چک لیست چیست؟
اهدافی که برای ایجاد یک چک لیست می‌توانیم در نظر داشته باشیم، عبارت اند از:
چک لیست می‌تواند ابزاری برای ثبت منظم مشاهدات باشد.
چک لیست را می‌توان با هدف مستندسازی استراتژی‌ها، میزان پیشرفت‌ها، نگرش‌های موجود ایجاد کرد.
به حداقل رساندن اشتباهات و جلوگیری از تکرار اشتباهات گذشته، اگر چک لیست نداشته باشیم ممکن است مجدد تکرار شوند.
افزایش خلاقیت به کمک چک لیست، وجود یک چک لیست خوب می‌تواند باعث کاهش استرس‌های ما شود و در نتیجه کارایی مغز ما را افزایش می‌دهد که در نتیجه این افزایش کارایی در مغز به بهبود خلاقیت ما منجر می‌شود.
یکی از اهداف مهم تهیه چک لیست، افزایش انگیزه است. استفاده از چک لیست می‌تواند باعث موفقیت ما شود، بنابراین انگیزه ما را برای اقدام به موقع و انجام کارهای روزمره فراهم می‌کند.
افزایش بهره‌وری، از دیگر اهداف ایجاد چک لیست می‌تواند باشد. ایجاد یک چک لیست مستلزم آن است که تمام کارهای اصلی را به کارهای کوچک‌تر و اختصاصی تقسیم کنید. این‌کار باعث راحتی و اطمینان بیشتر ما می‌شود که همه فعالیت‌ها به درستی انجام خواهند شد، بنابراین ما با انجام کارهای بیشتر به بهره‌وری بالاتری خواهیم رسید.
برای پیشگیری از فراموش کردن موضوعات مهم، می‌توان یک چک لیست تدوین کرد. استفاده از چک لیست به ما کمک می‌کند تا در مدیریت کارهای مختلف نظم بیشتری داشته باشیم. هر چه نظم ما بیشتر باشد، احتمال فراموش کردن مطالب هم کمتر خواهد شد.
یکی دیگر از اهداف ایجاد چک لیست، پرداختن به اولویت‌بندی کارها است. تهیه یک چک لیست اصولی به ما اطمینان می دهد هیچ‌وقت در اولویت‌بندی کارها دچار اشتباه نشویم و همواره امور مهم‌تری که اولویت بیشتری دارند را زودتر انجام دهیم.
ویژگی های یک لیست خوب چیست؟
از ویژگی های یک چک لیست خوب عبارت است از:
ابعاد متفاوت دارد.
ساده و روان تهیه شده باشد.
جزئیات کار مشخص باشد.
اهداف و برنامه ها در آن لحاظ شده باشد.
همه افراد بتوانند از آن استفاده کنند.
چند نکته مهم پیرامون تهیه چک لیست ها
اشتباهاتی که باعث شکست می‌شود را شناسایی کنیم.
در هنگام تهیه لیست با چند نفر که قبلا کار را انجام داده اند، مشورت کنیم.
بخش های متفاوت یک لیست
چک لیست دارای بخش های متفاوتی است که در ادامه به بررسی هر کدام از آن ها می پردازیم.
مشخصات تکمیل کننده: این بخش در هیچ چک لیستی قابل حذف نیست چرا که یکی از اهداف تهیه لیست این است که بدانیم چه کسی کار را انجام داده است.
تاریخ: با تاریخ لیست اعتبار اطلاعات آن ارزیابی می‌شود.
عنوان: مشخص کننده هدف تهیه لیست است و برای خواننده آن مشخص می‌کند که انتظار از نتایج چک لیست چیست؟
محتوا: سوالات، کنترل ها و در واقع آن چه که باید انجام شود را لیست وار مشخص می‌کند.
ارزیابی: نمره‌ای که از لحاظ کیفی لحاظ می شود
نتیجه گیری: در این بخش آن چه انجام شده را با آن چه تدوین شده بود قیاس و اگر باشد اقدام اصلاحی را اعمال می‌کنیم.
برگرفته از سایت توانا