متن تلفن سانترال باید این ویژگی ها را داشته باشد:
در اهمیت متن تلفن گویا همین کافی است که تماس گیرنده با شنیدن آن تصمیم می گیرد دستورالعمل را اجرا کند یا گوشی را قطع کند. سیستم تلفن گویای خود را باید همواره تحت نظارت داشته باشید تا بهترین خدمات را به مشتریان همواره متغیرتان عرضه کند.
اولین مسئله هنگام خرید سیستم تلفن گویا و خرید تلفن اینترنتی تهران تنظیم پیغام خوشامدگویی است.
گرم و صمیمی سلام کنید، نه مانند ربات:
درست است که متن تلفن گویا صدایی ضبط شده است، اما این دلیل نمی شود پیامتان سرد و بی روح باشد. هنگام ضبط متن تلفن گویا طوری صحبت کنید که انگار تماس گیرنده در ارتباط مستقیم با شماست.
به تماس‌گیرندگان اطلاع دهید چه انتظاری از سیستم داشته باشند:
این قانونی ساده است که در مورد هر اقدامی در زمینه مشتریان صدق می‌کند. خوشامدگویی گرمی بکنید و مختصر و مفید توضیح دهید که سیستمتان قادر است چه خدماتی به تماس‌گیرنده بدهد.
گزینه صحبت با یک اپراتور زنده را از تماس‌گیرندگان دریغ نکنید:
سیستم تلفن گویای شما هر قدر هم که برای مشتریان مفید باشد، همیشه زمان‌هایی هست که مشتریان می‌خواهند و نیاز دارند با یک اپراتور زنده برای حل مشکلشان صحبت کنند.
با خریداری بسته منشی مجازی می توانید یکی از داخلی های سیستم تلفن گویای خود را به صحبت با منشی اختصاص دهید تا تماس گیرنده احساس نکند شما او را مجبور به کار با سیستم تلفن گویا کرده اید.
زمان انتظار تکمیل درخواست مشتری را اعلام کنید:
اگر تماس را به اپراتور زنده منتقل می‌کنید، زمان حدودی انتظار و امکان بازگشت به سیستم تلفن گویا را به تماس‌گیرنده اطلاع دهید. با این کار به تماس گیرنده نشان می دهید برای وقت او ارزش قائلید.
تماس‌گیرندگان را مجبور به تکرار اطلاعات نکنید:
اگر می‌خواهید تماس‌گیرندگان ایمان بیاورند که سیستم تلفن گویای شما قادر به حل مشکلشان است و نمی خواهید گوشی را قطع کنند، به زمان آن‌ها احترام بگذارید و وقتی تماس به منشی وصل می شود، پرسشهایی را که پیشتر به سیستم تلفن گویا پاسخ داده اند را تکرار نکنید.