نکات کلیدی کتاب Make Meetings Mattter اثر چارلی هاوکینز
حذف خستگی، پریشانی و اتلاف زمان در جلسات
• در آماده شدن برای برگزاری یک جلسه، پیشاپیش اهداف آن را تشریح کنید و به شرکت کنندگان اجازه دهید به مرور اسناد مربوطه بپردازند.
• از شرکت کنندگان بپرسید که برای صحبت پیرامون موارد ذکر شده در دستورکار جلسه به چقدر زمان نیاز دارند، سپس 50 درصد زمان بیشتر به آن اضافه کنید. اغلب افراد زمان لازم برای صحبت را کمتر از حد معمول تخمین می زنند.
• برنامه ریزی و اجرا بسیار مهم هستند. از انتخاب مکان های پرتردد و اتاق هایی با اندازه نامناسب اجتناب کنید. هرگونه نیاز به وسایل فنی را از پیش درنظر بگیرید.
• برای صرفه جویی در وقت، امکان برگزاری جلسات آنلاین برای دستیابی به هدف تان را بررسی کنید.
• از یک تسهیلگر بی طرف برای مثبت و متمرکز نگه داشتن فضای جلسه استفاده کنید.
• برای دستیابی به خروجی های مشخص و تعریف شده تلاش کنید.
• از دستورکار جلسه پیروی کنید. اگر بحثی طولانی شد، همراه گروه تصمیم بگیرید که آن را ادامه دهید، آن را به بعد موکول کنید و یا یک زیرگروه مشخص کنید که به آن موضوع بپردازد و نتیجه را گزارش دهد.
• برای تشویق افراد به ارائه پیشنهادهای جالب، حین انجام توفان فکری به ارزیابی نظرات نپردازید.
• سعی کنید به توافق برسید و سپس تصمیم اتخاذ شده را به گام هایی اجرایی تبدیل کنید. قبل از خاتمه جلسه، وظیفه هر فرد را مشخص کنید.
• پایان دادن جلسه در زمان مقرر، کاراترین راه برای ارزشمند کردن جلسات است.
آنچه در این چکیده می آموزید:
1 .چه چالش هایی باعث عدم بهره وری جلسات می شوند؟
2 .چگونه جلسات را برای دستیابی به یک هدف مشخص هدایت کنید؟
3 .چگونه جلسه را به نحوی موثر و متمرکز پیش ببرید؟
آیا از جلسات میترسید؟ آنها در بدترین حالت می توانند بی هدف، خسته کننده و مایوس کننده باشند. با این وجود، همین جلسات در بهترین حالت می توانند بسیار پربار و حتی انرژی زا باشند. چارلی هاوکینز راه آن را به شما نشان می دهد. او فعالیت های انجام شده در جلسات را به اجزای اصلی تقسیم می کند و نکاتی را برای برنامه ریزی، اداره و خاتمه دادن جلسات ارائه می کند. او در یک سری دروس خوش ساختار، دلایل عدم موفقیت جلسات را گوشزد کرده و شما را مجهز به ابزاری می کند که همواره باید از آنها استفاده کنید. اگر می خواهید یک جلسه دو نفره ترتیب دهید و یا اینکه همه اعضای تیم را دور هم جمع کنید، آیجیتالی پیشنهاد می کند که با مرور سریع اصول کلیدی این کتاب، بهره وری جلسات خود را افزایش دهید.
اصول جلسه
برای به دست آوردن نتایج دلخواه از جلسات، از پیش برنامه ریزی کنید. چهار اصل برنامه ریزی را درنظر داشته باشید: “هدف، افراد، مکان و آمادگی“. اولین قانون یک جلسه، داشتن هدف است. هدف شما شاید مبادله اطلاعات، ارائه گزارش به موسسین یا شنیدن یک سخنرانی باشد یا شاید بخواهید دوره آموزشی جدیدی ارائه کرده یا اهداف شرکت خود را مشخص کنید. در یک پیش‌‌جلسه، اهداف جلسه خود را به تسهیل گر، ثبت کننده مباحث و سایر شرکت کنندگان توضیح دهید و نقش آنها در جلسه را مشخص کنید. این اهداف مشخص را به برنامه ها و خروجی های مشخص پیوند دهید. سپس فهرست کامل شرکت کنندگان و دستورکار جلسه را تهیه کنید. پیشاپیش اهداف جلسه را با تمامی کسانی که در جلسه شرکت خواهند کرد درمیان بگذارید.
در مورد اهداف جلسه خود صریح و صادق باشید. برای مثال، اگر جلسه را برای کسب حمایت از عقاید خود ترتیب داده اید و چیزی که واقعا می خواهید همین است، وانمود نکنید جلسه برای یافتن بهترین راه حل تشکیل می شود. وادار کردن افراد به تلاش برای دستیابی به یک هدف پنهانی بسیار بی فایده است.
کم بودن تعداد حضار و همچنین زیاد بودن آنها می تواند از بهره وری جلسه بکاهد، بنابراین، ابتدا اندازه گروه مناسب برای هدف خود را مشخص کنید. گروه های بزرگ برای مباحث یک طرفه مثل اعلان های عمومی مناسب هستند. گروه های کوچک برای همکاری و تبادل نظر مناسب ترند. در صورت لزوم، می توانید گروه های جلسات بزرگ را به زیرگروه ها تقسیم کنید. فهرست شرکت کنندگان را به افرادی محدود کنید که مستقیما با موضوع جلسه در ارتباط هستند و مطمئن شوید که همکاران اثرگذار در تصمیمات، در جلسه شرکت می کنند. اگر آنها نمی توانند شخصا در جلسات شرکت کنند، پیشنهاد دهید که از راه دور مثال با تلفن یا ویدئو کنفرانس در جلسات مشارکت داشته باشند یا از آنها بخواهید نمایندهای به جای خود بفرستند.
سپس محل برگزاری جلسه را ارزیابی کنید. آیا اتاق موردنظر با توجه به تعداد شرکت کنندگان مناسب است؟ آیا میزان صداهای مزاحم بیش ازحد نیست؟ آیا دکور بی روح و نامرتب است و یا زنده و ترغیب کننده است؟ به دنبال شرایطی باشید که موجبات راحتی و تعامل سازنده را فراهم آورد. در برخی موارد شاید بهترین راه حل ممکن، ملاقات های غیره مزمان یا جلسات آنلاین به جای مباحث رودررو باشد. بازه زمانی مشخصی درنظر بگیرید تا شرکت کنندگان دیدگاه ها و نظرات شان را در فضای آنلاین به اشتراک بگذارند. به این ترتیب افراد می توانند نظرات یکدیگر را دریافت کنند، درمورد آن نظر دهند و برمبنای آن تصمیم گیری کنند. در انتهای زمان از پیش تعیین شده، نظرات آنها را خلاصه کرده و به همه اعلام کنید. این یک روش موثر توفان فکری است که باعث مشخص کردن اولویت های بخش های مختلف و ایجاد توافق در اتخاذ تصمیمات شرکت می شود.
اکنون بر دستور جلسه خود تمرکز کنید. قبل از اضافه کردن هر موردی به آن، فکر کنید که آیا به تامین اهداف جلسه کمک می کند یا خیر، سپس هر موضوع حاشیه ای یا تکراری را حذف کنید. هنگام فهرست کردن موارد، تا جای ممکن همه جزئیات را مشخص کنید و همیشه یک چارچوب زمانی برای بحث کردن راجع به آنها درنظر بگیرید. اگر شرکت کنندگان موضوعی را به دستور جلسه اضافه می کنند، زمان لازم برای بحث کردن راجع به آن را از آنها جویا شوید و سپس 50 درصد به آن اضافه کنید. اغلب افراد، زمان لازم برای یک بحث را کمتر از حد معمول تخمین می زنند.
برای برگزاری یک جلسه کارا و روان، قوانینی پایه ای تنظیم کنید. نحوه معرفی موضوعات جدید و اتخاذ تصمیمات توسط شرکت کنندگان را مشخص کنید. قوانین رایج شامل این موارد هستند: اجازه دادن به همه شرکت کنندگان برای ارائه نقطه نظرات شان، اتمام جلسه در موعد مقرر، اجتناب از انجام مکالمات جانبی، ارسال ایمیل یا تماس های تلفنی در حین برگزاری جلسه، مخصوصا هنگامی که کسی در حال صحبت برای جمع است. همچنین در جلسات موفق، هدف گروه دستیابی به اتفاق نظر می باشد و درصورت عدم توافق حضار، می توان از روش رای گیری استفاده کرد.
در نهایت، همه ابزار لازم برای برگزاری جلسه را بررسی کنید. امکانات فنی در آمادگی جلسات، بسیار حیاتی است. حتی اگر میزبان به شما اطمینان دهد که همه امکانات فراهم است، نسخه های مختلفی از ارائه خود و تجهیزات لازم را همراه تان داشته باشید. یک جعبه لوازم کار برای مواقع اضطراری همراه داشته باشید: سه راهی، دفترچه شامل مطالبی که می خواهید ارائه دهید، ماژیک، سه پایه، خودکارهای اضافه، کاغذ و ساعت.
چهار مورد مهم برای پیش روی بهتر جلسات
پس از اینکه برنامه ریزی برای جلسه را به پایان رساندید، مواردی را برای برگزاری موثرتر آن درنظر بگیرید. استراتژی خود را حول این 4 مورد تنظیم کنید:
تمرکز، ساده سازی، بازخورد و تفریح
جلسه را با یادآوری اهداف آن و خروجی های موردنظر آغاز کنید. اگر هیچ کس دستورجلسه خود را از قبل آماده نکرده بود، آن را در اولویت قرار دهید. اگر دستورجلسه ای تهیه کرده اید، از تسهیل گر بخواهید افراد را تشویق به بحث پیرامون مطالبی کند که در حین طراحی دستورکار با آنها مواجه شده اید. هر مورد جدیدی را اولویت بندی کنید، زمان لازم برای بحث درباره آنها را تخمین بزنید و آنها را به برنامه خود اضافه کنید. پیروی دقیق از دستورجلسه بهترین راه حفظ تمرکز است.
حتی جلساتی که به خوبی سازماندهی شده اند، بدون تسهیل گری مناسب طولانی می شوند. افراد برون گرا می توانند بر جلسه مسلط شوند و از ابراز نظر سایرین جلوگیری کنند. برعکس، تسهیل گری بیش از اندازه، مثل زمانی که تسهیل گر سعی در مدیریت دقیق تمامی جزئیات جریان جلسه یا مباحث را دارد نیز بهره وری جلسه را مخدوش می سازد. تسهیل گران اثرگذار باید بی‌‌طرف باقی بمانند، نظرات مختلف را استخراج کنند و کمک کنند تا گفتگوها متناسب با دستورکار جلسه پیش برود. آنها باید شنوندگان فعالی باشند که نظرات خوب شرکت کنندگان را تشخیص دهند، نقاط مشترک و مورد توافق را بیابند و بحث را بر پایه آن آغاز کنند و نظرات گروه را جمع بندی کنند.
وقتی که در حال تسهیل جلسه هستید، به طور منظم از دستورکار جلسه پیروی کنید و چارچوب زمانی هر بحث را درنظر داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که ثبت کننده جلسه، تصمیمات اصلی گروه و یا راه حل ها را با دقت یادداشت می کند. اگر مبحثی بیش از زمان برنامه ریزی شده طول کشید، برای ادامه دادن آن، موکول کردن آن به زمانی دیگر یا موظف کردن یک زیرگروه به بررسی بیشتر آن و ارائه گزارش به گروه بزرگتر، از گروه اجازه بگیرید. وقتی افراد موضوعاتی خارج از موارد برنامه ریزی شده را مطرح می کنند، آنها را به فهرست خود اضافه کنید تا بعد از اتمام مباحث موجود در دستورجلسه به آنها بپردازید. یک صفحه از دفترچه خود را به یادداشت این موارد اختصاص دهید. در 5 دقیقه آخر جلسه به این موارد بپردازید و هر تصمیم مهم اتخاذ شده توسط گروه را مرور کنید.
برای اینکه مباحث به خوبی پیش روند، جلسه خود را به بازه های زمانی قابل مدیریت تقسیم کنید. هر 20 دقیقه موضوعات را تغییر دهید و یا راه هایی برای نزدیک شدن به مباحث موردنظر پیدا کنید. برای مثال، بحث در قالب گروه های کوچک یا درخواست ارائه نظرات یک تا دو دقیقه ای از همه شرکت کنندگان.
پس از گذشت یک ساعت از جلسه، یک استراحت 15 تا 20 دقیقه ای درنظر بگیرید. جلسه را با مرور کوتاه پیشرفت حاصل شده ادامه دهید. حین برگزاری جلسه به دنبال سرنخ هایی درباره نگرش ها و نظرات شرکت کنندگان باشید. فعالیت هایی که پیشرفت گروه را کند می کنند و یا با اصول یک محیط مشوق و آزاد در تضادند را تشخیص داده و آنها را متوقف کنید. اگر کسی در جلسه اختلال ایجاد کرد، برای استفاده از قوانین جلسه آماده باشید. اگر تنشی به وجود آمد، استراحت اعلام کنید و از کسانی که این بحث را به وجود آورده اند بخواهید آن را مجددا از زاویه دید طرف مقابل بررسی کنند. این کار به آنها فرصتی می دهد تا خون سردی خود را مجددا به دست آورند و به شنوندگان بهتری تبدیل شوند. همیشه به افراد در خفا تذکر دهید و بر رفتار نامناسب آنها تاکید کنید نه بر خود شخص.
یک جو مثبت، همه جانبه و پذیرا ایجاد کنید که افراد را به درمیان گذاشتن نظراتشان تشویق می کند. اگرچه ممکن است بعضی مفاهیم بی فایده به نظر برسند اما مخالفان را از ارائه واکنش های منفی سریع منع کنید، اگر افراد احساس امنیت نکنند، جرات ارائه پیشنهادهای خود را نخواهند داشت. با دریافت و تحلیل نظرات در دو مرحله مجزا، از مشارکت همه افراد در بحث مطمئن شوید. حتی اگر به نظرات ارائه شده علاقه ندارید، بلافاصله ابراز نکنید و از شرکت کنندگان بخواهید جزئیات بیشتری را در اختیار شما قرار دهند. هنگامی که ایده ای منسوخ و قدیمی به نظر می رسد، از ارائه دهنده بخواهید آن را به روز کند. اگر پیشنهاد ارائه شده به بودجه ای زیاد نیاز دارد، از آنها بخواهید پیشنهادهایی درباره تامین بودجه ارائه دهند.
اگر گروه شما برای تولید ایده های جدید به بحث و جدل می پردازد، از این رویکرد استفاده کنید. ابتدا از شرکت کنندگان بخواهید تا آنجا که ممکن است راه حل های “عجیب و غریب” ارائه کنند. سپس، این نظرات را بپرورانید: بحث را براساس آنها شکل داده و آنها را بهبود ببخشید و برای اینکار از یک رویکرد خلاقانه پیروی کنید نه عمل گرایانه. سپس با هدف گیری پیشنهادهایی که عملی هستند و یا شاید با ترکیب آنها به مواردی واقعی تر برسید. این کار را با چرخ های از پالایش ها ادامه دهید و در آن به مطالعه نقاط مثبت و منفی نظرات مشخص بپردازید. سرانجام، از بهترین نظرات حمایت کنید و آنها را به مواردی مشخص و گام به گام تبدیل کنید. اگر نظرات خود را روی وایتبرد یادداشت کردهاید، برچسبهایی را بین شرکتکنندگان توزیع کنید و بخواهید که آنها را در کنار موارد اولویتدار وایت برد قرار دهند. این یک راه ساده برای کوتاه تر کردن فهرست طولانی نظرات و ساده تر شدن مدیریت آنهاست.
ضرورت شوخ طبعی در حین برگزاری جلسه را از یاد نبرید. مزاح و شوخی می تواند به هر جلسه ای طراوت ببخشد و از اضطراب آن بکاهد. مزاح کردن با فردی که بیش از حد انتقاد می کند باعث توقف رفتار منفی و ایجاد شوخ طبعی در او می شود. حتی بسته به مورد، با انتقال جلسه به فضای باز نیز می توانید روحیه افراد را تازه کنید. با استفاده از گرافیک خوب، ارائه ویدئویی یا بازی های مناسب مطالب را مفرح کنید. اگر شرکت کنندگان یکدیگر را نمی شناسند، از بازی هایی مثل “دو حقیقت و یک دروغ” برای ایجاد آشنایی استفاده کنید. هر یک از شرکت کنندگان سه داستان درباره خودشان می گویند و از گروه می پرسند که کدامیک دروغ بوده است. این بازی به سرعت باعث ایجاد فضایی دوستانه می شود.
جمع بندی
قبل از اتمام جلسه چهار نکته مربوط به اتمام جلسه را بررسی کنید: توافق، صدور رای، نقد/تجلیل و ارتباط. حذف حتی یکی از این گام های حیاتی همه زحمات شما برای برنامه ریزی و برگزاری جلسه را هدر می دهد.
پس از بررسی همه گزینه هایی که گروه مطرح کرده اند، به عنوان یک مجموعه تصمیم بگیرید که کدام یک از نظرات ارزش پیگیری دارند. توافقاتی که از طریق بحث به دست آمده باشند ارجحیت دارند، رای گیری باید آخرین گزینه باشد، زیرا گروه را به برندگان و بازندگان تقسیم می کند. از “تفکر گروهی” یا تصدیق کردن نظرات، قبل از اینکه همه آن را بررسی کنند، بپرهیزید. به دنبال رویکردهای مختلف باشید و آنها را لحاظ کنید، همه شرکت کنندگان را به بحث بکشانید و آنها را تشویق کنید که هرگونه شروط و استثنائات را نیز بیان کنند.
در فواصل معین، رای گیری از مخالفان و موافقان را با استفاده از مشت بسته تا 5 انگشت باز انجام دهید تا نظر هر یک از شرکت کنندگان را بفهمید. هرچه با تصمیم موافق تر باشند، 5 انگشت خود را بالا می برند و اگر اصلا موافق نباشند مشت خود را بالا می برند. اینکار به شما دیدگاهی سریع از موردی می دهد که افراد باید برای به توافق رسیدن پیرامون آن تلاش کنند.
وقتی به توافق رسیدید، تصمیمات گروه را به گام هایی مشخص تقسیم کنید و افرادی را انتخاب کنید که به آنها بپردازند. گاهی شرکت کنندگان نگرانند که اگر نظرات خود را بیان کنند، مجبور شوند اجرای آن را نیز به عهده بگیرند. این ترس، افراد را از ارائه پیشنهادهای خوب باز می دارد. درواقع، اغلب کسانی که بهترین نظرات را ارائه می کنند، افراد مناسبی برای انجام برنامه ریزی و پرداختن به جزئیات نیستند. با مجزا کردن توفان فکری و اجرا به عنوان دو فعالیت جداگانه با مسئولیت های متفاوت، افراد را به ارائه نظراتشان تشویق کنید.
در هر حال، بهترین کاری که میتوانید انجام دهید پایان دادن جلسه در وقت مقرر است. اگر اینکار را انجام دهید، افراد درمی یابند که به برنامه زمانی آنها احترام می گذارید. حین اجرای جلسه به زمان بندی خود پایبند باشید، بنابراین هنگامی که به مباحث نهایی دستورکار جلسه نزدیک می شوید، به زمان پایان جلسه نیز نزدیک شده اید. اگر در طول جلسه زمان بیشتری را به یک موضوع خاص اختصاص داده اید، بحث کردن درباره اثرات آن تصمیم بر دستورکار جلسه را فراموش نکنید.
موفقیت های حاصل از جلسه را ارزیابی کنید و به رفع کمبودها بپردازید. برای استفاده از یک سیستم رتبه بندی “موارد صحیح” و “موارد نیازمند تغییر“، فهرست مواردی که به خوبی انجام شده اند و آنهایی که نیازمند تغییر هستند را تهیه کرده و سپس گزینه های خود برای بهبود آنها را مطرح کنید. این کار به شما کمک می کند تا الگوها و رفتارهایی که باعث کاهش اثرگذاری گروه می شوند را از ریشه برکنید. یادتان باشد که هم دستاوردهای فردی و هم موفقیت های گروهی را تشویق کنید. لازم نیست قدردانی بسیار پیچیده باشد، فقط کافیست با ملاحظه باشید، مثال شیرینی تعارف کنید و یا اگر جلسه شما الکترونیکی است، یک ایمیل تشکر بفرستید.
اگر صورت جلسه را تهیه و منتشر نکنید، درست مانند آن است که جلسه ای برگزار نشده است. یادداشت ها باعث مرور مطالب جلسه می شوند و مواردی که باید کامل شوند را به افراد یادآوری می کنند. یادداشت موارد بر صفحات بسیار بزرگ در طول جلسه به شما اطمینان می دهد که گروه نیز موضوع را پیگیری می کند. موضوعات مرتبط، توافقات حاصله و مسئولیت های فردی را فهرست کنید. نظرات موافق و مخالف جلسه را نیز درنظر بگیرید. صورت جلسه را به سرعت بین شرکت کنندگان و سایر گروه های ذینفع توزیع کنید. ارسال یک ایمیل یادآوری قبل از جلسه آینده به کسانی که موظف به انجام کاری هستند نیز مفید است.
جلسات دنیای مدرن
اگر جلسه شما رودررو و دو نفری است و یا از طریق ویدئو کنفرانس و یا یک جلسه آنلاین انجام می شود، اصول اولیه در مورد آنها یکسان است. برای جلسه هدفی درنظر بگیرید و آن را به گام های بعدی پیوند بزنید. مطمئن شوید که افراد کلیدی در جلسه شرکت کرده اند و اندازه گروه را درست انتخاب کرده اید. اهمیت حضور افراد را به آنها توضیح داده و همه مستندات را به صورت آنلاین یا از طریق ایمیل در اختیار آنها قرار دهید. به یاد داشته باشید که تماس های تلفنی یا جلسات آنلاین می تواند افراد را از ابعاد دیداری مشارکت محروم کند، بنابراین، هنگام صحبت خود را معرفی کنید و گاهی برای شنیدن پاسخ سایرین سکوت کنید.
اگر باید با شخصی جلسه رودرور برگزار کنید، مطمئن شوید که زمان جلسه برای هر دوی شما مناسب است. اصول اولیه برگزاری جلسه در این مورد هم صدق می کنند که عبارتند از: به سمت “گام های عملی” پیش بروید، حواس پرتی ها را به حداقل برسانید و نسبت به زمان اختصاص یافته به هر مورد حساس باشید. پرداختن به موضوعات تصادفی و ناخواسته ممکن است باعث به هم ریختن برنامه شخص مقابل شود. سعی کنید یک مکان خنثی انتخاب کنید، بنابراین، هیچ کس برتری روانی نادرستی بر دیگری نخواهد داشت. افراد اغلب فراموش می کنند که مباحثات دونفره خود را با توافق در مورد گام های عملی به پایان ببرند. حتی اگر جلسه شما غیررسمی است، اهداف آن را فراموش نکنید. فهرست مواردی که باید موردبررسی قرار گیرند و اشخاص موظف به انجام آنها را مرور کنید.
منبع: